Kululaskelma pohja: omalla rahalla maksetut kulut ja ALV Excelissä
Kululaskelmalla kokoat yrityksen kulut, jotka maksoit omalla kortilla tai käteisellä, ja saat ne kirjanpitoon ja rahat takaisin tilillesi. Pohja erottaa kuitin arvonlisäveron, laskee verottoman summan ja kokoaa kulut kululajeittain.
Ilmainen, ei rekisteröitymistä. Tavallinen .xlsx- tai .docx-tiedosto.
Pohjassa on
- Rivi jokaiselle kuitille: päivä, tositenumero, myyjä, käyttötarkoitus ja kululaji
- ALV lasketaan kuitin verollisesta summasta valitun verokannan mukaan
- Yhteenveto kymmenelle kululajille, kuten tarvikkeet, ohjelmistot, matkat ja edustus
- ALV-erittely verokannoittain ALV-ilmoitusta varten
- Tarkistus, joka näyttää rivit ilman kululajia
- Maksettava summa ja hyväksyntä allekirjoituksineen
Näin käytät pohjaa
- 1Kerää kuitit
Ota esiin kaikki kuitit, jotka maksoit omilla rahoillasi, ja numeroi ne juoksevasti. Sama numero kirjoitetaan kuittiin ja pohjaan.
- 2Kirjaa kuitti riville
Poista esimerkkirivi. Kirjoita päivä, myyjä, mitä ostit ja mihin käyttöön, summa sisältäen ALV:n ja ALV-kanta.
- 3Valitse kululaji
Kululaji valitaan listasta. Yhteenveto kokoaa summat, joten näet heti, mihin raha meni.
- 4Tarkista edustus ja yksityiset ostot
Edustuskulujen ALV-kannaksi merkitään 0 %, koska sen ALV:tä ei saa vähentää. Yksityisiä ostoja ei kirjata ollenkaan.
- 5Hyväksy ja maksa
Allekirjoita laskelma, liitä kuitit mukaan ja maksa summa yrityksen tililtä omalle tilillesi. Laskelma ja kuitit ovat kirjauksen tosite.
Mikä on kululaskelma ja kuka sitä tarvitsee?
Kululaskelma on koonti kuluista, jotka maksoit itse mutta jotka kuuluvat yritykselle. Osakeyhtiössä sillä saat rahat takaisin yhtiöltä verovapaasti, koska yhtiö korvaa todellisen kulun eikä maksa palkkaa. Toiminimessä sillä saat omalla rahalla maksetut kulut kirjanpitoon, jolloin ne pienentävät verotettavaa tulosta.
Laskelma kannattaa tehdä kuukausittain. Silloin kuitit ovat vielä tallessa, ALV ehtii oikean kuukauden ilmoitukseen, eikä vuoden lopussa tarvitse etsiä haalistuneita lämpöpaperikuitteja.
Osakeyhtiössä summa maksetaan yhtiön tililtä osakkaan tilille. Toiminimessä omalla rahalla maksettu kulu kirjataan yksityissijoitukseksi, ja saman summan voi halutessaan siirtää yrityksen tililtä itselleen yksityisottona.
Miten kuitin ALV lasketaan?
Kuitissa näkyy yleensä verollinen summa. Arvonlisävero lasketaan siitä kaavalla summa x verokanta / (1 + verokanta). Pohjan esimerkissä 89,90 euron näppäimistössä on 25,5 prosentin kannalla veroa 18,27 euroa, ja veroton hinta on 71,63 euroa.
ALV-velvollinen yritys vähentää veron ALV-ilmoituksessa ja kirjaa kuluksi verottoman summan. Jos yrityksesi ei ole ALV-velvollinen, koko summa on kulu, eikä veroa vähennetä. Laskun voi tarkistaa ALV-laskurilla.
Esimerkki: kuukauden kululaskelma
Maksoit syyskuussa omalla kortilla näppäimistön 89,90 euroa, alan kirjan 35,00 euroa ja asiakaslounaan 60,00 euroa. Näppäimistön vero 25,5 prosentin kannalla on 18,27 euroa. Kirjan kanta on 13,5 prosenttia, joten veroa on 4,16 euroa. Lounas on edustusta, joten sen kannaksi merkitään 0 %.
Yritys maksaa sinulle yhteensä 184,90 euroa. Vähennettävää arvonlisäveroa on 22,43 euroa, ja kuluksi kirjataan 162,47 euroa. Lounaan 60 eurosta tuloverotuksessa vähennetään puolet.
Mitkä kulut käyvät ja mitkä eivät?
Kuluksi käy se, mikä on hankittu tulon hankkimiseksi: työvälineet, ohjelmistot, alan kirjallisuus, työmatkat ja markkinointi. Jos hankinta on osin yksityinen, kuten puhelin, jota käytät myös vapaa-ajalla, kirjaa vain yrityksen osuus. Yli 1 200 euron kone tai laite kirjataan yleensä poistoina eikä kerralla kuluksi.
Edustuskuluissa on kaksi poikkeusta: niiden arvonlisäveroa ei saa vähentää, ja tuloverotuksessa niistä on vähennyskelpoista vain puolet. Merkitse edustukselle siksi ALV 0 %. Lue lisää edustuskuluista ja pienhankinnoista.
Yleisimmät virheet ja miten aikaa säästyy
Tavallisin virhe on kuitti, josta ei näe, mitä ostettiin tai miksi. Kirjoita käyttötarkoitus aina riville, edustuksessa myös ketä kestittiin. Toinen virhe on vähentää ALV kuitista, jossa veroa ei ole eritelty. Kolmas on antaa kuittien kasautua vuoden loppuun, jolloin osa katoaa. Jos niin kävi, katso mitä tehdä kadonneelle kuitille. Neljäs virhe on kirjata sama kuitti kahdesti, kerran kululaskelmalla ja kerran yrityksen kortin tapahtumana. Kuittiin kirjoitettu tositenumero estää sen.
Taukon sovelluksessa kuitti kuvataan puhelimella heti ostotilanteessa ja tunnistetaan, ALV lasketaan automaattisesti ja oma kirjanpitäjäsi tarkistaa, että kulu on kirjattu oikein. Kululaskelmaa ei silloin tarvitse koota käsin.
Usein kysytyt
Mikä on kululaskelma?+
Koonti kuluista, jotka maksoit omalla rahalla yrityksen puolesta. Sen perusteella kulut kirjataan kirjanpitoon ja rahat maksetaan sinulle takaisin.
Onko kulukorvaus verotonta?+
On, kun yritys korvaa todellisen, yritykselle kuuluvan kulun kuittia vastaan. Kyse ei ole palkasta, koska rahat vain palautetaan sinulle.
Pitääkö jokaisesta kulusta olla kuitti?+
Pitää. Kuitti on tosite, jonka perusteella kulu kirjataan. Jos kuitti on kadonnut, tee kirjallinen selvitys ostosta ja liitä mukaan esimerkiksi tiliote.
Miten ALV lasketaan verollisesta hinnasta?+
Kerro summa verokannalla ja jaa luvulla 1 plus verokanta. 25,5 prosentin kannalla 100 euron kuitissa on veroa 20,32 euroa.
Voiko edustuskulujen ALV:n vähentää?+
Ei. Edustuskulujen arvonlisävero ei ole vähennyskelpoinen, ja tuloverotuksessa edustusmenoista vähennetään 50 prosenttia.
Kuinka usein kululaskelma kannattaa tehdä?+
Kerran kuukaudessa. Silloin arvonlisävero ehtii oikean kauden ALV-ilmoitukseen ja kuitit ovat vielä tallessa.