Kuljetusyrittäjä: kuitit, ajot ja päivärahat hoituvat ohjaamosta.

Miksi kuljetusyrittäjän kirjanpito on erilaista

Kuljetusyrityksen kulut syntyvät kaukana toimistosta. Polttoaine tankataan yöllä, huolto maksetaan tien päällä, päiväraha kertyy jokaisesta pitkästä keikasta, ja kuljettajat vaihtuvat. Kuittien määrä on suuri, ja jos ne kerätään kuukauden lopussa, osa on aina kadonnut. Kadonnut kuitti on menetetty ALV-vähennys ja menetetty kulu.

Tauko-sovelluksessa kuitti kuvataan tankkauksen yhteydessä, päiväraha merkitään keikan päätteeksi ja ajopäiväkirja täyttyy matkan mukana. Jokainen kulu kohdistuu oikeaan autoon tai keikkaan, ja sinä näet, mikä auto tuottaa ja mikä ei.

Päivärahat ja ajot: rahaa, joka kuuluu sinulle

Kuljetusalalla päivärahat ovat merkittävä osa kuljettajan ansiota ja yrityksen verovapaita korvauksia. Kun ne jäävät kirjaamatta tai kirjataan väärin, häviää sekä kuljettaja että yritys. Tauko laskee koko- ja osapäivärahat automaattisesti matkan keston mukaan ja vie ne suoraan palkanlaskentaan.

Jos yrityksellä on myös pakettiautoja tai henkilöautoja, ajopäiväkirja hoituu samasta sovelluksesta. Verottajan vaatimukset täyttyvät ilman, että kukaan täyttää Exceliä jälkikäteen.

Mitä tunnet arjessa

Kuljetusyrittäjät kuvaavat kolmea muutosta.

• Jokainen auto on oma tulosyksikkönsä. Näet kaluston katteen autoittain: polttoaine, huollot, vakuutukset ja poistot suhteessa keikkatuloihin. Tiedät, milloin auto kannattaa vaihtaa.
• Kuljettajat kirjaavat itse. Jokaisella kuljettajalla on oma tunnus, jolla hän kuvaa kuitit ja merkitsee päivärahat. Sinä hyväksyt, me laskemme palkat.
• Alihankinta ja rahtikirjat ovat järjestyksessä. Alihankkijoiden laskut kohdistuvat keikkoihin, ja käännetty ALV käsitellään oikein silloin, kun se koskee.

Esimerkki: Petri, kolme kuorma-autoa, neljä kuljettajaa

Petrin osakeyhtiö tekee noin 900 000 euron liikevaihdon kolmella kuorma-autolla. Kuljettajia on neljä hänen lisäkseen. Polttoaine- ja huoltokuitteja kertyy noin 150 kuukaudessa, ja päivärahoja lähes joka viikolta jokaiselle kuljettajalle. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 979 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 420 euroa, palkanlaskenta 91 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 60 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 170 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 2,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 238 euroa.

Taukossa Petri maksaa 244 euroa kuukaudessa: kirjanpito 149 euroa ja viisi palkansaajaa 95 euroa. Päivärahat ja ajopäiväkirja kuuluvat hintaan eivätkä ole erillistä tuntityötä. Se on 62 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 4 691 euroa vuodessa.

Petri sanoo, että hinta oli syy kokeilla, mutta syy jäädä oli se, että hän näki ensimmäistä kertaa, että yksi kolmesta autosta tuotti selvästi heikompaa katetta huoltokulujen takia. Hän vaihtoi auton puoli vuotta aiottua aiemmin ja säästi enemmän kuin kirjanpito maksaa viiteen vuoteen.

Kaluston poistot ja verosuunnittelu

Kuljetusyrityksen suurin veropäätös on kaluston hankinnan ajoitus ja poistot. Kun kirjanpitäjäsi näkee tuloksen reaaliajassa, hän voi ehdottaa, kannattaako uusi auto hankkia tänä vai ensi vuonna, ja miten se vaikuttaa veroihin. Leasing vai osto, ja millä ehdoilla: nämä käydään läpi ennen päätöstä, ei sen jälkeen.

Tämä keskustelu sisältyy hintaan. Perinteisessä mallissa se on lisäpalvelu, ja se jää usein käymättä.

Kausivaihtelu ja kassavirta

Kuljetusalalla maksuajat ovat pitkiä ja polttoaine maksetaan heti. Kassavirta on siksi jatkuva kysymys. Tauko-sovelluksen kassavirtaennuste näyttää, riittääkö raha seuraavien 90 päivän aikana, ja kirjanpitäjäsi ehdottaa ajoissa, jos ennakkoveroja tai ALV-kautta kannattaa tarkistaa. Saatavien seuranta ja maksumuistutukset hoituvat sovelluksesta, jotta rahat tulevat ajallaan.

Kolme virhettä, jotka näemme kuljetusalalla useimmin

Kuljetusalan virheet ovat kalliita, koska kalusto on kallista ja marginaalit ohuita.

• Kaluston kate ei ole tiedossa. Kaikki kulut kirjataan yhteen, ja huono auto piiloutuu hyvien joukkoon vuosia. Taukossa jokainen kulu kohdistuu autoon.
• Päivärahat jäävät osittain hakematta tai ne lasketaan väärin. Matkan kesto, osapäiväraha, ulkomaan päiväraha: säännöt ovat tarkat, ja käsin laskettuna virheitä tulee. Sovellus laskee ne matkan mukaan.
• Polttoainekorttien koontilaskut kirjataan yhtenä kuluna. Silloin ei tiedetä, mikä auto kulutti mitä. Tauko kohdistaa koontilaskut autoittain automaattisesti.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Käyttöönotto tapahtuu ohjaamosta käsin.

• Päivä 1: 15 minuutin puhelu. Käydään läpi kalusto, kuljettajat, polttoainekortit ja suurimmat asiakkaat.
• Päivä 2: Sovellus käytössä sinulla ja kuljettajilla. Autot perustetaan, pankki ja polttoaineyhtiö kytketään. Jokainen kuljettaja osaa kuvata kuitin ja merkitä päivärahan.
• Viikko 1: Ensimmäiset kuitit ja päivärahat kirjautuvat autoittain. Kirjanpitäjäsi tarkistaa kohdistukset ja päivärahalaskennan.
• Kuukausi 1: Näet jokaisen auton katteen erikseen. Palkat päivärahoineen on laskettu ja ilmoitettu. Kirjanpitäjäsi ehdottaa, mitä kalustolle kannattaa tehdä.

Mitä hinta sisältää

Kuljetusyrityksen hinta on yksi luku kuukaudessa tositemäärän mukaan ja palkanlaskenta 19 euroa kuljettajalta. Päivärahat ja ajopäiväkirja autoittain kuuluvat hintaan eivätkä ole erillistä työtä.

• Juokseva kirjanpito, kulut kohdistettuna autoittain ja keikoittain
• ALV-ilmoitukset, tarvittaessa käännetty ALV alihankinnassa
• Palkanlaskenta kuljetusalan TES:n mukaan, päivärahat ja tulorekisteri-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, kaluston poistot
• Oma nimetty kirjanpitäjä, vastaus alle tunnissa arkisin
• Tauko-sovellus koko porukalle: kuitit, päivärahat, ajopäiväkirja, kaluston kate, kassavirtaennuste

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Kuljetusalalla itsepalveluohjelma kaatuu päivärahoihin, kaluston seurantaan ja palkkoihin. Ohjelma ei laske päivärahoja matkan keston mukaan, ei kohdista polttoainekorttien koontilaskuja autoittain, eikä laske kuljettajien palkkoja TES:n mukaan. Sinä joudut tekemään sen, ja se tehdään yöllä ohjaamossa tai jää tekemättä.

Taukossa kuljettajat kirjaavat itse, sovellus laskee päivärahat ja kohdistaa kulut, ja ihminen hoitaa palkat. Hintaero itsepalveluun on pieni. Yksi oikein laskettu päivärahavuosi kattaa sen.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Mikä autoistasi tuottaa huonoiten?" Useimmat kuljetusyrittäjät osaavat arvata, mutta harva tietää, koska perinteinen kirjanpito ei erottele autoja. Taukossa jokainen kulu ja keikka kohdistetaan autoon, ja vastaus on sovelluksessa.

Kun tiedät kaluston katteen autoittain, tiedät, milloin vaihtaa auto, milloin ottaa lisää keikkoja ja milloin sanoa ei. Se on kuljetusyrittäjän tärkein päätös, ja se syntyy kirjanpidosta, joka on tehty kuljetusalaa varten.

Mitä et enää tee

Kuljetusyrittäjänä olet tien päällä. Tauko on tehty niin, että kirjanpito kulkee mukana eikä odota toimistolla.

• Et kerää polttoainekuitteja ohjaamosta kuukauden lopussa
• Et laske päivärahoja käsin kuljettajille
• Et kohdista koontilaskuja autoittain itse
• Et arvaa, mikä auto tuottaa huonoiten
• Et täytä ajopäiväkirjaa jälkikäteen
• Et maksa tuntilaskua siitä, että kysyit kalustohankinnasta

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Sen jälkeen varaat 15 minuutin puhelun, jossa käydään läpi kalustosi ja kuljettajasi. Ensimmäisen kuukauden jälkeen näet jokaisen auton katteen erikseen.

Usein kysytyt