Autokorjaamon kirjanpito:Varaosien kate, keskeneräiset työt ja takuut hallintaan

Autokorjaamon kirjanpidossa tärkeintä on pitää työ ja varaosat eri tileillä. Silloin näet myydyt tunnit ja varaosien katteen. Molemmat ovat arvonlisäverollisia 25,5 prosentilla, ja osaostojen ALV vähennetään. Tilikauden lopussa hallissa olevat keskeneräiset työt ja hyllyn varaosat merkitään taseeseen, ja takuutyöt kirjataan omalle tililleen.

Mitä autokorjaamon kirjanpidossa pitää erotella?

Asiakas saa yhden laskun, mutta sen sisällä on kaksi eri liiketoimintaa. Työ on myytyä aikaa: mekaanikon tunnit kerrottuna tuntihinnalla. Varaosat ovat kauppaa: ostat osan tukusta ja myyt sen katteella eteenpäin. Kummallakin on oma katteensa ja omat riskinsä. Jos kirjanpidossa on vain yksi tili nimeltä "myynti", et näe, kumpi tuottaa ja kumpi vuotaa.

Molempien ALV on 25,5 prosenttia, joten verotus ei vaadi erottelua. Johtaminen vaatii. Hyvä kirjanpito näyttää kuukausittain laskutetut työtunnit, keskimääräisen tuntihinnan, varaosamyynnin ja varaosien ostot. Niistä näet, paljonko korjaamosi oikeasti tienaa tuntia kohden.

• Korjaus- ja huoltotyö: ALV 25,5 %, työmyynti omalle tilille.
• Uudet varaosat ja tarvikkeet: ALV 25,5 %, varaosamyynti omalle tilille.
• Varaosaostot tukusta: ALV 25,5 % vähennetään, kirjaus ostoihin tai varastoon.
• Takuutyö maahantuojalle: ALV 25,5 %, takuumyynti omalle tilille.
• Yksityiseltä ostetut käytetyt osat: marginaalimenettely on mahdollinen, muuten ALV normaalisti.
• Jätehuolto ja öljynerotinkaivon tyhjennys: ALV 25,5 % vähennetään, oma kulutili.

Erottelu ei muuta veroa, mutta se näyttää, mistä korjaamon tulos syntyy.

Varaosien kate ja myyty työaika

Korjaamon kannattavuus näkyy kahdesta luvusta. Ensimmäinen on laskutusaste eli se, kuinka suuri osa mekaanikkojen työajasta päätyy asiakkaan laskulle. Odottelu, osien haku, koeajot ja siivous ovat työaikaa, josta kukaan ei maksa. Toinen on varaosien kate eli se, paljonko enemmän saat osasta kuin maksoit. Kirjanpito kertoo osien ostot ja myynnit, ja työajan seuranta kertoo tunnit.

Varaosien katteeseen vaikuttavat tukkujen alennukset, palautukset ja hyvitykset. Jos palautetun osan hyvityslasku jää kirjaamatta, ostot näyttävät suuremmilta ja kate pienemmältä kuin se on. Laskuttamatta hyllylle jäänyt osa on suoraa tappiota. Katteen laskennasta kerrotaan artikkelissa Katteen laskeminen.

Mistä korjaamon tuntihinta pitäisi laskea?

Tuntihinta ei ole naapurikorjaamon hinta miinus viisi euroa. Se lasketaan kiinteistä kuluista: hallin vuokra, sähkö ja lämpö, nostimet ja diagnostiikkalaitteet poistoineen, ohjelmistolisenssit, vakuutukset, jätehuolto ja oma palkka sivukuluineen. Jaa summa niillä tunneilla, jotka oikeasti saat laskutettua, älä niillä, jotka olet hallissa. Jos mekaanikolla on vuodessa 1 600 laskutettavaa tuntia ja kiinteät kulut ovat 120 000 euroa, jokaisen tunnin pitää kattaa 75 euroa ennen kuin korjaamo tekee voittoa. Kirjanpito antaa tähän oikeat luvut, kun kulut on kirjattu oikeille tileille eikä kaikki ole "sekalaisia kuluja". Menetelmästä lisää artikkelissa Tuntihinnan laskeminen.

Keskeneräiset työt tilinpäätöksessä

Tilikauden viimeisenä päivänä hallissa on lähes aina autoja, joiden korjaus on kesken. Niihin on ehkä jo ostettu osia ja tehty tunteja, mutta laskua ei ole lähetetty. Ne ovat keskeneräisiä töitä. Autoon kohdistuvat varaosat ja muut välittömät menot merkitään taseeseen vaihto-omaisuutena. Kuluksi ne kirjataan vasta, kun työ laskutetaan seuraavalla tilikaudella.

Jos osat kirjataan kuluksi joulukuussa ja lasku lähtee tammikuussa, joulukuun tulos näyttää huonommalta ja tammikuun paremmalta kuin todellisuudessa. Pienessäkin korjaamossa ero voi olla muutamia tuhansia euroja, ja se siirtää veroja tilikaudelta toiselle. Sama koskee varaosavarastoa: inventoi hyllyn osat tilikauden lopussa ja merkitse ne taseeseen hankintamenoon.

Kirjausesimerkit: huoltolasku, takuutyö ja keskeneräinen työ

Alla ovat korjaamon tavallisimmat kirjaukset kahdenkertaisessa kirjanpidossa. Korjaamo on ALV-rekisterissä, ja summat ovat laskennallisia. Tilien nimet vaihtelevat ohjelmittain, mutta pidä erottelu työhön, varaosiin ja takuuseen samana. Korjaamoille tehtyä laskutus- ja toiminnanohjausohjelmaa esitellään artikkelissa Innovoice laskutus.

Korttimaksut kirjataan päiväraportista korttisaamisiksi ja kuitataan, kun maksupalvelu tilittää rahat. Palvelumaksu kirjataan silloin kuluksi. Jos korjaamo myy myös renkaita ja rengashotellia, niiden ennakkomaksut ja varasto on käsitelty artikkelissa rengasliikkeen kirjanpito.

Miten takuutyöt ja reklamaatiot kirjataan?

Merkkikorjaamo laskuttaa takuutyöt maahantuojalta tai valmistajalta niiden omien korvausperusteiden mukaan. Takuutyö on tavallista verollista myyntiä, mutta sen tuntihinta ja osien kate ovat usein pienempiä kuin asiakastöissä. Kirjaa takuumyynti omalle tililleen. Muuten takuutyöt laskevat keskimääräistä tuntihintaa, etkä näe, mistä se johtuu. Mitä asiakas maksaa huoltotunnista eri korjaamoilla, on koottu artikkeliin autohuolto tuntihinta.

Omat reklamaatiot ovat eri asia: asiakas palaa, koska korjaus ei pitänyt. Uusintatyö on korjaamolle kulua. Jos vika johtui viallisesta osasta, osatoimittaja voi hyvittää osan, ja hyvitys pienentää ostoja. Pidä reklamaatioista kirjaa, koska niiden määrä kertoo työn laadusta enemmän kuin mikään muu luku. Jos annat työlle oman takuun, isommassa korjaamossa tulevat takuukulut voi olla perusteltua arvioida tilinpäätöksessä. Pienessä korjaamossa riittää yleensä, että uusintatyöt näkyvät omalla tilillään.

Kassa, korttimaksut ja käteinen

Useimmat asiakkaat maksavat kortilla tai laskulla, mutta käteistäkin tulee. Suomessa ei ole yleistä kassajärjestelmäpakkoa, mutta jokaisesta myynnistä pitää jäädä tosite, ja käteismyynnit kirjataan päivittäin. Korttimaksut tulevat pankkiin maksupalvelun tilityksinä, joista palvelumaksut on vähennetty. Kirjanpitoon menee myynti bruttona ja palvelumaksu kuluna. Käteisestä on oma artikkelinsa Käteismyynti ja kassakirja.

Käteisen takia korjaamoala on verotarkastusten kohteena. Tarkastaja vertaa varaosaostoja myytyihin osiin ja ostettua öljyä laskutettuihin öljynvaihtoihin. Jos osia ostetaan paljon enemmän kuin laskuilla myydään, hän kysyy, minne ne menivät. Kirjaa siksi jokainen työ työmääräimelle, myös kaverin auton öljynvaihto. Jos otat osia omaan autoosi, se on yksityisotto ja kirjataan sellaisena.

Jätehuolto ja ympäristövelvoitteet korjaamolla

Korjaamossa syntyy vaarallista jätettä: jäteöljyä, öljynsuodattimia, jarrunesteitä, akkuja ja öljyisiä trasseleita. Espoon kaupungin korjaamo-ohjeen mukaan vaarallista jätettä tuottavan yrityksen on pidettävä kirjaa vuosittain syntyneistä ja luovutetuista jätteistä, ja kun jätettä kuljetetaan, tarvitaan sähköinen siirtoasiakirja. Jätteen saa luovuttaa vain rekisteröidylle kuljettajalle, jolla on tarvittavat luvat. Hiekan- ja öljynerotinkaivo tarkastetaan vähintään kerran vuodessa ja tyhjennetään säännöllisesti.

Nämä ovat vähennyskelpoisia kuluja. Pidä ne omalla tilillään. Jätehuolto on kiinteä kulu, joka hinnoitellaan tuntihintaan tai laskulle erilliseksi ympäristömaksuksi. Kirjanpito toimii samalla todisteena siitä, että jätteet on toimitettu asianmukaisesti, jos ympäristöviranomainen kysyy.

Jos olet vasta perustamassa korjaamoa, ympäristöasiat, nostimien tarkastukset ja laitteiden rahoitus on käyty läpi artikkelissa autokorjaamon perustaminen.

Miksi korjaamon kirjanpito jää usein puolitiehen?

Tavallinen tilitoimisto kirjaa korjaamon tiliotteelta: tuloa tuli, kuluja meni. Tulos selviää tilinpäätöksessä kuukausia tilikauden jälkeen. Siinä vaiheessa keskeneräiset työt on jo unohdettu, ja ennakkovero on maksettu väärän arvion mukaan. Kun kysymykset maksavat erikseen, yrittäjä jättää kysymättä, kannattaako uusi diagnostiikkalaite ostaa vai liisata.

Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset, ja neuvonta kuuluu hintaan. Laitehankintojen poistoista kerrotaan artikkelissa Poistot, autokaupasta artikkelissa Autoliikkeen kirjanpito ja ensimmäisen mekaanikon palkkaamisesta artikkelissa Ensimmäinen työntekijä. Korjaamon esimerkkihinnat näet sivulta autokorjaamon kirjanpidon hinta, ja kirjanpitäjän valinnasta kerrotaan artikkelissa autokorjaamo tilitoimisto.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.