Paras tilitoimisto pienyritykselle: kahdeksan kriteeriä, pisteytystaulukko ja kysymykset tarjouspyyntöön
Parasta tilitoimistoa ei voi nimetä listalta, koska se riippuu yrityksestäsi. Voit kuitenkin vertailla toimistoja samoilla kriteereillä ja laskea pisteet. Tässä kahdeksan kriteeriä, joilla pienyrittäjä erottaa hyvän tilitoimiston keskinkertaisesta, täytettävä pisteytystaulukko, kysymyslista tarjouspyyntöön ja varoitusmerkit, jotka kannattaa huomata ennen allekirjoitusta.
Lyhyesti
- Paras tilitoimisto on se, joka sopii sinun yrityksesi kokoon, alaan ja tapaan tehdä töitä. Vertaa vähintään kolmea toimistoa samoilla kriteereillä.
- Laske vuosihinta kaikkine lisineen: kuukausimaksu, tilinpäätös, neuvonta, ohjelmisto ja lisätyöt. Kuukausihinta yksin johtaa harhaan.
- Kysy nimeltä, kuka kirjanpitäjäsi on, ja lähetä kysymys ennen sopimusta. Vastausaika kertoo palvelusta enemmän kuin esite.
- Lue sopimuksesta irtisanomisaika ja aineiston luovutus. Ne ratkaisevat, pääsetkö vaihtamaan, jos valinta osoittautuu huonoksi.
Mikä on paras tilitoimisto pienyritykselle?
Kun haet "tilitoimisto kokemuksia", saat arvosteluja, joissa yksi kehuu ja toinen haukkuu samaa toimistoa. Molemmat voivat olla oikeassa. Toimisto, joka palvelee hyvin 30 hengen tukkuliikettä, voi olla kankea kampaajalle, joka haluaa kysyä ALV:sta viestillä illalla. Siksi tässä artikkelissa ei ole listaa "parhaista" nimeltä. Sen sijaan saat työkalut, joilla teet vertailun itse ja perustelet valinnan.
Olen nähnyt saman kaavan monta kertaa: yrittäjä valitsee halvimman kuukausihinnan, ja ensimmäisen tilinpäätöksen jälkeen lasku on kaksinkertainen. Tai hän valitsee tutun nimen, eikä kukaan vastaa, kun ennakkovero pitää korjata. Kolmas versio: toimisto on hyvä, mutta kirjanpitäjä vaihtuu kahdesti vuodessa, ja joka kerta yrittäjä selittää alusta, miksi hänellä on kaksi pankkitiliä ja mitä käteismyynti tarkoittaa hänen alallaan. Kumpikaan ei ole huono toimisto sinänsä. Ne vain sopivat huonosti juuri tälle asiakkaalle.
Kahdeksan kriteeriä tilitoimiston valintaan
1. Hinnoittelumalli
Kiinteä kuukausihinta, tositeperusteinen hinta vai tuntilaskutus? Markkinalla toiminimen kirjanpito maksaa tyypillisesti 60 ja 150 euron välillä kuukaudessa ja osakeyhtiön 150 ja 400 euron välillä. Lisätyön tuntihinta on yleensä 90 ja 145 euron välillä. Tärkeintä on tietää, mitä hintaan kuuluu. Jos jokainen puhelu laskutetaan, jätät kysymättä ja teet virheitä itse. Mallien erot on purettu artikkelissa Kiinteä hinta vai tuntilaskutus.
2. Tavoitettavuus
Kysy, kuinka nopeasti viesteihin vastataan ja millä kanavalla. Vastaus "parin päivän sisällä" tarkoittaa käytännössä, että ALV-kysymys jää odottamaan ilmoituspäivän yli.
3. Oma nimetty kirjanpitäjä
Sama ihminen, joka tuntee yrityksesi, huomaa poikkeamat. Vaihtuva tiimi aloittaa joka kerta alusta.
4. Ohjelmisto ja sovellus
Pystytkö kuvaamaan kuitin puhelimella, lähettämään laskun ja näkemään tilanteen itse? Vai tuleeko raportti kuukauden viiveellä PDF:nä? Kysy myös, kuka ohjelmiston lisenssin maksaa.
5. Alan tuntemus
Rakennusalan käännetty ALV, verkkokaupan maksupalvelut ja terveysalan ALV-vapaus vaativat kokemusta. Kysy, montako alasi yritystä toimistolla on.
6. KLT ja auktorisointi
Kirjanpito ei vaadi lain mukaan tutkintoa, mutta KLT-kirjanpitäjä on osoittanut osaamisensa tutkinnolla, ja auktorisoitu tilitoimisto sitoutuu alan hyvään tapaan ja laadunvalvontaan. Lisää artikkelissa KLT-kirjanpitäjä.
7. Sopimusehdot ja irtisanominen
Irtisanomisaika, määräaikaisuus, hinnankorotusten ilmoitus ja vastuunjako virheissä. Pitkä sitoutuminen ei ole itsessään paha, mutta sen pitää olla perusteltu.
8. Aineiston luovutus
Kirjanpitoaineisto kuuluu sinulle. Kysy, missä muodossa saat sen ulos ja maksaako se. Tämä on kohta, josta riidat yleensä syntyvät, kun asiakas lähtee.
Pisteytystaulukko: näin vertaat tilitoimistoja
Anna jokaiselle kriteerille paino sen mukaan, mikä sinulle on tärkeää, ja pisteytä jokainen toimisto asteikolla yhdestä viiteen. Kerro paino ja pisteet keskenään ja laske yhteen. Painot alla ovat esimerkki aloittavalle toiminimelle, joka kysyy paljon. Osakeyhtiö, jolla on palkkoja, antaa ehkä enemmän painoa alan tuntemukselle.
| Kriteeri | Paino | Toimisto A | Toimisto B | Toimisto C | Mitä tarkistat |
|---|---|---|---|---|---|
| Vuosihinta kaikkineen | 3 | Kirjallinen tarjous, jossa tilinpäätös ja lisätyöt | |||
| Tavoitettavuus | 3 | Luvattu vastausaika ja koekysymys | |||
| Nimetty kirjanpitäjä | 2 | Nimi, tausta ja varahenkilö | |||
| Sovellus ja näkymä | 2 | Kuitit puhelimella, reaaliaikainen saldo | |||
| Alan tuntemus | 2 | Saman alan asiakkaita, alan erityissäännöt | |||
| KLT tai auktorisointi | 1 | Tutkinto tai auktorisointi, vastuuvakuutus | |||
| Sopimusehdot | 2 | Irtisanomisaika, korotusten ilmoitus | |||
| Aineiston luovutus | 2 | Muoto ja hinta, kun lähdet | |||
| Yhteensä | 17 | Suurin mahdollinen: 85 pistettä |
Paljonko tilitoimisto oikeasti maksaa vuodessa?
Esimerkin luvut ovat keksittyjä, mutta asetelma on tavallinen. Kuukausihinta on se luku, jonka yrittäjä muistaa, ja tilinpäätös on se luku, joka yllättää. Toinen piilossa oleva kulu on ohjelmisto: osa toimistoista laskuttaa lisenssin erikseen, osa sisällyttää sen hintaan. Kolmas on palkanlaskenta, joka hinnoitellaan usein per palkansaaja. Kun kirjoitat nämä kaikki samaan taulukkoon, erot näkyvät heti, ja moni halvalta näyttänyt tarjous putoaa pois.
Pyydä siksi jokaiselta toimistolta vuosihinta samalla oletuksella: tositteiden määrä kuukaudessa, palkansaajat, tilinpäätös ja arvio neuvonnan tarpeesta. Hintojen vertailusta laajemmin kerrotaan sivulla kirjanpidon hinta, ja suurten ketjujen julkisia hintoja on koottu artikkeleihin Talenom hinta ja Accountor hinta.
Kysymykset tarjouspyyntöön
Lähetä sama kysymyslista jokaiselle toimistolle. Kun vastaukset ovat samassa muodossa, vertailu on reilu. Tarjouspyynnön rakenteesta enemmän artikkelissa Tilitoimiston kilpailutus.
- Mitä kuukausihintaan kuuluu ja mitä laskutetaan erikseen? Paljonko tilinpäätös maksaa?
- Kuka on minun kirjanpitäjäni nimeltä, ja kuka hoitaa asiat hänen lomansa aikana?
- Kuinka nopeasti vastaatte viesteihin ja millä kanavalla?
- Laskutetaanko puhelut ja neuvonta erikseen?
- Mitä ohjelmistoa käytätte, ja maksanko lisenssin itse?
- Montako minun alani yritystä teillä on asiakkaana?
- Onko toimisto auktorisoitu tai onko kirjanpitäjällä KLT-tutkinto? Onko vastuuvakuutus voimassa?
- Mikä on irtisanomisaika, ja miten hinnankorotuksista ilmoitetaan?
- Missä muodossa saan aineiston, jos lopetan, ja maksaako luovutus?
- Huomautatteko itse, jos ennakkovero ei vastaa tulosta?
Varoitusmerkit: milloin kannattaa jättää väliin
- Kirjallinen tarjous, jossa on vuosihinta ja lisätöiden hinnat
- Nimetty kirjanpitäjä jo ennen sopimusta
- Vastaus koekysymykseen tulee nopeasti ja on ymmärrettävä
- Aineiston luovutus on kirjattu sopimukseen
- Hintaa ei kerrota ennen tapaamista, eikä tarjousta saa kirjallisena
- Vastaus "meillä on tiimi", kun kysyt kirjanpitäjän nimeä
- Pitkä määräaikaisuus ilman perustelua tai hyötyä sinulle
- Aineiston luovutuksesta peritään maksu, jonka suuruutta ei kerrota
- Raportit tulevat kuukausien viiveellä, eikä verovarausta ennakoida
Jos nykyisessä toimistossasi näkyy useampi varoitusmerkki, lue huonon tilitoimiston merkit ja mieti vaihtoa. Hyvän kirjanpitäjän tuntomerkit on koottu artikkeliin Hyvä kirjanpitäjä.
Missä tavallinen tilitoimisto yleensä epäonnistuu pienyrittäjän kanssa?
Pienyrittäjän ongelmat eivät yleensä ole teknisiä virheitä kirjauksissa. Ne ovat hiljaisuutta. Kirjanpito tehdään, ALV-ilmoitus lähtee, mutta kukaan ei kerro, että tulos on noussut ja ennakkovero on liian pieni. Jälkiverot tulevat puolentoista vuoden päästä. Toinen yleinen tilanne on se, että jokainen kysymys maksaa, joten yrittäjä kysyy vasta, kun virhe on jo tehty.
Taukossa nämä on ratkaistu rakenteella. Sovelluksessa kuvaat kuitit, pankkitapahtumat yhdistyvät laskuihin ja ALV lasketaan automaattisesti. Näet saldon, verovarauksen ja ennusteen. Kirjanpitäjäsi näkee saman näkymän ja ottaa yhteyttä ennen kuin asia on ongelma, esimerkiksi kun ennakkovero ei vastaa tulosta. Toiminimen kirjanpito alkaa Taukossa 69 €/kk ja osakeyhtiön 89 €/kk (alv 0 %, alle 30 tositetta kuukaudessa). Tilinpäätös sovitaan erikseen, ja kerromme sen hinnan ennen sopimusta.
Tauko ei ole paras valinta kaikille. Jos haluat hoitaa kaiken paperilla ja tavata kirjanpitäjän toimistolla, paikallinen toimisto sopii sinulle paremmin. Jos taas haluat vastauksen samana päivänä ja näkymän omiin lukuihisi, laita meidät pisteytykseen muiden rinnalle. Aloitus on 15 minuutin puhelu tai video, ja hinnan näet laskurista.
Usein kysytyt
Mikä on paras tilitoimisto pienyritykselle?+
Yhtä parasta ei ole, koska tarpeet vaihtelevat alan, yhtiömuodon ja kysymysten määrän mukaan. Vertaa vähintään kolmea toimistoa samoilla kriteereillä: vuosihinta, tavoitettavuus, nimetty kirjanpitäjä, sovellus, alan tuntemus, pätevyys, sopimusehdot ja aineiston luovutus.
Mistä löydän luotettavia tilitoimisto kokemuksia?+
Arvostelut kertovat lähinnä ääripäistä. Luotettavampaa on kysyä saman alan yrittäjiltä ja testata toimistoa itse: lähetä kysymys ennen sopimusta ja katso, miten ja kuinka nopeasti siihen vastataan.
Paljonko pienyrityksen kirjanpito maksaa?+
Toiminimen kirjanpito maksaa markkinalla tyypillisesti 60 ja 150 euron välillä kuukaudessa ja osakeyhtiön 150 ja 400 euron välillä. Vertaa aina vuosihintaa, johon on laskettu tilinpäätös, neuvonta ja lisätyöt.
Tarvitseeko kirjanpitäjällä olla KLT-tutkinto?+
Laki ei vaadi tutkintoa. KLT-tutkinto ja auktorisoitu tilitoimisto ovat kuitenkin hyviä merkkejä osaamisesta ja laadunvalvonnasta. Tarkista myös, että toimistolla on vastuuvakuutus.
Kannattaako valita paikallinen vai verkossa toimiva tilitoimisto?+
Sijainti ei ratkaise laatua, koska aineisto ja asiointi ovat nykyään sähköisiä. Paikallinen toimisto sopii, jos haluat tavata kasvokkain. Verkkotoimisto antaa valinnanvaraa koko Suomesta.
Mitä sopimuksesta pitää tarkistaa ennen allekirjoitusta?+
Irtisanomisaika, mahdollinen määräaikaisuus, hinnankorotusten ilmoittaminen, vastuunjako virheissä ja aineiston luovutus. Jos aineiston luovutuksesta peritään maksu, pyydä sen suuruus kirjallisena.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Tilitoimiston kilpailutus: tarjouspyyntömalli, 12 kysymystä ja pisteytys, jolla vertaat tarjoukset oikein
Tilitoimistojen tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, ellei tarjouspyyntö pakota niitä siihen. Tässä valmis tarjouspyyntö (kopioitava), 12 kysymystä, joihin jokaisen tarjoajan pitää vastata, pisteytysmalli hinnan ja palvelun painotukseen, tavalliset ansat (mainoshinta, tuntihinta, ohjelmistolisenssi) ja miten kilpailutus tehdään nykyistä toimistoa loukkaamatta.
Tilitoimiston irtisanominen: irtisanomisaika, TAL-ehdot, aineiston luovutus ja valmis malliviesti
Useimmissa tilitoimistosopimuksissa noudatetaan Taloushallintoliiton yleisiä sopimusehtoja. Ne ratkaisevat, kauanko irtisanomisaika on, maksatko siltä ajalta, kenelle aineisto kuuluu ja mitä tapahtuu, jos lopetat kesken tilikauden. Tässä ehdot selkokielellä, kustannuslaskelma ja malliviesti, jonka voit lähettää sellaisenaan.
Kirjanpitäjä ei vastaa? 12 merkkiä, että tilitoimistosi maksaa sinulle enemmän kuin laskun verran
Hidas vastaus, yllättävä tilinpäätöslasku, ennakkoverot pielessä joka kevät. Tässä 12 merkkiä, joista tunnistat tilitoimiston, joka tekee lakisääteisen minimin ja laskuttaa lopusta. Ja mitä jokainen merkki oikeasti maksaa sinulle.