Pitopalvelu tilitoimisto: kirjanpitäjä cateringyritykselle, jolla on keikkatyöntekijöitä, ennakkomaksuja ja yritysasiakkaita
Pitopalvelulle sopiva tilitoimisto hoitaa keikkatyöntekijöiden vaihtelevat palkat, kirjaa varausmaksut ennakkoina ja auttaa laskuttamaan yrityksiä ja kuntia niin, että rahat tulevat ajoissa. Pitopalvelussa myynti tulee yleensä laskuilla, joten käteistä on vähemmän kuin ravintolassa, mutta palkkalistalla voi olla joulukuussa kymmenen nimeä ja tammikuussa kaksi. Tässä mitä tilitoimistolta pitää vaatia, mitä kysyä ennen sopimusta ja mitä palvelu maksaa.
Lyhyesti
- Pitopalvelun tilitoimisto valitaan sen mukaan, miten se hoitaa keikkatyöntekijöiden palkat: vaihteleva palkkalista, tuntipalkat ja tulorekisteri-ilmoitukset jokaisesta maksusta.
- Ruoka ja ateriapalvelu ovat ALV 13,5 %, alkoholin tarjoilu ja tilavuokra 25,5 %. Samalla laskulla voi olla molemmat, ja vero lasketaan riveittäin.
- Yritysten välillä yli 30 päivän maksuaika on maksuehtolain mukaan pätevä vain nimenomaisesti sovittuna. Kirjanpitäjä auttaa pitämään laskutuksen ja perinnän kunnossa.
- Taukossa pitopalvelun kirjanpito on toiminimelle alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiölle alkaen 89 €/kk (alv 0 %), palkanlaskenta 19 € palkansaajalta. Oman hintasi näet hintalaskurista.
Pitopalvelu tilitoimisto kannattaa valita sen perusteella, miten toimisto hinnoittelee ja hoitaa vaihtelevan palkkalistan. Pitopalvelussa kirjanpito on usein yksinkertaisempaa kuin ravintolassa, koska myynti tulee laskuilla eikä kassasta, mutta palkanlaskenta on työläämpää: tarjoilijoita ja kokkeja maksetaan tilaisuuksien mukaan, ja sesonkikuukausina nimiä on moninkertaisesti. Oman hintasi näet hintalaskurista, ja nykyisen laskusi voit verrata kilpailutuksessa.
Mitä pitopalvelun kirjanpito vaatii tilitoimistolta?
Pitopalvelun kirjanpito vaatii tilitoimistolta neljä asiaa: monen verokannan laskut, ennakkomaksujen oikean käsittelyn, keikkatyöntekijöiden palkanlaskennan ja myyntisaamisten seurannan. Taulukossa on, mitä kukin tarkoittaa käytännössä.
| Asia | Pitopalvelussa | Mitä tilitoimistolta odotat |
|---|---|---|
| ALV | Ruoka ja tarjoilu 13,5 %, alkoholi ja tilavuokra 25,5 % | Tarkistaa laskupohjan, niin että verokannat näkyvät riveittäin |
| Varausmaksut | Hääpari tai yritys maksaa ennakon kuukausia ennen juhlaa | Kirjaa ennakon velaksi ja ilmoittaa ALV:n maksukuukaudelta |
| Palkat | Tuntipalkkaiset tarjoilijat ja kokit, vaihteleva määrä | Laskee palkat tilaisuuksien tunneista ja tekee tulorekisteri-ilmoitukset |
| Myyntisaamiset | Yritykset ja julkiset asiakkaat maksavat laskulla | Seuraa erääntyneitä laskuja ja kertoo, kuka ei ole maksanut |
| Raaka-aineet | Tukkuostot tilaisuuksia varten | Kohdistaa ostot niin, että tilaisuuden kate voidaan laskea |
Elintarvikehuoneistosta tehdään ilmoitus kunnan elintarvikevalvontaan viimeistään neljä viikkoa ennen toiminnan alkua. Jos tarjoilet alkoholia, tarvitset Lupa- ja valvontaviraston anniskeluluvan, joka maksaa 1 230 euroa. Ennakkojen laskuttamisesta on oma artikkeli ennakkolaskutus.
Keikkatyöntekijät: mitä palkanlaskennalta pitää vaatia?
Keikkatyöntekijöiden palkanlaskennalta pitää vaatia, että palkka lasketaan oikein tilaisuuksien tunneista, lisät huomioidaan ja jokainen maksu ilmoitetaan tulorekisteriin määräajassa. Pitopalvelussa sama henkilö voi olla töissä kolmena viikonloppuna ja sitten kaksi kuukautta tauolla, joten kirjanpitäjän järjestelmän pitää kestää vaihteleva lista.
Jos keikkalainen laskuttaa omalla Y-tunnuksellaan, varmista, että hän on aidosti yrittäjä. Jos pitopalvelu päättää ajat, välineet ja hinnan, suhde voi olla työsuhde. Raja on käyty läpi artikkelissa näennäisyrittäjyys.
Yritys- ja kunta-asiakkaat: maksuajat ja laskutus
Kun pitopalvelu myy yrityksille ja julkisille asiakkaille, maksuaika vaikuttaa kassavirtaan enemmän kuin kirjanpidon hinta. Maksuehtolain (30/2013) mukaan yritysten välillä yli 30 päivän maksuaika on pätevä vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu. Kun asiakas on julkinen hankintayksikkö, kuten kunta, maksuaika on 30 päivää ja enintään 60 päivää vain nimenomaisesti sovittuna.
- Sovi maksuaika tarjouksessa. Jos tilaaja haluaa 60 päivän maksuajan, se pitää sopia erikseen. Muuten voit vaatia maksua 30 päivässä.
- Laskuta varausmaksu. Ennakko pienentää riskiä ja tasaa kassavirtaa, kun raaka-aineet ostetaan ennen tilaisuutta.
- Seuraa erääntyneitä. Hyvä kirjanpitäjä kertoo kuukausittain, mitkä laskut ovat maksamatta, ettei perintä unohdu.
- Verkkolasku. Julkiset asiakkaat ja monet yritykset haluavat verkkolaskun, joten tarkista, että laskutus onnistuu verkkolaskuna.
Mitä kysyä tilitoimistolta ennen sopimusta?
- Maksanko palkanlaskennasta vain kuukausilta, joina palkkaa maksetaan?
- Oletteko hoitaneet ravintola-alan työehtosopimuksen mukaisia palkkoja?
- Kirjaatteko varausmaksut ennakkoina ja ilmoitatteko niiden ALV:n oikealta kuukaudelta?
- Tarkistatteko laskupohjan, kun samalla laskulla on ruokaa, juomia ja tilavuokraa?
- Saanko kuukausittain listan maksamattomista laskuista?
- Voinko laskea tilaisuuskohtaisen katteen kirjanpidon tiedoista?
- Kuuluuko neuvonta hintaan, vai laskutetaanko puhelut tuntityönä?
Paljonko tilitoimisto maksaa pitopalvelulle?
Perinteisessä tilitoimistossa toiminimen kirjanpito maksaa tavallisesti 60–120 € kuukaudessa ja osakeyhtiön 80–170 €, palkkalaskelma 15–25 € palkansaajalta. Pitopalvelussa kokonaishinnan ratkaisevat palkat: kahdeksan palkansaajan kuukautena palkanlaskenta on suurempi erä kuin kirjanpito.
| Pitopalvelu | Oletukset | Tauko, alv 0 % |
|---|---|---|
| Yksinyrittäjä, toiminimi | 30–60 tositetta kuussa, ei palkansaajia | Kirjanpito 89 €/kk |
| Catering oy, 2–3 palkansaajaa | 60–100 tositetta, 3 palkansaajaa | 129 € + palkat 57 € = 186 €/kk |
| Pitopalvelu oy, sesonkikuukausi | 60–100 tositetta, 8 palkansaajaa | 129 € + palkat 152 € = 281 €/kk |
Lisää esimerkkejä on sivulla pitopalvelun kirjanpidon hinta. Jos pitopalvelusi toimii ravintolan yhteydessä, lue myös ravintola tilitoimisto.
Missä pitopalvelun kirjanpito tavallisesti menee pieleen?
- Koko lasku 13,5 %:lla. Jos laskulla on juomia tai tilavuokraa, ne ovat 25,5 %. Väärä kanta korjataan hyvityslaskulla ja uudella laskulla.
- Varausmaksu tuloksi heti. Ennakko on velkaa asiakkaalle siihen asti, kun tilaisuus pidetään. ALV ilmoitetaan kuitenkin jo maksukuukaudelta.
- Keikkapalkat käteisellä. Palkka maksetaan palkkalaskelman mukaan pankkiin, ja ennakonpidätys ja sivukulut hoidetaan samalla.
- Maksuaikaa ei sovita. Ilman sopimusta tilaaja voi olettaa pitkän maksuajan, ja raaka-aineet on maksettu jo viikkoja aiemmin.
Usein kysytyt
Tarvitseeko pitopalvelu tilitoimiston?+
Laki ei vaadi. Yksinyrittäjä voi pitää kirjanpidon itse, mutta kun mukana on keikkatyöntekijöitä, palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoitukset vievät aikaa, ja moni ulkoistaa ainakin ne.
Paljonko pitopalvelun kirjanpito maksaa?+
Perinteisessä toimistossa toiminimen kirjanpito maksaa tavallisesti 60–120 € kuukaudessa. Taukossa toiminimi alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiö alkaen 89 €/kk (alv 0 %), palkanlaskenta 19 € palkansaajalta. Tilinpäätös laskutetaan erikseen.
Mikä on pitopalvelun ALV 2026?+
Ruoka ja ateriapalvelu 13,5 %, alkoholin tarjoilu ja tilavuokra 25,5 %. Kun samalla laskulla on molempia, vero lasketaan riveittäin.
Miten varausmaksu kirjataan?+
Ennakkona eli velaksi asiakkaalle. ALV ilmoitetaan sen kuukauden ilmoituksessa, jona maksu saadaan, ja lopullisesta laskusta ennakko hyvitetään.
Mikä maksuaika yritysasiakkaalle?+
Maksuehtolain mukaan yritysten välillä yli 30 päivän maksuaika on pätevä vain nimenomaisesti sovittuna. Julkiselle hankintayksikölle maksuaika on 30 päivää, ja enintään 60 päivää nimenomaisesti sovittuna.
Tarvitseeko pitopalvelu luvan?+
Elintarvikehuoneistosta tehdään ilmoitus kuntaan viimeistään neljä viikkoa ennen aloitusta. Alkoholin tarjoiluun tarvitaan anniskelulupa Lupa- ja valvontavirastolta.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Ennakkolasku: milloin kannattaa, miten ALV ilmoitetaan ja miten ennakko kirjataan
Ennakkolasku tuo rahaa kassaan ennen kuin työ alkaa ja pienentää riskiä, että asiakas jättää maksamatta. Tässä milloin ennakkolasku kannattaa, miksi ennakon ALV erääntyy jo maksukuukaudelta, miten ennakko kirjataan saaduksi ennakoksi ja mitä tehdään, kun asiakas peruu.
Ravintola tilitoimisto: näin valitset kirjanpitäjän, joka osaa kassan, kaksi ALV-kantaa ja vuorotyön palkat
Ravintolalle sopiva tilitoimisto osaa purkaa kassajärjestelmän päiväraportin kahteen ALV-kantaan, täsmäyttää kortti-, lounasseteli- ja Wolt-tilitykset ja laskea vuorotyön palkat työehtosopimuksen lisineen. Ravintola on pienyrityksistä työläimpiä kirjattavia, joten väärä toimisto näkyy joko laskussa tai virheinä. Tässä mitä kysyä ennen sopimusta, missä ravintolan kirjanpito tavallisesti pettää ja mitä palvelu maksaa.
Näennäisyrittäjyys: oletko yrittäjä vai työntekijä, ja mitä siitä seuraa
Jos teet työtä yhdelle asiakkaalle sen ohjeiden mukaan, sen välineillä ja ilman omaa riskiä, olet ehkä työntekijä, vaikka laskutat Y-tunnuksella. Tässä työsuhteen tunnusmerkit taulukkona, mitä KHO:n ruokalähettiratkaisu muutti ja mitä väärästä sopimusmuodosta seuraa tilaajalle ja tekijälle.