Rakennusyrityksen kirjanpito: urakat, ilmoitukset ja tilaajavastuu yhdellä kertaa kuntoon

Miksi rakennusyrityksen kirjanpito on erilaista?

Rakennusala on harmaan talouden torjunnan painopiste, ja siksi alalla on velvoitteita, joita muilla aloilla ei ole. Jokaisella työmaalla liikkuvalla on veronumero, urakoista ja työntekijöistä ilmoitetaan Verohallinnolle kuukausittain, ja aliurakoitsijoiden taustat pitää tarkistaa. Nämä eivät ole kirjanpitoa sanan suppeassa merkityksessä, mutta ne tehdään samoista tiedoista: urakkasopimuksista, laskuista ja palkoista.

Toinen ero on aika. Urakka voi kestää kuukausia ja jatkua tilikauden yli. Silloin pitää päättää, millä tilikaudella tulos näkyy, ja se vaikuttaa suoraan veroihin. Kolmas ero on ALV: sama sähkötyö tai remontti laskutetaan eri tavalla sen mukaan, onko asiakas kuluttaja vai toinen rakennusalan yritys. Kun nämä kolme asiaa hoidetaan kuukausittain eikä vasta tilinpäätöksessä, vältät myöhästymismaksut, maksat veroa oikean tuloksen mukaan ja tiedät jo urakan aikana, tuottaako se.

Rakentamisilmoitukset: mitä, kuka ja milloin?

Verohallinnon ohjeen mukaan rakentamiseen liittyvät tiedot on annettava, jos työmaan yhteenlaskettu kokonaisarvo ylittää 15 000 euroa ilman ALV:tä. Ilmoituksia on kaksi. Urakkatiedoissa ilmoitetaan urakoitsijan tiedot, sopimuksen mukainen urakkasumma, urakan alku- ja loppupäivä sekä kauden aikana laskutettu tai maksettu määrä. Työntekijätiedoissa ilmoitetaan työmaalla työskennelleet henkilöt.

Urakkatiedot ilmoittaa se, joka tilaa rakentamispalvelun, eli pääurakoitsija ilmoittaa aliurakoitsijansa. Työntekijätiedot ilmoittaa yhteisen rakennustyömaan päätoteuttaja. Määräaika on kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden 5. päivä, joten kesäkuun tiedot annetaan viimeistään 5. elokuuta. Myöhästymisestä voi tulla laiminlyöntimaksu, ja pieni yritys huomaa asian usein vasta, kun maksu tulee.

Yksin työskentelevä aliurakoitsija ajattelee usein, ettei ilmoitukset koske häntä, koska pääurakoitsija hoitaa ne. Pääurakoitsija ilmoittaa sinut, mutta jos otat itse alihankkijan, esimerkiksi laatoittajan tai purkufirman, sinusta tulee tilaaja ja ilmoitusvelvollinen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokainen aliurakkasopimus kannattaa tallentaa samaan paikkaan kuin laskut, ja kirjanpitäjän pitää tietää, millä työmailla olet mukana. Silloin ilmoitus tehdään samalla, kun kuukauden kirjaukset tarkistetaan, eikä se jää muistin varaan.

Veronumero ja tilaajavastuu työmaalla

Jokaisella yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevällä pitää olla näkyvillä kuvallinen tunniste, jossa on nimi, kuva, veronumero ja työnantajan nimi. Verohallinto antaa veronumeron automaattisesti suomalaisella henkilötunnuksella, ja se merkitään julkiseen veronumerorekisteriin pyynnöstä. Pyynnön voi tehdä henkilö itse, työnantaja tai päätoteuttaja. Yrittäjä tarvitsee veronumeron samalla tavalla kuin työntekijä. Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, tarkista hänen veronumeronsa rekisteristä jo ennen ensimmäistä työmaapäivää.

Tilaajavastuulaki velvoittaa tarkistamaan aliurakoitsijan taustat, kun sopimuksen arvo on vähintään 9 000 euroa ilman ALV:tä. Rakentamisessa selvitysvelvollisuus koskee kaikkia, myös niitä, joiden päätoimiala ei ole rakentaminen. Pyydä selvitykset ennakkoperintärekisteristä, työnantajarekisteristä ja ALV-rekisteristä, verojen maksamisesta, eläkevakuutuksista, sovellettavasta työehtosopimuksesta ja rakentamisessa tapaturmavakuutuksesta. Selvitykset saavat olla enintään kolme kuukautta vanhoja. Sopimusta ei saa pilkkoa rajan alittamiseksi.

• Aliurakoitsija on ennakkoperintärekisterissä ja ALV-rekisterissä.
• Verovelkatodistus tai selvitys verojen maksamisesta on alle kolme kuukautta vanha.
• Eläkevakuutus- ja tapaturmavakuutustodistukset ovat voimassa.
• Sopimuksessa lukee sovellettava työehtosopimus tai keskeiset työehdot.
• Jokaisen työntekijän veronumero löytyy veronumerorekisteristä.
• Urakka on lisätty seuraavan kuukauden rakentamisilmoitukseen.

Miten pitkäaikainen urakka kirjataan tilinpäätöksessä?

Kun urakka alkaa syksyllä ja valmistuu keväällä, tulos voidaan kirjata kahdella tavalla. Luovutusperusteessa koko urakan tuotto kirjataan, kun urakka on vastaanotettu ja luovutettu. Siihen asti urakkaan kohdistuvat välittömät menot ovat taseessa keskeneräisenä työnä. Valmistusasteen mukaisessa tuloutuksessa tuottoa kirjataan sitä mukaa kuin urakka etenee. Kirjanpitolain 5 luvun 4 pykälän mukaan tämä edellyttää, että urakan lopputulos voidaan arvioida luotettavasti. Verotuksessa noudatetaan kirjanpidon valintaa.

Pienelle yritykselle luovutusperuste on usein yksinkertaisempi. Ongelmia syntyy, jos keskeneräiset urakat unohtuvat kokonaan ja kulut kirjataan suoraan kuluksi: tulos heittelee vuodesta toiseen ja ennakkovero on väärin. Tilinpäätöksen perusteista kerromme artikkelissa Tilinpäätös.

Jälkilaskenta: kannattiko urakka?

Urakkatarjous lasketaan arvioilla: tunnit, materiaalit, aliurakat ja kalusto. Jälkilaskenta vertaa arviota toteutuneeseen. Se onnistuu vain, jos kulut kirjataan urakoittain eli jokaiseen ostolaskuun ja kuittiin merkitään, mille työmaalle se kuuluu. Kun rautakaupan kuitti kuvataan työmaalla ja siihen lisätään työmaan nimi, kirjanpidosta näkee jokaisen urakan katteen. Ilman tätä yrittäjä tietää vuoden lopussa, oliko vuosi hyvä, mutta ei sitä, mitkä urakat tekivät tuloksen ja mitkä söivät sen.

Tavallisin löydös on, että pienet kuluttajaremontit kannattavat paremmin kuin iso aliurakka, jonka hinta painettiin tarjousvaiheessa alas. Toinen on lisätyöt: jos niitä ei kirjata ja laskuteta erikseen, ne katoavat urakkasumman sisään. Kolmas on kalusto. Omat koneet, peräkärry ja työkalut ovat käyttöomaisuutta, joka poistetaan 25 prosentin menojäännöspoistolla, ja niiden kustannus pitää hinnoitella urakoihin. Poistoista on oma artikkelinsa Poistot.

Käännetty ALV ja kotitalousvähennys samassa yrityksessä

Kun myyt rakentamispalvelua yritykselle, joka itse myy rakentamispalveluja muutoin kuin satunnaisesti, lasku tehdään ilman ALV:tä ja ostaja tilittää veron. Laskulle tulee merkintä käännetystä verovelvollisuudesta ja ostajan Y-tunnus. Jos ehdot eivät täyty, lasku tehdään normaalisti 25,5 prosentin verolla. Ehdot ja tyypilliset virheet on käyty läpi artikkelissa Rakennusalan käännetty ALV.

Kuluttaja-asiakkaalle laskutetaan aina 25,5 prosentin ALV:llä, ja laskussa eritellään työn osuus. Asiakas voi vähentää työn osuudesta kotitalousvähennyksen, jos yrityksesi on ennakkoperintärekisterissä. Vähennys on 35 prosenttia työn osuudesta, enintään 1 600 euroa vuodessa ja 150 euron omavastuulla. Hallitus on esittänyt vähennyksen korottamista 40 prosenttiin ja 2 100 euroon vuosille 2026 ja 2027. Selkeä erittely laskulla on myyntiargumentti, koska asiakas näkee heti, paljonko hän saa takaisin.

Mitä rakennusyrittäjä voittaa, kun kirjanpito on ajan tasalla?

Tavallinen tilitoimisto kirjaa rakennusyrityksen tiliotteelta ja tekee rakentamisilmoitukset, jos muistaa kysyä urakkasopimukset. Keskeneräiset urakat selvitetään tilinpäätöksessä kuukausia myöhemmin, ja kysymyksistä tulee lisälasku. Tuloksena on myöhästymismaksuja, väärä ennakkovero ja urakoita, joiden kannattavuutta ei tiedä kukaan.

Taukossa jokaisella asiakkaalla on oma nimetty kirjanpitäjä. Hän vastaa arkisin alle tunnissa, ja neuvonta sisältyy hintaan. Kuvaat kuitit työmaalla puhelimella, lähetät laskut sovelluksesta ja näet saldon, verovarauksen ja ennusteen. Sovelluksessa hoituvat myös palkat, ajopäiväkirja ja päivärahat. Kirjanpitäjä näkee saman näkymän ja ottaa yhteyttä, kun ennakkovero ei vastaa tulosta. Rakennusalan kokonaisuus on alasivulla Rakentaminen, sähköalan erityispiirteet artikkelissa Sähköurakoitsijan kirjanpito ja hinnan näet ennen sopimusta hintasivulta.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.