Kaupan kirjanpito: kassa, ostot ja varasto, myyntikate ja kaupan tuloslaskelma esimerkillä
Kaupan kirjanpito rakentuu kolmesta virrasta: kassan myynnistä, tukkuostoista ja niiden välissä olevasta varastosta. Kirjanpito kertoo kaupan tuloksen oikein vasta, kun ostot oikaistaan varaston muutoksella, jolloin kuluksi jää myytyjen tuotteiden hankintameno. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten kaupan kirjanpito tehdään kuukausittain, miltä kaupan tuloslaskelma näyttää, miten myyntikate ja varaston kierto luetaan ja miten hävikki, kassaerot ja tukkujen bonukset kirjataan.
Lyhyesti
- Kaupan kirjanpidon perusta on kassan päiväraportti: yksi kirjaus päivässä verokannoittain ja maksutavoittain, vaikka kuitteja olisi satoja.
- Tukkuostot kirjataan ostoihin, ja tilikauden lopussa myymättömät tuotteet lasketaan ja kirjataan varaston muutoksena. Vasta silloin tulos vastaa myytyjä tuotteita.
- Kaupan tärkein tunnusluku on myyntikate: liikevaihto miinus myytyjen tuotteiden hankintameno. Se kertoo, paljonko jää vuokraan, palkkoihin ja voittoon.
- Kuitti on tarjottava jokaisesta käteis- ja korttimaksusta, kun liikevaihto ylittää 10 000 euroa vuodessa.
Kaupan kirjanpito tarkoittaa myynnin, ostojen ja varaston kirjaamista niin, että ALV ilmoitetaan oikein ja tuloslaskelma näyttää, paljonko kauppa tienaa myydyistä tuotteista. Myynti kirjataan kassan päiväraporteista, ostot tukkujen laskuista ja varasto inventaariosta tilikauden lopussa. Jos jokin näistä puuttuu, kirjanpito näyttää joko liian hyvää tai liian huonoa tulosta. Käytännön ohjeet ovat oppaassa varaston hallinta.
Tämä sivu käsittelee kivijalkakaupan kirjanpitoa yleisesti. Toimialojen erityiskohdat ovat omilla sivuillaan, ja kirjanpitäjän valinnasta kerrotaan artikkelissa kauppa tilitoimisto.
Mistä kaupan kirjanpito koostuu?
Kaupan kirjanpito koostuu kolmesta virrasta, jotka kirjataan eri tositteista ja eri tahdissa. Kun jokainen virta on hoidettu, ALV-ilmoitus ja tuloslaskelma syntyvät kirjanpidosta suoraan.
| Virta | Tosite | Kuinka usein | Mitä kirjataan |
|---|---|---|---|
| Kassamyynti | Kassan päiväraportti (Z-raportti) | Joka aukiolopäivä | Myynti verokannoittain, kortti-, käteis- ja mobiilimaksut |
| Korttitilitykset | Maksupalvelun tilitysraportti | Kun tilitys tulee pankkiin | Korttisaamisen kuittaus ja palvelumaksut kuluiksi |
| Tukkuostot | Tukkujen ostolaskut ja hyvityslaskut | Laskun tullessa | Ostot verokannoittain ja ostojen ALV |
| Varasto | Inventaariolista | Tilikauden lopussa, mieluummin useammin | Varaston muutos taseeseen ja tulokseen |
| Muut kulut | Vuokra, sähkö, palkat, vakuutukset | Kuukausittain | Kiinteät kulut omille tileilleen |
Kassajärjestelmää laki ei vaadi, mutta kuitti on tarjottava jokaisesta käteis- ja korttimaksusta, kun liikevaihto ylittää 10 000 euroa vuodessa. Kassajärjestelmä on käytännössä helpoin tapa hoitaa kuitit ja saada päiväraportti valmiiksi verokannoittain. Valinnasta kerrotaan artikkelissa kassajärjestelmä ja käteisen kirjaamisesta artikkelissa käteiskassa kirjanpidossa.
Mitkä ALV-kannat kaupassa on vuonna 2026?
Useimmat kaupan tuotteet ovat 25,5 %:n ALV-kannassa. Elintarvikkeet, kirjat ja lääkkeet ovat 13,5 %:n kannassa ja sanoma- ja aikakauslehdet 10 %:n kannassa. Kassajärjestelmän tuoteryhmät pitää asettaa verokannoittain, koska päiväraportti kirjataan niiden mukaan.
| Tuote | ALV 2026 |
|---|---|
| Vaatteet, kodintarvikkeet, lahjatavarat, kukat, kosmetiikka | 25,5 % |
| Alkoholi ja tupakka | 25,5 % |
| Elintarvikkeet ja alkoholittomat juomat | 13,5 % |
| Kirjat, painetut ja sähköiset | 13,5 % |
| Sanoma- ja aikakauslehdet | 10 % |
Kaikki verokannat ja niiden muutokset ovat artikkelissa ALV-kannat 2026. Jos myyt myös verkossa, verkkokaupan omat kysymykset, kuten maksupalvelujen tilitykset ja EU-myynti, ovat artikkelissa verkkokaupan kirjanpito.
Miltä kaupan tuloslaskelma näyttää?
Kaupan tuloslaskelmassa ostot ja varaston muutos ovat yhdessä rivillä materiaalit ja palvelut. Kun varasto kasvaa tilikauden aikana, varaston lisäys pienentää kulua, ja kun varasto pienenee, kulu kasvaa. Lopputulos on myytyjen tuotteiden hankintameno.
| Kivijalkakaupan tuloslaskelma | € | % liikevaihdosta |
|---|---|---|
| Liikevaihto (ilman ALV:tä) | 300 000 | 100 % |
| Ostot tilikauden aikana | −190 000 | |
| Varaston lisäys (alkuvarasto 30 000 €, loppuvarasto 40 000 €) | +10 000 | |
| Myytyjen tuotteiden hankintameno | −180 000 | 60 % |
| Myyntikate | 120 000 | 40 % |
| Henkilöstökulut | −52 000 | 17 % |
| Liiketilan vuokra ja energia | −36 000 | 12 % |
| Muut kulut: korttimaksut, vakuutukset, markkinointi, kirjanpito | −14 000 | 5 % |
| Poistot | −3 000 | 1 % |
| Liikevoitto | 15 000 | 5 % |
Esimerkki näyttää, miksi inventaario on kaupalle tärkein tilinpäätöstehtävä. Kymmenen tuhannen euron ero varastossa muuttaa liikevoiton kolminkertaiseksi tai kolmannekseen. Varaston kirjaus on selitetty artikkelissa varaston muutos kirjanpidossa ja inventaarion käytäntö artikkelissa inventaario.
Jatkuva varastokirjanpito vai inventaario kerran vuodessa?
Pieni kauppa voi laskea varaston kerran vuodessa tilikauden lopussa, ja kirjanpitoon kirjataan vain varaston muutos. Jatkuvassa varastokirjanpidossa kassajärjestelmä tai varasto-ohjelma vähentää myydyt tuotteet varastosta, jolloin varaston arvo ja kate ovat tiedossa joka kuukausi.
Varaston arvostuksessa käytetään hankintamenoa tai sitä alempaa todennäköistä myyntihintaa. Verotuksessa hankintameno määritetään FIFO-periaatteella, eli ensin ostetut tuotteet katsotaan myydyiksi ensin. Ilmaisista välineistä kerrotaan artikkelissa varastokirjanpito ilmainen.
Miten varaston kierto ja myyntikate luetaan?
Varaston kiertonopeus kertoo, kuinka monta kertaa varasto myydään vuodessa: myytyjen tuotteiden hankintameno jaettuna keskimääräisellä varastolla. Myyntikateprosentti kertoo, paljonko jokaisesta myyntieurosta jää kiinteisiin kuluihin ja voittoon.
Molemmat luvut saa kirjanpidosta vain, jos ostot ja varasto on kirjattu oikein. Laskentaan sopii katelaskuri, ja tunnusluvuista kerrotaan artikkelissa katteen laskeminen.
Laske myyntikate ja kateprosentti
Katelaskuri omalla sivullaanMiten hävikki, kassaerot ja tukkujen bonukset kirjataan?
Varastohävikki, kuten varkaudet, rikkoutuneet tuotteet ja vanhentuneet tuotteet, ei vaadi erillistä kirjausta: se näkyy siinä, että inventaariossa varastoa on vähemmän kuin ostojen ja myynnin perusteella pitäisi. Kassaero on eri asia, ja se kirjataan päivittäin.
| Tilanne | Miten kirjataan | Huomio |
|---|---|---|
| Kassassa on illalla 12 € vähemmän kuin raportissa | Kassaerot-tilille kuluksi | Myyntiä ja ALV:tä ei muuteta |
| Kassassa on ylimääräistä 5 € | Kassaerot-tilille tuotoksi | Selvitä syy, jos ero toistuu |
| Rikkoutunut tai vanhentunut tuote heitetään pois | Ei erillistä kirjausta, näkyy inventaariossa | Pidä hävikkilistaa, jos summat ovat suuria |
| Tukun vuosibonus hyvityslaskuna | Ostojen oikaisu ja ostojen ALV:n oikaisu | Hyvityslasku on tosite |
| Tukun bonus tilisiirtona ilman hyvityslaskua | Selvitä tukulta, onko kyse alennuksesta | Ilman tositetta ALV:tä ei voi oikaista |
| Kauppias ottaa tuotteita omaan käyttöön | Toiminimellä yksityisotto ja ALV omasta käytöstä | Hankintahintaan |
Tukkujen hyvityslaskuista kerrotaan artikkelissa hyvityslasku ja yksityisotoista artikkelissa yksityisotot.
Erikoiskauppojen omat kysymykset
Jokaisella kaupan alalla on kirjanpidossa yksi tai kaksi asiaa, jotka vaativat oman käsittelyn. Jos kauppasi kuuluu johonkin näistä, lue myös sen oma sivu.
| Kauppa | Erityinen kirjanpidossa | Lue lisää |
|---|---|---|
| Kukkakauppa | Lahjakortit, ennakkotilaukset ja hävikki | Kukkakaupan kirjanpito |
| Vaatekauppa | Yhteisöhankinnat, maahantuonti ja mallistojen arvostus | Vaatekaupan kirjanpito |
| Rengasliike | Rengashotellin ennakot ja sesonkivarasto | Rengasliikkeen kirjanpito |
| Autoliike | Marginaaliverotus ja autokohtainen varasto | Autoliikkeen kirjanpito |
| Verkkokauppa | Maksupalvelujen tilitykset ja EU-myynti | Verkkokaupan kirjanpito |
Kaupan kirjanpidon kuukausi
- 1PäiväraportitJokaisen aukiolopäivän kassaraportti kirjanpitoon. Käteinen pankkiin säännöllisesti ja talletukset kirjataan.
- 2KorttitilityksetTilitykset täsmäytetään korttisaamisiin, ja palvelumaksut kirjataan kuluiksi.
- 3OstolaskutTukkujen laskut ja hyvitykset verokannoittain. Tarkista, että hyvitykset on kirjattu.
- 4PalkatPalkat tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä.
- 5ALV-ilmoitusMyynnin ja ostojen ALV verokannoittain. Kuukausi-ilmoittajalla eräpäivä on verokautta seuraavan toisen kuukauden 12. päivä.
Jos myyntikate vaihtelee kuukaudesta toiseen paljon, syy on yleensä ajoituksessa: iso tukkulasku on kirjattu kuukaudelle, jona tavaraa ei vielä myyty. Kuukausikate on silloin arvio, ja oikea luku saadaan inventaariosta.
Kannattaako kaupan kirjanpito ulkoistaa?
Kaupan juokseva kirjanpito on toistuvaa, ja kassajärjestelmän liittäminen kirjanpitoon vähentää sitä paljon. Kirjanpitäjästä on eniten hyötyä varaston arvostuksessa, tilinpäätöksessä ja silloin, kun kate ei vastaa odotuksia ja syy pitää löytää.
Taukossa kaupan kirjanpito maksaa toiminimelle alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiölle alkaen 89 €/kk (alv 0 %) tositemäärän mukaan, ja palkanlaskenta on 19 € palkansaajaa kohden kuukaudessa. Esimerkit näet sivulta kaupan kirjanpidon hinta ja oman hintasi hintalaskurista. Tilinpäätös laskutetaan erikseen. Nykyisen hinnan voit verrata tilitoimiston kilpailutuksessa.
Usein kysytyt
Mitä kaupan kirjanpitoon kuuluu?+
Kassan päiväraportit, korttitilitysten täsmäytys, tukkujen osto- ja hyvityslaskut, kiinteät kulut ja palkat sekä tilikauden lopussa inventaario ja varaston muutos. Niistä tehdään ALV-ilmoitukset ja tilinpäätös.
Pitääkö jokainen kuitti kirjata erikseen?+
Ei. Kassamyynti kirjataan kassan päiväraportista yhtenä kirjauksena päivässä verokannoittain ja maksutavoittain. Käteismaksut kirjataan päiväkohtaisesti.
Miten varasto vaikuttaa kaupan tulokseen?+
Ostot kirjataan kuluksi, ja tilikauden lopussa myymättömät tuotteet kirjataan taseeseen varaston muutoksena. Jos varasto kasvaa, kulu pienenee ja tulos kasvaa. Ilman varastokirjausta tulos on väärin.
Mikä on hyvä myyntikate kaupassa?+
Se riippuu alasta. Tärkeämpää on seurata omaa katetta ja huomata, jos se laskee. Myyntikatteen pitää kattaa vuokra, palkat ja muut kiinteät kulut ja jättää voittoa.
Miten kassaero kirjataan?+
Kassaerot-tilille kuluksi tai tuotoksi. Myyntiä ja ALV:tä ei muuteta, koska myynti on kirjattu kassaraportin mukaan.
Tarvitseeko kauppa kassajärjestelmän?+
Laki ei vaadi kassajärjestelmää, mutta kuitti on tarjottava jokaisesta käteis- ja korttimaksusta, kun liikevaihto ylittää 10 000 euroa vuodessa. Kassajärjestelmä on helpoin tapa hoitaa se.
Paljonko kaupan kirjanpito maksaa?+
Taukossa toiminimen kirjanpito maksaa alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiön alkaen 89 €/kk (alv 0 %) tositemäärän mukaan. Palkanlaskenta on 19 € palkansaajaa kohden kuukaudessa, ja tilinpäätös laskutetaan erikseen.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kauppa tilitoimisto: näin valitset kirjanpitäjän kivijalkakaupalle, jossa kassa ja varasto ratkaisevat
Kaupalle sopiva tilitoimisto kirjaa myynnin kassan päiväraportista, täsmäyttää käteisen ja korttitilitykset pankkiin ja kirjaa varaston muutoksen inventaarion pohjalta. Asiakkaiden määrä ei saa nostaa hintaa, koska päivän myynti on kirjanpidossa yksi tosite. Tältä sivulta näet, mitä kysyä ennen sopimusta, mitkä ovat kaupan kirjanpidon tavallisimmat virheet ja mitä palvelu maksaa. Erikoiskauppojen omat sivut on linkitetty alempana.
Kioski tilitoimisto: näin valitset kirjanpitäjän kioskille, jossa on kassa, Veikkaus ja tupakkavarasto
Kioskille sopiva tilitoimisto osaa purkaa kassan päiväraportin kolmeen osaan (oma myynti verokannoittain, Veikkauksen rahat ja pantit) ja hinnoittelee niin, että 30 kassapäivää kuukaudessa ei tee laskusta yllätystä. Kioskissa käteistä, varastoa ja iltavuoroja on paljon suhteessa liikevaihtoon, joten väärin valittu toimisto maksaa joko liikaa tai tekee virheitä, jotka näkyvät vasta verotarkastuksessa. Tässä mitä kirjanpitäjältä pitää vaatia, mitä kysyä ennen sopimusta ja mitä palvelu maksaa.
Kauneushoitola tilitoimisto: näin valitset kirjanpitäjän, joka osaa lahjakortit, tuotemyynnin ja laitepoistot
Kauneushoitolalle sopiva tilitoimisto tietää, että hoitolan lahjakortin ALV tilitetään yleensä jo myyntikuussa, erottaa palvelut ja tuotemyynnin, kirjaa kalliit laitteet poistoina ja osaa hoitohuoneen vuokrauksen toiselle yrittäjälle. Nämä ovat kohdat, joissa tavallinen pankkitilityksistä kirjaava toimisto tekee virheen. Tässä mitä hoitolan kirjanpito vaatii, mitä kysyä ennen sopimusta ja mitä palvelu maksaa.