Budjetti Excel: ilmainen budjettipohja ja kassavirtalaskelma yrittäjälle

Budjetti kertoo, tuleeko voittoa. Kassavirta kertoo, riittääkö raha. Yritys voi olla kannattava ja silti ajautua maksuvaikeuksiin, jos asiakkaat maksavat kuukauden viiveellä, ALV erääntyy hiljaisena kuukautena ja ennakkovero on arvioitu alakanttiin.

Pohjan esimerkissä toiminimen tulos on reilut 33 000 euroa vuodessa, mutta helmi- ja maaliskuussa vapaa kassa putoaa alle asetetun 2 000 euron alarajan. Syy ei ole huono myynti vaan ajoitus: joulukuun ja tammikuun ALV maksetaan juuri silloin, kun alkuvuoden laskut ovat vielä asiakkailla. Lisää aiheesta artikkelissa kassavirran hallinta.

Budjetti tehdään Excelissä viidessä vaiheessa. Arvioi ensin myynti kuukausittain. Kirjoita sitten muuttuvat kulut, jotka seuraavat myyntiä. Lisää kiinteät kulut, kuten vuokra, ohjelmistot ja vakuutukset. Lisää oma YEL ja tavoitteesi omaksi tuloksi. Lopuksi katso, mitä tulokseksi jää. Kaikki luvut kirjoitetaan ilman ALV:tä, koska arvonlisävero ei ole yrityksen tuloa eikä kulua.

Laskennallinen esimerkki budjetista: konsultti arvioi laskuttavansa 6 000 euroa kuukaudessa kymmenenä kuukautena ja 3 000 euroa heinä- ja joulukuussa, yhteensä 66 000 euroa. Ohjelmistot, puhelin, vakuutukset ja kirjanpito ovat 700 euroa kuukaudessa eli 8 400 euroa vuodessa, ja YEL 30 000 euron työtulolla 7 320 euroa. Tulokseksi jää 50 280 euroa ennen veroja. Kun saman budjetin vie pohjan kassavirtaennusteeseen, näkee, että hiljaisten kuukausien jälkeen ALV ja ennakkovero erääntyvät, kun tilillä on vähiten rahaa.

Valmiissa pohjassa kaavat on tehty, joten kirjoitat vain luvut keltaisiin soluihin. Pohja toimii Excelissä, Google Sheetsissä ja Numbersissa.

Kotitalouden budjetissa seurataan palkkaa, asumista, ruokaa ja laskuja. Valmiita kotitalouden budjettipohjia ja talouskirjoja tarjoavat esimerkiksi Martat, Takuusäätiö ja Kuluttajaliitto, ja Excelin omista malleista löytyy henkilökohtainen budjetti. Niistä puuttuu kuitenkin se, mikä yrittäjän rahassa on vaikeinta: arvonlisävero, ennakkovero, YEL ja asiakkaiden maksuviive.

Tämä pohja on yrityksen budjetti. Yrittäjän kotitalous ja yritys kohtaavat yhdellä rivillä: yksityisotot tai oma palkka. Kun yrityksen budjetti näyttää, paljonko voit nostaa kuukausittain verovarauksen jälkeen, sama luku on kotitalouden budjetin tulorivi. Näin et budjetoi kotiin rahaa, joka kuuluu verottajalle.

Kassavirtalaskelma on laskelma, joka näyttää kuukausittain, paljonko rahaa yrityksen tilille tulee, paljonko sieltä lähtee ja mikä saldo on jakson lopussa. Se kuvaa yrityksen maksuvalmiutta eli sitä, riittääkö raha laskuihin, veroihin ja omaan palkkaan, kun tuloslaskelma kertoo vain, tuleeko voittoa.

Ero näkyy jokaisessa yrityksessä. Lasku kirjataan myynniksi sinä päivänä, kun se lähtee, mutta raha tulee tilille vasta eräpäivänä. Arvonlisävero ei ole tuloa eikä kulua, mutta se kulkee tilin kautta. Lainan lyhennys vie rahaa, vaikka se ei ole kulu. Kassavirtalaskelma kokoaa nämä samaan taulukkoon, ja siksi se varoittaa kassavajeesta kuukausia ennen kuin tuloslaskelma näyttää mitään poikkeavaa.

Pienyritykselle kassavirtalaskelma on vapaaehtoinen työkalu. Lakisääteinen versio on tilinpäätöksen rahoituslaskelma, ja sitä kirjanpitolaki vaatii vain suuryrityksiltä. Eri laskelmatyyppien erot on koottu artikkeliin kassavirtalaskelmat.

Helppo kassavirtalaskelma on neljä riviä: kuukauden alun saldo, tilille tulevat rahat, tililtä lähtevät rahat ja kuukauden lopun saldo. Kassavirta lasketaan vähentämällä tulevista rahoista lähtevät. Lopun saldo on seuraavan kuukauden alkusaldo.

Kirjaa rahat sille kuukaudelle, jolloin ne oikeasti liikkuvat, ei sille, jolloin lasku lähti. Siksi pohjassa on asiakkaiden maksuviive, ALV-maksu toisen kuukauden 12. päivänä ja omat rivit lainoille, investoinneille ja yksityisotoille.

Laskennallinen esimerkki kassavirtalaskelmasta: kuukauden alussa tilillä on 6 000 €. Asiakkaat maksavat 9 000 € verollisina. Tililtä lähtee ostoihin ja kuluihin 3 100 €, YEL-maksuun 600 €, ennakkoveroon 900 €, edellisen kuukauden ALV:hen 1 400 € ja yksityisottoihin 2 500 €. Kassavirta on 9 000 − 8 500 = 500 €, ja kuukauden lopun saldo on 6 500 €. Pohja laskee saman automaattisesti ja vähentää lopuksi vielä verovarauksen.

Luvuista katsot kahta riviä. Kuukauden kassavirta kertoo, kasvoiko vai pieneni raha juuri sinä kuukautena. Kuukauden lopun saldo kertoo, paljonko rahaa on käytössä, kun kaikki aiemmat kuukaudet on huomioitu. Yksi negatiivinen kuukausi on normaali, jos saldo kestää sen. Jos saldo painuu ennusteessa alle puskurin tai miinukselle, sinulla on vielä aikaa siirtää hankintaa, nopeuttaa laskutusta tai hakea rahoitusta. Excelin rakenteesta ja kaavoista kerrotaan tarkemmin artikkelissa kassavirtalaskelma Excel.

Kassavirtalaskelmaan kirjataan kaikki rahat, jotka liikkuvat yrityksen tilillä, ja vain ne. Tilille tulevat myynnin maksut verollisina, oman pääoman sijoitus tai osakepääoma, nostettu laina, starttiraha ja muut tuet sekä ALV-palautus. Tililtä lähtevät ostot verollisina, vuokra, palkat ja YEL, ennakkovero, ALV-maksu, lainan lyhennys ja korot, investoinnit sekä yksityisotot tai osingot.

Poistot eivät kuulu kassavirtalaskelmaan. Poisto on kirjanpidon tapa jakaa koneen hinta usealle vuodelle, eikä tililtä lähde poiston kohdalla euroakaan. Raha lähtee kerran, sinä kuukautena kun kone maksetaan. Esimerkki (laskennallinen): ostat 12 000 euron (alv 0 %) koneen maaliskuussa. Kassavirtalaskelmaan tulee maaliskuulle 15 060 euron meno verollisena, ja 3 060 euron ostojen ALV palautuu, kun se vähennetään seuraavassa ALV-ilmoituksessa. Tuloslaskelmaan tulee ensimmäisenä vuonna enintään 3 000 euron poisto, koska koneiden menojäännöksestä voi verotuksessa poistaa enintään 25 prosenttia vuodessa. Jos kirjaat poiston myös kassavirtaan, sama raha vähennetään kahteen kertaan. Poistoista lisää artikkelissa poistot.

Tarkista ALV-kannat, jos käytät vanhaa pohjaa. Yleinen arvonlisäverokanta on ollut 25,5 prosenttia 1.9.2024 alkaen, ja vuoden 2026 alusta kannat ovat 25,5, 13,5 ja 10 prosenttia. Moni verkosta ladattava kassavirtalaskelma laskee yhä 24 prosentilla, jolloin ALV-maksut jäävät ennusteessa liian pieniksi. Tämän sivun pohjassa ALV-kanta valitaan riveittäin.

Pankki tai Finnvera pyytää lainahakemuksen liitteeksi yleensä kassavirtalaskelman tai budjetin, koska siitä näkee, riittääkö raha lainan lyhennyksiin myös hiljaisina kuukausina. Uudelta yritykseltä laskelma pyydetään usein liiketoimintasuunnitelman osana.

Rahoittaja katsoo ensin myynnin oletuksia: perustuuko arvio sopimuksiin, aiempaan myyntiin vai toiveeseen. Sitten se katsoo, onko lyhennykset ja korot kirjattu omille riveilleen ja jääkö niiden jälkeen saldo plussalle joka kuukausi. Lopuksi se katsoo puskuria eli sitä, kestääkö kassa kuukauden tai kaksi myyntiä heikompana. Kirjoita lainan nosto ja lyhennykset pohjan Kassavirta-välilehdelle, niin näet itse saman kuin rahoittaja. Lue lisää: yrityslaina uudelle yritykselle ja Finnvera-rahoitus.

Kassavirtalaskelma voi katsoa taaksepäin tai eteenpäin. Toteutuneista luvuista tehty laskelma kertoo, mihin raha meni. Kassavirtaennuste on sama laskelma tulevista kuukausista, ja sitä yrittäjä tarvitsee useimmin. Tämä pohja tekee molempia: ennuste korvataan toteutuneella kuukausi kerrallaan.

Rahoituslaskelma on tilinpäätökseen kuuluva kassavirtalaskelma, joka on jaettu liiketoiminnan, investointien ja rahoituksen rahavirtoihin. Kirjanpitolain mukaan se on pakollinen vain suuryritykselle, joten pienyrityksen tilinpäätöksessä sitä ei tarvita. Oman kassan seurantaan se on silti hyvä malli.

Operatiivinen kassavirta eli liiketoiminnan kassavirta on myynnistä saadut rahat vähennettynä toiminnan kuluilla ja veroilla. Vapaa kassavirta saadaan, kun siitä vähennetään vielä investoinnit, esimerkiksi auton tai koneen osto. Vapaa kassavirta kertoo, paljonko rahaa jää lainojen lyhentämiseen, osinkoihin tai yksityisottoihin. Käsitteet on selitetty myös sanastossa: kassavirtalaskelma.

Tilillä oleva raha ei ole kokonaan sinun. Myynnin arvonlisävero kuuluu valtiolle heti, kun olet laskuttanut, ja se maksetaan toisen kuukauden 12. päivänä. Tuloksesta kertyy myös vero, jota ennakkovero ei välttämättä kata. Pohja laskee molemmat ja näyttää summan, jonka voit siirtää erilliselle tilille tai suoraan verotilille.

Jos ennakkoveron vaje kasvaa, hae ennakkoveron korotusta OmaVerossa kesken vuoden. Silloin maksat veron tasaisesti etkä saa seuraavana syksynä jäännösveroa korkoineen. Ennakkoveron määräytymisestä kerrotaan artikkelissa ennakkovero.

Ensimmäinen virhe on arvioida myynti yhdellä luvulla ja jakaa se kahdellatoista. Heinäkuu ja joulukuu ovat monella alalla hiljaisia, ja oma loma pitää budjetoida erikseen. Pohjan esimerkissä heinäkuun myynti on alle puolet tavallisesta kuukaudesta.

Toinen virhe on unohtaa YEL tai budjetoida se väärin. YEL-maksu on 24,4 prosenttia työtulosta vuonna 2026, ja aloittava yrittäjä saa 22 prosentin alennuksen 48 kuukauden ajan. Laske oma maksusi YEL-laskurilla ja kirjoita se budjetin riville.

Kolmas virhe on kirjata investointi budjetin kuluksi. Kone tai auto vie rahaa kassasta kerralla, mutta tuloslaskelmaan se tulee poistoina usean vuoden aikana. Siksi pohjassa investoinnit kirjataan kassavirtaan ja poistot budjettiin.

Excel-ennuste on juuri niin hyvä kuin sen päivittäminen. Kun tapahtumia on paljon, luvut vanhenevat viikossa, ja tavallisen tilitoimiston raportti saapuu usein vasta kuukauden tai kahden viiveellä. Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältä esimerkiksi, vastaako ennakkovero tulosta, ja neuvonta sisältyy kiinteään kuukausihintaan, joka alkaa toiminimelle 69 €/kk ja osakeyhtiölle 89 €/kk (alv 0 %). Tilinpäätös laskutetaan erikseen. Katso oma hintasi, tai jos sinulla on jo tilitoimisto mutta raportit tulevat myöhässä, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.