Yhdenkertainen kirjanpito pohja: ilmainen kirjanpito Excel toiminimelle

Yhdenkertaisen kirjanpidon pohjaan tarvitset tositteet numeroituina, tulot ja menot maksupäivän mukaan, ALV:n erittelyn ja vuoden yhteenvedon. Tällä ilmaisella pohjalla saat kaikki nämä. Kirjoitat kuitin summan ja valitset kategorian, ja pohja erottaa arvonlisäveron itse. Pohja toimii Excelissä, Google Sheetsissä ja Numbersissa.

Taulukon perussarakkeet ovat päivämäärä (maksupäivä, jona raha tuli tai lähti), tositenumero (kuitin tai laskun juokseva numero), selite, kategoria, summa ALV:n kanssa ja ALV-kanta. Niistä lasketaan vero ja veroton osuus. Kuukausittainen ALV-erittely ja vuoden yhteenveto kokoavat luvut. Pohjan Tapahtumat-välilehdellä kaikki nämä ovat valmiina.

Vuonna 2026 ALV-kannat ovat 25,5 %, 13,5 % ja 10 % (vain sanoma- ja aikakauslehdet). Osa hakukoneiden vastauksista ja vanhoista pohjista käyttää yhä 14 prosentin kantaa. Verohallinnon mukaan se korvautui 13,5 prosentin kannalla 1.1.2026, joten tarkista verokanta, jos käytät vanhaa pohjaa.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kerran: tulo tuloksi ja meno menoksi. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa sama tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, debetiin ja kreditiin, ja siitä syntyy tase. Kun joku hakee yksinkertaista tai kaksinkertaista kirjanpitoa, hän tarkoittaa yleensä juuri näitä. Erot on selitetty artikkelissa yhdenkertainen kirjanpito.

Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kun enintään yksi näistä rajoista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: liikevaihto 200 000 euroa, taseen loppusumma 100 000 euroa tai keskimäärin kolme työntekijää. Osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista kirjanpitoa, joten tämä pohja on tehty toiminimelle ja ammatinharjoittajalle.

Liikkeenharjoittajan, kuten kaupan tai rakennusalan toiminimen, pitää verotuksessa oikaista tulos suoriteperusteiseksi. Vuoden lopun myyntisaamiset, ostovelat ja varasto otetaan mukaan apulaskelmassa, ja pohjassa on sille oma rivi.

Laskennallinen esimerkki ALV-rekisteröidystä toiminimestä. Maaliskuussa kirjataan kuusi tositetta, ja jokainen summa kirjoitetaan sellaisena kuin se on kuitissa tai laskussa:

T-001 3.3. myyntilasku 1 255,00 €, kategoria Myyntitulot, ALV 25,5 %. T-002 5.3. ohjelmisto 25,10 €, Ohjelmistot ja palvelut, 25,5 %. T-003 10.3. tarvikkeet 627,50 €, Tavarat ja aineet, 25,5 %. T-004 15.3. puhelinlasku 37,65 €, Puhelin ja internet, 25,5 %. T-005 20.3. siirto omalle tilille 600,00 €, Yksityisotto. T-006 31.3. tilin kuukausimaksu 8,00 €, Pankki- ja maksupalvelut, 0 %.

Pohja erottaa veron jokaiselta riviltä. Verotonta myyntiä on 1 000 euroa ja verottomia kuluja 20 + 500 + 30 + 8 = 558 euroa, joten maaliskuun tulos on 442 euroa. Myynnin vero on 255 euroa ja ostojen vähennettävä vero 5,10 + 127,50 + 7,65 = 140,25 euroa, joten ALV-ilmoitukselle tulee maksettavaksi 114,75 euroa. Yksityisotto ei muuta tulosta, mutta se pienentää tilin saldoa. Siksi se kirjataan, jotta kassa täsmää pankkitiliin.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa ei tarvita numeroitua tilikarttaa. Ryhmittele kulut silti samoin kuin ne kysytään veroilmoituksella. Pohjassa on 23 valmista kategoriaa: tuloille Myyntitulot ja Muut tuotot, kuluille muun muassa Tavarat ja aineet, Alihankinta, Toimitilan vuokra, Pienhankinnat, Puhelin ja internet, Ohjelmistot ja palvelut, Markkinointi, Matkakulut, Auton kulut, Vakuutukset, YEL-maksut, Kirjanpito ja asiantuntijat sekä Edustus.

Neljä kategoriaa ei vaikuta tulokseen: Koneet ja kalusto (yli 1 200 euron hankinnat, joiden käyttöikä on yli 3 vuotta ja jotka poistetaan), ALV-maksu tai -palautus, Oma sijoitus ja Yksityisotto. Jokaisella kategorialla on tieto siitä, saako sen ALV:n vähentää, joten esimerkiksi edustuksen vero jää automaattisesti vähentämättä. Voit nimetä kategoriat uudelleen tai lisätä omia, kunhan valitset niille tyypin listasta.

Tavallisin virhe on kirjata kuitin koko summa kuluksi ja vähentää sama ALV vielä ALV-ilmoituksella. Pohja erottaa veron itse, ja kulu näkyy tuloslaskelmassa aina verottomana. Edustuskuluissa ALV:tä ei saa vähentää lainkaan, ja tuloverotuksessa kulusta vähennetään vain puolet. Edustus-kategoria hoitaa molemmat.

Toinen virhe on yksityisotto kulujen joukossa. Kun maksat yrityksen tililtä omia ostoksiasi tai ennakkoveroasi, se ei ole kulu. Pohjassa ne kirjataan omalle kategorialleen, jolloin ne eivät pienennä tulosta mutta kassan täsmäytys pysyy oikeana.

Kolmas virhe on kone, joka kirjataan kerralla kuluksi, vaikka hinta ylittää pienhankinnan rajan 1 200 euroa ja käyttöikä on yli kolme vuotta. Silloin hankinta poistetaan menojäännöspoistona enintään 25 prosenttia vuodessa. Kategoria Koneet ja kalusto vie hankinnan poistolaskelmaan, ja poistolaskuri näyttää, miten poisto kertyy vuosien mittaan.

Verohallinnon ohjeen mukaan säännöt ovat nämä: hankinnan, jonka arvioitu käyttöikä on enintään 3 vuotta, saa vähentää kerralla hinnasta riippumatta. Enintään 1 200 euron pienhankinnan saa vähentää kerralla, mutta pienhankintoja yhteensä enintään 3 600 euroa vuodessa. Kun koneiden menojäännös on 1 200 euroa tai alle, sen saa poistaa kerralla. Kirjaa siis esimerkiksi 900 euron tietokone Pienhankinnat-kategoriaan ja 4 000 euron kaivinkoneen lisälaite Koneet ja kalusto -kategoriaan.

Laki ei kiellä taulukkolaskentaa. Kirjausten pitää kuitenkin perustua tositteeseen ja olla aikajärjestyksessä niin, että jokaisesta kirjauksesta pääsee tositteeseen ja tositteesta kirjaukseen. Siksi pohjassa on juokseva tositenumero, ja siksi sama numero kirjoitetaan kuittiin.

Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta ja kirjanpito ja tilinpäätös kymmenen vuotta. Sähköinen arkisto käy, kun tiedostot pysyvät tallessa ja luettavina. Pienelle yritykselle riittää yksi kansio vuodessa ja tiedostonimet tositenumeron mukaan. Lisää käytännön vinkkejä on artikkelissa kirjanpito Excelillä.

Kirjanpitolain mukaan käteismaksut kirjataan päiväkohtaisesti ja muut tapahtumat voi kirjata kuukausittain, kunhan ALV-ilmoitus voidaan tehdä ajantasaisesta kirjanpidosta. Useimmille toiminimille riittää, että täytät pohjan kerran viikossa ja tarkistat sen kuun lopussa.

ALV-ilmoitus tehdään ALV-kausittain. Perusvalinta on kuukausi. Jos liikevaihto on enintään 100 000 euroa vuodessa, voit valita neljänneksen, ja enintään 30 000 euron liikevaihdolla kalenterivuoden. Siksi pohjan ALV-välilehti laskee sekä kuukaudet että neljännekset. ALV-rekisteröinti on pakollinen, kun liikevaihto ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa. Jos myyntisi jää sen alle, valitse Aloitus-välilehdellä Ei, jolloin pohja ei erota veroa. Verokannat ja ilmoittaminen on selitetty artikkelissa ALV-ilmoitus.

Veroilmoitus tehdään kerran vuodessa OmaVerossa elinkeinotoiminnan veroilmoituksella (lomake 5). Verohallinnon täyttöohjeen mukaan tulot ja menot ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, ja pohjan Tulos ja verot -välilehti antaa ne juuri tässä muodossa. Rivikohtainen ohje on artikkelissa ammatinharjoittajan veroilmoitus.

Voi. Toiminimen kirjanpidon saa tehdä itse, eikä laki vaadi kirjanpitäjää eikä maksullista ohjelmaa. Itse tekeminen sopii hyvin, kun tositteita on muutama kymmenen kuukaudessa, myynti on kotimaista ja kirjaat kuitit vähintään kerran viikossa.

Itse tehdessä vastuu on kokonaan sinulla: unohtunut ALV-ilmoitus, väärä verokanta tai puuttuva vähennys näkyy vasta verotuksessa. Laske siksi oma tuntihintasi ja vertaa sitä siihen, mitä toiminimen kirjanpito hinta on tilitoimistossa. Taukossa toiminimen kirjanpito alkaa 69 eurosta ja osakeyhtiön 89 eurosta kuukaudessa (alv 0 %), ja tilinpäätös ja veroilmoitus laskutetaan erikseen.

Laskennallinen esimerkki: jos kirjaat 10–20 tositetta kuukaudessa, pohjan täyttöön, ALV-tarkistukseen ja vuoden veroilmoitukseen menee helposti 2 tuntia kuukaudessa eli noin 24 tuntia vuodessa. Taukon hintatutkimuksessa (18 tilitoimiston julkiset hinnastot 11.10.2026) toiminimen, jolla on noin 10 tositetta kuussa, kirjanpidon kuukausihinnan mediaani oli 75 €/kk ja vuosihinta erikseen laskutettu tilinpäätös mukaan lukien 1 069 € (alv 0 %). Jos oma tuntisi on laskutuksessa arvokkaampi kuin noin 45 euroa, ulkoistaminen on jo laskennallisesti kannattavaa. Katso oma hintasi tositemäärän mukaan, tai jos sinulla on jo tilitoimisto, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, debetiin ja kreditiin, ja kirjausten pitää näkyä sekä aikajärjestyksessä (päiväkirja) että tileittäin (pääkirja). Excelissä se tarkoittaa tililuetteloa, kirjausriviä jokaiselle viennille ja pivot-taulukkoa, joka kokoaa pääkirjan, tuloslaskelman ja taseen.

Se onnistuu, mutta virheen löytäminen on työlästä, ja osakeyhtiön tilinpäätös vaatii lisäksi taseen erittelyt ja liitetiedot. Tämä pohja on tehty yhdenkertaiselle kirjanpidolle. Jos tarvitset kahdenkertaista kirjanpitoa, katso ensin kahdenkertainen kirjanpito ja harkitse kirjanpito-ohjelmaa Excelin sijaan.

Excel toimii hyvin, kun tositteita on muutama kymmenen kuukaudessa, myyt Suomeen eikä sinulla ole työntekijöitä. Raja tulee vastaan, kun myyt EU:hun, rakennusalalla käännetyllä verolla, maksat palkkoja tai et ehdi kirjata kuitteja viikoittain. Silloin kirjanpito siirtyy iltoihin, ja virheet löytyvät vasta veroilmoitusta tehdessä.

Tässä vaiheessa kirjanpito kannattaa antaa kirjanpitäjälle. Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa toiminimen kirjanpidon joka kuukausi, ja kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään kuukausihintaan. Tilinpäätös laskutetaan erikseen. Hinnan näet hinta-sivulta ennen kuin sitoudut mihinkään.