Kuljetusyrittäjä: kuitit, päivärahat ja kalusto kuntoon.

Miksi kuljetusyrittäjän kirjanpito on erilaista

Kuljetusyrityksen kulut syntyvät kaukana toimistosta. Polttoaine tankataan yöllä, huolto maksetaan tien päällä, päiväraha kertyy jokaisesta pitkästä keikasta ja kuljettajat vaihtuvat. Kuitteja tulee paljon, ja jos ne kerätään kuun lopussa, osa on aina kadonnut. Kadonnut kuitti tarkoittaa menetettyä ALV-vähennystä ja kirjaamatonta kulua.

Tallenna kuitti heti tankatessa ja merkitse päivärahat keikan päätteeksi. Kun jokainen kulu kohdistetaan oikeaan autoon tai keikkaan, kirjanpidosta näkee, mikä auto tuottaa ja mikä ei.

Päivärahat ja ajot: rahaa, joka kuuluu sinulle

Kuljetusalalla päivärahat ovat iso osa kuljettajan ansioita ja yrityksen maksamia verovapaita korvauksia. Jos ne jäävät kirjaamatta tai kirjataan väärin, häviävät sekä kuljettaja että yritys. Taukossa voit kysyä päivärahojen ehdoista kirjanpitäjältä, ja neuvonta sisältyy hintaan.

Jos yrityksellä on myös paketti- tai henkilöautoja, niistä pidetään ajopäiväkirjaa. Verottajan vaatimukset täyttyvät, kun ajot kirjataan ajon yhteydessä eikä jälkikäteen.

Mitä tunnet arjessa

Kuljetusyrittäjät kuvaavat kolmea muutosta.

• Kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi ja tuntee kaluston, päivärahojen ja alihankinnan kirjaukset.
• Palkanlaskenta maksaa 19 euroa kuljettajalta kuukaudessa.
• Voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset, ja neuvonta sisältyy kiinteään hintaan. Tilinpäätös laskutetaan erikseen.

Esimerkki: Petri, kolme kuorma-autoa, neljä kuljettajaa

Petrin osakeyhtiö tekee noin 900 000 euron liikevaihdon kolmella kuorma-autolla. Kuljettajia on neljä hänen lisäkseen. Polttoaine- ja huoltokuitteja kertyy noin 150 kuukaudessa, ja päivärahoja lähes joka viikolta jokaiselle kuljettajalle. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 979 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 420 euroa, palkanlaskenta 91 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 60 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 170 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 2,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 238 euroa.

Taukossa Petri maksaa 244 euroa kuukaudessa: kirjanpito 149 euroa ja viisi palkansaajaa 95 euroa. Päivärahat ja ajopäiväkirja kuuluvat hintaan eivätkä ole erillistä tuntityötä. Se on 62 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 4 691 euroa vuodessa.

Petrin mukaan hinta sai hänet kokeilemaan, mutta jäämään sai jokin muu. Hän näki ensimmäistä kertaa, että yksi kolmesta autosta tuotti huoltokulujen takia selvästi heikompaa katetta. Hän vaihtoi auton puoli vuotta aiottua aiemmin ja säästi enemmän kuin kirjanpito maksaa viidessä vuodessa.

Kaluston poistot ja verosuunnittelu

Kuljetusyrityksen suurin veropäätös on kaluston hankinnan ajoitus ja poistot. Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältäsi, kannattaako uusi auto hankkia tänä vai ensi vuonna ja miten se vaikuttaa veroihin. Myös leasingin ja oston erot ja ehdot käydään läpi ennen päätöstä eikä vasta sen jälkeen.

Tämä keskustelu sisältyy hintaan. Perinteisessä mallissa se on lisäpalvelu, ja se jää usein käymättä.

Kausivaihtelu ja kassavirta

Kuljetusalalla asiakkaiden maksuajat ovat pitkiä, mutta polttoaine maksetaan heti. Siksi kassavirtaa pitää seurata jatkuvasti. Kassavirtaennusteesta näet, riittääkö raha seuraavien 90 päivän ajan, ja Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältäsi, kannattaako ennakkoveroja tai ALV-kautta tarkistaa. Lähetä maksumuistutus heti eräpäivän jälkeen, jotta rahat tulevat ajallaan.

Kolme virhettä, jotka näemme kuljetusalalla useimmin

Kuljetusalalla virheet tulevat kalliiksi, koska kalusto on kallista ja katteet ohuita.

• Kaluston kate ei ole tiedossa. Kun kaikki kulut kirjataan yhteen, huono auto voi piiloutua hyvien joukkoon vuosiksi. Kohdista jokainen kulu autolle jo kirjatessa.
• Päivärahat jäävät osittain hakematta tai lasketaan väärin. Matkan kestolle, osapäivärahalle ja ulkomaan päivärahalle on tarkat säännöt, ja käsin laskiessa tulee virheitä. Kysy epäselvistä tapauksista kirjanpitäjältäsi.
• Polttoainekorttien koontilaskut kirjataan yhtenä kuluna. Silloin ei tiedetä, mikä auto kulutti mitäkin. Jaa koontilasku autoittain.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Aloitus on tehty yksinkertaiseksi.

• Alussa käyt kirjanpitäjän kanssa läpi kaluston, kuljettajat, polttoainekortit ja suurimmat asiakkaat.
• Ensimmäisinä viikkoina ensimmäiset kuitit ja päivärahat kirjataan, ja kirjanpitäjä käy kohdistukset ja päivärahat kanssasi läpi.
• Sen jälkeen kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi, ja voit kysyä aina, kun tarvitset. Kysyminen ei maksa erikseen.

Mitä hinta sisältää

Kuljetusyrityksen kirjanpito maksaa tositemäärän mukaan yhden luvun kuukaudessa, ja palkanlaskenta on 19 euroa kuljettajalta. Neuvonta sisältyy hintaan, ja tilinpäätös laskutetaan erikseen.

• Juokseva kirjanpito, kulut kohdistettuna autoittain ja keikoittain
• ALV-ilmoitukset, tarvittaessa käännetty ALV alihankinnassa
• Palkanlaskenta kuljetusalan TES:n mukaan, päivärahat ja tulorekisteri-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, kaluston poistot
• Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään hintaan

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Kuljetusalalla itsepalveluohjelma kompastuu päivärahoihin, kaluston seurantaan ja palkkoihin. Ohjelma ei laske päivärahoja matkan keston mukaan, ei jaa polttoainekorttien koontilaskuja autoittain eikä laske kuljettajien palkkoja TES:n mukaan. Ne jäävät sinulle, ja silloin ne tehdään yöllä ohjaamossa tai jätetään tekemättä.

Taukossa palkanlaskenta maksaa 19 euroa kuljettajalta, ja päivärahoista ja kalustosta voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset. Hintaero itsepalveluun on pieni, ja yksi vuosi oikein laskettuja päivärahoja kattaa sen.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Mikä autoistasi tuottaa huonoiten?" Useimmat kuljetusyrittäjät osaavat arvata, mutta harva tietää, koska perinteinen kirjanpito ei erottele autoja. Kun kulut ja keikat kohdistetaan autoille, vastaus löytyy kirjanpidosta.

Kun tiedät katteen autoittain, tiedät, milloin auto kannattaa vaihtaa, milloin ottaa lisää keikkoja ja milloin kieltäytyä. Kuljetusyrittäjälle se on tärkein päätös.

Mitä et enää tee

Kuljetusyrittäjä on tien päällä. Taukossa kuvaat kuitin puhelimella, se luetaan automaattisesti, ja kirjanpitäjältä voit kysyä aina, kun tarvitset.

• Et laske kuljettajien palkkoja itse
• Et mieti yksin päivärahojen ehtoja
• Et odota vastausta päiviä
• Et maksa tuntilaskua siitä, että kysyit kalustohankinnasta

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Sen jälkeen käyt kirjanpitäjän kanssa läpi kalustosi ja kuljettajasi.

Usein kysytyt