Tilikartta: mikä se on, esimerkkitilikartta pienyritykselle ja miksi oikea tili ratkaisee ALV:n ja verot

Mikä on tilikartta?

Tilikartta on luettelo kaikista kirjanpidossa käytettävistä tileistä. Jokaisella tilillä on numero ja nimi, esimerkiksi 3000 Myynti 25,5 % tai 7680 Puhelinkulut. Kun kuitti tai lasku kirjataan, se viedään jollekin tilikartan tilille. Vuoden lopussa tilien saldot muodostavat tuloslaskelman ja taseen.

Kirjanpitolaki puhuu tililuettelosta. Kirjanpitovelvollisella pitää olla luettelo käytetyistä tileistä, ja se säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä, samoin kuin tilinpäätös ja pääkirja. Laki ei määrää, mitä tilejä pitää olla tai miten ne numeroidaan. Tilikartan pitää kuitenkin olla sellainen, että siitä saadaan laadittua tuloslaskelma ja tase lain kaavojen mukaan ja verotukseen tarvittavat tiedot. Lyhyt määritelmä löytyy myös sanastosta.

Tilikartta liittyy erityisesti kahdenkertaiseen kirjanpitoon, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille. Myös yhdenkertaisessa eli yksinkertaisessa kirjanpidossa tuloja ja menoja seurataan tileittäin, mutta taseen tilejä on vähemmän.

Miten tilikartan tilit numeroidaan?

Suomalaisissa kirjanpito-ohjelmissa on vakiintunut numerointi, joka seuraa tuloslaskelman ja taseen järjestystä. Tarkat numerot vaihtelevat ohjelmittain, mutta logiikka on sama: ensimmäinen numero kertoo, mihin ryhmään tili kuuluu.

Numerointi ei ole pelkkä muotoseikka. Kun samaan ryhmään kuuluvat tilit ovat peräkkäin, raportit muodostuvat automaattisesti ja kirjanpitäjä näkee yhdellä silmäyksellä, mikä on kulua ja mikä omaisuutta. Siksi yksittäisiä tilejä ei kannata perustaa satunnaisiin numeroihin. Kun uusi tili tarvitaan, se lisätään oman ryhmänsä vapaaseen numeroon, jolloin se päätyy automaattisesti oikeaan kohtaan tuloslaskelmaa tai tasetta ja vertailu edellisiin vuosiin säilyy.

Esimerkkitilikartta pienyritykselle

Alla on esimerkki palveluja ja jonkin verran tavaraa myyvän pienyrityksen tilikartasta. Siinä on vain olennaiset tilit. Todellisessa ohjelmassa valmiita tilejä on usein satoja, mutta käytössä on murto-osa.

Toiminimen tilikartassa on muutama erityispiirre. Oman pääoman alla on erikseen yksityisotot ja yksityissijoitukset, koska toiminimen yrittäjä ei nosta palkkaa, vaan siirtää rahaa itselleen yksityisottoina. Osakeyhtiön tilikartassa taas on osakepääoma, edellisten tilikausien voitto, osakaslainat ja osingonjakovelka. Jos toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi, tilikarttaa muokataan juuri näiltä osin.

Myynnin jakaminen oikein on tilikartan arvokkain osa. Kun palvelumyynti, tavaramyynti ja eri ALV-kantojen myynti ovat omilla tileillään, näet kuukausiraportista suoraan, mikä tuottaa ja mikä ei. Se on myös edellytys sille, että ALV-ilmoitus muodostuu automaattisesti oikein.

Miksi oikea tili ratkaisee ALV:n ja verot?

Kirjanpito-ohjelmassa tiliin on yleensä liitetty ALV-koodi. Kun kulu kirjataan tilille, ohjelma päättää sen perusteella, vähennetäänkö arvonlisävero ja mille riville se menee ALV-ilmoituksessa. Väärä tili tarkoittaa siis usein väärää ALV:tä, eikä sitä huomaa, ellei joku katso.

• Edustuskulut kuten asiakaslounaat ja lahjat: tuloverotuksessa vähennetään 50 %, arvonlisävero ei ole vähennyskelpoinen. Lue lisää edustuskuluista.
• EU-palveluostot kuten ulkomaiset ohjelmistot ja mainokset: kirjataan käännetyn verovelvollisuuden tilille, jolloin ALV lasketaan ja vähennetään samanaikaisesti. Ohje on artikkelissa ulkomaiset laskut ja ALV.
• Rakennuspalvelut: myynti ja ostot käännetyllä verovelvollisuudella omille tileilleen. Katso käännetty ALV rakentamisessa.
• Pienhankinnat ja käyttöomaisuus: enintään 1 200 euron laite kuluksi, kalliimpi taseeseen ja poistoihin.
• Sakot ja rikesakot: eivät ole vähennyskelpoisia, joten ne kirjataan omalle tililleen, jota ei vähennetä verotuksessa.
• Yksityisotot: eivät ole kulua lainkaan. Toiminimessä ne kirjataan oman pääoman tilille.

Kuinka monta tiliä pienyritys tarvitsee?

Vähemmän kuin luulet. Palveluja myyvä toiminimi pärjää usein 40 ja 80 käytössä olevan tilin välillä. Tärkeintä on, että myynti on jaettu niin, että näet olennaisen: esimerkiksi palvelu- ja tavaramyynti erikseen tai eri asiakasryhmät erikseen. Kulupuolella kannattaa erottaa kulut, joita seuraat aktiivisesti, kuten ohjelmistot, markkinointi ja auto.

Liian moni tili on yhtä huono kuin liian harva. Jos jokaiselle toimittajalle perustetaan oma tili, raportista ei näe mitään, ja kirjaukset menevät helposti väärälle tilille. Jos haluat seurata projektia tai asiakasta, käytä ohjelman kustannuspaikkoja tai projekteja, ei uusia tilejä.

Mitä tilikartalle tapahtuu, kun vaihdat ohjelmaa tai tilitoimistoa?

Tilikartat eivät ole yhteensopivia ohjelmasta toiseen. Kun kirjanpito siirretään, uuden ja vanhan tilikartan tilit pitää yhdistää toisiinsa. Tätä kutsutaan tilien mäppäykseksi. Jos se tehdään huolimattomasti, vertailu edelliseen vuoteen ei toimi ja avaava tase voi mennä väärille tileille.

Pyydä vaihdossa vanhan ohjelman tililuettelo ja viimeisen tilinpäätöksen tase-erittelyt. Uusi kirjanpitäjä tekee niiden perusteella siirron ja tarkistaa, että avaava tase vastaa edellistä tilinpäätöstä euron tarkkuudella. Vaihdon vaiheet ovat artikkelissa tilitoimiston vaihtaminen.

Tarvitseeko yrittäjän osata tilikartta?

Ei tarvitse, jos kirjanpitäjä tekee työnsä. Tavallinen tilitoimisto kuitenkin kirjaa usein vain sen, mitä tiliotteelta näkyy, ja valitsee tilin pelkän toimittajan nimen perusteella. Silloin asiakaslounas päätyy markkinointiin ja yksityinen ostos kuluksi, eikä kukaan kysy. Hyvä kirjanpitäjä kysyy, kun tapahtuma on epäselvä, koska vain yrittäjä tietää, mihin ostos liittyi.

Jos teet kirjanpidon itse, tilikartta kannattaa opetella perustasolla. Aloita ohjelman valmiista tilikartasta, poista näkyvistä tilit, joita et tarvitse, ja pidä kiinni samoista tileistä vuodesta toiseen. Taulukkopohjaisen mallin löydät kirjanpitopohjasta.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.