Vaatekaupan kirjanpito: mallistojen ostot EU:sta ja kauempaa, palautukset ja varaston arvostus

Vaatekaupan kirjanpito tarkoittaa kassamyynnin, mallistojen ostojen ja varaston kirjaamista niin, että ALV ilmoitetaan oikealle kuukaudelle ja tulos vastaa myytyjä vaatteita eikä ostettuja. Vaatekaupassa ostot tehdään kuukausia ennen myyntiä, usein ulkomailta, ja kauden lopussa osa tuotteista myydään alennuksella tai jää hyllyyn. Siksi ostojen ALV ja varaston arvostus ratkaisevat enemmän kuin kassan kirjaus.

Kirjanpitäjän valinnasta kerrotaan artikkelissa vaatekauppa tilitoimisto, ja kivijalkakaupan yleiset asiat ovat artikkelissa kaupan kirjanpito. Tämä sivu käsittelee vaatekaupan erityiskohtia.

Miten malliston ennakkotilaus ja ennakkolasku kirjataan?

Malliston ennakkotilaus ei ole vielä kirjanpitotapahtuma. Kirjaus tehdään, kun toimittaja lähettää laskun, ja ennakkolasku kirjataan maksetuksi ennakoksi, kunnes tavara saapuu. Kotimaisen toimittajan ennakkolaskun ALV saa vähentää, kun ennakko on maksettu ja laskussa on ALV.

Maksetut ennakot ovat taseessa saamisia, kunnes tavara saapuu. Jos tilikausi päättyy ennen toimitusta, ennakko näkyy tilinpäätöksessä saamisena eikä kuluna. Ennakoista kerrotaan artikkelissa ennakkomaksu kirjanpidossa.

Miten EU-maasta ostettu mallisto kirjataan?

Toisesta EU-maasta ALV-rekisteröidyltä myyjältä ostettu tavara on yhteisöhankinta. Myyjä laskuttaa ilman ALV:tä, ja sinä lasket Suomen ALV:n itse. Vero ilmoitetaan tilitettävänä ja vähennetään samassa ilmoituksessa, joten se ei maksa mitään, mutta se pitää ilmoittaa oikealle kuukaudelle.

Arvonlisäverolain 138 b §:n mukaan yhteisöhankinta kohdistetaan tavaran vastaanottokuukautta seuraavalle kuukaudelle, mutta vastaanottokuukaudelle, jos lasku saatiin jo samana kuukautena. Tarkista, että laskussa on myyjän ja sinun ALV-tunnisteesi. Ohje vaiheineen on artikkelissa yhteisöhankinta ALV-ilmoituksella.

Miten EU:n ulkopuolelta tuotu tavara kirjataan?

EU:n ulkopuolelta tuodusta tavarasta maksetaan maahantuonnin ALV ja usein tullia. ALV-rekisteröity yritys ilmoittaa maahantuonnin ALV:n ALV-ilmoituksella Verohallinnolle ja vähentää sen samassa ilmoituksessa. Tulli maksetaan Tullille, ja se kuuluu tavaran hankintamenoon.

Kirjaa tullauspäätös ja rahtilasku saman ostotapahtuman liitteiksi, jotta hankintameno löytyy varastoa arvostettaessa. Maahantuonnin ALV:stä kerrotaan artikkelissa maahantuonnin arvonlisävero ja ulkomaisista laskuista artikkelissa ulkomaiset laskut ja ALV.

Miten palautukset, vaihdot ja alennukset näkyvät kassassa?

Asiakkaan palautus kirjataan kassassa negatiivisena myyntinä, ja se pienentää myynnin ALV:tä samassa kuukaudessa. Vaihto samanhintaiseen tuotteeseen ei muuta myyntiä. Alennukset näkyvät kassassa pienempänä myyntinä, ei kuluna.

Käteiskassan ja korttitilitysten kirjaamisesta kerrotaan artikkelissa käteiskassa kirjanpidossa. Jos myyt myös verkossa, verkkokaupan tilitykset ja palautukset ovat artikkelissa verkkokaupan kirjanpito.

Miten vaatekaupan varasto arvostetaan kausittain?

Varasto arvostetaan tilinpäätöksessä hankintamenoon tai sitä alempaan todennäköiseen myyntihintaan, josta on vähennetty myyntikulut. Vaatekaupassa arvio kannattaa tehdä kausi kerrallaan, koska kuluvan kauden tuotteet myydään yleensä täyteen hintaan ja vanhemmat alennuksella.

Verotuksessa varaston hankintameno määritetään FIFO-periaatteella: ensin ostetut tuotteet katsotaan myydyiksi ensin. Kirjaa inventaariolistaan tuote, kausi, määrä ja ostohinta, jotta arvostus voidaan perustella. Vaihto-omaisuuden käsite on selitetty sanastossa vaihto-omaisuus, ja inventaarion käytäntö artikkelissa inventaario.

Vaatekaupan kirjanpidon kuukausi ja vuosi

Kate kannattaa laskea kausittain: myynti miinus myytyjen tuotteiden hankintameno. Kun alennusmyynnit ovat omalla rivillään, näet, paljonko vanha mallisto syö kauden katetta. Laskentaan sopii katelaskuri, ja tunnusluvusta kerrotaan artikkelissa katteen laskeminen.

Kannattaako vaatekaupan kirjanpito ulkoistaa?

Kassamyynnin kirjaus on vaatekaupassa rutiinia, mutta ulkomaiset ostot, ennakkolaskut ja varaston arvostus ovat kohtia, joissa virhe näkyy ALV:ssä tai tuloksessa. Kirjanpitäjästä on eniten hyötyä silloin, kun ostat EU:sta tai sen ulkopuolelta ja kun tilinpäätöksessä pitää arvioida vanhoja mallistoja.

Taukossa vaatekaupan kirjanpito maksaa toiminimelle alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiölle alkaen 89 €/kk (alv 0 %) tositemäärän mukaan. Esimerkit näet sivulta vaatekaupan kirjanpidon hinta ja oman hintasi hintalaskurista. Tilinpäätös laskutetaan erikseen.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.