Varaston hallinta: näin pienyritys pitää varaston oikean kokoisena, laskee tilauspisteen ja valitsee järjestelmän
Varaston hallinta eli varastonhallinta tarkoittaa sitä, että yritys tietää koko ajan, mitä varastossa on, missä se on ja milloin sitä pitää tilata lisää, jotta tuotteita on myytävänä mutta rahaa ei seiso hyllyssä turhaan. Tässä oppaassa käydään läpi varastonhallinnan menetelmät pienyrityksen kokoisina: tilauspisteen ja varmuusvaraston laskenta, ABC-analyysi, varaston kiertonopeus, varaston järjestäminen, Excel vai järjestelmä, sekä se, miten varasto näkyy kirjanpidossa ja tuloksessa.
Lyhyesti
- Varaston hallinta on varaston suunnittelua, seurantaa ja ohjausta: mitä tilataan, milloin, kuinka paljon ja mihin se sijoitetaan.
- Tärkein yksittäinen luku on tilauspiste = päiväkulutus × toimitusaika + varmuusvarasto. Kun saldo alittaa sen, tilaat.
- ABC-analyysi kertoo, mihin tuotteisiin seuranta kannattaa keskittää: tyypillisesti pieni osa nimikkeistä tuo suurimman osan myynnistä.
- Kiertonopeus = vuoden ostot varastoon käytettynä / keskimääräinen varasto. Hidas kierto sitoo kassaa ja altistaa epäkuranteille tuotteille.
- Varasto vaikuttaa suoraan tulokseen: tilikauden lopun varasto vähennetään ostoista, joten virheellinen inventaario vääristää verotettavaa tulosta.
Mitä on varastonhallinta?
Varastonhallinta on varaston suunnittelua, seurantaa ja ohjausta niin, että oikeita tuotteita on oikea määrä oikeaan aikaan mahdollisimman pienellä sidotulla pääomalla. Siihen kuuluu neljä tehtävää: saldon seuranta, täydennystilausten ajoitus, varaston fyysinen järjestys ja varaston arvon laskeminen kirjanpitoa varten.
Varastonhallinta ja varastokirjanpito ovat eri asioita. Varastonhallinta on operatiivista: se ratkaisee, mitä tilataan ja mistä tuote löytyy. Varastokirjanpito on taloudellista: se laskee varaston arvon taseeseen ja tulokseen. Varastokirjanpidosta ja inventaariosta kerrotaan erikseen artikkelissa varastokirjanpito.
| Osa-alue | Kysymys, johon se vastaa | Työkalu |
|---|---|---|
| Saldon seuranta | Paljonko tuotetta X on nyt? | Kassajärjestelmä, verkkokauppa tai varasto-ohjelma |
| Täydennys | Milloin ja paljonko tilataan? | Tilauspiste, varmuusvarasto, tilauserä |
| Fyysinen järjestys | Mistä tuote löytyy nopeasti? | Hyllypaikkakoodit, ABC-sijoittelu, FIFO-keräily |
| Varaston arvo | Paljonko rahaa varastossa on kiinni? | Inventaario, FIFO tai keskihinta |
Miksi varastonhallinta on pienyritykselle tärkeää?
Pienyrityksessä varasto on usein suurin yksittäinen erä, johon kassaa sitoutuu, joten huono varastonhallinta näkyy suoraan rahan riittävyydessä. Liian suuri varasto sitoo rahaa ja vanhenee hyllyyn, liian pieni varasto vie myyntiä kilpailijalle. Hyvin hoidettuna varasto pienenee ilman, että tuotteet loppuvat.
- Myyntiä ei menetetä loppuneiden tuotteiden takia
- Kassaa vapautuu, kun hitaat tuotteet tunnistetaan
- Inventaario on nopea ja vastaa kirjanpitoa
- Ostot voidaan keskittää isompiin, edullisempiin eriin
- Rahaa seisoo tuotteissa, jotka eivät liiku
- Epäkuranttia ja vanhentunutta tavaraa joudutaan alaskirjaamaan
- Hätätilaukset ja pikarahdit nostavat ostohintaa
- Inventaarioero vääristää tulosta ja veroja
Miten tilauspiste ja varmuusvarasto lasketaan?
Tilauspiste on saldo, jonka alittuessa tilaat lisää, ja se lasketaan kaavalla keskimääräinen päiväkulutus × toimitusaika päivinä + varmuusvarasto. Varmuusvarasto on puskuri, joka kattaa kysynnän vaihtelun ja toimituksen myöhästymisen. Yksinkertaisin tapa laskea se on suurin päiväkulutus × pisin toimitusaika − keskimääräinen päiväkulutus × keskimääräinen toimitusaika.
Tilauserän koon voi optimoida taloudellisen tilauserän kaavalla √(2 × vuosikulutus × tilauskohtainen kulu / varastointikulu per yksikkö vuodessa). Jos vuosikulutus on 1 400 kg, yksi tilaus maksaa käsittelyineen ja rahteineen 40 euroa ja kilon varastointi vuodessa 2 euroa, taloudellinen erä on √(2 × 1 400 × 40 / 2) eli noin 237 kg. Pienyrityksessä kaava on suuntaa antava: tuoreus, hävikki ja toimittajan minimierät ratkaisevat usein enemmän.
ABC-analyysi: mihin tuotteisiin seuranta kannattaa keskittää?
ABC-analyysi jakaa nimikkeet kolmeen ryhmään sen mukaan, kuinka suuren osan myynnistä tai varaston arvosta ne muodostavat. A-tuotteet ovat pieni joukko nimikkeitä, jotka tuovat suurimman osan myynnistä, ja niiden saldoa seurataan tarkimmin. C-tuotteita on paljon, mutta ne tuovat vähän myyntiä, joten niitä tilataan harvemmin ja isommissa erissä tai niistä luovutaan.
| Ryhmä | Tyypillinen osuus nimikkeistä | Tyypillinen osuus myynnistä | Miten hallitaan |
|---|---|---|---|
| A | noin 10–20 % | noin 70–80 % | Tarkka saldo, viikoittainen tarkistus, varmuusvarasto aina |
| B | noin 30 % | noin 15–20 % | Kuukausittainen tarkistus, tilauspiste |
| C | noin 50–60 % | noin 5–10 % | Harvat isot tilaukset, karsinta jos ei liiku |
Analyysin teet kymmenessä minuutissa taulukkolaskennassa: lajittele nimikkeet vuoden myynnin mukaan suurimmasta pienimpään, laske kumulatiivinen osuus ja vedä rajat. Sama lista kertoo myös, mitkä tuotteet sijoitetaan lähimmäksi keräily- tai myyntipaikkaa.
Miten varaston kiertonopeus lasketaan?
Varaston kiertonopeus kertoo, kuinka monta kertaa varasto vaihtuu vuodessa, ja se lasketaan jakamalla vuoden aineiden ja tarvikkeiden käyttö keskimääräisellä varastolla. Käyttö saadaan tuloslaskelmasta: ostot tilikauden aikana ± varaston muutos. Kiertoaika päivinä on 365 / kiertonopeus.
Hyvä kiertonopeus riippuu alasta: tuoretuotteita myyvällä kahvilalla varasto kiertää kymmeniä kertoja vuodessa, kun taas varaosia tai kausituotteita myyvällä yrityksellä muutama kierto voi olla normaali. Vertaa omaa lukuasi edellisiin vuosiin ja seuraa sitä kuukausittain. Tunnusluvun tulkinnasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa varaston kiertonopeus. Myyntikatteen vaikutuksen näet katelaskurilla.
Miten varasto järjestetään?
Varasto järjestetään niin, että jokaisella nimikkeellä on yksi pysyvä paikka, nopeimmin liikkuvat tuotteet ovat lähimpänä ja vanhin erä otetaan aina ensin. Tämä onnistuu pienessäkin yrityksessä ilman järjestelmää, kun paikat merkitään ja sääntö on kaikille sama.
- 11. Tee nimikelistaJokaiselle tuotteelle yksi tunnus, nimi, yksikkö ja ostohinta. Sama tunnus kassajärjestelmään, verkkokauppaan ja hyllyyn. EAN-koodi käy tunnukseksi.
- 22. Merkitse hyllypaikatEsimerkiksi A-02-3 = hylly A, väli 2, taso 3. Paikka kirjataan nimikelistaan.
- 33. Sijoita ABC-luokan mukaanA-tuotteet lähimmäksi pakkaus- tai myyntipistettä, C-tuotteet ylähyllyille ja perälle.
- 44. Käytä FIFO-keräilyäUusi erä hyllyn taakse, vanha eteen. Päiväysmerkityissä tuotteissa vanhin päiväys ensin.
- 55. Sovi vastaanottorutiiniSaapuva lähetys tarkistetaan lähetyslistaa vasten ja kirjataan saldoon samana päivänä.
- 66. Tee pistokokeitaLaske kuukausittain muutama A-tuote ja vertaa saldoon. Erot korjataan heti, ei vasta vuoden lopussa.
Excel vai varastonhallintajärjestelmä?
Excel riittää, kun nimikkeitä on enintään joitakin satoja, myyntikanavia on yksi ja saldon voi päivittää kerran päivässä. Varastonhallintajärjestelmä kannattaa, kun myyt useassa kanavassa samanaikaisesti, nimikkeitä on paljon tai tarvitset sarja- ja eränumeroita. Usein ensimmäinen askel on käyttää kassajärjestelmän tai verkkokauppa-alustan omaa varastomoduulia.
Ennen järjestelmän valintaa tarkista, että se siirtää ostot ja varaston arvon kirjanpitoon tai että siitä saa vähintään inventaarioraportin tilikauden lopussa. Kirjanpitäjä tarvitsee varaston arvon 31.12. tai tilikauden viimeisenä päivänä, oli varasto missä ohjelmassa tahansa.
Mitä lasketaan varaston arvoon?
Varaston arvoon lasketaan tilikauden lopussa omistuksessa olevat aineet, tarvikkeet, keskeneräiset ja valmiit tuotteet sekä kauppatavarat hankintamenoon, eli ostohintaan rahteineen ilman vähennettävää ALV:tä. Jos tuotteen jälleenhankintahinta tai todennäköinen myyntihinta on hankintamenoa pienempi, käytetään sitä. Kirjanpitolaki sallii FIFO-menetelmän tai painotetun keskihinnan, ja verotuksessa noudatetaan FIFO-periaatetta.
Inventaarion tekeminen, varastokortti ja epäkuranttien tuotteiden alaskirjaus on käyty läpi artikkelissa varastokirjanpito, ja kirjausesimerkit artikkelissa varaston muutos kirjanpidossa.
Miten varastonhallinta näkyy kirjanpidossa ja tuloksessa?
Varasto näkyy tuloksessa varaston muutoksena: tilikauden aikana kirjatut ostot ovat kulua, mutta tilikauden lopussa varastossa oleva tavara vähennetään kuluista ja siirretään taseeseen. Jos inventaariossa lasketaan 5 000 euroa liian vähän, tulos ja verot pienenevät virheellisesti, ja virhe korjaantuu vasta seuraavana vuonna.
| Tilanne | Vaikutus tulokseen | Vaikutus kassaan |
|---|---|---|
| Ostat 10 000 € tavaraa, joka jää varastoon | 0 € (siirtyy taseeseen) | − 10 000 € |
| Myyt varastosta 4 000 €:n hankintahintaiset tuotteet 7 000 €:lla | + 3 000 € kate | + 7 000 € |
| Kirjaat 1 500 € vanhentunutta tavaraa epäkurantiksi | − 1 500 € | 0 € |
| Inventaarioon jää 5 000 € tavaraa laskematta | − 5 000 € (virheellisesti) | 0 € |
Kaupan ja verkkokaupan kirjanpidon erityispiirteet löytyvät artikkeleista kaupan kirjanpito ja verkkokaupan kirjanpito. Jos varasto kasvaa ja haluat kirjanpitäjän, joka seuraa myös katetta ja kassaa, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
Yleisimmät virheet varastonhallinnassa
- Saldo päivitetään vain inventaariossa. Silloin tilauspäätökset tehdään arvaamalla. Päivitä saldo vähintään viikoittain.
- Kaikkia tuotteita seurataan yhtä tarkasti. ABC-analyysi säästää aikaa: tarkka seuranta A-tuotteille, kevyt C-tuotteille.
- Varmuusvarasto puuttuu tai on liian iso. Laske se toimitusajan ja kulutuksen vaihtelun mukaan, älä arvioi sitä silmämääräisesti.
- Hitaita tuotteita ei karsita. Tuote, joka ei ole liikkunut vuoteen, kannattaa myydä alennuksella ennen kuin se on arvoton.
- Varasto-ohjelma ja kirjanpito eivät täsmää. Vertaa varaston arvoa kirjanpitoon vähintään neljännesvuosittain.
Usein kysytyt
Mitä on varastonhallinta?+
Varaston suunnittelua, seurantaa ja ohjausta niin, että oikeita tuotteita on oikea määrä oikeaan aikaan mahdollisimman pienellä sidotulla pääomalla. Siihen kuuluvat saldon seuranta, täydennystilaukset, varaston järjestys ja varaston arvon laskeminen.
Mikä on varastonhallintajärjestelmä?+
Ohjelmisto, joka pitää saldot ajan tasalla myynnistä ja vastaanotosta, antaa tilausehdotukset ja raportoi varaston arvon ja kiertonopeuden. Sitä kutsutaan myös WMS-järjestelmäksi, ja se voi olla osa kassajärjestelmää, verkkokauppa-alustaa tai toiminnanohjausta.
Miten tilauspiste lasketaan?+
Keskimääräinen päiväkulutus × toimitusaika päivinä + varmuusvarasto. Esimerkiksi 4 kg päivässä, 5 päivän toimitus ja 22 kg varmuusvarasto tekevät tilauspisteeksi 42 kg.
Mitä lasketaan varaston arvoon?+
Tilikauden lopussa omistuksessa olevat aineet, tarvikkeet, keskeneräiset ja valmiit tuotteet sekä kauppatavarat hankintamenoon ilman vähennettävää ALV:tä, tai sitä pienempään jälleenhankinta- tai myyntihintaan.
Miten varasto järjestetään?+
Anna jokaiselle nimikkeelle pysyvä hyllypaikka, sijoita nopeasti liikkuvat tuotteet lähimmäksi, ota vanhin erä aina ensin ja kirjaa saapuvat lähetykset saldoon samana päivänä.
Mikä on hyvä varaston kiertonopeus?+
Riippuu alasta. Tuoretuotteissa varasto kiertää kymmeniä kertoja vuodessa, varaosissa tai kausituotteissa muutama kierto voi olla normaali. Tärkeintä on seurata omaa lukua ja sen kehitystä.
Riittääkö Excel varastonhallintaan?+
Riittää, kun nimikkeitä on enintään muutama sata ja myyntikanavia yksi. Kun myyt verkkokaupassa ja myymälässä samaan aikaan, yhteinen saldo järjestelmässä vähentää virheitä.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Varastokirjanpito: näin seuraat varastoa, valitset ohjelman ja teet inventaarion 31.12.
Varastokirjanpito tarkoittaa varaston määrien ja arvon seuraamista vuoden aikana, ja inventaario on sen tarkistus: varasto lasketaan ja arvostetaan tilikauden viimeisen päivän tilanteesta, ja arvo kirjataan taseeseen. Tässä miten varastoa seurataan, millä ohjelmalla, käytännön ohje laskentapäivään, FIFO-periaate ja alimman arvon sääntö selkokielellä, epäkuranttien tuotteiden kirjaus ja se, millainen inventaariolista pitää säilyttää.
Varaston muutos kirjanpidossa ja tuloslaskelmassa: kirjaus, etumerkki ja esimerkit
Varaston muutos kirjanpidossa on tilikauden alku- ja loppuvaraston erotus, joka kirjataan tilinpäätöksessä ostojen oikaisuksi. Kirjanpitolain 5 luvun 6 §:n mukaan jäljelle jäänyt vaihto-omaisuus merkitään taseeseen hankintamenoon tai sitä alempaan todennäköiseen arvoon. Kun varasto kasvaa, kulut pienenevät ja tulos paranee. Kun varasto pienenee, kulut kasvavat.
Kaupan kirjanpito: kassa, ostot ja varasto, myyntikate ja kaupan tuloslaskelma esimerkillä
Kaupan kirjanpito rakentuu kolmesta virrasta: kassan myynnistä, tukkuostoista ja niiden välissä olevasta varastosta. Kirjanpito kertoo kaupan tuloksen oikein vasta, kun ostot oikaistaan varaston muutoksella, jolloin kuluksi jää myytyjen tuotteiden hankintameno. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten kaupan kirjanpito tehdään kuukausittain, miltä kaupan tuloslaskelma näyttää, miten myyntikate ja varaston kierto luetaan ja miten hävikki, kassaerot ja tukkujen bonukset kirjataan.