Sähköinen osakerekisteri: huoneistotietojärjestelmä, otteiden hinnat ja osakeyhtiön osakasluettelo

Asuntokaupassa, lainaneuvotteluissa ja taloyhtiön hallinnossa törmää nykyään sanoihin huoneistotietojärjestelmä, osakehuoneistorekisteri ja sähköinen omistajamerkintä. Kaikki viittaavat samaan Maanmittauslaitoksen rekisteriin. Yrittäjälle se on tärkeä, jos yritys omistaa toimitilan tai asunnon osakkeina, ja tilitoimistolle, koska omistus- ja panttaustiedot tulevat nyt rekisteristä, eivät paperilta.

Mikä on sähköinen osakerekisteri?

Sähköinen osakerekisteri on Maanmittauslaitoksen vuonna 2019 käyttöön ottama huoneistotietojärjestelmä, johon kirjataan asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakehuoneistojen omistukset, panttaukset ja rajoitukset. Se korvaa paperiset osakekirjat ja taloyhtiöiden itse pitämät osakeluettelot. Rekisteriä ylläpitävät yhdessä Maanmittauslaitos, taloyhtiöt ja isännöitsijät sekä pankit.

Milloin asunto-osakkeen omistus pitää rekisteröidä?

Asunto-osakkeen omistus pitää rekisteröidä kahden kuukauden kuluessa kaupasta tai muusta saannosta, kun taloyhtiö on jo huoneistotietojärjestelmässä. Jos omistaja ei ole vaihtunut, hänellä on kymmenen vuotta taloyhtiön osakeluettelon siirrosta aikaa hakea omistuksen rekisteröintiä ja paperisen osakekirjan mitätöintiä. Rekisteröinti maksaa 92 euroa osakehuoneistolta, ja myöhässä haettaessa peritään lisäksi myöhästymismaksua.

Rekisteröinnin vaiheet, myöhästymismaksun laskenta ja tilanne, jossa osakekirja on pankissa tai kadonnut, ovat sivulla osakekirjan sähköistäminen. Mitä paperinen osakekirja ylipäätään on, kerrotaan sivulla osakekirja.

Mitä otteet ja tulosteet maksavat?

Huoneistotietojärjestelmän tulosteet maksavat 16 euroa, kun ne tilataan Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta, ja 19 euroa asiakaspalvelusta tai verkkolomakkeella. Hinnoissa ei ole arvonlisäveroa. Oman osakehuoneistosi tiedot voit tarkistaa asiointipalvelusta maksutta, kun omistuksesi on rekisteröity.

Pankit, kiinteistönvälittäjät ja muut ammattikäyttäjät hakevat tiedot rajapinnan kautta luvan perusteella. Tietojen käytölle pitää olla perusteltu syy, ja ammattikäyttö on maksullista. Taloyhtiöt, isännöitsijät ja viranomaiset käyttävät tietoja maksutta.

Mitä taloyhtiön ja isännöitsijän pitää ilmoittaa?

Taloyhtiön pitää ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään hallinnolliset tietonsa eli kunnossapito- ja muutostyöt sekä taloyhtiölainat ja pitää ne ajan tasalla. Tiedot päivitetään yhtiökokouksen jälkeen tai vähintään kerran vuodessa, ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan aina, kun taloyhtiö antaa isännöitsijäntodistuksen. Ilmoittaminen alkoi 1.6.2025, ja tietojen piti olla järjestelmässä viimeistään kesällä 2026.

• Taloyhtiön yhteystiedot ovat ajan tasalla kaupparekisterissä, muuten taloyhtiö ei saa tietoa omistajanvaihdoksista
• Taloyhtiön hankkeet (esim. putkiremontti, julkisivu) on kirjattu sellaisina kuin ne näkyvät isännöitsijäntodistuksessa
• Osakkaiden ilmoittamat remontit, jotka koskevat taloyhtiön rakenteita (keittiö, kylpyhuone), on kirjattu, kun ne on hyväksytty tai valmistuneet
• Taloyhtiölainat ja niiden huoneistokohtaiset osuudet ovat oikein
• Pienet taloyhtiöt (enintään 5 huoneistoa) ilmoittavat tiedot ainakin, kun omistaja, luotonantaja tai välittäjä sitä pyytää

Ammatti-isännöitsijä ilmoittaa tiedot yleensä isännöintijärjestelmänsä kautta, ja omatoiminen taloyhtiö käyttää Maanmittauslaitoksen maksutonta verkkopalvelua. Vastuu tietojen oikeellisuudesta on taloyhtiöllä.

Mitä sähköinen osakerekisteri tarkoittaa yritykselle?

Jos yrityksesi omistaa asunto- tai liikehuoneisto-osakkeita, myös yrityksen on rekisteröitävä omistuksensa kuten yksityishenkilön. Hakemuksen tekee henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus tai Suomi.fi-valtuutus yrityksen puolesta. Kirjanpidossa sähköistäminen ei muuta mitään: osakkeet ovat taseessa hankintamenoonsa, ja rekisteröintimaksu kirjataan kuluksi.

• Yrityksen toimitila osakkeina: rekisteröi omistus ja tarkista samalla, että panttaukset vastaavat pankkilainoja.
• Yrityskauppa: jos myytävä yritys omistaa osakehuoneistoja, pyydä osakehuoneistotuloste due diligence -aineistoksi. Siitä näet omistajan, panttaukset ja rajoitukset yhdellä paperilla.
• Tilinpäätös: tilintarkastaja tai kirjanpitäjä voi tarkistaa omistuksen tulosteesta paperisen osakekirjan sijaan.

Kun haluat tietää, paljonko yrityksesi kirjanpito kokonaisuudessaan maksaisi, katso oma hintasi. Jos nykyinen tilitoimisto ei pysy rekisterimuutosten tahdissa, kilpailuta tilitoimisto.

Onko tavallisella osakeyhtiöllä sähköinen osakerekisteri?

Ei vastaavaa julkista rekisteriä. Tavallisen osakeyhtiön osakkeista pitää osakasluetteloa yhtiön hallitus osakeyhtiölain 3 luvun 15 §:n mukaisesti, ja luettelon voi pitää sähköisesti, esimerkiksi taulukkona tai osakasluettelopalvelussa. Osakasluettelo on pidettävä kaikkien nähtävänä yhtiön pääkonttorissa. Pörssiyhtiöiden osakkeet ovat arvo-osuusjärjestelmässä, joka on oma sähköinen järjestelmänsä.

Oman osakeyhtiön osakkeiden ja omistusjärjestelyjen pelisäännöt kannattaa kirjata osakassopimukseen.

Mikä on osakeryhmätunnus ja onko kiinteistötunnus julkinen?

Osakeryhmätunnus on huoneistotietojärjestelmän tunniste, joka yksilöi yhden osakehuoneiston eli ne osakkeet, jotka oikeuttavat hallitsemaan tiettyä huoneistoa tai autopaikkaa. Se näkyy osakehuoneistotulosteessa, ja sen avulla tulosteet voi tilata ilman tarkkaa osoitetta. Kiinteistötunnus taas yksilöi kiinteistön kiinteistörekisterissä. Kiinteistörekisterin perustiedot ovat julkisia, ja kiinteistötunnuksen voi katsoa Maanmittauslaitoksen karttapalvelusta. Omistajan henkilötietojen luovuttamista rajoitetaan tietosuojasyistä.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.