Pääkirja
Englanniksi: general ledger
Pääkirja on kirjanpidon raportti, jossa kaikki kirjaukset on ryhmitelty tileittäin eli asiajärjestykseen. Siitä näet jokaisen tilin tapahtumat ja saldon, kun päiväkirja taas näyttää samat kirjaukset aikajärjestyksessä.
Mikä on pääkirja kirjanpidossa? Kirjanpitolaki vaatii, että kirjaukset voidaan esittää sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksessä. Aikajärjestys on päiväkirja, asiajärjestys on pääkirja. Kirjanpito-ohjelma tuottaa molemmat samasta aineistosta, joten erikseen niitä ei tarvitse tehdä.
Mitä pääkirjassa näkyy? Pääkirjassa on jokaiselle tilille oma osionsa. Osio alkaa alkusaldolla, jota seuraavat kaikki kauden kirjaukset päivämäärineen, tositenumeroineen, selitteineen sekä debet- ja kredit-summineen, ja lopussa on loppusaldo. Monessa ohjelmassa on myös lyhyt pääkirja eli saldoluettelo, jossa jokaisesta tilistä näkyy vain alkusaldo, kauden muutos ja loppusaldo. Tuloslaskelma ja tase kootaan pääkirjan loppusaldoista.
Pääkirja on se raportti, jota kannattaa oppia lukemaan. Kun ihmettelet, miksi puhelinkuluja on 1 400 euroa vuodessa, avaat pääkirjasta tilin Puhelinkulut ja näet jokaisen rivin: päivämäärän, tositenumeron, selitteen ja summan. Tuplakirjaukset ja väärälle tilille menneet ostot löytyvät yleensä juuri näin.
Tilitoimisto ja tilintarkastaja käyvät tilinpäätöksessä pääkirjan läpi tili kerrallaan. Tasetilien saldot täsmäytetään: pankkitilin saldon pitää olla sama kuin tiliotteella, myyntisaamisten sama kuin avoimien laskujen summa. Jos luvut eivät täsmää, jossain on virhe.
Pääkirjan lukemiseen riittää kolme kysymystä. Onko tilin loppusaldo järkevä verrattuna edelliseen vuoteen? Löytyykö tililtä rivejä, joiden selite ei sovi tilin nimeen? Onko samalla summalla ja samalla päivällä kaksi riviä? Näillä kysymyksillä löytää valtaosan virheistä ennen kuin kirjanpitäjä kysyy niistä. Useimmat ohjelmat näyttävät pääkirjan suoraan näytöllä, joten tulostaa sitä ei tarvitse. Pääkirjaa kutsutaan englanniksi termillä general ledger, ja kansainvälisessä yrityksessä siihen viitataan usein lyhenteellä GL.
Kirjanpidon pääkirja ja tilinpäätös. Tilikauden lopussa pääkirjan jokaisen tilin saldo tarkistetaan ja eritellään tase-erittelyihin, ja tuloslaskelma ja tase muodostetaan suoraan pääkirjan loppusaldoista. Seuraavan tilikauden pääkirja alkaa taseen tilien loppusaldoilla, kun taas tuloslaskelman tilit alkavat nollasta. Jos pääkirjassa on virhe, se näkyy siis suoraan tilinpäätöksessä, joten pääkirja käydään läpi ennen kuin tilinpäätöstä allekirjoitetaan.
Pääkirja kuuluu kirjanpitokirjoihin, joten se säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Sähköinen säilytys riittää, kunhan aineisto on tulostettavissa selväkielisenä.
Esimerkki
Laskennallinen esimerkki: pääkirjan tilillä 1910 Pankkitili on tammikuussa alkusaldo 4 200 €, tuloja 9 800 € ja menoja 7 150 €. Loppusaldo 6 850 € täsmää tiliotteen kanssa, joten pankkitili on kunnossa. Tilillä 7600 Puhelinkulut on kolme riviä: 3.1. tosite 12, 39,90 €; 15.1. tosite 27, 31,80 €; 15.1. tosite 28, 31,80 €. Kaksi samaa summaa samana päivänä on merkki tuplakirjauksesta, ja oikea saldo on 71,70 € eikä 103,50 €.
Usein kysytyt
Mikä on pääkirja?+
Pääkirja on kirjanpidon raportti, jossa kaikki kirjaukset on ryhmitelty tileittäin. Siitä näet jokaisen tilin tapahtumat, alkusaldon ja loppusaldon.
Mitä eroa on pääkirjalla ja päiväkirjalla?+
Molemmissa ovat samat kirjaukset. Päiväkirja näyttää ne aikajärjestyksessä, pääkirja tileittäin. Kirjanpitolaki vaatii, että kirjaukset voidaan esittää kummassakin järjestyksessä, ja ohjelma tuottaa molemmat automaattisesti.
Kuinka kauan pääkirja säilytetään?+
Pääkirja on kirjanpitokirja, joten se säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytyksestä kerrotaan artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.
Voiko kirjanpitoa tehdä itse?+
Voi. Laki ei vaadi tilitoimistoa, mutta kirjanpitovelvollinen vastaa kirjanpidosta itse. Vertailu on artikkelissa kirjanpito itse.
Paljonko osakeyhtiön kirjanpito maksaa?+
Taukossa osakeyhtiön kirjanpito maksaa alkaen 89 €/kk (alv 0 %), ja siihen sisältyvät kirjanpitäjän kuukausittainen tarkistus sekä kysymykset ja neuvonta. Tilinpäätös ja veroilmoitus eivät sisälly kuukausihintaan. Oman hintasi näet hintalaskurista.
Mikä on paras ilmainen kirjanpito-ohjelma?+
Se riippuu yritysmuodosta ja siitä, tarvitsetko kahdenkertaista kirjanpitoa. Vaihtoehdot on vertailtu artikkelissa ilmainen kirjanpito-ohjelma.
Mitä kirjanpidon pääkirja sisältää?+
Jokaisen tilin alkusaldon, kaikki tilikauden kirjaukset päivämäärineen, tositenumeroineen, selitteineen ja debet- ja kredit-summineen sekä loppusaldon. Lyhyt pääkirja eli saldoluettelo näyttää tileistä vain saldot.
Mitä poistot ovat kirjanpidossa?+
Poisto on kirjaus, jolla pitkäaikaisen hankinnan, kuten koneen tai auton, hinta jaetaan kuluksi usealle vuodelle. Pääkirjassa poistot näkyvät poistotilillä ja vähennyksenä kyseisen omaisuustilin saldosta. Lisää termissä poisto.
Onko kirjanpito pakollinen?+
On. Jokainen elinkeinon- tai ammatinharjoittaja ja osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen, ja kirjaukset on voitava esittää sekä päiväkirjana että pääkirjana. Pienin toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Ks. kirjanpitovelvollisuus.
Mikä on mikroyrityksen ja pienyrityksen ero?+
Mikroyritys ei ylitä useampaa kuin yhtä rajoista: tase 450 000 €, liikevaihto 900 000 € ja 10 työntekijää. Pienyrityksen rajat ovat 7,5 milj. €, 15 milj. € ja 50 työntekijää. Mikroyritys saa laatia suppeamman tilinpäätöksen, mutta pääkirja pidetään samalla tavalla molemmissa. Ks. mikroyritys.