Kassavirtalaskelma Excel: näin rakennat kuukausittaisen kassavirtalaskelman itse, kaavat solu solulta

Kassavirtalaskelma Exceliin rakennetaan niin, että jokainen sarake on yksi kuukausi ja rivit kertovat, paljonko rahaa tulee tilille ja lähtee sieltä. Kuun lopun saldo lasketaan kaavalla ja siirtyy seuraavan kuun alkusaldoksi, jolloin näet koko vuoden kassan yhdellä silmäyksellä. Tärkeintä on kirjata raha sille kuukaudelle, jona se oikeasti liikkuu, ei sille, jona lasku lähti.

Ilmainen kassavirtalaskelma Excel: valmis pohja vai oma taulukko?

Ilmaisen kassavirtalaskelman Excel-pohjan saat ladattua Taukon pohjasivulta budjetti ja kassavirta -pohja: siinä on 12 kuukauden budjetti ja kassavirtaennuste samassa tiedostossa, eikä lataaminen vaadi rekisteröitymistä. Jos haluat ymmärtää jokaisen kaavan tai tehdä laskelman omaan muotoosi, rakenna se itse tämän sivun ohjeella. Alla vaihtoehdot rinnakkain. Koko kirjanpidon tekemisestä Excelissä kerrotaan artikkelissa kirjanpito Excel.

Ilmaisessakin pohjassa tärkeintä on, että se ottaa huomioon suomalaisen yrittäjän rahavirrat: ALV maksetaan toisen kuukauden 12. päivänä, ennakkovero erissä ja asiakkaat usein 14–30 päivän viiveellä. Jos pohja ei tunne näitä, kassa näyttää paremmalta kuin se on. Rivikohtainen malli täytettynä esimerkkinä on sivulla kassavirtalaskelma pohja. Eri laskelmatyyppien erot on koottu artikkeliin kassavirtalaskelmat.

Mitä kassavirtalaskelma kertoo, jota tuloslaskelma ei kerro?

Kassavirtalaskelma kertoo, riittävätkö rahat joka kuukausi. Tuloslaskelma kertoo, tuleeko voittoa, mutta voitollinenkin yritys voi ajautua maksuvaikeuksiin, jos asiakkaat maksavat hitaasti, ALV ja ennakkoverot kasautuvat samaan kuukauteen tai investointi maksetaan kerralla. Siksi kassavirtalaskelma tehdään maksupäivien mukaan, ja siihen kuuluvat myös erät, jotka eivät ole kuluja, kuten ALV, lainan lyhennys ja toiminimen yksityisotot.

Excel sopii tähän hyvin, kun yrityksellä on yksi pankkitili ja kohtuullinen määrä tapahtumia. Kassavirran käsitteet ja 13 viikon ennusteen tekotapa ovat artikkelissa kassavirtaennuste. Tämä sivu keskittyy siihen, miten kuukausittainen laskelma rakennetaan taulukkoon kaavoineen.

Välilehti 1: oletukset

Kirjoita kaikki muuttuvat lähtötiedot omalle välilehdelleen. Kun esimerkiksi ALV-kanta tai alkusaldo muuttuu, muutat yhden solun, ja koko laskelma päivittyy. Kaavoissa näihin soluihin viitataan dollarimerkeillä, jotta viittaus ei siirry, kun kaava kopioidaan oikealle.

Välilehti 2: kassavirta rivi riviltä

Kassavirta-välilehdellä sarake A on rivin nimi, sarakkeet C–N tammikuusta joulukuuhun ja sarake O vuoden summa. Ulosmenot kirjoitetaan positiivisina lukuina ja vähennetään kaavassa, jolloin taulukkoa on helpompi lukea. Kaavat on kirjoitettu tammikuun sarakkeeseen C ja kopioidaan oikealle, ellei toisin mainita.

Rivi 22 olettaa, että kaikki rivin 5 kulut ovat yleisellä 25,5 prosentin verokannalla. Jos ostat paljon alennetun verokannan tuotteita tai ALV:ttomia palveluja, kirjoita ostojen ALV suoraan riville 22 kirjanpidosta tai kuiteista. Investointien ALV on myös vähennettävää veroa, joten lisää se riville 22 sinä kuukautena, jona kone tai laite ostetaan.

Kolme kaavaa, jotka tekevät laskelmasta oikean

1. Maksuviive: myynnin raha oikeaan kuukauteen

Jos asiakkaasi maksavat 14 tai 30 päivän maksuajalla, tammikuun laskutus tulee tilille pääosin helmikuussa. Siksi helmikuun asiakkaiden maksut (D4) viittaavat tammikuun laskutukseen (C21). Tammikuun maksut taas tulevat edellisen vuoden lopun avoimista myyntisaamisista, jotka luet kirjanpidosta tai myyntireskontrasta. Jos asiakkaat maksavat kahden kuukauden viiveellä, viittaa kaksi saraketta vasemmalle: E4 = C21*(1+Oletukset!$B$3).

2. ALV-maksu kaksi kuukautta myöhemmin

Kuukausikaudella kuukauden arvonlisävero maksetaan toisen kuukauden 12. päivänä, joten tammikuun ALV lähtee tililtä maaliskuussa. Kaava E7 = C23 hoitaa siirron, ja kun kopioit sen oikealle, jokainen kuukausi viittaa kahden kuukauden takaiseen veroon. Jos ALV-kautesi on neljännesvuosi tai vuosi, kirjoita maksut käsin niille kuukausille, joina ne erääntyvät. Kausien eräpäivät ovat artikkelissa ALV-ilmoitus.

3. Kassavajeen varoitus

Rivi 18 näyttää sanan VAJE, kun kuun lopun kassa alittaa oletuksiin kirjoittamasi puskurin. Lisää sille ehdollinen muotoilu: valitse rivi 17, Aloitus, Ehdollinen muotoilu, Solujen korostussäännöt, Pienempi kuin, ja viittaa soluun Oletukset!$B$6. Silloin kriittinen kuukausi näkyy punaisena jo ennen kuin se tulee.

Yleisimmät virheet Excel-kassavirtalaskelmassa

• Myynti ilman ALV:tä kassaan. Asiakas maksaa verollisen summan, joten sisään tulee 1,255-kertainen summa, ja ALV lähtee myöhemmin omalla rivillään. Jos käytät verottomia lukuja, kassa näyttää kuukausittain liian pieneltä ja ALV-maksu puuttuu.
• Myynti laskutuskuukaudelle. Jos kirjaat rahan laskun lähetyskuukaudelle, laskelma näyttää kassan kuukauden liian aikaisin. Juuri tämä virhe piilottaa kesän ja joulun kassakuopan.
• Poistot mukana. Poisto on kirjanpidon kulu, ei rahaa. Kassavirtalaskelmaan kuuluu laitteen ostohinta sinä kuukautena, jona se maksetaan.
• Yksityisotot tai osingot unohtuvat. Toiminimen yrittäjän nostot ja osakeyhtiön osingot vievät rahaa tililtä, vaikka ne eivät ole kuluja.
• Absoluuttinen viittaus puuttuu. Jos kaavassa lukee Oletukset!B3 ilman dollarimerkkejä, kopioitu kaava viittaa helmikuussa soluun C3, ja ALV-laskenta hajoaa hiljaa.
• Alkusaldo kirjoitettu joka kuukaudelle käsin. Vain tammikuun alkusaldo tulee oletuksista. Muiden kuukausien alkusaldo on aina edellisen kuun loppusaldo.

Kuinka pitkälle ja kuinka usein laskelmaa päivitetään?

Kuukausittainen Excel-laskelma tehdään yleensä 12 kuukaudeksi eteenpäin ja päivitetään kerran kuussa, kun edellisen kuun toteuma on tiedossa. Korvaa toteutuneet kuukaudet tiliotteen luvuilla ja siirrä arvio kuukaudella eteenpäin. Kun kassa on tiukalla tai yritys kasvaa nopeasti, tarkempi viikkotason ennuste kertoo, minä päivänä raha riittää. Sen tekotapa on artikkelissa kassavirtaennuste.

Kun kassavirta on rakennettu, sitä kannattaa verrata budjettiin: budjetti kertoo, tuleeko voittoa, ja kassavirtalaskelma, riittävätkö rahat siihen asti. Molemmat samassa tiedostossa ovat Taukon ilmaisessa budjetti ja kassavirta -pohjassa. Budjetin teosta kerrotaan artikkelissa budjetti ja kassan hallinnan keinoista artikkelissa kassavirran hallinta.

Excel vai kirjanpito-ohjelman kassavirtaraportti?

Kirjanpito-ohjelman kassavirtaraportti näyttää toteutuneen menneisyyden, mutta tulevaisuuden arvio tehdään yleensä itse. Excel on joustava, ilmainen ja helppo muokata omaan rytmiin, mutta se on vain niin ajantasainen kuin viimeisin päivitys. Jos yrityksellä on useita tilejä, valuuttoja tai kymmeniä avoimia laskuja kerrallaan, taulukon ylläpito vie aikaa, ja silloin kannattaa pyytää lähtötiedot suoraan kirjanpidosta.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.