Yhdistyksen toiminnantarkastaja: kuka voi toimia, mitä tarkastetaan ja malli toiminnantarkastuskertomukseen

Lähes jokaisessa pienessä yhdistyksessä, urheiluseurassa ja taloyhtiötä pienemmässä kerhossa on toiminnantarkastaja. Tehtävä on usein vapaaehtoisen jäsenen harteilla, ja moni ei tiedä, mitä pitäisi tarkastaa. Tämä opas kertoo sen käytännössä.

Mikä on toiminnantarkastaja?

Toiminnantarkastaja on yhdistyksen kokouksen valitsema henkilö, joka tarkastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa ja antaa tarkastuksesta kirjallisen kertomuksen kokoukselle, joka päättää tilinpäätöksestä. Toiminnantarkastus tuli yhdistyslakiin (38 a §) 1.9.2010, ja se korvasi pienissä yhdistyksissä aiemman maallikkotilintarkastuksen.

Toiminnantarkastaja ei ole hallituksen apulainen eikä kirjanpitäjä. Hänen tehtävänsä on jäsenten puolesta varmistaa, että rahat on käytetty yhdistyksen tarkoitukseen, kirjanpito pitää paikkansa ja hallitus on toiminut lain, sääntöjen ja kokouksen päätösten mukaan.

Milloin yhdistys tarvitsee toiminnantarkastajan?

Yhdistys tarvitsee toiminnantarkastajan aina, kun sillä ei ole tilintarkastajaa. Käytännössä tämä koskee valtaosaa rekisteröidyistä yhdistyksistä, koska tilintarkastaja on pakollinen vasta, kun yhdistys on kooltaan selvästi pientä suurempi.

Rajat ovat samat kuin osakeyhtiöllä, ja ne selitetään esimerkkeineen artikkelissa tilintarkastus. Lukumäärä, toimikausi ja valinta-aika kirjataan yhdistyksen sääntöihin.

Kuka voi olla toiminnantarkastaja?

Toiminnantarkastajaksi voidaan valita kuka tahansa täysi-ikäinen luonnollinen henkilö, joka on riippumaton ja tuntee taloudellisia ja oikeudellisia asioita niin hyvin kuin yhdistyksen toiminta vaatii. Tutkintoa tai rekisteröintiä ei vaadita, eikä tarkastajan tarvitse olla yhdistyksen jäsen.

Riippumattomuus tarkoittaa, ettei tarkastaja tarkasta omaa työtään eikä läheisensä työtä. Jos pienessä yhdistyksessä on vaikea löytää riippumatonta jäsentä, ulkopuolinen henkilö on parempi kuin hallituksen jäsenen puoliso.

Mitkä ovat toiminnantarkastajan tehtävät?

Toiminnantarkastajan tehtävät ovat tarkastaa yhdistyksen talous ja hallinto, antaa toiminnantarkastuskertomus ja mainita siinä, jos yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai lakia tai sääntöjä on rikottu. Hallituksen on avustettava tarkastajaa ja annettava tarvittavat tiedot ja asiakirjat.

• Tilinpäätös: tuloslaskelma ja tase täsmäävät kirjanpitoon, ja hallitus on allekirjoittanut ne.
• Pankkitilit: tilin saldo 31.12. täsmää taseeseen. Tiliote on tallessa.
• Käteiskassa: kassan saldo on laskettu ja täsmää kirjanpitoon.
• Pistokokeet tositteista: suurimmat menot ja satunnaiset pienet: onko tosite, onko meno yhdistyksen tarkoitukseen, onko se hyväksytty.
• Avustukset: käytetty myöntöpäätöksen mukaan ja raportoitu ajallaan.
• Jäsenmaksut: perityt maksut vastaavat jäsenmäärää ja kokouksen päättämää maksua.
• Hallitus: pöytäkirjat ovat olemassa, ja isot menot ja sopimukset on päätetty hallituksessa.
• Kokouksen päätökset: edellisen vuosikokouksen päätökset, kuten talousarvio ja jäsenmaksu, on toteutettu.
• Verot: jos yhdistyksellä on palkkoja tai elinkeinotoimintaa, ennakonpidätykset, ilmoitukset ja tarvittaessa ALV on hoidettu.

Tarkastuksen laajuus mitoitetaan yhdistyksen mukaan. Jäsenmaksuilla toimivan kerhon tarkastus voi viedä tunnin, kun taas palkkoja maksavan seuran tarkastus vie päivän. Yhdistyksen kirjanpidon perusteet ovat artikkelissa yhdistyksen kirjanpito. Vaihe vaiheelta etenevä tarkastuslista on artikkelissa toiminnantarkastus.

Toiminnantarkastuskertomus: malli

Toiminnantarkastuskertomus on lyhyt kirjallinen lausunto, joka annetaan vuosikokoukselle ennen tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä. Laki ei määrää kaavaa, joten alla oleva malli on esimerkki, jota voi muokata.

Merkitse tilinpäätökseen myös toiminnantarkastusmerkintä, esimerkiksi: Suoritetusta toiminnantarkastuksesta on tänään annettu kertomus. Päiväys ja allekirjoitus. Tilinpäätöksen sisältö ja allekirjoitukset ovat artikkelissa yhdistyksen tilinpäätös.

Aikataulu: milloin tarkastus tehdään?

Tarkastus voidaan tehdä myös kesken vuoden, esimerkiksi kassan ja tilien osalta. Toiminnantarkastajalla on oikeus olla läsnä yhdistyksen kokouksessa.

Onko toiminnantarkastaja sama kuin tilintarkastaja?

Ei ole. Tilintarkastaja on Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksymä ammattilainen, joka tarkastaa tilintarkastuslain ja -standardien mukaan ja antaa lakisääteisen tilintarkastuskertomuksen. Toiminnantarkastaja on maallikko, joka tarkastaa yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa.

Vastuu: mitä jos toiminnantarkastaja ei huomaa virhettä?

Toiminnantarkastaja on yhdistyslain 39 §:n mukaan velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän aiheuttaa tehtävässään tahallaan tai huolimattomuudesta. Vastuu syntyy, jos tarkastus jätetään tekemättä tai selvät puutteet ohitetaan. Tarkistuslistan käyttäminen ja kirjalliset muistiinpanot suojaavat tarkastajaa.

Jos toiminnantarkastajaa ei ole valittu tai valittu ei pysty tehtävään, aluehallintovirasto voi ilmoituksesta määrätä toiminnantarkastajan. Hallituksen jäsen ei saa äänestää toiminnantarkastajan valinnasta, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa.

Montako jäsentä yhdistyksen hallituksessa on?

Yhdistyksen hallituksessa on yhdistyslain 35 §:n mukaan vähintään kolme jäsentä, joista yksi on puheenjohtaja. Tarkka määrä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä kirjataan sääntöihin. Rekisteröidyn yhdistyksen muista perusasioista kerrotaan artikkelissa rekisteröity yhdistys. Uuden yhdistyksen vaiheet ovat sivulla ry:n perustaminen. Jos yhdistyksenne haluaa ulkoistaa kirjanpidon, kilpailuta tilitoimisto.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.