Tukkimiehen kirjanpito: mitä sanonta tarkoittaa ja miksi viivat vihon kannessa eivät riitä yrityksen kirjanpidoksi
Tukkimiehen kirjanpito on vanhin tuntemamme tapa laskea: yksi viiva jokaisesta asiasta ja joka viides viiva vinoon neljän yli. Sanontana se tarkoittaa myös karkeaa, suurpiirteistä laskemista. Tässä mitä tukkimiehen kirjanpito on, missä siitä on yrittäjälle yhä hyötyä, miksi se ei kelpaa yrityksen kirjanpidoksi ja mikä on kevein tapa hoitaa asia oikein.
Lyhyesti
- Tukkimiehen kirjanpito on laskutapa, jossa jokainen asia merkitään pystyviivalla ja joka viides viiva vedetään vinottain neljän yli. Viiden ryhmät on helppo laskea yhteen.
- Sanontana se tarkoittaa karkeaa laskemista ilman järjestelmää. Yrityksen kirjanpidoksi se ei kelpaa, koska siitä puuttuvat tositteet, päivämäärät, summat ja ALV.
- Viivalista voi silti olla hyödyllinen apuväline, esimerkiksi tapahtumamyynnissä tai inventaariossa. Silloin siitä tehdään päivätty ja allekirjoitettu tosite kirjanpitoon.
- Kevein laillinen tapa toiminimelle on yhdenkertainen kirjanpito taulukossa tai ohjelmassa. Osakeyhtiö tarvitsee aina kahdenkertaisen.
Mitä tukkimiehen kirjanpito tarkoittaa?
Olet nähnyt sen joskus: paperilapulla, liitutaululla tai kämmenselässä on rivi pystyviivoja, ja joka viides viiva on vedetty neljän edellisen yli. Tämä on tukkimiehen kirjanpito. Jokainen viiva tarkoittaa yhtä laskettua asiaa, ja viiden nippuja on helppo laskea silmällä. Neljä nippua ja kolme viivaa on 23.
Tapa on ikivanha ja käytössä ympäri maailmaa. Suomessa sille on jäänyt nimi tukkimiehistä, ja sanonta elää yhä. Kun joku sanoo pitävänsä kirjaa tukkimiehen kirjanpidolla, hän tarkoittaa yleensä, että laskenta on karkeaa ja tehty ilman järjestelmää. Joskus se on kehu nopeudesta, useammin tunnustus siitä, että tarkkuus on jäänyt matkan varrelle.
Viivoista kahdenkertaiseen kirjanpitoon
Viivojen ja nykyaikaisen kirjanpidon väliin mahtuu tuhansia vuosia. Kahdenkertainen kirjanpito, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, kehittyi italialaisten kauppiaiden käytössä keskiajan lopulla, ja munkki Luca Pacioli kuvasi sen kirjassaan vuonna 1494. Periaate on sama edelleen. Ero tukkimiehen viivoihin on se, että kauppiaan piti pystyä näyttämään, mistä raha tuli, mihin se meni ja kenelle hän oli velkaa. Sama kysymys on yhä kirjanpidon ydin: viivat kertovat, montako, mutta eivät mitään muuta. Verottaja, pankki ja sinä itse haluatte tietää myös paljonko, milloin ja kenelle.
Missä tukkimiehen kirjanpidosta on yrittäjälle yhä hyötyä?
Viivoja ei kannata halveksia. Kun kädet ovat täynnä ja pitää laskea nopeasti, viiva paperilla on luotettavampi kuin muisti. Yrittäjä käyttää tukkimiehen kirjanpitoa tilanteissa, joissa kirjanpito-ohjelma ei ole käden ulottuvilla.
- Tapahtumamyynti ja torikoju: myydyt tuotteet tuotteittain, kun kassajärjestelmää ei ole.
- Inventaario: varaston tuotteiden laskenta hyllyittäin vuodenvaihteessa.
- Palvelukerrat: esimerkiksi hierojan tai valmentajan sarjakorttien käyttökerrat, jos niitä ei seurata sovelluksessa.
- Materiaalien kulutus työmaalla: montako levyä tai säkkiä meni mihinkin kohteeseen.
- Ajokerrat ja käynnit: montako kertaa kävit asiakkaalla tai tukussa kuukauden aikana, kun ajopäiväkirja jäi täyttämättä. Tämä on vain muistin tuki: ajopäiväkirjaan tarvitaan päivämäärät, reitit ja kilometrit.
Kaikissa näissä viivalista on raakadataa, ei kirjanpitoa. Se muuttuu kirjanpitoaineistoksi vasta, kun siitä tehdään tosite: päivämäärä, mitä laskettiin, kappaleet kertaa hinta, summa, ALV ja allekirjoitus. Tapahtumamyynnin laskelma on tällöin itse laadittu tosite, jonka tueksi kannattaa säilyttää myös alkuperäinen lappu. Käteismyynnin kirjaamisesta on tarkemmin artikkelissa käteismyynti.
Miksi tukkimiehen kirjanpito ei kelpaa yrityksen kirjanpidoksi?
Kirjanpitolaki ei kiellä mitään tiettyä välinettä. Kirjanpidon saa tehdä vihkoon, taulukkoon tai ohjelmaan. Se asettaa kuitenkin vaatimuksia sisällölle, ja viivat paperilla eivät täytä niistä yhtäkään.
| Kirjanpitolaki vaatii | Tukkimiehen kirjanpito | Oikea kirjanpito |
|---|---|---|
| Päivätty ja numeroitu tosite jokaisesta kirjauksesta | Ei tositteita | Kuitti, lasku tai oma varmennettu tosite |
| Kirjaukset aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä | Viivat samassa rivissä | Päivittäin tai kuukausittain, lajeittain |
| Euromäärät ja ALV | Pelkkä kappalemäärä | Summa, veroton osa, vero |
| Yhteys tapahtumasta tositteeseen ja kirjaukseen | Ei jäljitettävissä | Kirjausketju molempiin suuntiin |
| Säilytys 6 tai 10 vuotta | Lappu katoaa | Arkistoituna sähköisesti tai paperilla |
Lisäksi kirjanpidon pitää kertoa, paljonko yrityksellä on myyntisaamisia ja ostovelkoja, ja siitä pitää saada tiedot veroilmoitukseen. Viivoista ei saa kumpaakaan.
Mitä huolimaton kirjanpito voi maksaa?
Tukkimiehen tasoinen kirjanpito ei yleensä johda vankilaan, mutta se tulee kalliiksi. Jos kirjanpidosta ei voi luotettavasti päätellä tulosta, Verohallinto voi arvioida tulon itse. Arvio ei ole koskaan yrittäjän eduksi, koska todistustaakka kulujen olemassaolosta on yrittäjällä. Arvioon lisätään usein veronkorotus. Vakavimmissa tapauksissa, joissa kirjanpito on laiminlyöty kokonaan tai aineisto hävitetty, kyse voi olla kirjanpitorikoksesta, josta voi seurata sakkoa tai enintään kaksi vuotta vankeutta.
Miksi yrittäjä päätyy tukkimiehen kirjanpitoon?
Harva aloittaa ajatuksella, että kirjanpito saa olla huono. Tavallisin polku on kiire. Ensimmäiset kuukaudet menevät asiakkaiden hankkimiseen, kuitit jäävät takin taskuun ja ajatus on, että kaikki kootaan keväällä veroilmoitusta varten. Kevään tullen kuiteista puolet on haalistunut, osa kadonnut, eikä kukaan muista, mihin 180 euron käteisnosto marraskuussa käytettiin.
Toinen syy on pelko. Kirjanpito tuntuu vieraalta alalta, jonka sanasto on outoa, ja yrittäjä pelkää tekevänsä virheen. Silloin on helpompi olla tekemättä mitään kuin tehdä väärin. Kolmas syy on hinta: jos tilitoimisto laskuttaa jokaisesta kysymyksestä erikseen, yrittäjä jättää kysymättä ja arvaa. Kaikkiin kolmeen auttaa sama asia: kirjaus heti, kun tapahtuma syntyy, ja joku, jolta voi kysyä ilman kellon tikitystä.
Miten puutteellinen kirjanpito korjataan jälkikäteen?
- 1Tiliotteet koko vuodeltaLataa pankista yrityksen tilin tapahtumat. Ne ovat runko, jonka jokaiselle riville haetaan tosite.
- 2Puuttuvat tositteetPyydä laskukopiot toimittajilta, lataa kuitit verkkokauppojen tileiltä ja tarkista sähköposti. Suurin osa löytyy.
- 3Korvaava tositeJos kuittia ei saa, kirjoita oma selvitys: päivä, maksun saaja, mitä ostettiin, mihin käytettiin, summa ja allekirjoitus. Liitä tiliotteen rivi. ALV:tä ei voi vähentää ilman laskua.
- 4Kirjaus ja täsmäytysKirjaa kaikki aikajärjestyksessä ja täsmäytä kirjanpidon pankkisaldo tiliotteeseen jokaisen kuukauden lopussa.
Kadonneista kuiteista on oma ohjeensa artikkelissa kadonnut kuitti. Jälkikäteinen korjaus on aina kalliimpaa kuin kirjaaminen oikein ensimmäisellä kerralla, mutta se on halvempaa kuin arvioverotus.
Mitä yrityksen kirjanpidossa pitää olla vähintään?
- Tosite jokaisesta tapahtumasta: kuitti, lasku tai oma varmennettu selvitys. Tositteelta näkyy päivä, osapuolet, mitä ostettiin tai myytiin ja summa. Lue tositteen vaatimukset.
- Juokseva numerointi: jokaisella tositteella on numero, joka löytyy myös kirjauksesta.
- Kirjaukset aikajärjestyksessä: käteismaksut heti, muut vähintään kuukausittain.
- Luokittelu: myynti, ostot ja kulut lajeittain, ALV erikseen.
- Yrityksen oma pankkitili: omat ja yrityksen rahat erillään.
- Arkisto: tositteet 6 vuotta ja kirjanpidot 10 vuotta.
Tukkimiehen kirjanpidosta oikeaan kirjanpitoon: kolme tasoa
- 1Taulukko itseToiminimelle, jolla on vähän tapahtumia. Yhdenkertainen kirjanpito valmiilla pohjalla, tositteet numeroituna. Ilmainen, mutta vie aikaa ja virheet jäävät sinun vastuullesi.
- 2Kirjanpito-ohjelma itsePankkiyhteys ja kuittien kuvaus säästävät aikaa. Sopii yrittäjälle, joka ymmärtää kirjanpidon perusteet ja haluaa tehdä sen itse.
- 3Tilitoimisto ja sovellusSinä kuvaat kuitit ja lähetät laskut, kirjanpitäjä tekee loput. Sopii, kun aika on arvokkaampaa kuin kuukausimaksu tai kun yrityksesi on osakeyhtiö.
Taulukkoa varten meillä on valmis kirjanpito Excel -pohja, ja ohjelmien eroista kerrotaan kirjanpito-ohjelmien vertailussa. Jos valitset tilitoimiston, katso, ettei se vain kirjaa tilityksiä. Moni tilitoimisto vastaa kysymyksiin viikon viiveellä ja laskuttaa jokaisesta puhelusta erikseen, jolloin yrittäjä jättää kysymättä ja arvaa. Taukossa neuvonta kuuluu hintaan ja oma kirjanpitäjäsi vastaa alle tunnissa arkisin. Hinta näkyy laskurissa.
Usein kysytyt
Mitä tukkimiehen kirjanpito tarkoittaa?+
Se on laskutapa, jossa jokainen laskettava asia merkitään pystyviivalla ja joka viides viiva vedetään vinottain neljän edellisen yli. Sanontana se tarkoittaa myös karkeaa, suurpiirteistä kirjanpitoa.
Miten tukkimiehen kirjanpitoa luetaan?+
Lasketaan viiden viivan niput ja kerrotaan ne viidellä, sitten lisätään irralliset viivat. Esimerkiksi neljä nippua ja kolme viivaa tarkoittaa 23.
Kelpaako tukkimiehen kirjanpito yrityksen kirjanpidoksi?+
Ei. Kirjanpitolaki vaatii päivätyt ja numeroidut tositteet, euromäärät, kirjaukset aika- ja asiajärjestyksessä sekä säilytyksen 6 tai 10 vuotta. Viivalista voi olla apuväline, josta tehdään tosite.
Mikä on yksinkertaisin laillinen kirjanpito toiminimelle?+
Yhdenkertainen kirjanpito, jossa tulot ja menot kirjataan maksuperusteisesti tositteiden kanssa. Se on sallittu toiminimelle, jos kaksi kolmesta rajasta ei ylity kahtena vuonna peräkkäin: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa ja keskimäärin kolme työntekijää.
Mitä tapahtuu, jos kirjanpito on puutteellinen?+
Verohallinto voi arvioida tulon ja lisätä veronkorotuksen. Törkeissä tapauksissa kyse voi olla kirjanpitorikoksesta. Puutteet on halvinta korjata heti, kun ne huomataan.
Voiko myynnin laskea viivoilla tapahtumassa?+
Voi, jos siitä tehdään päivän päätteeksi päivätty ja allekirjoitettu kassaraportti: tuotteet, kappaleet, hinnat, summa ja ALV. Raportti on kirjanpidon tosite, ja käteinen täsmäytetään siihen.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Käteismyynti ja kassakirja: mitä laki vaatii kahvilalta, kampaamolta ja torimyyjältä, ja miten kassa täsmäytetään päivittäin
Käteistä käsittelevä yritys on kirjanpidon ja verotarkastuksen erityistapaus. Tässä kuitintarjoamisvelvollisuus, kassakirjan vaatimukset, päivittäinen täsmäytys, kassajärjestelmän raportit kirjanpitoon, käteisen tilittäminen pankkiin, korttimaksujen ja käteisen ero sekä se, mitä tarkastaja katsoo, kun kate poikkeaa alan keskiarvosta.
Kirjanpito itse vai tilitoimisto? Rehellinen laskelma pienyrittäjälle
Voiko kirjanpidon tehdä itse? Toiminimellä kyllä, osakeyhtiöllä harvoin järkevästi. Tässä laskemme, mitä itse tekeminen oikeasti maksaa tunteina ja menetettyinä vähennyksinä, ja milloin kirjanpitäjä maksaa itsensä takaisin.
Verotarkastus pienyrityksessä: mitä tarkastaja katsoo ensimmäisenä ja miten valmistaudut ilman stressiä
Verotarkastus osuu pieneen yritykseen harvoin, mutta kun osuu, samat asiat nousevat esiin: yksityiskulut yhtiön kortilla, kilometrikorvaukset ilman ajopäiväkirjaa, käännetty ALV, käteismyynti. Tässä miten tarkastus etenee, mitä katsotaan, mitä seuraamukset ovat ja miten hyvä kirjanpito tekee tarkastuksesta tylsän.