Ajopäiväkirja pohja: ilmainen Excel Verohallinnon vaatimuksilla
Ajopäiväkirjapohjassa on jokainen tieto, jonka Verohallinto edellyttää yritysajoista. Kun kirjoitat mittarilukemat, pohja laskee kilometrit, erottaa yritys- ja yksityisajot ja näyttää kilometrikorvauksen sekä kuukausiyhteenvedon.
Ilmainen, ei rekisteröitymistä. Tavallinen .xlsx- tai .docx-tiedosto.
Pohjassa on
- Sarakkeet kaikille vaadituille tiedoille: päivä ja aika, mittarilukemat, lähtöpaikka, reitti ja määränpää, tarkoitus ja kuljettaja
- Kilometrit lasketaan mittarilukemista, ja väärä lukema merkitään tarkistettavaksi
- Yritys- ja yksityisajot erotetaan valinnalla Y tai K
- Yhteenveto: yritysajojen osuus ja kilometrikorvaus 0,55 €/km
- Kirjaamatta jääneet kilometrit näkyvät vuoden alun ja lopun mittarilukemista
- Kuukausittainen välilehti ja 300 ajoriviä, tulostuu myös paperilomakkeeksi
Näin käytät pohjaa
- 1Täytä auton tiedot
Rekisterinumero, merkki, omistaja ja käyttäjät. Kirjoita vuoden alun mittarilukema heti tammikuussa.
- 2Kirjaa ajo heti
Poista esimerkkirivi. Kirjoita päivä, kellonajat ja mittarilukema ajon alussa ja lopussa. Pohja laskee kilometrit.
- 3Kerro reitti ja tarkoitus
Kirjoita lähtöpaikka, reitti ja määränpää sekä tarkoitus niin, että ulkopuolinen ymmärtää sen: esimerkiksi asiakkaan nimi ja mitä siellä tehtiin.
- 4Merkitse Y tai K
Y on yritysajo ja K yksityisajo. Kirjaa yksityisajot myös, jos auto on yrityksen nimissä.
- 5Tarkista vuoden lopussa
Kirjoita vuoden lopun mittarilukema. Jos kohta Kirjaamatta, km ei ole nolla, täydennä puuttuvat ajot ennen tilinpäätöstä.
Mitä ajopäiväkirjaan pitää merkitä?
Verohallinnon ohjeen mukaan elinkeinotoiminnan ajoista merkitään ajon alkamis- ja päättymisajankohta, lähtö- ja määränpää ja tarvittaessa reitti, matkan pituus, ajon tarkoitus, matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa sekä auton käyttäjä. Lisäksi tarvitaan autolla vuoden aikana ajettujen kilometrien kokonaismäärä, jonka saat vuoden alun ja lopun mittarilukemista.
Muotoa ei ole määrätty. Vihko, Excel ja sovellus kelpaavat, kunhan tiedot on kirjattu ajon aikaan eikä jälkikäteen arvioiden. Vaatimukset on käyty tarkemmin läpi artikkelissa ajopäiväkirja.
Tarkoitukseksi ei riitä pelkkä "asiakaskäynti". Kirjoita, kenen luona kävit ja mitä teit, esimerkiksi "Asiakas Oy, keittiöremontin mittaus".
Miksi ajopäiväkirja kannattaa pitää?
Omalla autolla ajetuista yritysajoista voit vähentää kilometrikorvauksen, joka on 0,55 euroa kilometriltä vuonna 2026. Jo 5 000 yrityskilometriä vuodessa tarkoittaa 2 750 euron kulua. Ilman ajopäiväkirjaa vähennystä ei hyväksytä.
Jos auto on yrityksen nimissä, ajopäiväkirja todistaa toiseen suuntaan: kuinka paljon autolla on ajettu yksityisesti. Ilman sitä yksityiskäytön osuus arvioidaan, ja arvio on harvoin yrittäjän eduksi. Pohjan yhteenveto laskee yritysajojen osuuden valmiiksi.
Esimerkki: vuoden yhteenveto
Mittari näytti tammikuussa 45 000 ja joulukuussa 63 000 kilometriä, joten autolla on ajettu 18 000 kilometriä. Päiväkirjaan on merkitty 9 000 kilometriä yritysajoja ja 8 200 kilometriä yksityisajoja. Kohta Kirjaamatta, km näyttää silloin 800: ne ajot puuttuvat, ja ne pitää täydentää ennen kuin luvuilla lasketaan mitään.
Kun puuttuvat ajot on täydennetty yksityisajoiksi, pohja laskee yritysajojen osuudeksi 50 % ja kilometrikorvaukseksi omalla autolla 9 000 x 0,55 = 4 950 euroa. Samaa osuutta tarvitaan, jos auto on yrityksen nimissä ja yksityiskäyttö pitää erottaa kuluista.
Yleisimmät virheet ajopäiväkirjassa
Jälkikäteen tehty ajopäiväkirja on yleisin ongelma. Vuoden lopussa kalenterin perusteella kirjoitetut ajot näkyvät tasaisina lukuina, eivätkä mittarilukemat täsmää huoltokuitteihin. Kirjaa ajo samana päivänä.
Toinen virhe on merkitä kodin ja varsinaisen työpaikan väliset matkat yritysajoiksi. Ne ovat asunnon ja työpaikan välisiä matkoja, jotka vähennetään eri tavalla. Kolmas on unohtaa yksityisajot. Pohjan kohta Kirjaamatta, km näyttää, jos mittarissa on enemmän kilometrejä kuin päiväkirjassa.
Ajopäiväkirja puhelimessa
Excel toimii, jos muistat avata sen. Moni yrittäjä unohtaa, ja tammikuussa edessä on koko vuoden jälkityö. Taukon sovelluksessa ajopäiväkirja ja päivärahat ovat mukana, joten ajon voi kirjata puhelimella heti autossa. Jos pidät Exceliä, tallenna tiedosto pilveen ja avaa se puhelimella ajon päätteeksi. Kaksi minuuttia päivässä on vähemmän kuin kaksi päivää tammikuussa.
Kirjanpitäjäsi näkee samat tiedot ja kysyy, jos jokin näyttää oudolta, ennen kuin asiasta tulee ongelma verotuksessa. Yksittäisen matkan korvauksen lasket nopeasti kilometrikorvauslaskurilla.
Usein kysytyt
Mitä ajopäiväkirjaan merkitään?+
Jokaisesta ajosta päivä ja kellonaika, mittarilukema alussa ja lopussa, lähtö- ja määränpää, tarvittaessa reitti, ajon tarkoitus ja kuljettaja. Lisäksi vuoden alun ja lopun mittarilukema.
Kelpaako Excel ajopäiväkirjaksi?+
Kelpaa. Verohallinto ei määrää muotoa, kunhan vaaditut tiedot ovat mukana ja ne on kirjattu ajon aikaan. Älä muuta vanhoja rivejä jälkikäteen.
Pitääkö yksityisajot merkitä?+
Jos auto on yrityksen nimissä, pitää, koska ajopäiväkirjalla osoitetaan yksityiskäytön määrä. Oman auton ajopäiväkirjaan kirjataan yritysajot, mutta vuoden kokonaiskilometrit tarvitaan silti.
Paljonko kilometrikorvaus on 2026?+
Verovapaa kilometrikorvaus omalla autolla on 0,55 euroa kilometriltä vuonna 2026. Pohjassa taksa on omassa solussaan, joten sen voi päivittää vuoden vaihtuessa.
Kuinka kauan ajopäiväkirja säilytetään?+
Ajopäiväkirja on kirjanpidon tosite, ja se säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Mitä jos unohdin kirjata ajoja?+
Täydennä ne heti kalenterin, laskujen ja polttoainekuittien avulla ja merkitse, että rivi on täydennys. Mitä lähempänä ajoa merkintä on tehty, sitä paremmin se kestää tarkastuksen.