Rahtikirja: mikä se on, mitä siihen kirjoitetaan ja täytettävä rahtikirjapohja

Pienyrittäjä tarvitsee rahtikirjan, kun lähettää lavan tavaraa asiakkaalle kuljetusliikkeen kautta, ostaa kuljetuksen alihankintana tai ajaa itse tavaraa toisen lukuun. Isot kuljetusyhtiöt tekevät rahtikirjan omassa järjestelmässään, mutta tiedot tulevat lähettäjältä. Jos tiedot ovat väärin, vastuu on lähettäjällä. Siksi rahtikirjan sisältö kannattaa osata, vaikka et itse täyttäisi paperia.

Mikä on rahtikirja?

Rahtikirja on kuljetusasiakirja, joka todistaa tavaran lähettäjän ja rahdinkuljettajan välisen kuljetussopimuksen ehdot ja sen, että rahdinkuljettaja on ottanut tavaran vastaan. Tiekuljetussopimuslain (345/1979) 13 §:n mukaan rahtikirja on näistä asioista todisteena, ellei muuta näytetä. Jos kuljettaja ei ole merkinnyt rahtikirjaan varaumaa, tavaran ja pakkauksen katsotaan olleen hyvässä kunnossa, kun kuljetus alkoi.

Kuljetussopimus on pätevä ilman rahtikirjaakin. Rahtikirjan puuttuminen ei siis kaada sopimusta, mutta riidassa sinulla ei ole asiakirjaa, joka osoittaisi, mitä ja missä kunnossa kuljettajalle luovutettiin.

Milloin pitää olla rahtikirja?

Rahtikirja pitää olla kansainvälisessä tiekuljetuksessa aina. Kotimaan kuljetuksessa rahtikirja tehdään lain mukaan, elleivät lähettäjä ja rahdinkuljettaja sovi, ettei sitä tehdä, tai jos rahtikirjan tekeminen aiheuttaisi erityistä haittaa tai se ei ole kyseisissä kuljetuksissa tavallista. Käytännössä kaikki kappaletavara- ja lavakuljetukset kulkevat rahtikirjalla, usein sähköisellä.

• Lähetät tavaraa ulkomaille maanteitse: CMR-rahtikirja aina.
• Lähetät lavan kotimaan asiakkaalle kuljetusliikkeellä: kuljetusliike tekee rahtikirjan, sinä annat tiedot.
• Ajat itse omaa tavaraasi omalla autolla: rahtikirjaa ei tarvita, koska kuljetussopimusta ei ole.
• Ajat toisen yrityksen tavaraa korvausta vastaan: olet rahdinkuljettaja, ja rahtikirja kannattaa tehdä.
• Vaarallinen aine (ADR): tarvitaan lisäksi vaarallisten aineiden kuljetusasiakirja.

Mitä rahtikirjaan kirjoitetaan?

Kotimaan rahtikirjaan kirjoitetaan tiekuljetussopimuslain 8 §:n mukaan lähettäjän ja rahdinkuljettajan nimet ja osoitteet, tavaran noutopaikka ja -päivä, määräpaikka, vastaanottajan nimi ja osoite, kollien lukumäärä ja niiden merkit ja numerot tai muu tavaran kuvaus sekä tavaran kokonaispaino tai muu määrä. Vaarallisesta tavarasta on lisäksi mainittava sen yleisesti hyväksytty nimike. Muitakin tietoja saa lisätä.

Alla on rahtikirjapohja, jonka voit kopioida taulukkoon tai tekstiasiakirjaan. Täytä harmaat kohdat lähetyskohtaisesti. Kuljetusliikkeellä on yleensä oma lomakkeensa tai järjestelmänsä, mutta samat tiedot kysytään siinäkin.

Miten rahtikirja täytetään?

Kuka vastaa rahtikirjan tietojen oikeellisuudesta?

Lähettäjä vastaa rahtikirjaan merkitsemiensä tai merkittäväksi antamiensa tietojen ja ohjeiden oikeellisuudesta. Jos väärä tai puutteellinen tieto aiheuttaa rahdinkuljettajalle kuluja tai vahinkoa, lähettäjä korvaa ne. Rahdinkuljettajan velvollisuus on tarkastaa, että kollien lukumäärä, merkit ja numerot vastaavat rahtikirjaa, ja tehdä varauma, jos se ei voi tarkastaa tietoja tai epäilee niitä.

Mitä eroa on CMR-rahtikirjalla ja kotimaan rahtikirjalla?

CMR-rahtikirja on kansainvälisen tiekuljetuksen rahtikirja, joka perustuu CMR-yleissopimukseen ja on aina pakollinen, kun tavara kulkee maanteitse maasta toiseen. Siinä on enemmän tietoja kuin kotimaan rahtikirjassa: muun muassa laatimispaikka ja -aika, tavaralajin yleisesti käytetty nimike, pakkaustapa, kuljetuskustannukset, tulliohjeet ja maininta siitä, että kuljetukseen sovelletaan CMR-yleissopimusta. CMR tehdään kolmena kappaleena, jotka lähettäjä ja rahdinkuljettaja allekirjoittavat.

Kelpaako sähköinen rahtikirja?

Kelpaa. Tiekuljetussopimuslain mukaan rahtikirja tai sen tiedot voidaan toimittaa sähköisesti, kunhan tietojen eheys on varmistettu, muutokset näkyvät jälkikäteen ja osapuolet todentavat rahtikirjan luotettavalla sähköisellä allekirjoituksella tai muulla todentamistavalla. Kansainvälisessä kuljetuksessa käytetään eCMR:ää, kun osapuolet ovat sopineet menettelystä. Useimmat kuljetusyhtiöt tekevät rahtikirjan nykyään sähköisesti, ja kuljettaja kuittaa toimituksen laitteella.

Miksi rahtikirja kuuluu kirjanpitoon?

Rahtikirja kuuluu kirjanpitoon, koska se on todiste siitä, että tavara on toimitettu, ja tukee myyntilaskua ja kuljetuskulua. Kirjanpitolain mukaan liiketapahtuman pitää perustua päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, ja rahtikirja on hyvä liite toimituksen todisteeksi. EU-myynnissä se on vielä tärkeämpi.

• Yhteisömyynti EU-maahan (0 % ALV): myyjän pitää pystyä osoittamaan, että tavara kuljetettiin toiseen jäsenvaltioon. EU:n arvonlisäverotuksen täytäntöönpanoasetuksen 45 a artiklan mukaan kuljetus oletetaan tapahtuneeksi, kun myyjällä on kaksi toisistaan riippumatonta, ristiriidatonta todistetta, esimerkiksi allekirjoitettu CMR-rahtikirja ja kuljetusliikkeen lasku.
• Vienti EU:n ulkopuolelle: vientiä todistaa tullin vientiselvitys, ja rahtikirja tukee sitä.
• Rahtikulut: kuljetusliikkeen lasku on kulutosite, ja rahtikirjan numero laskulla yhdistää sen lähetykseen.
• Reklamaatiot: varaumallinen rahtikirja on todiste kuljetusvahingosta vakuutusyhtiölle ja kuljetusliikkeelle.

Lisää EU-kaupan arvonlisäverosta sivulla EU-myynnin ALV ja kuljetusalan kirjanpidosta sivulla kuljetusyrityksen kirjanpito. Jos lähetät paljon tavaraa ja kirjanpito tuntuu hitaalta, kilpailuta tilitoimisto tai katso oma hintasi.

Mikä on rahtikirjan numero?

Rahtikirjan numero on lähetyksen yksilöivä tunnus, jonka kuljetusliike tai lähettäjän järjestelmä antaa. Sillä lähetys löytyy seurannasta, laskulta ja reklamaatiossa. Kuljetusyhtiöiden järjestelmissä se on usein sama kuin lähetystunnus tai seurantakoodi. Kirjaa numero myyntilaskulle tai sen liitteeksi, niin toimitus ja lasku on helppo yhdistää jälkikäteen.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.