Kirjanpito Excel: ilmainen yhdenkertaisen kirjanpidon pohja toiminimelle
Yhdenkertaisen kirjanpidon pohja, jolla toiminimi pitää tulot ja menot järjestyksessä koko vuoden. Kirjoitat kuitin summan ja valitset kategorian. Pohja erottaa arvonlisäveron, kokoaa ALV-ilmoituksen luvut kuukausittain ja laskee vuoden tuloksen veroilmoitusta varten.
Ilmainen, ei rekisteröitymistä. Tavallinen .xlsx- tai .docx-tiedosto.
Pohjassa on
- Tapahtumat-välilehti 500 riville: tositenumero, päivämäärä, kategoria, selite, summa ja ALV-kanta. Kahdesti käytetty tositenumero muuttuu punaiseksi
- ALV-erittely kuukausittain ja neljännesvuosittain: myynnin vero 25,5, 13,5 ja 10 prosentin kannoilla, ostojen vähennettävä vero ja maksettava summa
- Kuukausiyhteenveto, josta näet jokaisen kategorian kuukausittain ja tuloksen kertymän vuoden alusta
- Vuoden tulos ja verotuksen apulaskelma: poistot, edustuskulujen oikaisu, yrittäjävähennys 5 % ja jako pääoma- ja ansiotuloon
- Kassan täsmäytys pankkitilin saldoon, jotta puuttuva kuitti löytyy heti eikä vasta keväällä
- 23 valmista kategoriaa, joita voit muokata, ja viisi esimerkkiriviä, jotka näyttävät oikean muodon
Näin käytät pohjaa
- 1Täytä Aloitus-välilehti
Kirjoita yrityksen nimi, vuosi ja tilin saldo 1.1. ja valitse, oletko ALV-rekisterissä. Keltaisiin soluihin kirjoitetaan, harmaat solut lasketaan itse.
- 2Numeroi tositteet
Anna jokaiselle kuitille ja laskulle juokseva numero, esimerkiksi T-001, ja kirjoita sama numero tiedoston nimeen tai paperikuittiin. Numero yhdistää kirjauksen tositteeseen.
- 3Kirjaa tapahtumat
Kirjoita summa sellaisena kuin se on kuitissa, ALV:n kanssa, ja valitse ALV-kanta ja kategoria listasta. Pohja laskee veron ja verottoman osuuden.
- 4Tarkista kuukauden lopussa
Katso ALV-välilehdeltä kuukauden maksettava vero ja täsmäytä kassa Tulos ja verot -välilehdellä. Erotuksen pitää olla nolla.
- 5Vie luvut veroilmoitukselle
Vuoden lopussa apulaskelma näyttää elinkeinotoiminnan tuloksen ja sen jaon. Täydennä poistot, kilometrikorvaukset ja työhuonevähennys ja siirrä luvut OmaVeroon.
Mitä yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kerran: tulo tuloksi ja meno menoksi. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa sama tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, debetiin ja kreditiin, ja siitä syntyy tase. Kun joku hakee yksinkertaista tai kaksinkertaista kirjanpitoa, hän tarkoittaa yleensä juuri näitä. Erot on selitetty artikkelissa yhdenkertainen kirjanpito.
Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kun enintään yksi näistä rajoista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: liikevaihto 200 000 euroa, taseen loppusumma 100 000 euroa tai keskimäärin kolme työntekijää. Osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista kirjanpitoa, joten tämä pohja on tehty toiminimelle ja ammatinharjoittajalle.
Liikkeenharjoittajan, kuten kaupan tai rakennusalan toiminimen, pitää lisäksi oikaista tulos verotuksessa suoriteperusteiseksi. Vuoden lopun myyntisaamiset, ostovelat ja varasto otetaan mukaan apulaskelmassa, ja pohjassa on sille oma rivi.
Näin pohja estää tavallisimmat virheet
Tavallisin virhe on kirjata kuitin koko summa kuluksi ja vähentää sama ALV vielä ALV-ilmoituksella. Pohja erottaa veron itse, ja kulu näkyy tuloslaskelmassa aina verottomana. Edustuskuluissa ALV:tä ei saa vähentää lainkaan, ja tuloverotuksessa kulusta vähennetään vain puolet. Edustus-kategoria hoitaa molemmat.
Toinen virhe on yksityisotto kulujen joukossa. Kun maksat yrityksen tililtä omia ostoksiasi tai ennakkoveroasi, se ei ole kulu. Pohjassa ne kirjataan omalle kategorialleen, jolloin ne eivät pienennä tulosta mutta kassan täsmäytys pysyy oikeana.
Kolmas virhe on kone, joka kirjataan kerralla kuluksi, vaikka hinta ylittää pienhankinnan rajan 1 200 euroa. Silloin hankinta poistetaan menojäännöspoistona enintään 25 prosenttia vuodessa. Kategoria Koneet ja kalusto vie hankinnan poistolaskelmaan, ja poistolaskuri näyttää, miten poisto kertyy vuosien mittaan.
Mitä kirjanpitolaki vaatii Excel-kirjanpidolta?
Laki ei kiellä taulukkolaskentaa. Kirjausten pitää kuitenkin perustua tositteeseen ja olla aikajärjestyksessä niin, että jokaisesta kirjauksesta pääsee tositteeseen ja tositteesta kirjaukseen. Siksi pohjassa on juokseva tositenumero, ja siksi sama numero kirjoitetaan kuittiin.
Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta ja kirjanpito ja tilinpäätös kymmenen vuotta. Sähköinen arkisto käy, kun tiedostot pysyvät tallessa ja luettavina. Pienelle yritykselle riittää yksi kansio vuodessa ja tiedostonimet tositenumeron mukaan. Lisää käytännön vinkkejä on artikkelissa kirjanpito Excelillä.
Milloin Excel ei enää riitä?
Excel toimii hyvin, kun tositteita on muutama kymmenen kuukaudessa, myyt Suomeen eikä sinulla ole työntekijöitä. Raja tulee vastaan, kun myyt EU:hun, rakennusalalla käännetyllä verolla, maksat palkkoja tai et ehdi kirjata kuitteja viikoittain. Silloin kirjanpito siirtyy iltoihin, ja virheet löytyvät vasta veroilmoitusta tehdessä.
Tavallinen tilitoimisto hoitaa kirjaukset, mutta usein kerran kuussa, ja kysymyksestä tulee erillinen lasku. Taukossa kuitit kuvataan puhelimella ja tunnistetaan, pankkitapahtumat yhdistyvät laskuihin ja ALV lasketaan automaattisesti. Oma kirjanpitäjäsi näkee saman näkymän, vastaa arkisin alle tunnissa ja ottaa yhteyttä, jos esimerkiksi ennakkovero ei vastaa tulosta. Hinnan näet hinta-sivulta ennen kuin sitoudut mihinkään.
Usein kysytyt
Onko Excel-kirjanpito laillinen?+
On. Kirjanpitolaki ei määrää ohjelmaa. Kirjausten pitää perustua tositteisiin, olla aikajärjestyksessä ja jäljitettävissä, ja aineisto pitää säilyttää. Pohjan juokseva tositenumero hoitaa jäljitettävyyden.
Kuka saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa?+
Toiminimi ja ammatinharjoittaja, kun enintään yksi raja ylittyy kahtena peräkkäisenä vuonna: liikevaihto 200 000 euroa, tase 100 000 euroa tai kolme työntekijää. Osakeyhtiö, avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa.
Toimiiko pohja Google Sheetsissä ja Numbersissa?+
Toimii. Pohjassa on käytetty vain tavallisia funktioita, kuten SUMIFS, INDEX ja MATCH. Avaa tiedosto Google Driven kautta tai Numbersissa, niin valikot ja kaavat toimivat.
Kirjataanko summa ALV:n kanssa vai ilman?+
Kirjoita summa sellaisena kuin se on kuitissa tai laskussa eli ALV:n kanssa ja valitse verokanta. Pohja laskee veron osuuden ja verottoman summan. Jos et ole ALV-rekisterissä, valitse Aloitus-välilehdellä Ei, jolloin koko summa on tuloa tai kulua.
Mihin kirjaan yksityisotot ja oman rahan sijoitukset?+
Omille kategorioilleen Yksityisotto ja Oma sijoitus. Ne eivät ole tuloja eivätkä kuluja, joten ne eivät vaikuta tulokseen, mutta ilman niitä kassan saldo ei täsmää pankkitiliin.
Miten saan luvut veroilmoitukselle?+
Tulos ja verot -välilehti laskee elinkeinotoiminnan tuloksen, yrittäjävähennyksen ja jaon pääoma- ja ansiotuloon. Toiminimen veroilmoitus tehdään OmaVerossa. Laskelma on apuväline, joten tarkista luvut ennen lähettämistä.