Käteiskassa kirjanpidossa: kassatili, kirjaukset esimerkein, kassaerot ja vuoden lopun kassan laskenta

Käteiskassa kirjanpidossa tarkoittaa yrityksen käteisrahaa ja sitä tiliä, jolla sen liikkeet seurataan. Kirjanpitolautakunta on kuvannut kassatilin tehtävän näin: kassaan tulevat maksut merkitään tilin veloitukseen eli debetiin ja kassasta lähtevät maksut hyvitykseen eli kreditiin. Tilin saldo kertoo, paljonko käteistä kassassa pitäisi olla. Jos lasketut setelit ja kolikot eivät vastaa saldoa, kirjanpidossa on virhe tai kassasta puuttuu rahaa. Yrityksen käteisostojen tositteista kerrotaan sivulla käteisosto ja kuitti.

Tämä sivu käsittelee kassaa kirjanpidon tilinä. Käteismyynnin lakivaatimukset, kuittivelvollisuus ja kassajärjestelmän päiväraportit ovat sivulla käteismyynti ja kassakirjanpito.

Mikä on käteiskassa kirjanpidossa?

Käteiskassa on taseen rahavaroihin kuuluva tili, johon kirjataan yrityksen hallussa oleva käteinen raha. Yleisimmässä suomalaisessa tilikartassa se on rahatilien alussa, usein tilinumerolla 1900, ja pankkitilit seuraavat sen jälkeen. Tilinpäätöksessä kassa ja pankkitilit esitetään yhdessä rivillä Rahat ja pankkisaamiset.

Kirjanpitolautakunnan lausunnon mukaan kassassa olevia posti- ja leimamerkkejä voidaan käsitellä käteiseen rahaan verrattavina, jos niitä ei ole tavanomaista enempää. Lahjakortit, vaihtorahat pankissa ja asiakkaan maksamattomat laskut eivät ole kassaa.

Miten käteiskassa perustetaan?

Käteiskassa syntyy kirjanpitoon, kun yritykseen tulee ensimmäinen käteinen, yleensä vaihtokassa. Jos nostat vaihtorahat yrityksen pankkitililtä, kyse on siirrosta tililtä toiselle. Jos tuot vaihtorahat omasta lompakostasi toiminimeen, se on yksityissijoitus. Osakeyhtiössä omistajan tuoma raha kirjataan velaksi omistajalle, ellei sitä ole tarkoitettu pääomasijoitukseksi.

Käteiskassan kirjaukset esimerkein

Alla on viisi tavallisinta käteiskassan kirjausta. Esimerkissä myynti ja ostot ovat yleisen 25,5 prosentin ALV-kannan alaisia. Luvut ovat laskennallisia.

Huomaa, että pankkiin vietävä 1 000 euroa ei ole tuloa. Myynti kirjattiin jo, kun raha tuli kassaan. Tilitys vain siirtää rahan tililtä toiselle. Jos tilitys kirjattaisiin myynniksi, sama myynti tulisi kirjanpitoon kahdesti.

Miksi kassatiliä ei saa käyttää selvittelytilinä?

Kirjanpitolautakunta on ottanut kantaa tilanteeseen, jossa yrityksen tililtä nostetaan käteistä ilman tositetta ja kirjanpitäjä kirjaa nostot kassaan. Tuloksena on niin sanottu pullea kassa: kirjanpidon mukaan kassassa on tuhansia euroja, mutta todellisuudessa rahaa ei ole. Lautakunnan mukaan yhtiön kassavarojen on oltava aina todennettavissa. Jos rahat eivät ole yhtiön käytettävissä, kyse ei ole käteiskassasta, vaan muusta varojen käytöstä, esimerkiksi osakaslainasta.

Lautakunnan mukaan kohtuullinen määrä osakeyhtiön kassavaroja voidaan antaa tilapäisesti johtohenkilölle yhtiön maksuja varten, kun hän tilittää rahat ja kuitit. Tämä on käytännössä käsikassa, josta tehdään säännöllisesti tilitys kuitteineen.

Kassaerot: miten kassavaje ja ylijäämä kirjataan?

Kassaero on laskettujen rahojen ja kirjanpidon kassasaldon erotus. Pieni ero syntyy väärin annetuista vaihtorahoista, isompi kirjaamattomasta kulusta tai myynnistä. Ennen kuin eron kirjaa, se kannattaa selvittää: puuttuuko kuitti, onko päivän myynti kirjattu kahdesti tai onko tilitys kirjattu väärälle päivälle.

Kassan laskenta 31.12. ja tase-erittely

Tilikauden viimeisenä päivänä kassa lasketaan ja tuloksesta laaditaan kassaluettelo: setelit ja kolikot lajeittain, yhteissumma, päivä ja laskijan allekirjoitus. Kassaluettelo on kassatilin tase-erittely, ja sen summan pitää olla sama kuin kirjanpidon kassatilin saldo tilinpäätöksessä. Erittely säilytetään kymmenen vuotta, kuten muutkin tase-erittelyt.

• Kassa laskettu tilikauden viimeisen päivän päätteeksi.
• Kassaluettelo päivätty ja allekirjoitettu.
• Kassaluettelon summa = kirjanpidon kassasaldo.
• Kassa ei ole koskaan vuoden aikana ollut negatiivinen.
• Kassan saldo on järkevän kokoinen suhteessa päivän myyntiin.

Voiko kassa olla miinuksella?

Ei. Käteistä ei voi olla vähemmän kuin nolla, joten negatiivinen kassasaldo kirjanpidossa tarkoittaa aina virhettä: kassasta on kirjattu menoja, jotka on oikeasti maksettu muualta, esimerkiksi omalla kortilla, tai kassaan tulleita rahoja ei ole kirjattu. Toiminimessä yrittäjän omalla rahalla maksettu kulu kirjataan yksityissijoitukseksi, osakeyhtiössä yleensä velaksi omistajalle. Verotarkastuksessa negatiivinen kassa on yksi ensimmäisistä asioista, joihin kiinnitetään huomiota.

Käteiskassa kirjanpito: mitä kirjanpitolaki vaatii?

Käteiskassan kirjanpidolle kirjanpitolaki asettaa tiukemman tahdin kuin muulle kirjanpidolle. Pankkitapahtumat ja laskut saa kirjata kuukausittain, mutta käteismaksut on kirjattava päiväkohtaisesti ja viipymättä. Muut vaatimukset ovat samat kuin koko kirjanpidossa: jokaiselle kirjaukselle päivätty ja numeroitu tosite ja kirjausketju, jota pitkin pääsee kuitista tilinpäätökseen ja takaisin.

Päiväkohtainen kirjaus ei tarkoita, että kirjanpitäjän pitäisi työskennellä joka päivä. Riittää, että jokaisen päivän kassatapahtumat ovat tallessa päiväkohtaisina tositteina ja kirjataan niille päiville. Muun kuukausittaisen kirjanpidon rytmi on kuvattu artikkelissa juokseva kirjanpito.

Kassasta maksettu palkka ja muut erityistapaukset

• Käteispalkka: kirjanpitolaki vaatii, että käteisenä maksetusta palkasta liitetään tositteeseen työntekijän allekirjoittama kuitti. Puuttuva kuitti on kirjanpitorikkomus, jos se on tahallista tai törkeän huolimatonta.
• Toiminimen yksityisotto kassasta: kirjaa yksityisotoksi samana päivänä, ja kirjoita tositteeksi lyhyt selvitys.
• Useampi kassa: jokaiselle kassalle oma tili, jotta kassaero voidaan kohdistaa.
• Lahjakortit: myyty lahjakortti on velkaa asiakkaalle siihen asti, kun se käytetään, vaikka raha tuli kassaan.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.