Työmaapäiväkirja: pohja, mitä siihen kirjataan ja miksi se maksaa itsensä takaisin
Työmaapäiväkirja on rakennustyömaan päivittäinen muistio, johon kirjataan sää, työmaalla olleet henkilöt, tehdyt työvaiheet, toimitukset, tarkastukset sekä poikkeamat, lisätyöt ja viivästykset. Sitä pitää yleensä urakoitsijan vastaava työnjohtaja tai työmaapäällikkö, ja velvollisuus tulee tavallisesti urakkasopimuksesta. Päiväkirja on urakoitsijan tärkein todiste, kun lisätyöstä, viivästyksestä tai virheestä tulee erimielisyyttä. Alla on kopioitava pohja, täytetty esimerkkipäivä ja ohje siitä, mitä kirjaukset tarkoittavat laskutukselle.
Lyhyesti
- Työmaapäiväkirja on työmaan päivittäinen muistio: sää, henkilöt, työvaiheet, toimitukset, tarkastukset ja poikkeamat.
- Velvollisuus pitää päiväkirjaa tulee yleensä urakkasopimuksesta. Rakentamislain tarkastusasiakirja on eri asiakirja, josta vastaa vastaava työnjohtaja.
- Päiväkirja on urakoitsijan paras todiste, kun pitää perustella lisätyön lasku, lisäaika tai reklamaatio.
- Hyvä merkintä tehdään samana päivänä, siinä on kellonaika, tekijä ja kuva, ja tilaajan edustaja kuittaa sen.
- Pienellä urakoitsijalla riittää puhelimella täytettävä lomake tai taulukko, kunhan kentät ovat joka päivä samat.
Rakennusurakan riidat ratkeavat harvoin sillä, kuka muistaa paremmin. Ne ratkeavat sillä, kenellä on päivätty merkintä. Työmaapäiväkirja on siksi pienellekin urakoitsijalle yksi tärkeimmistä asiakirjoista: se kertoo jälkikäteen, mitä työmaalla tapahtui, kuka oli paikalla ja miksi aikataulu muuttui. Tässä on pohja, jonka voit ottaa käyttöön huomenna, ja ohje siitä, miten kirjaukset muuttuvat rahaksi laskutuksessa.
Mikä on työmaapäiväkirja?
Työmaapäiväkirja on rakennustyömaalla päivittäin täytettävä kirjanpito työmaan tapahtumista. Siihen merkitään sää, työmaalla olleet henkilöt ja aliurakoitsijat, tehdyt työvaiheet, saapuneet toimitukset, tarkastukset ja katselmukset sekä kaikki poikkeamat: viivästykset, häiriöt, tapaturmat, muutos- ja lisätyöt. Päiväkirjan pitää yleensä pääurakoitsijan vastaava työnjohtaja tai työmaapäällikkö, ja tilaajan valvoja lukee ja kuittaa sen.
Onko työmaapäiväkirja pakollinen?
Laki ei suoraan määrää jokaista urakoitsijaa pitämään työmaapäiväkirjaa, mutta velvollisuus tulee käytännössä lähes aina urakkasopimuksesta. Isommissa urakoissa sopimukseen liitetään yleiset sopimusehdot ja usein erillinen työmaan dokumentointivaatimus, jossa päiväkirja on mainittu. Pienissä remonteissa päiväkirjaa ei aina vaadita, mutta sitä kannattaa pitää silti, koska ilman sitä urakoitsijan on vaikea näyttää, että lisätyö tilattiin tai että viivästys johtui tilaajasta.
Rakentamislupaa vaativassa työssä on lisäksi rakentamislain mukainen rakennustyön tarkastusasiakirja, josta vastaa vastaava työnjohtaja ja joka pidetään työmaalla ajan tasalla. Se on eri asiakirja: tarkastusasiakirjaan kuitataan viranomaisen edellyttämät työvaiheiden tarkastukset, kun taas työmaapäiväkirja on urakan osapuolten välinen päivittäinen muistio. Molempia tarvitaan.
| Asiakirja | Mihin perustuu | Kuka vastaa | Mitä siihen merkitään |
|---|---|---|---|
| Työmaapäiväkirja | Urakkasopimus ja sen sopimusehdot | Urakoitsijan työnjohto, tilaajan valvoja kuittaa | Päivän tapahtumat, henkilöt, sää, poikkeamat |
| Rakennustyön tarkastusasiakirja | Rakentamislaki 751/2023 | Vastaava työnjohtaja | Työvaiheiden tarkastukset ja niiden kuittaukset |
| Työmaan henkilöluettelo | Työturvallisuuslainsäädäntö | Päätoteuttaja | Yhteisellä työmaalla työskentelevät henkilöt |
| Työmaakokouksen pöytäkirja | Urakkasopimus | Yleensä tilaajan edustaja | Päätökset, aikataulu, muutokset |
Työmaapäiväkirjan pohja
Hyvä pohja pysyy samana joka päivä, jolloin merkinnät ovat vertailukelpoisia ja mitään ei unohdu. Kopioi alla olevat kentät taulukkoon, lomakesovellukseen tai paperille. Yksi päivä on yksi sivu tai rivi.
| Kenttä | Mitä kirjataan | Esimerkki |
|---|---|---|
| Työmaa ja urakka | Kohteen nimi, osoite ja urakkasopimuksen numero | As Oy Kuusikko, putkiremontti, sopimus 12/2026 |
| Päivämäärä ja viikonpäivä | Joka päivältä oma merkintä, myös seisokkipäiviltä | Ke 15.10.2026 |
| Sää | Lämpötila, sade ja tuuli aamulla ja iltapäivällä | +4 °C, vesisade klo 10–14 |
| Henkilöt | Omat työntekijät, aliurakoitsijat ja heidän määränsä | Omat 3, sähkö 2, LVI-aliurakka 2 |
| Työvaiheet | Mitä tehtiin ja missä kohdassa | Porraskäytävä B, 3. krs nousulinjojen asennus |
| Koneet ja kalusto | Työmaalla olleet ja käytetyt koneet | Henkilönostin 6 h |
| Toimitukset | Mitä saapui, lähetteen numero, puutteet | Putkitoimitus L-4471, 4 rasiaa puuttui |
| Tarkastukset ja katselmukset | Kuka tarkasti, mitä ja tulos | Painekoe B-rappu, hyväksytty |
| Poikkeamat ja viivästykset | Mitä tapahtui, syy, vaikutus aikatauluun | Sähkökatko klo 12–13, työ seisoi 1 h |
| Lisä- ja muutostyöt | Kuka tilasi, milloin, mitä sovittiin hinnasta | Isännöitsijä tilasi suihkuseinän siirron |
| Työturvallisuus | Vaaratilanteet, tapaturmat, havainnot | Ei poikkeamia |
| Liitteet | Kuvat, piirustukset, viestit | 6 kuvaa, kuvat 1–6 |
| Kuittaus | Kirjaajan ja tilaajan edustajan nimet ja päiväys | J. Mäki / valvoja T. Koski 16.10. |
Esimerkki: täytetty työmaapäiväkirjan päivä
Miten työmaapäiväkirja vaikuttaa laskutukseen ja kirjanpitoon?
Työmaapäiväkirja on urakoitsijalle raha-asia. Jokainen lisätyö, odotustunti ja tilaajasta johtuva viivästys pitää pystyä näyttämään toteen, ennen kuin sen voi laskuttaa tai sen perusteella voi vaatia lisäaikaa. YSE 1998 -ehdoilla tehdyissä urakoissa muutostöistä on sovittava kirjallisesti ja viivästyksen uhasta ilmoitettava viipymättä, ja päiväkirjan merkintä on usein ensimmäinen todiste siitä, että näin tehtiin. Sopimusehdoista kerrotaan sivulla YSE 1998.
- Laskuta lisätyöt erikseen ja viittaa laskulla päiväkirjan päivämäärään ja tilaajan hyväksyntään
- Kirjaa aliurakoitsijoiden päivät, jotta niiden laskut on helppo tarkistaa ennen maksua
- Vertaa toimitusten lähetteitä päiväkirjaan ennen ostolaskun hyväksymistä
- Käytä päiväkirjaa ajopäiväkirjan tukena: työmaa on erityinen työntekemispaikka, ja ajot sinne ovat työajoa
- Merkitse henkilömäärät, koska rakentamisen työntekijätiedot ilmoitetaan Verohallinnolle kuukausittain
Rakennusalan erityissäännöt, kuten käännetty arvonlisävero ja Verohallinnon rakentamisilmoitukset, on koottu sivuille käännetty ALV rakentamisessa ja rakentamisilmoitus Verohallinnolle. Työmaa-ajojen kirjaamisesta kerrotaan sivulla ajopäiväkirja.
Paperinen vai sähköinen työmaapäiväkirja?
Molemmat kelpaavat, kunhan merkinnät ovat päivättyjä, niitä ei voi jälkikäteen huomaamatta muuttaa ja tilaaja pääsee lukemaan ja kuittaamaan ne. Paperilomake on halpa ja toimii ilman verkkoa, mutta kuvien liittäminen ja arkistointi on hankalaa. Sähköinen päiväkirja tallentaa kellonajan ja kuvat automaattisesti, mutta maksaa kuukausimaksun.
Yleisimmät virheet työmaapäiväkirjassa
- Merkinnät tehdään viikon päästä muistin varassa. Kellonajat ja syyt hämärtyvät juuri niissä kohdissa, joista myöhemmin kiistellään.
- Seisokkipäivät jätetään pois. Päivä, jona mitään ei tapahtunut, on usein se tärkein: se näyttää, että työ odotti tilaajaa.
- Lisätyön tilaaja puuttuu. Kirjaa aina, kuka pyysi, milloin ja mitä hinnasta sovittiin.
- Tilaaja ei kuittaa. Pyydä kuittaus vähintään viikoittain työmaakokouksessa.
- Kuvat ilman yhteyttä merkintään. Numeroi kuvat ja viittaa niihin merkinnässä.
Työmaapäiväkirja säästää laskutuksessa vain, jos laskut myös lähtevät ajallaan ja kirjanpito pysyy perässä. Jos kirjanpito vie iltasi, kilpailuta tilitoimisto tai lue, mitä rakennusyrityksen kirjanpito pitää sisällään.
Usein kysytyt
Mikä on työmaapäiväkirja?+
Rakennustyömaan päivittäinen muistio, johon kirjataan sää, henkilöt, työvaiheet, toimitukset, tarkastukset ja poikkeamat kuten viivästykset ja lisätyöt.
Kuka pitää työmaapäiväkirjaa?+
Yleensä urakoitsijan vastaava työnjohtaja tai työmaapäällikkö. Tilaajan valvoja lukee ja kuittaa merkinnät.
Onko työmaapäiväkirja pakollinen?+
Velvollisuus tulee yleensä urakkasopimuksesta. Rakentamislupaa vaativassa työssä on lisäksi pakollinen rakennustyön tarkastusasiakirja, joka on eri asiakirja.
Mitä eroa on työmaapäiväkirjalla ja tarkastusasiakirjalla?+
Tarkastusasiakirja perustuu rakentamislakiin, ja siihen kuitataan työvaiheiden tarkastukset. Työmaapäiväkirja on urakan osapuolten päivittäinen muistio kaikista työmaan tapahtumista.
Mitä työmaapäiväkirjaan kirjataan?+
Päivämäärä, sää, henkilöt, tehdyt työt, koneet, toimitukset, tarkastukset, poikkeamat, lisä- ja muutostyöt, työturvallisuushavainnot, liitteet ja kuittaukset.
Kelpaako sähköinen työmaapäiväkirja?+
Kelpaa, kun merkinnät ovat päivättyjä, muutokset näkyvät ja tilaaja voi lukea ja kuitata ne.
Kuinka kauan työmaapäiväkirja säilytetään?+
Vähintään takuuajan ja mahdollisten vastuuaikojen yli. Jos päiväkirjaa käytetään kirjanpidon tositteen liitteenä, sitä koskee myös kirjanpitolain kuuden vuoden säilytysaika.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Rakennusalan kirjanpito: mitä rakennusyrityksen kirjanpidossa tehdään toisin, ilmoitukset, urakat ja varaukset
Rakennusalan kirjanpito eroaa muiden alojen kirjanpidosta neljässä kohdassa: urakka- ja työntekijätiedot ilmoitetaan Verohallinnolle kuukausittain, kun työmaan arvo ylittää 15 000 euroa, aliurakoitsijat tarkistetaan tilaajavastuulain mukaan, rakentamispalvelun myynti toiselle rakennusalan yritykselle laskutetaan käännetyllä ALV:llä, ja tilikauden yli jatkuvien urakoiden tulos jaksotetaan. Tässä mikä on rakentamispalvelua, miten ilmoitukset lähtevät ajallaan, miten urakoiden tulos, takuuvaraukset ja oman käytön ALV kirjataan, voiko kirjanpidon tehdä itse ja paljonko rakennusyrityksen kirjanpito maksaa.
YSE 1998: rakennusurakan yleiset sopimusehdot, vakuudet 10 % ja 2 %, takuuaika 2 vuotta ja viivästyssakko
YSE 1998 ovat rakennusurakan yleiset sopimusehdot, joita käytetään useimmissa yritysten välisissä rakennusurakoissa Suomessa. Ne sitovat vain, kun niistä on sovittu urakkasopimuksessa. Ellei toisin sovita, urakoitsija antaa rakennusajaksi 10 prosentin ja takuuajaksi 2 prosentin vakuuden, takuuaika on kaksi vuotta ja viivästyssakko 0,05 prosenttia urakkahinnasta jokaiselta myöhästyneeltä työpäivältä. Tähän on koottu ehtojen keskeiset kohdat omin sanoin, lasketut esimerkit ja se, mitä ne tarkoittavat pienen urakoitsijan kassalle ja kirjanpidolle.
Rakennusalan käännetty ALV: milloin lasku tehdään ilman veroa, mitä siihen kirjoitetaan ja mitkä virheet maksavat
Rakentamispalvelun myynti toiselle rakennusalan yritykselle laskutetaan ilman ALV:tä, ja ostaja tilittää veron: tätä kutsutaan käänteiseksi ALV-laskutukseksi. Tässä kaksi ehtoa (palvelu ja ostaja), mikä on rakentamispalvelua ja mikä ei, mitä laskuun kirjoitetaan (AVL 8 c §), miten ostaja ilmoittaa, mitä tapahtuu pääurakoitsijan ja aliurakoitsijan välillä ja kuusi virhettä, jotka toistuvat pienissä rakennusyrityksissä.