Kuljetusyrityksen kirjanpito:Liikennelupa, vakavaraisuus, kalusto ja kuljettajien päivärahat

Kuljetusyrityksen kirjanpidossa tavarankuljetus on arvonlisäverollista 25,5 prosentilla ja henkilökuljetus 13,5 prosentilla. Kaluston ja polttoaineen ALV vähennetään, ja kalusto poistetaan verotuksessa enintään 25 prosentilla vuodessa. Tavaraliikenneluvassa omaa pääomaa pitää olla vähintään 9 000 euroa ensimmäiselle ja 5 000 euroa jokaiselle seuraavalle autolle, joten kirjanpidon pitää olla ajan tasalla.

Miksi kuljetusyrityksen kirjanpito on luvan ehto?

Useimmilla aloilla huono kirjanpito johtaa huonoihin päätöksiin ja ehkä veronkorotuksiin. Kuljetusalalla se voi viedä myös liikenneluvan. Traficomin tavaraliikenneluvan edellytyksiä ovat vakavaraisuus, hyvämaine ja ammattitaito. Vakavaraisuus osoitetaan tilintarkastajan todistuksella taloudellisista voimavaroista tai pankkitakauksella, ja todistus perustuu kirjanpitoon.

Toinen syy on marginaalit. Kuljetuksessa liikevaihto on usein suuri, mutta siitä jää käteen pieni osa. Polttoaine, rahoitus, renkaat ja palkat vievät suurimman osan. Kun kirjanpito on ajan tasalla, näet kuukausittain, mikä ajo tai asiakas kannattaa. Kun se on puoli vuotta jäljessä, huomaat tappiolliset ajot vasta, kun ne on jo ajettu.

Tavaraliikennelupa ja vakavaraisuus

Traficomin mukaan tavaraliikenneluvassa taloudellisia voimavaroja pitää olla vähintään 9 000 euroa ensimmäistä ajoneuvoa ja 5 000 euroa jokaista seuraavaa ajoneuvoa kohden. Kevyen tavaraliikenteen luvassa vaatimus on 1 800 euroa ensimmäisestä ja 900 euroa jokaisesta seuraavasta ajoneuvosta. Luvan tarve riippuu ajoneuvon massasta ja siitä, ajetaanko kansainvälisesti, joten tarkista oma tilanteesi Traficomilta ennen kuin aloitat ajot. Luvan hakemisesta ja muista aloitusvaiheista kerrotaan artikkelissa kuljetusyrityksen perustaminen.

Kirjanpidosta pitää siis nähdä oma pääoma kuukausittain eikä kerran vuodessa. Myös verovelat vaikuttavat, koska laiminlyödyt verot voivat heikentää hyvämainetta. Kun verovaraus on näkyvissä ja ennakkovero vastaa tulosta, jäännösveroa ei tule yllätyksenä. Kasvuvaiheessa tarkistus on vielä tärkeämpi: jokainen uusi auto nostaa vaatimusta 5 000 eurolla, ja samaan aikaan uuden auton poistot ja korot painavat tulosta. Laske siis ennen hankintaa, riittääkö oma pääoma myös ensimmäisen vuoden jälkeen.

Kevyttä tavaraliikennelupaa tarvitaan vain kansainvälisessä liikenteessä. Kotimaan 2,5-3,5 tonnin ajoihin riittää 65 euron ilmoitus Traficomille, ja alle 2,5 tonnin autolla ei tarvita kumpaakaan. Painorajat ja aloitus ovat artikkelissa pakettiautoyrittäjäksi.

Miten oma pääoma kertyy toiminimessä ja osakeyhtiössä ja miksi toiminimen lupa ei siirry yhtiölle, on käyty läpi artikkelissa kuljetusyritys: toiminimi vai osakeyhtiö.

Kalusto: poistot, leasing ja rahoitus

Kuorma-auto, perävaunu ja pakettiauto ovat käyttöomaisuutta. Verotuksessa ne poistetaan menojäännöspoistolla, enintään 25 prosenttia vuodessa. Kirjanpidossa voi käyttää suunnitelman mukaista poistoa, joka vastaa auton todellista käyttöikää. Tavaraliikenteessä käytettävän ajoneuvon ALV vähennetään hankinnasta ja käyttökuluista. Kun auto myydään, myyntihinta vähennetään menojäännöksestä. Autojen ostaminen ja myyminen liiketoimintana on eri asia: autoliikkeessä myytävät autot ovat varastoa, ja yksityiseltä ostetun auton ALV voidaan maksaa vain voittomarginaalista, katso autoliikkeen kirjanpito.

Laske rahoitusmuodon vaikutus vakavaraisuuteen ennen sopimusta. Rahoitusvaihtoehtoja vertaillaan artikkelissa Yrityslaina vai leasing. Poistot ovat verotuksessa enimmäismääriä: huonona vuonna poistoja voi tehdä vähemmän, mikä suojaa omaa pääomaa.

Polttoaine ja ajokustannukset

Polttoaine on kuljetusyrityksen suurimpia kuluja, ja sen ALV vähennetään. Polttoainekorttien kuukausilaskut ovat tositteita, ja niistä näkee tankkaukset ajoneuvoittain. Kun kohdistat kulut kirjanpidossa autoille, saat laskettua jokaisen auton kustannuksen kilometriä kohden: polttoaine, renkaat, huollot, vakuutukset, poisto ja rahoitus.

Kilometrikustannus on hinnoittelun perusta. Jos tarjoat ajon hinnalla, joka ei kata auton kilometrikustannusta ja kuljettajan palkkaa sivukuluineen, jokainen ajettu kilometri tuottaa tappiota. Moni kuljetusyrittäjä hinnoittelee kilpailijan hinnan mukaan tietämättä omaa kustannustaan. Kun luku on kirjanpidossa auto kerrallaan, näet myös, mikä auto kannattaa vaihtaa ensimmäisenä. Laske luku vähintään kerran vuodessa ja aina, kun polttoaineen hinta muuttuu selvästi.

Rahtikirjasta laskuksi ilman viivettä

Kuljetusyrityksen myynti syntyy rahtikirjoista ja ajoraporteista. Jos ajot kerätään paperilla ja laskutetaan kerran kuussa, maksu tulee pahimmillaan kahden kuukauden päästä ajosta, vaikka polttoaine on maksettu jo tankatessa. Mitä nopeammin ajo muuttuu laskuksi, sitä vähemmän kassa joutuu venymään. Kun lasku lähtee samana päivänä kuin kuorma on toimitettu, maksuaika alkaa heti.

Jos ajat tilauskeskuksen, rahdinantajan tai alustan alla, se tekee ajoista tilityksen itselaskutuksena. Silloin ostaja laatii laskun puolestasi, ja tilitys on sinun myyntitositteesi. Tarkista joka kerta, että ALV-kanta on oikein, ja kirjaa myynti bruttona ja keskuksen välityspalkkio ja muut vähennykset kuluiksi. Itselaskutuksesta pitää olla kirjallinen sopimus.

Moni kuljetusyrittäjä käyttää laskurahoitusta eli myy laskunsa rahoitusyhtiölle saadakseen rahat heti. Rahoitusyhtiön laskussa korko on ALV:tonta, mutta käsittely- ja perintäpalkkioissa voi olla ALV:tä, joten tarkista laskun erittely. Kirjaa rahoituskulut omalle tililleen, niin näet, paljonko nopea raha maksaa vuodessa. Joskus pidempi maksuaika asiakkaalle ja pieni kassapuskuri on halvempi ratkaisu. Kassan suunnittelusta kerromme artikkelissa Kassavirran hallinta.

Toinen yleinen vuoto ovat lisäveloitukset: odotusajat lastauksessa, lisäkuormat, polttoainelisät ja tietullit. Jos niitä ei kirjata rahtikirjaan heti, ne unohtuvat laskulta. Pienet summat kasvavat vuodessa huomaamatta, ja ne on jo maksettu omasta pussista.

Huollot, renkaat, tiemaksut ja ajoneuvovero

Tavallinen huolto ja korjaus on vuosikulu, jonka ALV vähennetään. Jos korjaus parantaa autoa selvästi alkuperäisestä tasosta, se lisätään auton hankintamenoon ja poistetaan sen mukana. Ratkaise raja ennen kuin iso korjaamolasku kirjataan, koska kerralla kuluksi kirjattu summa voi pienentää omaa pääomaa juuri sinä vuonna, kun vakavaraisuutta tarkastellaan.

• Määräaikaishuolto ja korjaus: vuosikulu, ALV vähennetään.
• Korjaus, joka parantaa autoa alkuperäisestä: hankintamenoon ja poistetaan, ALV vähennetään.
• Renkaat: yleensä vuosikulu, uuden auton mukana osa hankintamenoa. ALV vähennetään.
• Ajoneuvovero: vuosikulu, ei ALV:tä.
• Liikennevakuutus ja kaskovakuutus: vuosikulu, ei ALV:tä.
• Suomen lautat ja pysäköinti: vuosikulu. ALV vähennetään, jos laskulla on ALV.
• Ulkomaiset tietullit ja lautat: vuosikulu. ALV:tä ei vähennetä Suomessa, vaan palautus haetaan kyseisestä maasta.

Kirjaa kulut ajoneuvoittain, niin auton kilometrikustannus ja vaihtohetki näkyvät kirjanpidosta.

Miten kansainvälisen kuljetuksen ALV menee?

• Kotimaan tavarankuljetus: 25,5 %, tavallinen verollinen myynti.
• Henkilökuljetus Suomessa (taksi, bussi, tilausajo): 13,5 % 1.1.2026 alkaen, ennen 14 %.
• EU-maiden välinen kuljetus toisen EU-maan yritykselle: ei Suomen ALV:tä. Ostaja tilittää veron, ja myynti ilmoitetaan yhteenvetoilmoituksella.
• Kuljetus Suomesta EU:n ulkopuolelle: 0 %, veroton, jos kuljetus liittyy vientiin.
• Kuljetus EU:n ulkopuolelta Suomeen: 0 %, veroton, kun ehdot täyttyvät.
• Ulkomainen polttoaine ja tietullit: ALV:tä ei vähennetä Suomessa, vaan palautus haetaan kyseisestä maasta.

Kansainvälisen kuljetuksen ALV riippuu reitistä ja ostajasta. Tallenna ostajan ALV-numero jokaiseen laskuun. Yritysten välisissä kuljetuspalveluissa noudatetaan pääsääntöä, jonka mukaan palvelu verotetaan ostajan maassa. Kun ostaja on toisen EU-maan yritys, lasku tehdään ilman Suomen ALV:tä, laskulle merkitään ostajan ALV-tunniste ja maininta käännetystä verovelvollisuudesta, ja myynti ilmoitetaan yhteenvetoilmoituksella. Ulkomailla tankatun polttoaineen ALV:tä ei vähennetä Suomen ALV-ilmoituksessa, vaan se haetaan takaisin kyseisen maan veroviranomaiselta. Ulkomaan laskutuksesta kerromme artikkelissa Laskutus ulkomaille.

Henkilökuljetus on eri asia kuin tavarankuljetus. Kotimaan henkilökuljetuksen verokanta laski 1.1.2026 alkaen 14 prosentista 13,5 prosenttiin, ja ratkaisevaa on kuljetuksen suorituspäivä. Jos teet sekä tavara- että henkilöajoja, esimerkiksi pakettiautolla ja tilausajoina, kirjaa ne eri myyntitileille. Taksiyrittäjän erityispiirteet on käyty läpi artikkelissa Taksiyrittäjän kirjanpito.

Muuton, Kela-kyytien ja sairaankuljetuksen verokannat on koottu artikkeliin kuljetuspalvelun ALV.

Kuljettajien päivärahat ja palkat

Kuljetusalan työehtosopimus määrää, mitä kuljettajille maksetaan. Verotuksessa päiväraha on verovapaa, kun Verohallinnon ehdot täyttyvät. Vuonna 2026 kotimaan kokopäiväraha on 54 euroa, osapäiväraha 25 euroa ja ateriakorvaus 13,50 euroa. Ulkomaan päivärahat ovat maakohtaisia. Päivärahan perusteena on työmatka, ja ajot sekä lähtö- ja paluuajat pitää pystyä osoittamaan. Ajopiirturin tiedot ja ajoraportit ovat tähän hyvä tosite.

Sama ajopiirturin data kertoo myös työajan. Kuljettajien ajo- ja lepoajat on säädetty tarkasti, ja palkka lasketaan työaikakirjanpidosta, jossa ovat mukana myös lastaus, odotus ja muut työtehtävät. Kun ajopiirturin tiedot, ajoraportit ja palkanlaskenta kertovat saman tarinan, tarkastus on nopea. Kun ne eivät kerro, ylityöt, päivärahat ja palkat joudutaan selvittämään jälkikäteen kuukausi kerrallaan. Täsmäytä tiedot siksi joka palkkakaudella eikä vasta, kun joku kysyy.

Yrittäjä voi maksaa päivärahoja myös itselleen, kun hän on osakeyhtiön palveluksessa ja ajaa itse. Toiminimiyrittäjä vähentää matkakulut verotuksessa. Palkat, sivukulut ja tulorekisteri-ilmoitukset tehdään jokaisesta palkanmaksusta. Kuljettajan palkkaamisesta kerromme artikkelissa Ensimmäinen työntekijä ja päivärahoista artikkelissa Päiväraha. TES:n mukaiset kuljetusalan päivärahat ovat artikkelissa päiväraha kuljetusalalla.

Mitä kuljetusyrittäjä voittaa ajan tasalla olevalla kirjanpidolla?

Jos kirjanpito tehdään tiliotteelta kerran vuodessa, vakavaraisuus tarkistetaan vasta, kun lupa uusitaan, ja ennakkovero maksetaan viime vuoden tuloksen mukaan. Kuukausittain valmistuva kirjanpito näyttää ajoissa oman pääoman suhteessa luvan vaatimukseen, auton kilometrikustannuksen hinnoittelua varten ja tuloksen, jonka mukaan ennakkovero korjataan.

Jos ajat itse yhdellä kuorma-autolla, painopisteet ovat toiset: tilauskeskuksen tilitys, oma auto ja omat päivärahat. Ne on käyty läpi artikkelissa kuorma-autoilijan kirjanpito. Mitä kuljetusyrityksen kannattaa kysyä tilitoimistolta, on koottu sivulle kuljetusyritys tilitoimisto.

Paljonko kuljetusyrityksen kirjanpito maksaa?

Taukossa kuljetusyrityksen kirjanpito maksaa alkaen 69 €/kk toiminimelle ja alkaen 89 €/kk osakeyhtiölle alv 0 %, ja hinta nousee tositemäärän mukaan. Palkanlaskenta maksaa 19 €/palkansaaja/kk, ja tilinpäätös laskutetaan erikseen. Kuljetusalalla tositteita kertyy polttoainekorttien, huoltojen ja rahtilaskujen takia tavallista enemmän.

Taukon hintatutkimuksessa (18 tilitoimiston julkiset hinnastot 11.10.2026) osakeyhtiön kirjanpito noin 60 tositteella maksoi mediaanina 165 €/kk ja palkkalaskelma 12–30 euroa kappaleelta, alv 0 %. Alan kokonaisuus on alasivulla Kuljetus ja logistiikka, esimerkkihinnat ovat sivulla kuljetusyrityksen kirjanpidon hinta, ja oman hintasi näet ennen sopimusta laskurista. Pääkaupunkiseudun kuljetus- ja logistiikkayrittäjän tilannetta käsittelee sivu kirjanpito Vantaalla.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.