Verkkokaupan kirjanpito:Maksupalveluiden tilitykset, kirjausesimerkki, ALV ja OSS, varasto ja kuukauden työt

Verkkokaupan kirjanpito eroaa palveluyrityksen kirjanpidosta yhdessä asiassa: pankkitilille tuleva tilitys ei ole myynti. Se on kymmenien tilausten, palautusten ja palvelumaksujen netto. Kirjanpitoon kirjataan tilityksen sisältö, ja siksi jokaisen maksupalvelun raportti pitää käydä läpi. Päälle tulevat ALV, EU-myynnin OSS-ilmoitukset ja varasto.

Miksi verkkokaupan kirjanpito on eri laji

Palveluyrityksellä on kuukaudessa ehkä 20 tositetta: muutama myyntilasku ja kymmenkunta kuittia. Verkkokaupalla niitä on satoja. Jokainen tilaus on myynti ja jokainen palautus hyvitys. Jokainen maksutapa on oma virtansa, ja raha tulee tilille erissä, jotka eivät vastaa yhtäkään tilausta. Mukana ovat myös varasto, toimituskulut, alustamaksut ja ehkä myynti ulkomaille. Kuluttajan peruuttamisoikeudesta on oma opas: verkkokaupan palautusoikeus.

Tavallinen tilitoimisto on rakennettu palveluyrityksiä varten. Kun asiakkaaksi tulee verkkokauppa, käy usein jompikumpi. Tositteet kirjataan käsin, ja lasku nousee satoihin euroihin kuussa. Tai tilitykset kirjataan sellaisenaan myynniksi, jolloin ALV, palvelumaksut ja palautukset menevät väärin. Kirjanpitäjän valinnasta kerrotaan artikkelissa verkkokaupan tilitoimisto.

Tilitys ei ole myynti

Kun Stripe, Klarna tai PayPal maksaa tilillesi 2 340 euroa, se ei ole 2 340 euron myynti. Se voi olla 47 tilausta yhteensä 2 610 euroa, josta on vähennetty 3 palautusta 180 euroa ja palvelumaksut 90 euroa. Kirjaa myynti 2 610 euroa ALV eriteltynä, palautukset hyvityksinä, palvelumaksut kuluina ja tilitys pankkitilille. Vain silloin ALV-ilmoitus on oikein ja tuloslaskelma näyttää todellisen katteen.

Jokainen maksupalvelu tilittää omalla tavallaan, ja täsmäytys tehdään palvelun raportista, ei pankkitilistä:

• Shopify Payments (Stripe) tilittää päivittäin tai viikoittain palvelumaksut vähennettyinä. Payout-raportissa on erittely. Maksunkäsittely on veroton, mutta tarkista lasku.
• Stripe suoraan tilittää sovitusti maksut vähennettyinä. Käytä Balance transactions -raporttia. Maksunkäsittely on veroton, eikä Stripe lisää ALV:tä suomalaisille tileille.
• Klarna tilittää viikoittain maksut vähennettyinä ja palautukset netotettuina. Tilitysraportti ja palvelumaksujen lasku tulevat erikseen. Klarna on ruotsalainen pankki, joten tarkista ALV laskulta.
• PayPal pitää rahat saldona, josta nostat itse. Saldo on rahaa, jonka pitää näkyä taseessa. Maksunkäsittely on veroton, mutta tarkista lasku.
• Paytrail ja muut kotimaiset palvelut tilittävät päivittäin tai kuukausittain. Kuukausiraportti ja lasku tulevat erikseen, ja ALV näkyy laskulla.
• MobilePay tilittää päivittäin. Tarkista ALV kauppiassopimuksesta ja laskulta. Se yleistyy sekä kivijalassa että verkossa.

Maksunkäsittelyn palvelumaksu on yleensä veroton rahoituspalvelu, joten siitä ei lasketa ALV:tä (Verohallinnon ohje maksupalveluista, KHO 2017:18). Käännetty ALV koskee ulkomaisia verollisia palveluja, kuten verkkokauppa-alustan kuukausimaksua, sovelluksia ja mainontaa. Lasket 25,5 prosentin veron itse, ilmoitat sen ja vähennät saman summan. Nettovaikutus on nolla, mutta ilmoitus on pakollinen. Maksupalveluista kerrotaan tarkemmin artikkelissa Stripe ja maksupalvelut kirjanpidossa, ilmoituksesta artikkelissa ALV-ilmoitus ja EU-tavaraostoista artikkelissa yhteisöhankinta kirjanpidossa.

Esimerkki: maksupalvelun tilityksen kirjaus

Kirjaa tilitys raportin perusteella. Myynti, palautukset ja palvelumaksut menevät omille tileilleen, ja pankkiin kirjataan vain tilitetty netto. Alla on edellisen kappaleen 2 340 euron tilitys, kun kaikki tuotteet ovat 25,5 prosentin verokannassa.

Jos tilaus ja tilitys osuvat eri kuukausille, kirjaa myynti tilaus- tai toimituspäivän mukaan maksupalvelusaamisiin. Tilitys kuittaa sitten saamisen. Näin joulukuun lopun tilaukset kuuluvat oikealle tilikaudelle, ja maksupalvelun saldo näkyy taseessa saamisena. Palvelukohtaiset ohjeet ovat artikkelissa Stripe ja maksupalvelut kirjanpidossa.

ALV verkkokaupassa

Kotimaan myynti

Kun myyt kuluttajille Suomeen, hintaan sisältyy ALV. Se on yleensä 25,5 prosenttia, elintarvikkeissa ja kirjoissa 13,5 prosenttia. Tarkista verkkokauppa-alustan veroasetukset tuoteryhmittäin, koska yhden tuotteen väärä verokanta toistuu jokaisessa tilauksessa. Rahdin ja postikulujen verokannasta kerrotaan artikkelissa toimituskulujen ALV.

EU-kuluttajamyynti ja OSS

Kun myyt kuluttajille muihin EU-maihin, myynti verotetaan Suomessa, kunnes koko EU:n kuluttajamyyntisi ylittää 10 000 euroa kalenterivuodessa. Sen jälkeen ALV maksetaan ostajan maan verokannalla. Jokaiseen maahan ei tarvitse rekisteröityä, koska käytössä on OSS-järjestelmä (One Stop Shop). Rekisteröidyt OmaVerossa, annat yhden neljännesvuosi-ilmoituksen, jossa myynnit on eritelty maittain, ja maksat kaiken Suomeen. Alustan pitää osata laskea verokanta ostajan maan mukaan.

Myynti EU:n ulkopuolelle

Vienti EU:n ulkopuolelle on verotonta, mutta tarvitset siitä näytön: kuljetusasiakirjan tai tullin poistumisvahvistuksen. Ostaja maksaa tuontiverot omassa maassaan. Kun tavaraa lähetetään EU:n ulkopuolelta EU:hun alle 150 euron lähetyksinä, myyjä voi periä ALV:n IOSS-järjestelmässä. Heinäkuusta 2026 alkaen niistä maksetaan myös 3 euron tulli tavaraerältä. Katso dropshipping ALV ja IOSS.

Miten verkkokaupan kirjanpito tehdään kuukausittain?

Varasto ja kate

Tavaraa myyvän yrityksen tulos ei ole myynti miinus ostot. Se on myynti miinus myytyjen tuotteiden hankintameno. Jos ostit tammikuussa 10 000 eurolla tuotteita ja myit niistä puolet, kuluksi kirjataan 5 000 euroa ja loput on varastoa taseessa. Käytännössä tämä tehdään inventaariolla tilikauden lopussa. Varasto lasketaan ja arvostetaan hankintahintaan, ja erotus edelliseen tilinpäätökseen korjaa ostoja.

Kuukausittain varastoa ei yleensä lasketa, ja siksi kuukausitulos voi johtaa harhaan. Iso sisäänosto näkyy tappiona ja hiljainen kuukausi voittona. Kirjanpitäjä voi tarvittaessa arvioida varaston muutoksen kuukausittain, jotta näet oikean katteen. Alustan varastoraportti auttaa, jos ostohinnat on syötetty.

Mitä verkkokaupan kirjanpito maksaa

Tositehinnoittelu on verkkokaupalle kallein tapa ostaa kirjanpitoa. Jos tilitoimisto laskuttaa 1,50–3 euroa tositteelta ja kaupassa on 300 tapahtumaa kuussa, kirjanpito maksaa 450–900 euroa kuussa ennen yhtäkään neuvoa. Vaihtoehto on kiinteä kuukausihinta, joka on verkkokaupalle mitoitettu ylöspäin, tyypillisesti 300–600 euroa.

Taukossa kirjanpito maksaa kiinteän kuukausihinnan: toiminimelle alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiölle alkaen 89 €/kk. Hinta riippuu tapahtumamäärästä, ja oman kauppasi hinnan näet hintalaskurista. Tilinpäätös ja veroilmoitus laskutetaan erikseen. Tilitoimistoissa ne maksavat pienyritykseltä tavallisesti 200–400 euroa vuodessa. Jos haluat verrata useampaa toimistoa, käytä tilitoimistojen kilpailutusta.

Toiminimi vai osakeyhtiö: kirjanpitovelvollisuus verkkokaupassa

Jokainen verkkokauppa on kirjanpitovelvollinen yritysmuodosta riippumatta. Osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista kirjanpitoa ja laatii tilinpäätöksen, joka rekisteröidään PRH:hon. Toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kunnes kaksi rajaa ylittyy jommallakummalla kahdesta viimeisimmästä tilikaudesta. Rajat ovat tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa ja yli kolme henkeä palveluksessa. Varastoa pitävälle kaupalle kahdenkertainen kirjanpito on silti usein selkeämpi, koska varasto, maksupalvelusaamiset ja ostovelat näkyvät taseessa koko ajan.

Tositteet, kuten maksupalveluiden raportit ja ostolaskut, säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Tilinpäätös ja pääkirja säilytetään 10 vuotta. Tallenna maksupalvelun raportti kirjanpitoon kuukausittain, koska tilin sulkeminen voi viedä vanhat raportit mukanaan. Asiakkaan kuitista ja omien ostokuittien hankkimisesta kerrotaan artikkelissa verkkokaupan kuitti.

Jos kauppa on vasta suunnitteilla, lait, aloituskulut ja aikajana ovat artikkelissa verkkokaupan perustaminen.

Tarkistuslista verkkokauppiaalle

• Verokannat on tarkistettu alustalla tuoteryhmittäin (25,5 %, 13,5 %).
• Jokaisen maksupalvelun raportti menee kirjanpitoon, ei vain pankkitilin tilitys.
• Ulkomaisten verollisten palvelujen käännetty ALV ilmoitetaan (Shopifyn kuukausimaksu, Meta, Google). Maksunkäsittelyn palvelumaksut ovat yleensä verottomia.
• EU-kuluttajamyyntiä seurataan kuukausittain, ja OSS-rekisteröinti tehdään ennen 10 000 euroa.
• PayPal-saldo ja muut maksupalvelusaldot näkyvät taseessa rahana.
• Varasto inventoidaan tilikauden lopussa hankintahintaan.
• Palautukset kirjataan hyvityksinä, ei vähennettynä myynnistä.
• Alustan kuukausimaksu ja sovellukset (Shopify, apps) kirjataan kuluiksi käännetyllä ALV:llä.

Verkkokaupassa kirjanpitäjän alan tuntemus näkyy suoraan hinnassa ja virheiden määrässä. Kysy ennen sopimusta, montako verkkokauppaa toimistolla on asiakkaana ja miten se käsittelee Klarnan tilityksen. Verkkokauppiaan arjesta kerrotaan sivulla Verkkokauppa, esimerkkihinnat ovat sivulla verkkokaupan kirjanpidon hinta, ja oman tapahtumamääräsi hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.