Ostot kirjanpidossa: mitä ostot-tilille kuuluu, miten varaston muutos lasketaan ja miten ostojen ALV kirjataan
Ostot kirjataan kirjanpidossa tuloslaskelman ryhmään materiaalit ja palvelut: ostot-tilille kuuluvat tavarat, aineet ja tarvikkeet, jotka myydään eteenpäin tai käytetään omassa tuotannossa, ja ne kirjataan ilman arvonlisäveroa, jos yritys on ALV-rekisterissä. Tilikauden kulu ei ole pelkät ostot, vaan ostot korjattuna varaston muutoksella. Tässä mitä ostoihin kuuluu ja mitä ei, laskettu esimerkki varaston muutoksesta, kirjaukset kotimaan, EU:n ja EU:n ulkopuolisista ostoista sekä kuukausittainen tarkistuslista.
Lyhyesti
- Ostot-tilille kuuluvat tavarat, aineet ja tarvikkeet, jotka myydään eteenpäin tai kulutetaan omassa tuotannossa. Vuokra, puhelin ja ohjelmistot ovat liiketoiminnan muita kuluja, eivät ostoja.
- ALV-rekisteröity yritys kirjaa ostot verottomina, ja ostojen arvonlisävero menee vähennettäväksi ALV-ilmoituksella. Ilman ALV-rekisteröintiä koko laskun summa on kulua.
- Tilikauden materiaalikulu on ostot + alkuvarasto − loppuvarasto. Jos varasto kasvoi, osa ostoista siirtyy seuraavan vuoden kuluksi.
- Ostot voi kirjata vuoden aikana maksupäivänä, mutta tilinpäätöksessä avoimet ostolaskut kirjataan ostoveloiksi ja varasto inventoidaan.
- EU:sta ostettu tavara on yhteisöhankinta: ostaja ilmoittaa ja vähentää ALV:n itse. EU:n ulkopuolelta tuodun tavaran ALV ilmoitetaan ALV-ilmoituksella.
Ostot ovat kirjanpidossa tavaroita, aineita ja tarvikkeita, jotka yritys hankkii myydäkseen ne eteenpäin tai käyttääkseen ne omassa tuotannossaan. Ne kirjataan tuloslaskelman ryhmään materiaalit ja palvelut ilman arvonlisäveroa, ja tilikauden lopussa niitä korjataan varaston muutoksella. Siksi kaupan tai verstaan tulos riippuu yhtä paljon inventaariosta kuin ostolaskuista.
Yksittäisen ostolaskun käsittelystä ja peruskirjauksesta on oma artikkelinsa ostolasku. Tämä sivu kertoo, miten ostot käyttäytyvät kirjanpidossa kokonaisuutena: mitä tilille kuuluu, miten varaston muutos lasketaan, mitä hankintamenoon luetaan ja miten ulkomaiset ostot kirjataan.
Mitä ostot-tilille kirjataan kirjanpidossa?
Ostot-tilille kirjataan vain vaihto-omaisuus: tavarat, jotka myydään sellaisenaan, ja aineet ja tarvikkeet, jotka kuluvat myytävään tuotteeseen tai työhön. Muut hankinnat kirjataan oman kululajinsa tilille tai taseeseen.
| Hankinta | Kirjataan | Esimerkki |
|---|---|---|
| Jälleenmyyntiin ostettu tavara | Ostot (materiaalit ja palvelut) | Verkkokaupan tukkuerä, kahvilan leivonnaiset |
| Raaka-aineet ja tarvikkeet omaan tuotantoon | Ostot (materiaalit ja palvelut) | Puusepän lauta, kampaamon värit, rakentajan ruuvit |
| Alihankinta, joka myydään asiakkaalle | Ulkopuoliset palvelut | Sähköasentajan alihankkija, painotyö |
| Toimitila, puhelin, ohjelmistot, kirjanpito | Liiketoiminnan muut kulut | Vuokra, ohjelmistotilaus |
| Yli 1 200 € (alv 0 %) kone tai laite | Tase, kuluksi poistoina | Kahvikone 2 400 €, työkone |
| Alle 1 200 € (alv 0 %) kone tai kalusto | Kulu kerralla (pienhankinta, enintään 3 600 € vuodessa) | Näyttö, akkuporakone |
| Tavara yrittäjän omaan käyttöön | Ei kulua: yksityisotto | Kotiin otettu tuote varastosta |
Rajanveto ostojen ja muiden kulujen välillä ei vaikuta verotettavaan tulokseen, mutta se vaikuttaa siihen, mitä tunnusluvuista näet. Kun ostot ovat oikealla tilillä, myyntikate kertoo, paljonko tuotteiden myynnistä jää kiinteisiin kuluihin. Katteen laskeminen on selitetty artikkelissa tuotteen kate.
Miten ostojen ALV lasketaan ja kirjataan?
ALV-rekisteröity yritys kirjaa ostot verottomina ja ostolaskun arvonlisäveron vähennettäväksi veroksi. Arvonlisävero lasketaan verottomasta hinnasta: yleinen verokanta on 25,5 %, ja esimerkiksi elintarvikkeiden kanta on 13,5 % vuonna 2026. Jos laskulla on vain verollinen summa, veroton osuus saadaan jakamalla summa luvulla 1,255.
| Ostolasku | Veroton (ostot-tilille) | ALV (vähennettävä) | Yhteensä |
|---|---|---|---|
| Tukkutavara, ALV 25,5 % | 1 000,00 € | 255,00 € | 1 255,00 € |
| Elintarvikkeet kahvilaan, ALV 13,5 % | 400,00 € | 54,00 € | 454,00 € |
| Sama tukkutavara, yritys ei ALV-rekisterissä | 1 255,00 € | 0 € | 1 255,00 € |
Jos yritys ei ole arvonlisäverorekisterissä, ostojen ALV:tä ei voi vähentää, ja koko laskun summa on kulua. Rekisteröinti on pakollinen, kun myynti ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa. Rajasta kerrotaan artikkelissa ALV:n alaraja.
Miten varaston muutos vaikuttaa ostoihin?
Tilikauden kulu ei ole se, mitä ostit, vaan se, mitä kulutit tai myit. Siksi tuloslaskelmassa ostojen perään tulee rivi varastojen lisäys tai vähennys. Jos varasto kasvoi, osa ostoista on vielä hyllyssä ja siirtyy seuraavan vuoden kuluksi. Jos varasto pieneni, myit myös edellisen vuoden ostoja, ja kulu on ostoja suurempi.
| Tuloslaskelman rivi | Euroa |
|---|---|
| Liikevaihto | 70 000 |
| Materiaalit ja palvelut: ostot tilikauden aikana | −40 000 |
| Varastojen lisäys | +2 000 |
| Materiaalit ja palvelut yhteensä | −38 000 |
| Myyntikate | 32 000 |
Varasto arvostetaan hankintamenoon tai sitä alempaan todennäköiseen myyntihintaan, ja oletuksena käytetään FIFO-periaatetta eli ensin ostetut myydään ensin. Kirjausten tarkemmat vaiheet ovat artikkelissa varaston muutos kirjanpidossa ja inventoinnin ohjeet artikkelissa inventaario.
Mitä ostojen hankintamenoon luetaan?
Ostojen hankintameno on tavaran hinta lisättynä niillä kuluilla, jotka syntyvät tavaran saamisesta yritykselle, ja vähennettynä saaduilla alennuksilla. Hankintameno on tärkeä erityisesti varaston arvostuksessa, koska samat erät kuuluvat myös loppuvaraston arvoon.
- Rahti ja tullit: toimituskulut ja tavaran tullimaksut kuuluvat ostoihin. Ne voi kirjata omalle rahdit ja huolinta -tililleen saman ryhmän sisällä.
- Alennukset ja hyvitykset: toimittajan hyvityslasku kirjataan ostojen vähennykseksi, ja sen ALV pienentää vähennettävää veroa.
- Käteisalennus: nopeasta maksusta saatu alennus pienentää ostoa tai kirjataan rahoitustuotoksi tilikartan mukaan. Valitse yksi tapa ja pidä siitä kiinni.
- Arvonlisävero: ei kuulu hankintamenoon, jos voit vähentää sen.
- Valuuttaostot: muunnetaan euroiksi kirjauspäivän kurssilla. Kurssiero maksun yhteydessä on rahoituserä.
Miten ostot kirjataan EU:sta ja EU:n ulkopuolelta?
Ulkomaisissa ostoissa ostaja hoitaa arvonlisäveron itse. Kirjaus on silti yksinkertainen, kun tietää, kumpi tilanne on kyseessä.
| Ostotilanne | ALV-käsittely | Kirjanpidossa |
|---|---|---|
| Tavara toisesta EU-maasta ALV-rekisteröidyltä myyjältä | Yhteisöhankinta: ostaja laskee ALV:n ja vähentää sen samassa ilmoituksessa | Ostot verottomina. ALV kohdistetaan vastaanottoa seuraavaan kuukauteen, tai vastaanottokuukauteen, jos lasku saatiin samassa kuussa (AVL 138 b §) |
| Palvelu EU-maasta | Käännetty verovelvollisuus: ostaja ilmoittaa ja vähentää | Kulu verottomana, vero ilmoitetaan ja vähennetään samalla kaudella |
| Tavara EU:n ulkopuolelta | Maahantuonnin ALV ilmoitetaan ALV-ilmoituksella | Ostot ja tulli hankintamenoon, ALV ilmoitetaan ja vähennetään |
| Ostos kuluttajakaupasta ulkomailta, myyjä veloitti oman maansa ALV:n | Vierasta ALV:tä ei voi vähentää Suomessa | Koko summa kuluksi tai ostoihin |
Kirjausesimerkit EU-ostoista ovat artikkelissa yhteisöhankinta kirjanpidossa ja tuonnista artikkelissa maahantuonnin arvonlisävero.
Kirjataanko ostot maksu- vai suoriteperusteisesti?
Kirjanpitolaki sallii kirjata ostot tilikauden aikana maksun perusteella, eli silloin kun lasku maksetaan. Tilinpäätöksessä ostot pitää kuitenkin jaksottaa suoriteperusteisesti: tilikauden viimeisenä päivänä maksamattomat ostolaskut kirjataan ostoveloiksi, jotta vuoden aikana saadut tavarat tulevat oikean vuoden kuluiksi.
Kirjausperusteiden erot ja maksuperusteisen ALV:n ehdot on koottu artikkeliin maksuperusteinen vai suoriteperusteinen.
Yleisimmät virheet ostojen kirjanpidossa
- Ostot kirjataan verollisina, vaikka yritys on ALV-rekisterissä. Kulu paisuu ja ALV jää vähentämättä.
- Inventaario jää tekemättä, jolloin varaston muutos puuttuu ja tulos on väärän vuoden.
- Yli 1 200 euron laite kirjataan ostoihin, vaikka se kuuluu taseeseen ja poistoihin.
- Toimittajan hyvityslasku jää kirjaamatta, ja sama osto näkyy kuluissa liian suurena.
- Yhteisöhankinta kirjataan ilman veron ilmoittamista, jolloin ALV-ilmoitus on väärä, vaikka maksettava vero olisi nolla.
- Varastosta omaan käyttöön otettu tavara jää kirjaamatta yksityisotoksi.
- Joulukuussa saapunut, tammikuussa maksettu lasku jää maksuperusteisessa kirjanpidossa uudelle vuodelle.
Voiko ostojen kirjanpidon tehdä itse?
Voi. Laki ei vaadi kirjanpitäjää, ja muutaman toimittajan palveluyrityksessä ostojen kirjaaminen on helppoa: lasku tositteeksi, veroton osuus oikealle tilille ja ALV vähennettäväksi. Työ vaikeutuu, kun mukaan tulee varasto, ulkomaiset toimittajat tai useita ALV-kantoja, koska silloin virhe näkyy suoraan tuloksessa ja ALV-ilmoituksessa.
Hyvä kuukausirutiini on tarkistaa ostolaskut ennen eräpäivää, liittää kuitit tositteiksi, täsmäyttää tiliote ja merkitä ulkomaiset ostot erikseen ALV-ilmoitusta varten. Itse tehtävän kirjanpidon vaatimuksista kertoo artikkeli kirjanpito itse, ja tilien numerot on selitetty artikkelissa tilikartta.
Usein kysytyt
Mitä ostot-tilille kirjataan?+
Tavarat, aineet ja tarvikkeet, jotka myydään eteenpäin tai käytetään omassa tuotannossa. Vuokrat, puhelin, ohjelmistot ja muut toimintaan liittyvät kulut kirjataan liiketoiminnan muihin kuluihin.
Kirjataanko ostot ALV:n kanssa vai ilman?+
ALV-rekisteröity yritys kirjaa ostot verottomina ja ostojen ALV:n vähennettäväksi veroksi. Jos yritys ei ole ALV-rekisterissä, koko laskun summa kirjataan kuluksi.
Miten ALV lasketaan kirjanpidossa?+
Verottomasta hinnasta kertomalla verokannalla, esimerkiksi 1 000 × 25,5 % = 255 euroa. Verollisesta summasta veroton osuus saadaan jakamalla 1,255:llä. Myynnin ALV:stä vähennetään ostojen ALV, ja erotus maksetaan.
Mikä on varaston muutos?+
Alku- ja loppuvaraston erotus. Varaston lisäys vähennetään ostoista ja varaston vähennys lisätään niihin, jolloin tilikauden kulu vastaa kulutettuja tai myytyjä tavaroita.
Ovatko poistot ostoja?+
Eivät. Poistot ovat pitkäaikaisen käyttöomaisuuden, kuten koneiden ja kaluston, hankintamenon jakamista kuluksi usealle vuodelle. Ostot ovat vaihto-omaisuutta, joka kuluu tai myydään.
Voiko kirjanpitoa tehdä itse?+
Voi. Laki ei edellytä tilitoimistoa. Itse tehdessä vastaat siitä, että ostot, ALV ja varaston muutos ovat oikein ja että tilinpäätös laaditaan suoriteperusteisesti.
Milloin arvonlisäveroa ei tarvitse maksaa?+
Jos yrityksen myynti jää alle 20 000 euron kalenterivuodessa, ALV-rekisteröinti ei ole pakollinen. Silloin myynnistä ei peritä ALV:tä, mutta ostojen ALV:täkään ei voi vähentää.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Ostolasku: mikä se on, miten se käsitellään ja miten se kirjataan
Ostolasku on lasku, jonka yritys saa toimittajalta ostamastaan tavarasta tai palvelusta ja jonka se maksaa. Tässä mitä ostolasku tarkoittaa, miten se eroaa myyntilaskusta, mitä ostoreskontra tekee, miten lasku kulkee vastaanotosta kirjaukseen, miten se kirjataan debet ja kredit ALV:n kanssa ja mitä teet, jos laskua ei tule.
Välittäjätunnus: mikä se on, mistä sen löytää ja mihin kenttään se laskulle kirjoitetaan
Välittäjätunnus on verkkolaskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattorin tai pankin tunnus, joka kertoo, minkä välittäjän kautta lasku toimitetaan perille. Se kirjoitetaan laskutusohjelmaan verkkolaskuosoitteen rinnalle: osoite kertoo, kuka laskun saa, ja välittäjätunnus, kenen kautta. Pankin kautta laskunsa vastaanottavan yrityksen välittäjätunnus on pankin BIC-koodi, esimerkiksi OP:llä OKOYFIHH, ja operaattoreilla usein 0037-alkuinen OVT-muotoinen tunnus. Tältä sivulta näet tunnusmuodot, mistä tunnuksen löydät ja miten se täytetään laskulle.
Välitilinpäätös: mikä se on, milloin se tarvitaan ja miten väliosinko jaetaan sen perusteella
Välitilinpäätös on kesken tilikauden laadittu tilinpäätös, jossa on tuloslaskelma ja tase osatilikaudelta, esimerkiksi 1.1.–30.6. Osakeyhtiö tarvitsee lakisääteisen välitilinpäätöksen, kun se haluaa jakaa osinkoa kuluvan tilikauden voitosta: osakeyhtiölain 13 luvun 3 §:n mukaan jako perustuu tilinpäätökseen, joka laaditaan kirjanpitolain säännöin ja tarkastetaan, jos yhtiöllä on tilintarkastaja. Lisäksi välitilinpäätöstä käytetään yrityskaupassa, rahoituksessa ja verosuunnittelussa. Tällä sivulla on määritelmä, ero kuukausiraporttiin, väliosingon vaiheet ja laskettu esimerkki.