Yhden hengen yrityksen kirjanpito: mitä yksinyrittäjän pitää hoitaa ja mihin aika menee

Yhden hengen yrityksen kirjanpito tarkoittaa kaikkien yrityksen tulojen ja menojen kirjaamista tositteiden perusteella, ALV-ilmoituksia, tilinpäätöstä ja veroilmoitusta. Toiminimi voi pienenä pitää kevyempää yhdenkertaista kirjanpitoa, yhden hengen osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista. Työ on yksinyrittäjälle yleensä muutamia tunteja kuukaudessa, jos kuitit ovat tallessa.

Onko yksin toimivan yrityksen kirjanpito kevyempi?

Osittain. Yksinyrittäjällä ei ole palkansaajia, joten palkanlaskenta, työnantajamaksut ja lomakirjanpito jäävät pois. Muu kirjanpito on silti sama kuin isommassa yrityksessä: jokainen myynti ja osto tarvitsee tositteen, ALV ilmoitetaan, ja vuoden lopussa tehdään tilinpäätös ja veroilmoitus. Kirjanpitovelvollisuus ei riipu siitä, montako ihmistä yrityksessä on, vaan yhtiömuodosta.

Suurin ero tulee siitä, onko yrityksesi toiminimi vai osakeyhtiö. Toiminimessä yritys ja yrittäjä ovat verotuksessa sama henkilö, ja kirjanpito voi olla kevyempi. Osakeyhtiö on erillinen henkilö, jonka rahat eivät ole omistajan, ja se näkyy kirjanpidossa joka kuukausi.

Toiminimi vai yhden hengen osakeyhtiö: miten kirjanpito eroaa?

Toiminimen kirjanpidon voi tehdä itse yhdenkertaisena, ja moni pieni toiminimi tekeekin niin. Osakeyhtiössä kahdenkertainen kirjanpito, tase-erittelyt ja omistajan palkan tai osingon käsittely tekevät itse tekemisestä vaativampaa. Jos mietit vielä yhtiömuotoa, laskuri alla vertaa verotusta samalla tuloksella.

Mitä yksinyrittäjän kirjanpitoon kuuluu?

Lisäksi toiminimiyrittäjälle tulee pakollinen YEL-vakuutus, kun yritystoiminta on jatkunut vähintään neljä kuukautta ja arvioitu työtulo on vähintään 9 423 euroa vuodessa (2026). Se ei ole kirjanpitoa, mutta YEL-maksut kirjataan ja ne vaikuttavat verotukseen. Osakeyhtiön omistaja kuuluu YEL:iin samalla tulorajalla, kun hän on toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen ja omistaa yksin yli 30 prosenttia yhtiöstä.

Mihin yksinyrittäjän kirjanpidossa menee eniten aikaa?

Yksittäinen kirjaus vie ohjelmassa alle minuutin. Aika ei mene kirjaamiseen, vaan kolmeen asiaan, jotka kasautuvat, jos niitä ei hoida heti:

• Puuttuvat kuitit. Pankissa näkyy 42,90 euron veloitus, eikä kukaan muista, mikä se oli. Jälkikäteen etsiminen vie moninkertaisesti sen ajan, jonka kuitin kuvaaminen kaupan kassalla olisi vienyt. Jos kuitti on jo kadonnut, katso mitä tehdä kadonneen kuitin kanssa.
• Omat ja yrityksen ostot sekaisin. Jokainen yksityinen osto yrityksen tililtä pitää selvittää ja kirjata erikseen. Erillinen yritystili poistaa tämän työn lähes kokonaan.
• Tilinpäätös. Kerran vuodessa tehtävä työ, jossa tarvitaan poistot, jaksotukset ja täsmäytetyt saldot. Itse tekevälle tämä on usein vuoden vaikein päivä, koska sitä ei tee tarpeeksi usein oppiakseen.

Kannattaako kirjanpito tehdä itse vai tilitoimistossa?

Molemmat ovat järkeviä valintoja eri tilanteissa. Itse tekeminen kannattaa, kun tositteita on vähän, ALV-asiat ovat yksinkertaisia ja sinulla on aikaa ja kiinnostusta opetella. Tilitoimisto kannattaa, kun aikasi on arvokkaampaa laskutettavana työnä tai kun yrityksesi on osakeyhtiö. Tarkempi vertailu kustannuksista ja yleisimmistä virheistä on artikkelissa kirjanpito itse.

Mitkä virheet ovat yksinyrittäjän kirjanpidossa yleisimpiä?

Yksin tekevällä ei ole ketään, joka huomaisi virheen ennen kuin Verohallinto huomaa. Nämä toistuvat:

• ALV-ilmoitus myöhässä. Myöhästymismaksu tulee, vaikka verotettavaa ei olisi. Merkitse eräpäivät kalenteriin heti ALV-rekisteröinnin jälkeen.
• Ennakkovero jää päivittämättä. Kun tulos kasvaa kesken vuoden, väärä ennakkovero näkyy seuraavana syksynä jäännösverona ja korkona.
• Kulut ilman tositetta. Ilman kuittia kulua ei voi vähentää, eikä sen ALV:ta saa takaisin.
• Osakeyhtiön rahat omaan käyttöön. Yhtiön tililtä nostettu raha ilman palkkaa tai osinkopäätöstä on osakaslainaa tai pahimmillaan peiteltyä osinkoa.
• Tilinpäätös jätetään viime tinkaan. Toiminimen veroilmoitus erääntyy keväällä, ja tilinpäätöksen kanssa kiireessä tehdyt arviot ovat usein yläkanttiin tai alakanttiin.

Paljonko yhden hengen yrityksen kirjanpito maksaa?

Tilitoimistossa toiminimen kirjanpito maksaa tyypillisesti 60-150 euroa ja osakeyhtiön 150-400 euroa kuukaudessa, ja tilinpäätös laskutetaan usein erikseen. Hintaan vaikuttavat eniten tositteiden määrä ja se, onko yrityksellä palkkoja. Taukossa toiminimen kirjanpito alkaa 69 eurosta ja osakeyhtiön 89 eurosta kuukaudessa (alv 0 %). Hintatason ja sen, mitä hintaan tavallisesti kuuluu, näet sivulta toiminimen kirjanpidon hinta.

Itse tekevälle kulu on kirjanpito-ohjelma ja oma aika. Jos yrityksesi kirjanpito on yhdenkertainen ja tositteita on vähän, yhdenkertainen kirjanpito kertoo, miten se tehdään.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.