Varastokirjanpito ilmainen: näin teet ilmaisen varastokirjanpidon Exceliin tai Google Sheetsiin

Varastokirjanpito tarkoittaa, että jokainen varastoon tuleva ja sieltä lähtevä tuote kirjataan, jolloin tiedät milloin tahansa, paljonko tavaraa on ja mitä se on maksanut. Ilmaiseksi sen voi tehdä taulukkolaskennalla, jos tuotteita on kohtuullisesti ja kirjaukset tehdään heti. Alla on malli, jonka voit rakentaa itse noin puolessa tunnissa.

Mitä ilmaisessa varastokirjanpidossa pitää olla?

Toimivassa varastokirjanpidossa on kolme osaa: tuoteluettelo, tapahtumaloki ja saldot. Tuoteluettelossa jokaisella tuotteella on yksilöivä tunnus. Tapahtumalokiin kirjataan jokainen saapuminen, myynti, hävikki ja palautus omalle rivilleen päivämäärän ja tositteen kanssa. Saldot-välilehti laskee tapahtumista määrän ja arvon automaattisesti, joten sitä ei koskaan muokata käsin.

Kaavat: näin taulukko laskee saldon

Saldo lasketaan yhdellä ehdollisella summakaavalla: kaikki sisääntulot miinus kaikki lähdöt kyseisellä tunnuksella. Suomenkielisessä Excelissä funktio on SUMMA.JOS.JOUKKO, englanninkielisessä Excelissä ja Google Sheetsissä SUMIFS. Alla kaavat, kun Tapahtumat-välilehdellä tunnus on sarakkeessa C, tyyppi sarakkeessa D ja määrä sarakkeessa E, ja Saldot-välilehden tunnus on solussa A2.

Viimeisimmällä ostohinnalla kerrottu arvo vastaa FIFO-arvoa niin kauan kuin saldo on pienempi kuin viimeisin ostoerä. Jos saldossa on useamman ostoerän tavaraa eri hinnoilla, laske arvo eristä vuoden lopussa. Inventaariolista-pohjan FIFO-välilehti tekee sen valmiiksi.

Laskettu esimerkki: pieni verkkokauppa, kolme tuotetta

Esimerkki näyttää, miksi hävikki kirjataan omana rivinään: ilman sitä saldo näyttäisi kaksi mukia liikaa, ja ero paljastuisi vasta vuoden lopun laskennassa. Rikkoutunut tavara on kirjanpidossa kulu, ei myyntiä.

Mitä kirjanpitolaki vaatii varastolta?

Kirjanpitolaki ei velvoita pientä yritystä pitämään jatkuvaa varastokirjanpitoa, mutta tilikauden lopussa varaston määrä ja arvo on selvitettävä. Varasto merkitään taseeseen hankintamenoon tai sitä alempaan jälleenhankintahintaan tai todennäköiseen luovutushintaan (kirjanpitolaki 5 luvun 6 § ja elinkeinoverolaki 14 §). Inventaariolista on tase-erittelyjen tosite, joka säilytetään vähintään 10 vuotta.

• Hankintameno ilman vähennettävää ALV:tä, rahdit ja tullit mukaan.
• Verotuksen oletus on FIFO: varastoon katsotaan jääneen viimeksi ostetut.
• Epäkurantti tavara arvostetaan alempaan arvoon, ja syy kirjataan ylös.
• Laskenta tilikauden viimeisen päivän tilanteesta, laskijat ja päiväys listaan.
• Ostot kirjataan vuoden aikana kuluksi, ja tilinpäätöksessä ne oikaistaan varaston muutoksella.

Inventaarion vaiheet, FIFO ja keskihinta sekä epäkuranttien kirjaus on käyty läpi artikkelissa varastokirjanpito ja inventaario. Miten varasto vaikuttaa tulokseen, on artikkelissa varaston muutos kirjanpidossa.

Ilmainen varastokirjanpito-ohjelma vai taulukko?

Ilmainen taulukko riittää, kun tuotteita on kymmeniä, myyt yhdessä kanavassa ja ehdit kirjata tapahtumat samana päivänä. Varasto-ohjelma tai verkkokaupan varasto-ominaisuus kannattaa, kun sama tuote myy usealla kanavalla, tuotteita on satoja tai tarvitset viivakoodeja, eränumeroita tai useita varastopaikkoja. Silloin taulukon käsin päivitetty saldo jää helposti jälkeen, ja tuote myydään loppuun kahteen kertaan.

Monessa verkkokauppa-alustassa ja kassajärjestelmässä on varastosaldo jo mukana, joten erillistä ohjelmaa ei aina tarvita. Tarkista ennen ohjelmahankintaa, mitä nykyinen alustasi tekee. Verkkokaupan varaston ja kirjanpidon yhteys on artikkelissa verkkokaupan kirjanpito.

Mistä löydät ilmaisen varastokirjanpito-ohjelman?

Täysin ilmaisia varasto-ohjelmia on vähän, mutta ilmaiseksi pääsee usein jollakin näistä viidestä tavasta. Tarkista aina palveluntarjoajan hinnastosta, mitä ilmaisversio rajaa, koska rajat muuttuvat.

• Ohjelmasta saa tulostettua tai vietyä varastosaldon ja arvon tiettynä päivänä, erityisesti 31.12.
• Tuotteelle voi tallentaa hankintamenon eräkohtaisesti, ei pelkkää myyntihintaa.
• Tapahtumahistorian saa ulos CSV- tai Excel-tiedostona, jos vaihdat ohjelmaa.
• Hävikki, oma käyttö ja palautukset voi kirjata omina tapahtumina.

Jos ohjelma ei täytä näitä, tilinpäätöksen inventaariolista kannattaa tehdä taulukkoon tämän sivun mallilla, vaikka päivittäinen saldo pyörisi ohjelmassa. Ostojen ja varaston muutoksen kirjaamisesta kerrotaan artikkelissa ostot kirjanpidossa.

Yleisimmät virheet ilmaisessa varastokirjanpidossa

1. Saldoa muokataan käsin. Kun saldoon kirjoitetaan luku suoraan, tapahtumahistoria ei enää täsmää. Korjaa aina lisäämällä korjausrivi Tapahtumiin.
2. Hinnat ALV:n kanssa. ALV-velvollisen yrityksen varaston arvo lasketaan ilman ALV:tä. Verollinen hinta nostaa varaston arvoa 25,5 prosenttia liian suureksi.
3. Hävikki ja omaan käyttöön otto unohtuvat. Rikkoutuneet, kadonneet ja omaan käyttöön otetut tuotteet ovat omia rivejään.
4. Tunnus muuttuu kesken vuoden. Jos samalla tuotteella on kaksi tunnusta, saldo jakautuu kahdelle riville. Vaihda vanha tunnus passiiviseksi, älä poista sitä.
5. Inventaario jää tekemättä. Taulukon saldo ei korvaa vuoden lopun laskentaa, koska se todentaa, että kirjattu vastaa hyllyä.

Vuoden lopun inventaario ilmaisella pohjalla

Kun tilikausi päättyy, tulosta Saldot-välilehti tai kopioi tunnukset Taukon ilmaiseen inventaariolista-pohjaan, laske hyllyt ja kirjaa todelliset määrät. Pohja laskee hankintamenon, alimman arvon, epäkuranttien arvonalennukset ja varaston muutoksen tuloslaskelmaan. Erot taulukon saldoon kirjataan hävikiksi tai korjauksiksi, ja ensi vuosi alkaa lasketuista määristä.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.