Hyvä tilitoimisto pienyritykselle:Näin löydät parhaan kahdeksalla kriteerillä

Hyvä tilitoimisto kertoo vuosihinnan etukäteen kaikkine lisineen, kertoo kuka kirjanpitosi tekee ja tarkistaa, vastaa kysymyksiin ilman tuntilaskua ja kirjaa sopimukseen, miten saat aineiston, jos lähdet. Paras tilitoimisto täyttää nämä ja sopii myös yrityksesi alaan ja kokoon, joten yhtä parasta ei voi nimetä listalta. Vertaa vähintään kolmea toimistoa samoilla kahdeksalla kriteerillä. Markkinalla tilitoimisto maksaa pienyritykselle tyypillisesti 60–120 euroa kuussa toiminimeltä ja 80–170 euroa osakeyhtiöltä.

Pienen toimiston hyvät ja huonot puolet ovat artikkelissa pieni tilitoimisto. Jos hinta painaa eniten, katso edullinen tilitoimisto.

Mikä on paras tilitoimisto?

Kun haet "tilitoimisto kokemuksia", saat arvosteluja, joissa yksi kehuu ja toinen haukkuu samaa toimistoa. Molemmat voivat olla oikeassa. Toimisto, joka palvelee hyvin 30 hengen tukkuliikettä, voi olla kankea kampaajalle, joka haluaa kysyä ALV:sta viestillä illalla. Siksi tässä ei ole listaa "parhaista" nimeltä, vaan työkalut, joilla teet vertailun itse. Toimistojen määrä ja hinnoittelu Suomessa on kuvattu artikkelissa tilitoimistot Suomessa. Auktorisoidut toimistot löydät Taloushallintoliiton tilitoimistohausta.

Valinta menee pieleen yleensä muutamalla tavalla. Yrittäjä valitsee halvimman kuukausihinnan, ja ensimmäisen tilinpäätöksen jälkeen lasku on kaksinkertainen. Tai hän valitsee tutun nimen, eikä kukaan vastaa, kun ennakkovero pitää korjata. Tai toimisto on hyvä, mutta kirjanpitäjä vaihtuu kahdesti vuodessa, ja joka kerta yrittäjä selittää alusta, miksi hänellä on kaksi pankkitiliä. Mikään näistä ei ole huono toimisto sinänsä. Ne vain sopivat huonosti juuri tälle asiakkaalle.

Hyvä tilitoimisto: kahdeksan kriteeriä

1. Hinnoittelumalli

Hinta voi olla kiinteä kuukausihinta, tositeperusteinen tai tuntilaskutus. Markkinalla toiminimen kirjanpito maksaa tyypillisesti 60 ja 120 euron välillä kuukaudessa ja osakeyhtiön 80 ja 170 euron välillä. Lisätyön tuntihinta on yleensä 60 ja 90 euron välillä. Tärkeintä on tietää, mitä hintaan kuuluu. Jos jokainen puhelu laskutetaan, jätät kysymättä ja teet virheitä itse. Mallien erot on purettu artikkelissa Kiinteä hinta vai tuntilaskutus.

2. Tavoitettavuus

Kysy, millä kanavalla kysymyksiin vastataan ja kuuluuko neuvonta hintaan. Lähetä yksi oikea kysymys ennen sopimusta ja katso, saatko ymmärrettävän vastauksen. "Parin päivän sisällä" voi tarkoittaa, että ALV-kysymys jää odottamaan ilmoituspäivän yli.

3. Kuka kirjanpidon tekee ja tarkistaa

Kysy, kuka kirjauksesi tekee, kuka ne tarkistaa ja kuinka usein. Yrityksesi tunteva kirjanpitäjä huomaa poikkeamat. Jos tekijä vaihtuu usein, kysy, miten tieto yrityksestäsi siirtyy seuraavalle.

4. Ohjelmisto ja sovellus

Pystytkö kuvaamaan kuitin puhelimella, lähettämään laskun ja näkemään tilanteen itse? Vai tuleeko raportti kuukauden viiveellä PDF:nä? Kysy myös, kuka maksaa ohjelmiston lisenssin.

5. Alan tuntemus

Rakennusalan käännetty ALV, verkkokaupan maksupalvelut ja terveysalan ALV-vapaus vaativat kokemusta. Esimerkiksi hammaslääkärin kirjanpidossa aseman tilitys pitää purkaa oikein, ja ostojen ALV on osa kulua. Kysy, montako alasi yritystä toimistolla on.

6. KLT ja auktorisointi

Laki ei vaadi kirjanpitäjältä tutkintoa. KLT-kirjanpitäjä on kuitenkin osoittanut osaamisensa tutkinnolla, ja auktorisoitu tilitoimisto sitoutuu alan hyvään tapaan ja laadunvalvontaan. Lisää artikkelissa KLT-kirjanpitäjä.

7. Sopimusehdot ja irtisanominen

Katso irtisanomisaika, määräaikaisuus, hinnankorotusten ilmoittaminen ja vastuunjako virheissä. Alan yleisissä TAL2023-ehdoissa irtisanomisaika on kaksi kuukautta, ja toimisto saa laskuttaa myös siltä ajalta. Lyhyempi aika on asiakkaalle parempi, ja pitkälle sitoutumiselle pitää olla peruste.

8. Aineiston luovutus

Kirjanpitoaineisto kuuluu sinulle. Kysy, missä muodossa saat sen ulos ja maksaako se. Juuri tästä riidat yleensä syntyvät, kun asiakas lähtee.

Pisteytystaulukko: näin vertaat tilitoimistoja

Anna jokaiselle kriteerille paino sen mukaan, mikä sinulle on tärkeää, ja pisteytä jokainen toimisto asteikolla yhdestä viiteen. Kerro paino ja pisteet keskenään ja laske yhteen. Alla olevat painot ovat esimerkki aloittavalle toiminimelle, joka kysyy paljon. Osakeyhtiö, jolla on palkkoja, painottaa ehkä enemmän alan tuntemusta.

Paljonko tilitoimisto oikeasti maksaa vuodessa?

Esimerkin luvut ovat keksittyjä, mutta asetelma on tavallinen. Kuukausihinnan yrittäjä muistaa, ja tilinpäätös yllättää. Toinen piilossa oleva kulu on ohjelmisto: osa toimistoista laskuttaa lisenssin erikseen, osa sisällyttää sen hintaan. Kolmas on palkanlaskenta, joka hinnoitellaan usein palkansaajaa kohden. Kun kirjoitat kaikki samaan taulukkoon, erot näkyvät heti.

Pyydä siksi jokaiselta toimistolta vuosihinta samoilla oletuksilla: tositteiden määrä kuukaudessa, palkansaajat, tilinpäätös ja arvio neuvonnan tarpeesta. Hintojen vertailusta kerrotaan sivulla kirjanpidon hinta, ja suurten ketjujen julkisia hintoja artikkeleissa Talenom hinta, Accountor hinta, Aallon hinta ja tilitoimisto Rantalainen.

Kysymykset tarjouspyyntöön

Lähetä sama kysymyslista jokaiselle toimistolle. Kun vastaukset ovat samassa muodossa, vertailu on reilu. Valmis tarjouspyyntömalli ja vertailupohja ovat artikkelissa tilitoimiston kilpailutus.

• Mitä kuukausihintaan kuuluu ja mitä laskutetaan erikseen? Paljonko tilinpäätös maksaa?
• Kuka kirjanpitoni tekee ja tarkistaa, ja kuka hoitaa asiat lomien aikana?
• Millä kanavalla kysymyksiin vastataan?
• Laskutetaanko puhelut ja neuvonta erikseen?
• Mitä ohjelmistoa käytätte, ja maksanko lisenssin itse?
• Montako minun alani yritystä teillä on asiakkaana?
• Onko toimisto auktorisoitu tai onko kirjanpitäjällä KLT-tutkinto? Onko vastuuvakuutus voimassa?
• Mikä on irtisanomisaika, ja miten hinnankorotuksista ilmoitetaan?
• Missä muodossa saan aineiston, jos lopetan, ja maksaako luovutus?
• Huomautatteko itse, jos ennakkovero ei vastaa tulosta?

Varoitusmerkit: milloin kannattaa jättää väliin

Jos nykyisessä toimistossasi näkyy useampi varoitusmerkki, lue huonon tilitoimiston merkit ja mieti vaihtoa. Hyvän kirjanpitäjän tuntomerkit ovat artikkelissa Hyvä kirjanpitäjä.

Missä tavallinen tilitoimisto yleensä epäonnistuu pienyrittäjän kanssa?

Pienyrittäjän ongelmat eivät yleensä ole teknisiä virheitä kirjauksissa vaan hiljaisuutta. Kirjanpito tehdään ja ALV-ilmoitus lähtee, mutta kukaan ei kerro, että tulos on noussut ja ennakkovero on liian pieni. Jälkiverot tulevat puolentoista vuoden päästä. Toinen tavallinen tilanne on, että jokainen kysymys maksaa, joten yrittäjä kysyy vasta, kun virhe on jo tehty. Valinnasta pienyrittäjän näkökulmasta kerrotaan artikkelissa kirjanpitäjä pienyrittäjälle.

Tauko yhtenä vaihtoehtona

Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi. Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään kuukausihintaan, joten kysyminen ei maksa erikseen, ja asia ehditään hoitaa ennen kuin siitä tulee ongelma, esimerkiksi kun ennakkovero ei vastaa tulosta. Toiminimen kirjanpito alkaa Taukossa 69 €/kk ja osakeyhtiön 89 €/kk (alv 0 %, alle 30 tositetta kuukaudessa). Laske oma hintasi ja laita se pisteytykseen muiden rinnalle.

Tauko ei sovi kaikille. Jos haluat hoitaa kaiken paperilla ja tavata kirjanpitäjän toimistolla, paikallinen toimisto sopii sinulle paremmin. Arvioi meidät samoilla kahdeksalla kriteerillä kuin muutkin.

Mitä tilitoimisto tekee pienyrittäjälle?

Tilitoimisto tekee pienyrittäjälle kirjanpidon tositteista ja pankkitapahtumista, laskee ja ilmoittaa arvonlisäveron, tekee veroilmoituksen ja osakeyhtiölle tilinpäätöksen. Tarvittaessa se hoitaa palkanlaskennan ja tulorekisteri-ilmoitukset ja neuvoo veroissa, kuten ennakkoverossa, vähennyksissä ja palkan ja osingon jaossa. Tehtävät ja niiden aikataulu on avattu artikkelissa mitä tilitoimisto tekee.

Milloin yritys on pienyritys?

Kirjanpitolain mukaan yritys on pienyritys, kun enintään yksi kolmesta rajasta ylittyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella. Arkikielessä pienyrittäjä tarkoittaa yleensä vielä pienempää, laissa mikroyritykseksi kutsuttua yritystä. Koko ratkaisee, kuinka laaja tilinpäätös tehdään ja mitä liitetietoja siihen tarvitaan.

Onko kahdenkertainen kirjanpito pakollinen?

Osakeyhtiölle aina, toiminimelle ei välttämättä. Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kun enintään yksi näistä ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai 3 työntekijää. Kahdenkertaisen kirjanpidon voi silti valita vapaaehtoisesti. Moni tilitoimisto tekee sen kaikille asiakkailleen, koska se antaa tarkemman kuvan taloudesta. Erot on selitetty artikkeleissa kahdenkertainen kirjanpito ja yhdenkertainen kirjanpito. Palvelu yhtiömuodoittain: tilitoimisto osakeyhtiölle ja kirjanpitäjä toiminimelle.

Tarvitseeko pienyrittäjä kirjanpitäjää vai voiko kirjanpidon tehdä itse?

Laki ei vaadi kirjanpitäjää. Toiminimen kirjanpidon voi tehdä itse, ja pieni toiminimi saa yleensä pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Osakeyhtiön on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa ja laadittava tilinpäätös, joten itse tekeminen vaatii osaamista ja ohjelman. Kirjanpitäjä on yleensä paikallaan viimeistään silloin, kun perustat osakeyhtiön, maksat palkkoja, myyt EU:hun tai kirjaamiseen kuluu enemmän kuin pari tuntia kuukaudessa. Itse tekemisen vaiheet ovat artikkelissa kirjanpito itse.

• Kirjanpito ja pankin täsmäytys: toiminimi voi tehdä itse, osakeyhtiölle kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen.
• ALV-ilmoitukset molemmille, kun yritys on ALV-rekisterissä.
• Tilinpäätös on osakeyhtiölle pakollinen joka vuosi. Toiminimi ei yleensä tarvitse sitä (mikroyritys, kalenterivuosi).
• Veroilmoitus kerran vuodessa: toiminimellä lomake 5, osakeyhtiöllä lomake 6B.
• Palkanlaskenta toiminimelle, jos on työntekijöitä. Osakeyhtiössä myös omistajan oma palkka.
• Neuvonta: toiminimellä ennakkovero, vähennykset ja yhtiömuoto, osakeyhtiöllä palkka ja osinko, osakaslaina ja investoinnit.

Pienelle yritykselle sopiva tilitoimisto voi olla missä päin Suomea tahansa, koska tositteet, pankkiaineistot ja ilmoitukset kulkevat sähköisesti. Etänä toimiva kirjanpitoyritys palvelee koko maata samalla hinnalla, ja paikallinen toimisto on perusteltu lähinnä silloin, kun haluat tavata kasvokkain. Tyypillinen suomalainen tilitoimisto on kuvattu artikkelissa Suomen tilitoimisto.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.