Päiväkirja

Päiväkirjasta näet, mitä yrityksessä tapahtui päivä päivältä: 3.2. vuokra, 4.2. myyntilasku 112, 5.2. polttoaine. Jokaisella rivillä on tositenumero, jolla alkuperäinen kuitti tai lasku löytyy. Tämä on kirjausketju, jota kirjanpitolaki edellyttää: tositteesta pitää päästä kirjaukseen ja kirjauksesta takaisin tositteeseen.

Kirjanpidon päiväkirjaa ei pidä sekoittaa ajopäiväkirjaan, joka on autolla ajettujen matkojen luettelo. Hakukoneessa ne menevät usein sekaisin. Kirjanpidon päiväkirja syntyy ohjelmasta automaattisesti, ajopäiväkirja on yrittäjän itse pidettävä muistiinpano.

Päiväkirja on hyödyllinen etenkin silloin, kun etsit puuttuvaa tai kahteen kertaan kirjattua tapahtumaa. Jos tositenumeroissa on aukko, esimerkiksi 45, 46, 48, jokin tosite on poistettu tai jäänyt kirjaamatta. Verotarkastaja katsoo tätä samaa asiaa.

Päiväkirja on myös se raportti, jonka pyydät, kun haluat tarkistaa tietyn päivän tapahtumat. Jos asiakas väittää maksaneensa laskun 12.3., päiväkirjasta näkee heti, onko sinä päivänä tullut maksu. Taulukkoon pidetty päiväkirja on sallittu, mutta sen pitää olla muuttumaton: vanhoja rivejä ei korjata päälle, vaan virhe oikaistaan uudella rivillä, jossa viitataan alkuperäiseen. Englanniksi päiväkirja on journal. Kun ohjelma vaihtuu, ota vanha päiväkirja talteen PDF-muodossa, jotta kirjausketju säilyy katkeamattomana koko säilytysajan.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa päiväkirja voi olla yksinkertainen tulo- ja menoluettelo aikajärjestyksessä. Taulukkolaskenta kelpaa, kunhan rivejä ei muuteta jälkikäteen jäljettömästi.