Päiväkirja
Englanniksi: journal, general journal
Kirjanpidon päiväkirja on raportti, jossa kaikki kirjaukset näkyvät aikajärjestyksessä päivämäärän ja tositenumeron mukaan. Kirjanpitolaki vaatii, että kirjauksia voi tarkastella sekä aikajärjestyksessä päiväkirjana että asiajärjestyksessä pääkirjana, ja päiväkirja säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Mitä päiväkirjassa on? Päiväkirjasta näet, mitä yrityksessä tapahtui päivä päivältä. Jokaisella rivillä on päivämäärä, tositenumero, selite, tili ja summa, ja kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma näkyy sekä debet- että kredit-puolella. Tositenumerolla alkuperäinen kuitti tai lasku löytyy. Tämä on kirjausketju, jota kirjanpitolaki edellyttää: tositteesta pitää päästä kirjaukseen ja kirjauksesta takaisin tositteeseen.
Päiväkirja ja pääkirja: mikä ero? Molemmissa ovat samat kirjaukset, mutta eri järjestyksessä. Päiväkirja on aikajärjestyksessä, pääkirja tileittäin: siitä näet esimerkiksi kaikki Vuokrat-tilin kirjaukset ja tilin saldon. Päiväkirjasta etsitään tietyn päivän tai tositteen tapahtumat, pääkirjasta tietyn tilin tapahtumat. Tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase kootaan pääkirjan tilien saldoista.
Miten päiväkirja tehdään? Kirjanpito-ohjelma muodostaa päiväkirjan automaattisesti kirjauksista, joten sitä ei tarvitse tehdä erikseen. Taulukkoon pidetty päiväkirja on sallittu, mutta sen pitää olla muuttumaton: vanhoja rivejä ei korjata päälle, vaan virhe oikaistaan uudella rivillä, jossa viitataan alkuperäiseen. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa päiväkirja voi olla yksinkertainen tulo- ja menoluettelo aikajärjestyksessä. Taulukon riskit on käyty läpi artikkelissa kirjanpito Excelillä.
Mihin päiväkirjaa tarvitaan? Päiväkirja on hyödyllinen, kun etsit puuttuvaa tai kahteen kertaan kirjattua tapahtumaa. Jos tositenumeroissa on aukko, esimerkiksi 45, 46, 48, jokin tosite on poistettu tai jäänyt kirjaamatta. Verotarkastaja katsoo samaa asiaa. Jos asiakas väittää maksaneensa laskun 12.3., päiväkirjasta näkee heti, onko sinä päivänä tullut maksu.
Kauanko päiväkirja säilytetään? Päiväkirja on kirjanpitokirja, joka säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, kun tositteiden säilytysaika on 6 vuotta. Sähköinen säilytys riittää, kunhan aineisto on luettavissa koko ajan. Kun ohjelma vaihtuu, ota vanha päiväkirja talteen PDF-muodossa. Säilytyssäännöt ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys. Kirjanpidon päiväkirjaa ei pidä sekoittaa ajopäiväkirjaan, joka on luettelo autolla ajetuista matkoista.
Esimerkki
Esimerkki kahdenkertaisen kirjanpidon päiväkirjasta: 3.2. tosite 41, vuokra: debet Vuokrat 950 €, kredit Pankki 950 €. 4.2. tosite 42, myyntilasku 112: debet Myyntisaamiset 3 150,05 €, kredit Myynti 2 510 € ja kredit ALV-velka 640,05 €. 5.2. tosite 43, polttoaine: debet Polttoaineet 62,47 €, debet ALV-saaminen 15,93 €, kredit Pankki 78,40 €. Tositenumerot juoksevat ilman aukkoja, ja jokaisen tositteen debet- ja kredit-summat ovat yhtä suuret.
Usein kysytyt
Mitä päiväkirja tarkoittaa kirjanpidossa?+
Päiväkirja on raportti, jossa kaikki kirjaukset ovat aikajärjestyksessä päivämäärän ja tositenumeron mukaan. Kirjanpitolaki edellyttää, että kirjaukset voi tarkastella aikajärjestyksessä.
Mitä pääkirja tarkoittaa kirjanpidossa?+
Pääkirja sisältää samat kirjaukset kuin päiväkirja, mutta tileittäin eli asiajärjestyksessä. Siitä näkee jokaisen tilin tapahtumat ja saldon. Lisää termissä pääkirja.
Kauanko kirjanpidon päiväkirja pitää säilyttää?+
Päiväkirja säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Pitääkö päiväkirja tulostaa paperille?+
Ei. Sähköinen päiväkirja riittää, kunhan se on luettavissa ja tarkastettavissa koko säilytysajan. Ohjelmaa vaihtaessa vanha päiväkirja kannattaa tallentaa PDF-muodossa.
Voiko päiväkirjan pitää Excelissä?+
Voi, jos rivejä ei muuteta jälkikäteen jäljettömästi ja virheet korjataan uusilla riveillä. Kirjanpito-ohjelma tekee päiväkirjan automaattisesti, ks. kirjanpito Excelillä.
Voiko kirjanpidon tehdä itse?+
Voi. Laki ei vaadi tilitoimistoa, mutta kirjanpidon pitää täyttää kirjanpitolain vaatimukset, kuten päivä- ja pääkirja ja kirjausketju. Vertailu on artikkelissa kirjanpito itse.