Sähköinen laskutus 2026: näin otat sen käyttöön, mitä se maksaa ja milloin se on pakollinen
Sähköinen laskutus tarkoittaa, että lasku lähetetään ja vastaanotetaan sähköisesti: yrityksille ja julkiselle sektorille verkkolaskuna, kuluttajille e-laskuna verkkopankkiin ja muille PDF-laskuna sähköpostissa. Se on käytännössä pakollinen, kun asiakkaasi on julkinen organisaatio tai yritys, joka vaatii verkkolaskua, ja verkkolaskun lähettäminen maksaa tavallisesti 0,30–1,00 euroa laskulta. Tässä oppaassa käydään läpi, miten sähköinen laskutus toimii, mitä sen aloittamiseen tarvitaan, käyttöönotto kuudessa vaiheessa, laskettu esimerkki kustannuksista ja yleisimmät virheet.
Lyhyesti
- Sähköisellä laskutuksella on kolme muotoa: verkkolasku yrityksille ja julkiselle sektorille, e-lasku kuluttajan verkkopankkiin ja PDF-lasku sähköpostissa.
- Laki 241/2019 antaa yritykselle, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, ja julkiselle hankintayksikölle oikeuden vaatia verkkolaskun yritykseltä, jonka liikevaihto on myös yli 10 000 euroa. Kuluttajalle sähköinen lasku ei ole pakollinen.
- Aloittamiseen tarvitset laskutusohjelman, joka lähettää verkkolaskuja, oman verkkolaskuosoitteen ja asiakkaiden laskutustiedot. Kuluttajien e-laskuihin tarvitaan lisäksi pankin lähetyssopimus.
- Verkkolasku maksaa lähettäjälle tavallisesti 0,30–1,00 €, postitettu paperilasku 1–3 €. 360 laskua vuodessa tekee esimerkissämme noin 540 € säästön vuodessa.
Sähköinen laskutus tarkoittaa laskun laatimista, lähettämistä ja vastaanottamista sähköisesti ilman paperia. Yrityksille ja julkiselle sektorille lähetetään verkkolasku, joka siirtyy koneluettavana suoraan vastaanottajan järjestelmään. Kuluttajille lähetetään e-lasku, joka näkyy asiakkaan verkkopankissa valmiiksi täytettynä. Muille, esimerkiksi pienille yrityksille ilman verkkolaskuosoitetta, lasku lähtee PDF-tiedostona sähköpostissa.
Mitä sähköinen laskutus tarkoittaa?
Sähköinen laskutus on yläkäsite. Sen alle mahtuu kolme eri tapaa, jotka eroavat siinä, kuka laskun vastaanottaa ja miten lasku kulkee. Laskun sisältövaatimukset ovat kaikissa samat: myyjän ja ostajan tiedot, päiväys, numero, tuotteet, verot ja eräpäivä.
| Muoto | Vastaanottaja | Miten kulkee | Mitä tarvitset |
|---|---|---|---|
| Verkkolasku | Yritys, kunta, valtio, hyvinvointialue | Operaattorin kautta suoraan vastaanottajan järjestelmään (Finvoice, TEAPPS tai Peppol) | Asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus |
| E-lasku | Kuluttaja | Pankkien Finvoice-välityspalvelun kautta asiakkaan verkkopankkiin | Pankin e-laskun lähetyssopimus ja asiakkaan vastaanottoilmoitus |
| PDF-lasku | Kuka tahansa, jolla on sähköposti | Sähköpostin liitteenä | Sähköpostiosoite |
Ero ratkaisee sen, mikä riittää asiakkaalle. Jos asiakas on ilmoittanut ottavansa vastaan vain verkkolaskuja, sähköpostilla lähetetty PDF ei täytä vaatimusta, ja se voidaan palauttaa. Verkkolaskun tekniset osoitetiedot on selitetty artikkelissa verkkolasku ja kuluttajien e-laskut artikkelissa e-laskutus. Kaikkien laskumuotojen vertailu, eli verkkolasku, e-lasku, suoramaksu ja PDF, on artikkelissa sähköiset laskut.
Miten e-lasku ja verkkolasku toimivat?
Molemmissa laskutusohjelma muodostaa laskusta koneluettavan sanoman, ja välittäjä vie sen perille. Verkkolaskussa välittäjä on verkkolaskuoperaattori, e-laskussa lähettäjän oma pankki.
- Teet laskun ohjelmassa kuten minkä tahansa laskun. Valitset asiakkaan, jolle on tallennettu verkkolasku- tai e-laskuosoite.
- Ohjelma lähettää sanoman operaattorille (verkkolasku) tai pankille (e-lasku). Laskun mukana kulkee kuvamuoto, joka näyttää tavalliselta laskulta.
- Välittäjä toimittaa laskun vastaanottajan operaattorille tai pankkiin. Jos osoite on väärä, lasku palautuu, ja ohjelma kertoo siitä.
- Vastaanottaja käsittelee laskun. Yrityksen ostolaskujärjestelmä lukee rivit ja summat automaattisesti. Kuluttaja näkee e-laskun verkkopankissa ja hyväksyy sen tai antaa sen veloittua eräpäivänä.
Koska tiedot kulkevat koneluettavina, myös vastaanottajan kirjanpito nopeutuu: viite, summa ja eräpäivä siirtyvät oikein ilman käsityötä. Siksi isot asiakkaat vaativat verkkolaskuja.
Onko sähköinen laskutus pakollista?
Sähköinen laskutus on pakollista silloin, kun asiakkaasi vaatii sitä ja laki antaa siihen oikeuden. Lain 241/2019 mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lasku sähköisenä, eurooppalaisen standardin mukaisena verkkolaskuna. Elinkeinonharjoittajalla laki tarkoittaa yritystä, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa. Oikeus on ollut voimassa 1.4.2020 alkaen.
| Asiakas | Pitääkö laskuttaa sähköisesti? | Muoto |
|---|---|---|
| Valtio, kunta, hyvinvointialue | Käytännössä kyllä, ne ottavat vastaan vain verkkolaskuja | Verkkolasku |
| Yritys, joka vaatii verkkolaskua | Kyllä, jos sekä sinun että asiakkaan liikevaihto on yli 10 000 € vuodessa | Verkkolasku |
| Yritys, joka ei vaadi mitään | Ei, sovitte tavasta keskenänne | Verkkolasku, PDF tai paperi |
| Kuluttaja | Ei, laki ei koske kuluttajia | E-lasku, PDF tai paperi |
Pienen yrityksen kannattaa silti valmistautua, vaikka liikevaihto olisi alle rajan. Kun ensimmäinen iso asiakas tai kunta tilaa jotain, laskun pitää lähteä heti oikeassa muodossa, ja verkkolaskun aloittaminen vie muutaman päivän.
Mitä tarvitaan verkkolaskun lähettämiseen?
Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset kolme asiaa: laskutusohjelman, joka osaa lähettää verkkolaskuja, oman verkkolaskuosoitteen ja vastaanottajan verkkolaskuosoitteen välittäjätunnuksineen. Erillistä sopimusta operaattorin kanssa ei yleensä tarvita, koska laskutusohjelma toimii operaattorin kautta.
- Laskutusohjelma tai kirjanpito-ohjelma, jossa verkkolaskutus on mukana. Vaihtoehdot on vertailtu artikkelissa laskutusohjelma vertailu.
- Oma verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus, jotka saat ohjelman operaattorilta tai pankilta. Ilmoita ne asiakkaille ja lisää laskupohjaan.
- Asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Ne löytyvät asiakkaalta tai verkkolaskuosoitteistosta Y-tunnuksella. Ohje on artikkelissa sähköiset laskutusosoitteet.
- Asiakkaan viite tai tilausnumero, jos asiakas on sellaisen antanut. Ilman sitä iso asiakas voi palauttaa laskun.
- Kuluttajien e-laskuja varten lisäksi pankin e-laskun lähetyssopimus ja laskuttajailmoitus.
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto kuudessa vaiheessa
- 11. Kartoita asiakkaatJaa asiakkaat kolmeen ryhmään: yritykset ja julkinen sektori, kuluttajat ja muut. Ryhmä ratkaisee laskutavan.
- 22. Valitse ohjelmaValitse laskutus- tai kirjanpito-ohjelma, joka lähettää verkkolaskut ja tarvittaessa e-laskut. Tarkista hinta laskulta ja kuukausimaksu.
- 33. Hanki oma osoiteOhjelma tai pankki antaa verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen. Lisää ne laskupohjaan, sähköpostin allekirjoitukseen ja verkkosivuille.
- 44. Kerää asiakkaiden tiedotTallenna jokaisen yritysasiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus asiakasrekisteriin. Kopioi tiedot vastaanoton kohdalta.
- 55. Lähetä ensimmäinen laskuLähetä ensimmäinen verkkolasku asiakkaalle, jonka kanssa voit varmistaa, että lasku tuli perille ja näkyi oikein.
- 66. Ota myös vastaanotto käyttöönPyydä toimittajia lähettämään ostolaskut verkkolaskuina. Silloin ne siirtyvät suoraan kirjanpitoon.
Paljonko sähköinen laskutus maksaa?
Verkkolaskun lähettäminen maksaa tavallisesti 0,30–1,00 euroa laskulta, ja vastaanotto 0–0,50 euroa. Postitettu paperilasku maksaa lähettäjälle tulostuksen, kuoren ja postimaksun kanssa noin 1–3 euroa. Moni laskutusohjelma sisältää kuukausihintaansa tietyn määrän verkkolaskuja, joten pienellä laskumäärällä lisähintaa ei välttämättä tule lainkaan.
| Laskutapa | Hinta lähettäjälle | Huomio |
|---|---|---|
| Verkkolasku | 0,30–1,00 €/lasku | Usein osa ohjelman kuukausihintaa |
| E-lasku kuluttajalle | Kymmeniä senttejä laskulta | Pankin lähetyssopimus, hinnat pankkikohtaisia |
| PDF sähköpostilla | 0 € laskulta | Ei kelpaa, jos asiakas vaatii verkkolaskua |
| Paperilasku postitettuna | 1–3 €/lasku | Hitain ja kallein |
Ohjelmien kuukausihinnat on koottu artikkeliin laskutusohjelma hinta. Jos lähetät vain muutaman laskun kuussa, ilmaisetkin vaihtoehdot voivat riittää, mutta tarkista, sisältyykö niihin verkkolaskujen lähetys.
Miten kuluttaja tilaa e-laskun pankissa?
Kuluttaja tilaa e-laskun omassa verkko- tai mobiilipankissaan. Pankin e-laskuvalikosta haetaan laskuttaja, esimerkiksi sähköyhtiö tai kuntosali, ja syötetään laskuttajan pyytämä tunniste, kuten asiakasnumero. Pankki lähettää laskuttajalle vastaanottoilmoituksen, ja seuraava lasku tulee verkkopankkiin. Sama toimii OP:ssa, Nordeassa, Danske Bankissa ja muissa Finvoice-välityspalvelussa mukana olevissa pankeissa, myös mobiilisovelluksessa.
E-laskun voi hyväksyä maksuun yksitellen tai antaa sen veloittua automaattisesti eräpäivänä. Kuluttajalle e-lasku on maksuton. Yrittäjän kannattaa kertoa kuluttaja-asiakkaille, millä nimellä yrityksesi löytyy pankin laskuttajahausta, koska väärin kirjoitettu nimi on yleisin syy siihen, ettei tilaus onnistu.
Sähköiset ostolaskut: vastaanotto ja kirjanpito
Sähköinen laskutus säästää eniten silloin, kun myös ostolaskut tulevat sähköisinä. Verkkolaskuna tullut ostolasku siirtyy suoraan kirjanpito-ohjelmaan, josta se tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan. Paperilasku pitää skannata tai kuvata ja PDF tallentaa, ennen kuin ne voi kirjata.
Kun sinulla on verkkolaskuosoite, voit itsekin vaatia toimittajilta verkkolaskuja samalla lailla kuin isot asiakkaat sinulta, jos sekä sinun että toimittajan liikevaihto on yli 10 000 euroa. Ilmoita osoite toimittajille ja pyydä, että seuraavat laskut tulevat sinne. Kirjanpidossa sähköinen lasku kelpaa tositteeksi sellaisenaan, eikä paperiversiota tarvitse säilyttää erikseen.
Yleisimmät virheet sähköisessä laskutuksessa
- Väärä välittäjätunnus. Asiakkaalla voi olla eri operaattori lähettämiseen ja vastaanottoon. Kopioi tiedot vastaanoton kohdalta.
- Puuttuva viite tai tilausnumero. Iso asiakas kohdistaa laskut niiden perusteella, ja ilman niitä lasku voi palata tai jäädä maksamatta.
- PDF asiakkaalle, joka vaatii verkkolaskun. Lasku voidaan palauttaa, ja maksu viivästyy.
- Oma verkkolaskuosoite unohtuu ilmoittaa. Toimittajat lähettävät silloin edelleen paperia ja PDF:iä, eikä vastaanoton hyöty toteudu.
- Pakolliset tiedot puuttuvat. Sähköinen muoto ei korvaa laskun sisältöä. Tarkista lista artikkelista laskun pakolliset tiedot.
Usein kysytyt
Miten e-lasku toimii?+
Yrityksen laskutusohjelma lähettää laskun omaan pankkiin, joka välittää sen Finvoice-välityspalvelun kautta asiakkaan pankkiin. Asiakas näkee laskun verkko- tai mobiilipankissa ja hyväksyy sen tai antaa sen veloittua automaattisesti eräpäivänä. E-laskun lähettäminen edellyttää, että asiakas on tilannut sen.
Mitä tarvitaan verkkolaskun lähettämiseen?+
Laskutusohjelma, joka lähettää verkkolaskuja, oma verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus sekä asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Asiakkaan tiedot löytyvät asiakkaalta tai verkkolaskuosoitteistosta Y-tunnuksella.
Onko e-lasku pakollinen?+
Ei kuluttajalaskutuksessa. Julkiset hankintayksiköt ja yritykset, joiden liikevaihto on yli 10 000 euroa, voivat sen sijaan vaatia verkkolaskun lain 241/2019 nojalla, kun myös laskuttajan liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa.
Miten teen e-laskun OP:ssa?+
Kuluttajana tilaat e-laskun OP:n verkkopalvelussa tai OP-mobiilissa hakemalla laskuttajan e-laskujen kohdasta ja syöttämällä laskuttajan pyytämän tunnisteen. Yrittäjänä lähetät e-laskuja OP:n kautta tekemällä OP:n kanssa e-laskun lähetyssopimuksen ja käyttämällä laskutusohjelmaa tai OP:n e-laskutuspalvelua.
Voiko mobiilipankissa tehdä e-laskun?+
Kuluttaja voi tilata ja maksaa e-laskuja mobiilipankissa. Yritys ei tee e-laskua mobiilipankissa vaan laskutusohjelmassa tai pankin yrityspalvelussa, josta lasku lähtee asiakkaan pankkiin.
Paljonko e-lasku maksaa?+
Kuluttajalle e-lasku on maksuton. Lähettäjälle e-lasku ja verkkolasku maksavat tavallisesti kymmeniä senttejä, verkkolasku noin 0,30–1,00 euroa laskulta. Postitettu paperilasku maksaa noin 1–3 euroa.
Onko sähköpostilla lähetetty PDF sähköinen lasku?+
On sähköinen, mutta se ei ole verkkolasku. Jos asiakas vaatii verkkolaskun, PDF ei täytä vaatimusta, koska sen tiedot eivät siirry koneluettavina.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Laskutustiedot ja verkkolasku: mitä tietoja laskuun tarvitaan, miten sähköinen laskutus toimii, mitä se maksaa ja mistä löydät verkkolaskuosoitteen
Laskutustiedot ovat tiedot, joilla lasku menee perille ja kohdistuu oikein: yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoite sekä verkkolaskua varten verkkolaskuosoite (OVT-tunnus tai IBAN) ja operaattorin välittäjätunnus, jotka löydät verkkolaskuosoitteistosta Y-tunnuksella. Julkinen sektori ja yhä useampi iso yritys ottaa vastaan vain verkkolaskuja. Tässä mitä verkkolasku tarkoittaa (Finvoice, TEAPPS, Peppol), miten saat verkkolaskuosoitteen pankista tai operaattorilta, mitä lähettäminen ja vastaanotto maksavat, miten ostolaskut saa suoraan kirjanpitoon ja miksi sähköpostin PDF ei riitä.
E-laskutus yrittäjälle: näin lähetät e-laskuja kuluttaja-asiakkaille, mitä se maksaa ja miten se eroaa verkkolaskusta
E-laskutus on laskutustapa, jossa yritys lähettää laskun suoraan kuluttaja-asiakkaan verkko- tai mobiilipankkiin pankkien Finvoice-välityspalvelun kautta. Asiakas tilaa e-laskun pankissaan ja maksaa sen yhdellä hyväksynnällä tai automaattisesti eräpäivänä. Kuluttajalle e-lasku on yleensä maksuton, ja yritykselle se maksaa esimerkiksi Nordean hinnaston mukaan 0,55 € laskulta (+ ALV).
Sähköiset laskut: verkkolasku, e-lasku, suoramaksu ja PDF, miten ne toimivat ja mitä ne maksavat
Sähköiset laskut ovat neljää eri tyyppiä: verkkolasku kulkee yritykseltä yrityksen taloushallintoon, e-lasku yritykseltä kuluttajan verkkopankkiin, suoramaksu veloitetaan kuluttajan tililtä eräpäivänä ilman verkkopankkia ja PDF-lasku lähetetään sähköpostin liitteenä. Tästä artikkelista näet, miten kukin toimii lähettäjälle ja vastaanottajalle, mitä niiden käyttöönotto vaatii, milloin verkkolasku on lain mukaan pakollinen, mitä sähköinen lasku maksaa ja miten laskut maksetaan ilman pankkitunnuksia.