Tukkimiehen kirjanpito:Mitä sanonta tarkoittaa ja miksi viivat vihon kannessa eivät riitä yrityksen kirjanpidoksi

Tukkimiehen kirjanpito on laskutapa, jossa jokainen laskettava asia merkitään pystyviivalla ja joka viides viiva vedetään vinottain neljän edellisen yli. Viiden nippuja on helppo laskea yhteen. Sanontana se tarkoittaa karkeaa, suurpiirteistä kirjanpitoa. Yrityksen kirjanpidoksi viivat eivät kelpaa, koska niistä puuttuvat tositteet, päivämäärät, euromäärät ja ALV.

Mitä tukkimiehen kirjanpito tarkoittaa?

Olet varmasti nähnyt sen: paperilapulla, liitutaululla tai kämmenselässä on rivi pystyviivoja, ja joka viides viiva on vedetty neljän edellisen yli. Jokainen viiva tarkoittaa yhtä laskettua asiaa, ja viiden niput on helppo laskea silmällä. Neljä nippua ja kolme viivaa on 23.

Tapa on ikivanha ja käytössä ympäri maailmaa. Suomessa sille on jäänyt nimi tukkimiehistä, ja sanonta elää yhä. Kun joku sanoo pitävänsä kirjaa tukkimiehen kirjanpidolla, hän tarkoittaa yleensä, että laskenta on karkeaa ja tehty ilman järjestelmää. Joskus se on kehu nopeudesta, useammin myönnytys siitä, että tarkkuus on jäänyt matkan varrelle.

Mitä tukkimiehen kirjanpito on englanniksi?

Englanniksi viivoja kutsutaan nimellä tally marks ja laskemista sanalla tally. Viiden ryhmiin perustuva tapa on käytössä monessa maassa, mutta ryhmä merkitään eri tavoin. Kiinassa ja Japanissa viisi merkitään piirtämällä viivoittain merkki 正, jossa on viisi vetoa.

Viivoista kahdenkertaiseen kirjanpitoon

Viivojen ja nykyaikaisen kirjanpidon väliin mahtuu tuhansia vuosia. Kahdenkertainen kirjanpito, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, kehittyi italialaisten kauppiaiden käytössä keskiajan lopulla, ja munkki Luca Pacioli kuvasi sen kirjassaan vuonna 1494. Periaate on sama edelleen. Kauppiaan piti pystyä näyttämään, mistä raha tuli, mihin se meni ja kenelle hän oli velkaa. Viivat kertovat vain, montako. Verottaja, pankki ja sinä itse haluatte tietää myös, paljonko, milloin ja kenelle.

Missä tukkimiehen kirjanpidosta on yrittäjälle yhä hyötyä?

Viivoja ei pidä halveksia. Kun kädet ovat täynnä ja pitää laskea nopeasti, viiva paperilla on luotettavampi kuin muisti. Yrittäjä käyttää tukkimiehen kirjanpitoa tilanteissa, joissa kirjanpito-ohjelma ei ole käden ulottuvilla.

• Tapahtumamyynti ja torikoju: myydyt tuotteet tuotteittain, kun kassajärjestelmää ei ole.
• Inventaario: varaston tuotteiden laskenta hyllyittäin vuodenvaihteessa. Viivat siirretään sen jälkeen inventaariolistaan, jossa kappalemäärä kerrotaan hankintahinnalla.
• Palvelukerrat, esimerkiksi hierojan tai valmentajan sarjakorttien käyttökerrat, jos niitä ei seurata sovelluksessa.
• Materiaalien kulutus työmaalla: montako levyä tai säkkiä meni mihinkin kohteeseen.
• Ajokerrat ja käynnit: montako kertaa kävit asiakkaalla tai tukussa kuukauden aikana, kun ajopäiväkirja jäi täyttämättä. Tämä on vain muistin tuki, sillä ajopäiväkirjaan tarvitaan päivämäärät, reitit ja kilometrit.

Kaikissa näissä viivalista on raakadataa, ei kirjanpitoa. Kirjanpitoaineistoa siitä tulee vasta, kun siitä tehdään tosite: päivämäärä, mitä laskettiin, kappaleet kertaa hinta, summa, ALV ja allekirjoitus. Tapahtumamyynnin laskelma on silloin itse laadittu tosite, ja sen tueksi säilytetään myös alkuperäinen lappu. Käteismyynnin kirjaamisesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa käteismyynti.

Miksi tukkimiehen kirjanpito ei kelpaa yrityksen kirjanpidoksi?

Kirjanpitolaki ei vaadi mitään tiettyä välinettä. Kirjanpidon saa tehdä vihkoon, taulukkoon tai ohjelmaan. Sisällölle laki kuitenkin asettaa vaatimuksia, eivätkä viivat paperilla täytä niistä yhtäkään.

• Jokaisesta kirjauksesta pitää olla päivätty ja numeroitu tosite, kuten kuitti, lasku tai oma varmennettu tosite. Viivoissa tositteita ei ole.
• Kirjaukset tehdään aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä, päivittäin tai kuukausittain ja lajeittain. Viivat ovat samassa rivissä.
• Kirjanpidossa on euromäärät ja ALV: summa, veroton osa ja vero. Viivoissa on pelkkä kappalemäärä.
• Tapahtumasta pitää päästä tositteeseen ja kirjaukseen molempiin suuntiin. Viivoista mitään ei voi jäljittää.
• Aineisto säilytetään 6 tai 10 vuotta sähköisesti tai paperilla. Lappu katoaa.

Kirjanpidosta pitää myös nähdä, paljonko yrityksellä on myyntisaamisia ja ostovelkoja, ja siitä pitää saada tiedot veroilmoitukseen. Viivoista ei saa kumpaakaan. Maatilalla tiedot ilmoitetaan omalla lomakkeella, katso maatalouden veroilmoitus.

Mitä huolimaton kirjanpito voi maksaa?

Tukkimiehen tasoinen kirjanpito ei yleensä vie vankilaan, mutta se tulee kalliiksi. Jos kirjanpidosta ei voi luotettavasti päätellä tulosta, Verohallinto voi arvioida tulon itse. Arvio ei ole koskaan yrittäjän eduksi, koska yrittäjän pitää itse näyttää kulut toteen. Arvioon lisätään usein veronkorotus.

Vakavimmissa tapauksissa, joissa kirjanpito on laiminlyöty kokonaan tai aineisto hävitetty, kyse voi olla kirjanpitorikoksesta (rikoslain 30 luvun 9 §). Siitä voi seurata sakkoa tai enintään kaksi vuotta vankeutta. Törkeästä kirjanpitorikoksesta tuomitaan vankeutta vähintään neljä kuukautta ja enintään neljä vuotta.

Miksi yrittäjä päätyy tukkimiehen kirjanpitoon?

Harva aloittaa ajatuksella, että kirjanpito saa olla huono. Tavallisin syy on kiire. Ensimmäiset kuukaudet menevät asiakkaiden hankkimiseen, kuitit jäävät takin taskuun, ja ajatus on koota kaikki keväällä veroilmoitusta varten. Keväällä puolet kuiteista on haalistunut, osa kadonnut, eikä kukaan muista, mihin 180 euron käteisnosto marraskuussa käytettiin.

Toinen syy on pelko. Kirjanpito tuntuu vieraalta alalta, jonka sanasto on outoa, ja yrittäjä pelkää tekevänsä virheen. Silloin on helpompi olla tekemättä mitään kuin tehdä väärin. Kolmas syy on hinta. Jos tilitoimisto laskuttaa jokaisesta kysymyksestä erikseen, yrittäjä jättää kysymättä ja arvaa. Kaikkiin kolmeen auttaa sama: kirjaa tapahtuma heti, kun se syntyy, ja pidä joku, jolta voi kysyä ilman, että kello raksuttaa.

Miten puutteellinen kirjanpito korjataan jälkikäteen?

Kadonneista kuiteista on oma ohjeensa artikkelissa kadonnut kuitti. Jälkikäteinen korjaus tulee aina kalliimmaksi kuin oikein kirjaaminen ensimmäisellä kerralla, mutta halvemmaksi kuin arvioverotus.

Mitä yrityksen kirjanpidossa pitää olla vähintään?

• Tosite jokaisesta tapahtumasta: kuitti, lasku tai oma varmennettu selvitys. Tositteesta näkyvät päivä, osapuolet, mitä ostettiin tai myytiin ja summa. Lue tositteen vaatimukset.
• Juokseva numerointi: jokaisella tositteella on numero, joka löytyy myös kirjauksesta.
• Kirjaukset aikajärjestyksessä: käteismaksut heti, muut vähintään kuukausittain.
• Luokittelu: myynti, ostot ja kulut lajeittain, ALV erikseen.
• Yrityksen oma pankkitili, jotta omat ja yrityksen rahat pysyvät erillään.
• Arkisto: tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpidot sekä tilinpäätös 10 vuotta. Lue kirjanpitoaineiston säilytys.

Tukkimiehen kirjanpidosta oikeaan kirjanpitoon: kolme tasoa

Kevein laillinen tapa toiminimelle on yhdenkertainen kirjanpito taulukossa tai ohjelmassa. Osakeyhtiö tarvitsee aina kahdenkertaisen kirjanpidon.

Taulukkoa varten meillä on valmis kirjanpito Excel -pohja, ja ohjelmien eroista kerrotaan kirjanpito-ohjelmien vertailussa. Jos valitset tilitoimiston, varmista, ettei se vain kirjaa tilityksiä. Moni tilitoimisto vastaa kysymyksiin viikon viiveellä ja laskuttaa jokaisesta puhelusta erikseen, jolloin yrittäjä jättää kysymättä ja arvaa. Taukossa neuvonta kuuluu hintaan, joten voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset. Hinta näkyy laskurissa.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.