Pääkirja

Kirjanpitolaki vaatii, että kirjaukset voidaan esittää sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksessä. Aikajärjestys on päiväkirja, asiajärjestys on pääkirja. Kirjanpito-ohjelma tuottaa molemmat samasta aineistosta, joten erikseen niitä ei tarvitse tehdä.

Pääkirja on se raportti, jota kannattaa oppia lukemaan. Kun ihmettelet, miksi puhelinkuluja on 1 400 euroa vuodessa, avaat pääkirjasta tilin Puhelinkulut ja näet jokaisen rivin: päivämäärän, tositenumeron, selitteen ja summan. Tuplakirjaukset ja väärälle tilille menneet ostot löytyvät yleensä juuri näin.

Tilitoimisto ja tilintarkastaja käyvät tilinpäätöksessä pääkirjan läpi tili kerrallaan. Tasetilien saldot täsmäytetään: pankkitilin saldon pitää olla sama kuin tiliotteella, myyntisaamisten sama kuin avoimien laskujen summa. Jos luvut eivät täsmää, jossain on virhe.

Pääkirjan lukemiseen riittää kolme kysymystä. Onko tilin loppusaldo järkevä verrattuna edelliseen vuoteen? Löytyykö tililtä rivejä, joiden selite ei sovi tilin nimeen? Onko samalla summalla ja samalla päivällä kaksi riviä? Näillä kysymyksillä löytää valtaosan virheistä ennen kuin kirjanpitäjä kysyy niistä. Useimmat ohjelmat näyttävät pääkirjan suoraan näytöllä, joten tulostaa sitä ei tarvitse. Pääkirjaa kutsutaan englanniksi termillä general ledger, ja kansainvälisessä yrityksessä siihen viitataan usein lyhenteellä GL.

Pääkirja kuuluu kirjanpitokirjoihin, joten se säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Sähköinen säilytys riittää, kunhan aineisto on tulostettavissa selväkielisenä.