Ilmainen laskutusohjelma yhdistykselle: neljä maksutonta tapaa laskuttaa jäsenmaksut ja mitä ilmainen oikeasti maksaa
Ilmainen laskutusohjelma yhdistykselle on käytännössä Kitsaan ilmaisversio, jossa laskutus on mukana kirjanpidon kanssa, tai pelkkä laskunkirjoitusohjelma, kuten Elektro-Palomäen Lasku, tai laskupohja ja oma sähköposti. Kaikissa laskun tekeminen on maksutonta, mutta lähettäminen ei aina: paperilasku maksaa postikulut ja verkkolasku kappalehinnan. Tällä sivulla vertaillaan neljä maksutonta tapaa, näytetään, miten jäsenmaksut laskutetaan jäsenkohtaisella vakioviitteellä, ja lasketaan, mitä 120 jäsenen vuosilaskutus maksaa eri tavoilla.
Lyhyesti
- Maksuttomia tapoja on neljä: Kitsaan ilmaisversio, jossa laskutus on kirjanpidon sisällä, erillinen ilmainen laskunkirjoitusohjelma, laskutusohjelman ilmaistaso ja laskupohja.
- Laskun tekeminen on ilmaista, lähettäminen ei aina. 120 paperilaskua maksaa Kitsaan Economy-kirjeenä noin 357 € yhdistykselle, joka ei vähennä ALV:tä. Sähköpostilasku on maksuton.
- Jäsenmaksut kannattaa laskuttaa jäsennumerosta lasketulla vakioviitteellä: jäsennumero 1001 antaa viitteen 10016, ja sama viite toimii joka vuosi.
- Ilmaisten tasojen rajat tulevat vastaan nopeasti: esimerkiksi Zervantin ilmaisversiossa on 5 asiakasta ja 5 laskua kuussa, mikä ei riitä jäsenlaskutukseen.
Ilmainen laskutusohjelma yhdistykselle on ohjelma, jolla yhdistys tekee jäsenmaksu-, vuokra- ja myyntilaskut ilman kuukausimaksua. Pienelle yhdistykselle paras ilmainen vaihtoehto on yleensä Kitsas, koska Kitsaan mukaan siinä on sisäänrakennettu laskutus, ryhmien laskuttaminen ja vakioviitteet, ja laskut päätyvät samaan ohjelmaan kuin kirjanpito. Jos kirjanpito tehdään muualla, pelkkä laskunkirjoitusohjelma tai laskupohja riittää.
Mikä on hyvä ilmainen laskutusohjelma yhdistykselle?
Hyvä ilmainen laskutusohjelma yhdistykselle tekee viitteellisen laskun, osaa laskuttaa monta jäsentä kerralla ja pitää kirjaa siitä, kuka on maksanut. Yrityksille tehdyt ilmaisversiot on usein rajattu muutamaan asiakkaaseen kuussa, joten ne eivät sovi jäsenlaskutukseen, jossa laskuja lähtee kymmeniä samana päivänä. Yrityksille sopivat vaihtoehdot rajoineen on koottu vertailuun ilmainen laskutusohjelma.
| Ilmainen tapa | Mitä saat | Rajat | Sopii |
|---|---|---|---|
| Kitsas, ilmaisversio omalla koneella | Laskutus kirjanpito-ohjelmassa, ryhmälaskutus ja vakioviitteet | Ei pilveä eikä Kitsaan sähköpostipalvelinta; verkkolaskut, laskutusportaali ja pilvi maksullisissa versioissa | Yhdistys, joka tekee kirjanpidon itse |
| Lasku-ohjelma (Elektro-Palomäki ky) | Laskunkirjoitus, asiakasrekisteri, IBAN ja viivakoodi, laskujen tallennus | Vain Windows, ei maksuvalvontaa eikä verkkolaskuja | Rahastonhoitaja, joka tekee muutaman laskun ja kirjanpidon muualla |
| Laskutusohjelman ilmaistaso | Selainohjelma, PDF-lasku sähköpostiin | Esimerkiksi Zervant: 5 asiakasta ja 5 laskua kuussa; Isolta Starter: 10 laskua vuodessa | Yhdistys, joka laskuttaa vain muutamaa vuokralaista tai yhteistyökumppania |
| Laskupohja ja oma sähköposti | Excel- tai Word-pohja, PDF sähköpostiin | Viitteet, numerointi ja maksujen seuranta käsin | Alle 20 laskua vuodessa |
Yritysten käyttämien laskutusohjelmien ilmaiset ja halvat tasot on verrattu artikkelissa edullinen laskutusohjelma. Jos yhdistys tarvitsee myös verkkolaskut ja useamman käyttäjän, katso maksulliset vaihtoehdot artikkelista laskutusohjelma yhdistykselle.
Miten jäsenmaksut laskutetaan ilmaiseksi?
Jäsenmaksut laskutetaan helpoimmin niin, että jokaisella jäsenellä on pysyvä viitenumero, joka lasketaan jäsennumerosta. Kun jäsen maksaa omalla viitteellään, näet tiliotteesta suoraan, kuka maksoi, eikä viitteitä tarvitse keksiä joka vuosi uudelleen. Kitsaan ryhmälaskutus ja vakioviitteet tekevät tämän ohjelmassa; laskupohjalla viitteen voi laskea itse.
- 11. Jäsenluettelo ja viitteetLisää jäsenrekisteriin sarake vakioviitteelle. Jäsenrekisteri pitää yhdistyslain mukaan olla joka tapauksessa.
- 22. Yksi laskupohjaLaskulle yhdistyksen nimi ja Y-tunnus, saajan nimi, maksun aihe, summa, eräpäivä, IBAN ja viite. Arvonlisäverottomalla yhdistyksellä ALV-merkintöjä ei tarvita.
- 33. Lähetys sähköpostillaPDF-lasku sähköpostilla on maksuton. Paperilasku vain niille, joilla ei ole sähköpostia.
- 44. Maksujen täsmäytysKäy tiliote läpi viitteiden mukaan eräpäivän jälkeen ja lähetä muistutus maksamattomille.
Mitä ilmainen laskutus maksaa piilossa?
Ilmaisen laskutusohjelman kulut tulevat lähettämisestä ja ajasta. Arvonlisäverottomalle yhdistykselle kaikki palvelumaksut tulevat lisäksi ALV:n kanssa, koska yhdistys ei saa veroa takaisin. Alla on laskettu saman 120 jäsenen vuosilaskutuksen hinta eri lähetystavoilla.
| Lähetystapa 120 jäsenelle | Kappalehinta (alv 0 %) | Yhdistys maksaa vuodessa (sis. alv 25,5 %) |
|---|---|---|
| PDF-lasku omasta sähköpostista | 0 € | 0 € |
| Kitsaan verkkolasku | 0,50 € | 75,30 € + Kerho- tai Firma-tilaus |
| Kitsaan kirje, Economy | 2,37 € | 356,92 € |
| Kitsaan kirje, Priority | 3,42 € | 515,05 € |
| Rahastonhoitajan oma työ: tulostus ja postitus käsin | Postimerkit ja kuoret | Postin hinnaston mukaan, lisäksi aika |
Käytännössä edullisin malli on sähköposti kaikille, joilla se on, ja paperi vain muutamalle. Jos 110 jäsentä saa laskun sähköpostilla ja 10 paperilla, postikulut jäävät Economy-kirjeellä noin 30 euroon vuodessa.
Milloin ilmainen laskutusohjelma ei enää riitä yhdistykselle?
Ilmainen ei enää riitä, kun yhdistyksen pitää lähettää verkkolaskuja, kun useampi henkilö laskuttaa tai kun laskut halutaan kirjanpitoon ilman käsityötä eri ohjelmasta. Verkkolaskua vaativat usein kunnat ja yritykset, joille yhdistys myy tai vuokraa jotain.
- Verkkolaskut: kunta tai yritys vaatii verkkolaskun. Ilmaistasoissa verkkolaskuja ei yleensä ole.
- Useampi käyttäjä: rahastonhoitaja ja tapahtumavastaava laskuttavat eri paikoista. Ilmaiset työpöytäohjelmat toimivat yhdellä koneella.
- Rahastonhoitajan vaihto: jos laskutus on yhden ihmisen koneella, historia pitää siirtää käsin. Pilviohjelmassa se säilyy yhdistyksellä.
- ALV-velvollinen toiminta: jos yhdistys on rekisteröitynyt arvonlisäverolle, laskuilla pitää olla ALV-merkinnät oikein jokaisella verokannalla.
Kirjanpidon puolelta yhdistyksen velvoitteet on koottu artikkeliin yhdistyksen kirjanpito, ja kirjanpito-ohjelmat hintoineen artikkeliin kirjanpito-ohjelma yhdistykselle.
Mitä yhdistyksen laskulla pitää olla?
Arvonlisäverottoman yhdistyksen laskulla riittävät maksun kannalta tarpeelliset tiedot: yhdistyksen nimi ja yhteystiedot, laskun numero ja päivämäärä, maksaja, mistä maksu on, summa, eräpäivä, tilinumero ja viite. Y-tunnus kannattaa merkitä, jos yhdistyksellä on se. Jos yhdistys on ALV-rekisterissä ja myy arvonlisäverollista palvelua, laskulla pitää olla kaikki arvonlisäverolain pakolliset merkinnät.
Pakolliset merkinnät ALV-rekisteröidyllä laskuttajalla on lueteltu artikkelissa laskun pakolliset tiedot. Yksittäisen laskun tekemisestä ilman ohjelmaa kerrotaan artikkelissa ilmainen lasku.
Usein kysytyt
Mikä on hyvä ilmainen laskutusohjelma yhdistykselle?+
Kitsaan ilmaisversio, jos yhdistys tekee kirjanpidon itse: Kitsaan mukaan siinä on laskutus, ryhmälaskutus ja vakioviitteet. Pelkkään laskunkirjoitukseen sopii myös Elektro-Palomäen ilmainen Lasku-ohjelma Windowsille.
Miten lähetän verkkolaskun ilmaiseksi?+
Verkkolaskun lähettäminen maksaa yleensä operaattorin kappalehinnan, Kitsaassa 0,50 € plus ALV. Ilmaistasoissa verkkolaskuja ei yleensä ole. Sähköpostilla lähetetty PDF-lasku on maksuton, mutta se ei ole verkkolasku.
Miten jäsenmaksulle tehdään viitenumero?+
Lasketaan jäsennumerosta tarkiste 7-3-1-säännöllä ja lisätään se loppuun. Esimerkiksi jäsennumero 1001 antaa viitteen 10016. Sama viite voi olla jäsenellä joka vuosi.
Tarvitseeko yhdistys laskutusohjelmaa?+
Ei välttämättä. Alle 20 laskua vuodessa onnistuu laskupohjalla ja omalla sähköpostilla. Ohjelma kannattaa, kun laskutetaan kymmeniä jäseniä kerralla tai halutaan seurata maksuja viitteittäin.
Mikä on halvin laskutuspalvelu yhdistykselle?+
Maksuton vaihtoehto on Kitsaan ilmaisversio tai laskupohja sähköpostilla. Maksullisista Kitsas Kerho maksaa 62,75 € vuodessa ALV:n kanssa ja sisältää pilven ja usean käyttäjän.
Paljonko laskutuspalvelu maksaa?+
Laskutusohjelmien halvimmat maksulliset tasot maksavat noin 6–14 euroa kuukaudessa ilman ALV:tä, ja verkkolaskut noin 0,50–0,67 euroa kappaleelta. Arvonlisäveroton yhdistys maksaa hintojen päälle 25,5 % ALV:n.
Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.
Lue seuraavaksi
Laskutusohjelma yhdistykselle: mitä yhdistyksen laskutuksessa pitää osata ja mitä ohjelma maksaa verollisena
Laskutusohjelma yhdistykselle valitaan sen mukaan, mitä yhdistys laskuttaa: jäsenmaksut kymmenille jäsenille kerralla, tilavuokrat ja palvelut kunnille ja yrityksille verkkolaskuna, vai arvonlisäverollista myyntiä. Arvonlisäveroton yhdistys maksaa ohjelman hinnan ALV:n kanssa, joten vertailu kannattaa tehdä verollisilla hinnoilla. Tällä sivulla ovat yhdistyksen laskutuksen vaatimukset, maksullisten ohjelmien vuosihinnat ALV:n kanssa samalla laskumäärällä ja ohje siihen, milloin laskutus kannattaa pitää kirjanpito-ohjelmassa.
Fennoa kokemuksia: mitä käyttäjät ja tilitoimistot kertovat ohjelmasta ja mitä kokemuksista puuttuu
Fennoa-kokemukset ovat julkisten lähteiden perusteella hyviä: Fennoan oman asiakastutkimuksen mukaan ohjelman suositteluindeksi NPS oli 63 vuonna 2024, kun toimialan keskiarvo oli 39, ja tilitoimistot kehuvat erityisesti helppokäyttöisyyttä ja sitä, että kirjanpito, laskutus, palkat ja tilinpäätös ovat samassa ohjelmassa. Riippumattomia yrittäjien arvioita on kuitenkin vähän, koska Fennoaa myydään pääosin tilitoimistojen kautta. Tässä kootusti, mitä eri lähteet kertovat, mitä niistä puuttuu ja miten arvioit Fennoan omaan yritykseesi ennen sopimusta.
Laskutusviite: mikä se on, mihin se merkitään laskulle ja mitä eroa sillä on viitenumeroon
Laskutusviite on ostajan antama tunniste, kuten tilausnumero, kustannuspaikka, projektinumero tai yhteyshenkilön nimi, joka kirjoitetaan laskulle kohtaan Viitteenne, jotta ostaja osaa ohjata laskun oikealle hyväksyjälle ja kirjata sen oikeaan paikkaan. Se ei ole sama kuin viitenumero, jolla maksu kohdistetaan laskulle. Tällä sivulla on ero laskutusviitteen, viitenumeron, tiliöintiviitteen ja tilausnumeron välillä, mihin kohtaan viite merkitään paperi-, PDF- ja verkkolaskussa, mitä tapahtuu kun se puuttuu, ja miten viitenumero lasketaan itse.