Tilitoimiston kilpailutus:Kopioitava tarjouspyyntö, 12 kysymystä ja vertailupohja tarjousten pisteytykseen

Tilitoimiston kilpailutus tarkoittaa, että pyydät kolmelta tai neljältä toimistolta tarjouksen samoilla lähtötiedoilla ja vertaat vuosihintaa ja palvelua rinnakkain. Taukon hintatutkimuksen mukaan tilitoimistojen mediaani on noin kymmenellä tositteella 75 €/kk toiminimelle ja 89 €/kk osakeyhtiölle (18 julkista hinnastoa, alv 0 %). Taukossa kirjanpito maksaa alkaen 69 €/kk ja osakeyhtiölle 89 €/kk, ja kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään hintaan. Katso, paljonko maksat nyt liikaa. Markkinan hinnat ovat sivulla tilitoimisto hinta.

Miksi tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia

Kun pyydät kolmelta tilitoimistolta tarjouksen, saat kolme erilaista paperia. Yhdessä on kuukausihinta 89 euroa. Toisessa tositehinta 2,50 euroa ja tuntihinta 105 euroa. Kolmannessa kiinteä 245 euroa kaikkineen. Niitä ei voi verrata, koska jokainen on laskettu eri oletuksilla ja jättää eri asioita pois.

Siksi kilpailutuksen varsinainen työ on tarjouspyynnön kirjoittaminen. Kun pyyntö on tarkka, vastaukset tulevat samassa muodossa. Osa isoista toimistoista, kuten Talenom, ei julkaise hinnastoa ollenkaan, vaan hinta lasketaan yrityksesi tiedoista. Valmis pohja on myös artikkelissa tarjouspyyntö.

Hinta on myös vain puolet asiasta. Kirjanpitäjän arvo näkyy siinä, mitä hän tekee kirjaamisen ohella: vastaa, ehdottaa ja varoittaa. Sitä ei lue hinnastosta, joten kysymykset ovat yhtä tärkeitä kuin luvut.

Tarjouspyyntö: kopioi ja täytä

Lähetä sama viesti jokaiselle. Täytä hakasulkeet omilla tiedoillasi.

• Yritys: [nimi], [toiminimi / osakeyhtiö], Y-tunnus [x], toimiala [x], perustettu [vuosi], tilikausi [kalenterivuosi / muu].
• Volyymi kuukaudessa: myyntilaskuja [x], ostolaskuja [x], kuitteja [x], pankkitapahtumia [x]. Vilkkain kuukausi [x], hiljaisin [x].
• Palkat: [ei / x työntekijää / oma palkka oy:stä], palkanmaksukertoja kuussa [x].
• Erityispiirteet: [ALV-velvollinen kyllä/ei, verokaudet], [käteismyynti], [verkkokauppa ja maksupalvelut], [EU- tai ulkomaanmyynti], [auto], [työmatkat], [käännetty ALV rakentaminen], [muu].
• Nykytila: [itse tehty / tilitoimisto X], vaihdon ajankohta [tilikauden vaihde / pvm].
• Pyydän vuosihinnan (alv 0), joka sisältää juoksevan kirjanpidon yllä olevalla volyymilla, ALV-ilmoitukset, palkanlaskennan ja tulorekisteri-ilmoitukset, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, ohjelmiston tai sovelluksen, aineiston säilytyksen ja tavanomaisen neuvonnan (arvio 3 h/v). Eritelkää, mikä ei sisälly ja millä hinnalla.
• Pyydän vastaukset alla oleviin 12 kysymykseen.

12 kysymystä, joihin jokaisen pitää vastata

Pyydä vastaukset kirjallisina, koska ne ovat osa sopimusta. Suluissa on hyvä vastaus ja sen jälkeen huono.

1. Kuka kirjanpitoni tekee ja kuka sen tarkistaa? (Hyvä: selkeä työnjako, tarkistus joka kuukausi ja sijaisuus kerrottu. Huono: ei vastausta.)
2. Miten ja kuinka nopeasti saan vastauksen tavalliseen kysymykseen? (Hyvä: kanava ja tavoiteaika kirjallisena. Huono: ei sovittua käytäntöä.)
3. Maksaako kysyminen? Mitä neuvonta maksaa? (Hyvä: tavallinen neuvonta sisältyy. Huono: tuntihinta 60 ja 90 €.)
4. Mikä ohjelmisto tai sovellus, ja sisältyykö se hintaan? (Hyvä: oma sovellus, sisältyy. Huono: Procountor/Netvisor 39 ja 89 €/kk erikseen.)
5. Mistä näen tämän päivän kassan, verovarauksen ja avoimet laskut? (Hyvä: sovelluksesta reaaliajassa. Huono: kuukausiraportista jälkikäteen.)
6. Mitä tilinpäätös ja veroilmoitus maksavat? (Hyvä: sisältyy tai kiinteä näkyvä rivi. Huono: erikseen sopimuksen mukaan.)
7. Irtisanomisaika ja aineiston luovutus? (Hyvä: 1 kk, sähköisenä ilman maksua. Huono: 3 kk tai tilikauden loppuun, luovutus tuntityönä.)
8. Vastuuvakuutus ja sopimusehdot? (Hyvä: todistus ja ehdot toimitetaan. Huono: epäselvä.)
9. Montako minun alani yritystä teillä on asiakkaana? (Hyvä: konkreettinen määrä ja esimerkkejä alan kysymyksistä. Huono: kaikki alat sopivat.)
10. Milloin viimeksi ehdotitte asiakkaalle jotain, mikä säästi veroja? (Hyvä: konkreettinen esimerkki, kuten ennakkovero, palkka ja osinko tai YEL. Huono: hiljaisuus.)
11. Miten toimitan tositteet? (Hyvä: kuvaamalla sovelluksella, verkkolaskuina, pankkiyhteydellä. Huono: sähköpostilla, kansiossa.)
12. Millä perusteella hinta muuttuu, ja miten siitä ilmoitetaan? (Hyvä: tositemäärän mukaan näkyvillä kappalehinnoilla, muutoksista 1 kk etukäteen. Huono: vuosittain indeksillä ilman erittelyä.)

Pisteytys: hinta 40 %, palvelu 60 %

Kun vastaukset ovat samassa muodossa, pisteytä ne. Anna vuosihinnalle 40 prosenttia painosta ja palvelukysymyksille 60 prosenttia. Halvin hinta saa täydet pisteet ja muut suhteessa siihen. Palvelussa jokaisesta 12 kysymyksestä saa 0, 1 tai 2 pistettä.

Painotus on tarkoituksella palvelun puolella. Hintaero tarjousten välillä on tyypillisesti satoja euroja vuodessa, mutta palveluero voi olla tuhansia, kun mukaan lasketaan jäännösvero, käyttämätön vähennys tai väärä YEL. Halvimmankin tarjouksen tasoa voit verrata tilitoimistojen tyypillisiin hintoihin.

Ansat, jotka toistuvat kilpailutuksissa

• Mainoshinta ilman tilinpäätöstä. 89 €/kk näyttää halvalta, kunnes päälle tulevat 650 euron tilinpäätös ja 39 euron ohjelmisto. Vaadi vuosihinta.
• Neuvonnan tuntihinta ei näy tarjouksessa, mutta näkyy laskussa. Kysy suoraan ja pyydä arvio tunneista.
• Sovitun tositemäärän ylitys: kiinteä hinta 30 tositteelle ja ylitys 3 €/kpl. Anna lähtötiedoksi oma vilkkain kuukausi.
• Aloitusmaksu ja tilikauden avaus, 0 ja 300 euroa, eivät näy kuukausihinnassa.
• Ensimmäisen vuoden alennus. Vertaa toisen vuoden hintaa.
• Referenssit muilta aloilta. Kysy nimenomaan oman alasi asiakkaista.
• Vastausaika pelkkänä lupauksena. Lähetä kysymys ennen sopimusta ja katso, mitä tapahtuu.

Milloin ja miten kilpailuttaa

Kilpailuta 2 ja 3 vuoden välein tai kun jokin muuttuu: yritys kasvaa, palkkaat, vaihdat yritysmuotoa tai palvelu heikkenee. Paras ajankohta on 3 ja 4 kuukautta ennen tilikauden vaihdetta, jolloin vaihto osuu siihen.

Kerro nykyiselle toimistolle, että kilpailutat. Hyvä toimisto vastaa tarjouspyyntöön samoin ehdoin kuin muut, ja saat nykyisen palvelun hinnan ja sisällön kirjallisena. Jos toimisto loukkaantuu, sekin kertoo jotain. Vertailun painopisteet on koottu artikkeliin paras tilitoimisto pienyritykselle.

Itse vaihto on yksinkertainen: irtisano kirjallisesti, anna valtuudet uudelle toimistolle ja siirrä aineisto. Vaiheet ovat artikkelissa tilitoimiston vaihto. Jos haluat uuden toimiston hoitavan siirron, vaihda tilitoimistoa Taukoon. Hinnoittelumallien erot ovat artikkelissa kirjanpidon hinnoittelumallit ja hintaan kuuluvat asiat artikkelissa mitä kirjanpito sisältää. Taukon vuosihinnan omalla volyymillasi näet laskurista ilman tarjouspyyntöä.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.