Tarjouspohja: kopioitava tarjousmalli ja tarjous-mallipohja tekstinä, mitä tarjouksessa pitää olla ja laskettu esimerkki

Tarjous on usein ensimmäinen asiakirja, jonka asiakas näkee yrityksestäsi, ja siitä tulee myöhemmin sopimuksen ja laskun pohja. Epäselvä tarjous johtaa kiistaan siitä, mitä hintaan kuului. Alla on tarjouspohja, jonka voit kopioida tekstinkäsittelyyn tai laskutusohjelmaan, sekä ohjeet sen täyttämiseen. Jos olet ostaja ja haluat pyytää tarjouksia, katso tarjouspyyntö.

Tarjouspohja: kopioi ja täytä

Pohjassa on kaikki kohdat, jotka tarjouksessa tavallisesti tarvitaan. Hakasulkeissa olevat kohdat korvataan omilla tiedoilla. Jos jokin kohta ei koske sinua, poista se.

Tarjous mallipohja: valmis teksti kopioitavaksi

Tarjous mallipohja on sama sisältö valmiina tekstinä, jonka voit liittää sähköpostiin, Wordiin tai laskutusohjelman tarjouspohjaan. Vaihda hakasulkeissa olevat kohdat omiksi tiedoiksesi ja poista rivit, jotka eivät koske sinua. Malli on kirjoitettu yritysasiakkaalle, joten hinnat ovat alv 0 % ja vero erikseen.

Jos asiakas on kuluttaja, muuta hintarivi muotoon "Kokonaishinta [X] € (sis. alv 25,5 %), josta työn osuus [Y] €". Kuluttajan mallipohjan erot on selitetty alempana.

Mikä on tarjouksen määritelmä?

Tarjous on myyjän sitova ehdotus sopimuksen tekemisestä: siinä kerrotaan, mitä myydään, millä hinnalla ja millä ehdoilla. Kun vastaanottaja hyväksyy tarjouksen sen voimassaoloaikana muuttamattomana, syntyy sopimus. Jos hyväksyntä muuttaa ehtoja, se on oikeustoimilain mukaan uusi tarjous, ei hyväksyntä. Pelkkä hinnasto tai mainos ei yleensä ole tarjous, koska se ei ole osoitettu tietylle asiakkaalle.

Mitä tarjouksessa tulee olla?

Tarjouksessa tulee olla vähintään se, mitä myyt, millä hinnalla, milloin toimitat, miten maksetaan ja kuinka kauan tarjous on voimassa. Lisäksi myyjä ja asiakas pitää voida tunnistaa. Kun nämä ovat selvästi kirjoitettuna, asiakkaan hyväksyntä riittää syntymään sopimukseksi.

• Myyjän nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot.
• Asiakkaan nimi ja yhteyshenkilö.
• Tarjouksen kohde ja sisältö niin tarkasti, että ulkopuolinen ymmärtää, mitä toimitetaan.
• Mitä hintaan ei kuulu, esimerkiksi matkat, tarvikkeet tai korjauskierrokset yli sovitun.
• Hinnat eriteltynä ja ALV-kanta. Kuluttajalle kokonaishinta veroineen.
• Onko hinta kiinteä, tuntiperusteinen vai arvio.
• Toimitus- tai aloitusaika.
• Maksuehto ja mahdollinen ennakkomaksu.
• Voimassaoloaika päivämääränä.
• Miten tarjous hyväksytään.

Oikeustoimilain mukaan tarjous sitoo antajaansa, ja jos tarjouksessa on määräaika, asiakkaan hyväksynnän on tultava sen kuluessa. Ilman määräaikaa hyväksynnän pitää tulla kohtuullisessa ajassa, mikä on epäselvä raja. Siksi voimassaolopäivä kuuluu jokaiseen tarjoukseen.

Miten tarjous lasketaan?

Tarjouksen hinta lasketaan kustannuksista ja tavoitekatteesta: arvioi työtunnit, kerro ne tuntihinnalla, lisää tarvikkeet ja muut kulut ja varaa osuus riskeille. Tuntihinta itsessään pitää laskea niin, että se kattaa myös laskuttamattoman työn, YEL:n ja yrityksen kiinteät kulut. Tähän sopii tuntihintalaskuri, ja hinnoittelun periaatteet ovat sivulla palvelun hinnoittelu.

Kiinteä hinta vai tuntihinta? Kiinteä hinta myy helpommin, mutta riski arviovirheestä on sinulla. Tuntihinta siirtää riskin asiakkaalle, ja silloin tarjoukseen kannattaa kirjoittaa arvio tunneista ja kattohinta. Vertailu on sivulla kiinteä hinta vai tuntilaskutus.

Tarjouspohja kuluttaja-asiakkaalle

Kun asiakas on kuluttaja, tarjouksessa on kolme eroa yritysasiakkaaseen. Hinta ilmoitetaan kokonaishintana arvonlisäveroineen, työn osuus eritellään kotitalousvähennystä varten, ja hinta-arviota pitää käyttää varovasti, koska kuluttajansuojalaki rajoittaa sen ylittämistä.

Jos annat kuluttajalle arvion etkä kiinteää hintaa, kirjoita se selvästi arvioksi ja kerro, mistä lopullinen hinta riippuu. Kuluttajansuojalain mukaan palveluksen hinta saa ylittää annetun hinta-arvion vain vähän, joten realistinen arvio on parempi kuin houkuttelevan pieni.

Miten tehdä hyvä tarjous?

Hyvä tarjous vastaa asiakkaan ongelmaan, ei luettele palveluja. Aloita yhdellä virkkeellä siitä, mitä asiakas saa, ja kerro sitten sisältö, hinta ja aikataulu. Asiakas vertaa tarjouksia rinnakkain, joten selkeys voittaa usein pienemmän hinnan.

• Käytä asiakkaan omia sanoja. Jos tarjouspyynnössä puhuttiin varausjärjestelmästä, älä kutsu sitä ajanhallintamoduuliksi.
• Kirjoita rajaukset näkyviin. Se, mitä hintaan ei kuulu, estää riidat paremmin kuin mikään muu kohta.
• Anna vaihtoehto. Perus- ja laajempi versio rinnakkain antaa asiakkaalle valinnan muun kuin kyllä tai ei välillä.
• Pidä voimassaolo lyhyenä. 2–4 viikkoa riittää yleensä, ja se antaa syyn olla yhteydessä uudelleen.
• Soita perään. Kysy muutaman päivän päästä, onko kysyttävää. Moni tarjous jää hyväksymättä vain siksi, että asia unohtuu.

Tarjous, tilausvahvistus ja lasku: mikä ero?

Tarjous on myyjän ehdotus, tilausvahvistus kertoo, että kauppa on sovittu, ja lasku on maksuvaatimus, joka kirjataan kirjanpitoon. Tarjous ei ole kirjanpidon tosite, mutta hyväksytty tarjous on hyvä liite laskulle ja sopimuksen todiste. Laskun pakolliset tiedot ovat sivulla laskun pakolliset tiedot, ja valmis laskupohja on sivulla laskupohja.

Kun tarjouksia ja laskuja alkaa olla paljon, kirjanpito kannattaa hoitaa järjestelmällisesti. Katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.