Kirjanpito puhelimella:Mitä yrittäjä voi oikeasti hoitaa kännykällä ja mitä ei

Kirjanpidon voi hoitaa puhelimella siltä osin kuin se on yrittäjän työtä: kuvaat kuitit, lähetät laskut, kirjaat ajot, hyväksyt ostolaskut ja kysyt kirjanpitäjältä. Kuvattu kuitti kelpaa tositteeksi. Kirjaukset, täsmäytyksen, ALV-ilmoitukset ja tilinpäätöksen tekevät taustalla automaatio ja kirjanpitäjä. Sinun osuutesi jää tyypillisesti alle puoleen tuntiin kuussa.

Mitä yrittäjä voi tehdä kirjanpidosta puhelimella?

Kirjanpidossa on kaksi eri työtä. Ensin tapahtumat pitää saada kirjanpitoon: kuitit, laskut, ajot ja matkat. Sitten kirjanpito tehdään: kirjaus, täsmäytys, ilmoitukset, tilinpäätös ja neuvonta. Ensimmäinen on yrittäjän osuus, ja se on perinteisesti ollut kansio, kirjekuori tai sähköpostiketju kuukauden lopussa. Toinen on kirjanpitäjän osuus.

Puhelin muuttaa ensimmäisen osuuden. Kun kuvaat kuitin kassalla ja lähetät laskun työmaalta, tapahtuma on kirjanpidossa heti, kun se syntyy. Kuukauden lopussa ei tarvitse koota mitään, koska mitään ei ole kasassa. Tämä on sähköisen kirjanpidon ydin, ja se toimii vain, jos työkalu kulkee taskussa.

• Kuitin kuvaus vie 3 s aina kun ostat jotain. Sovellus lukee summan, päivän, myyjän ja ALV:n.
• Laskun lähetys vie 20 s, kun työ on tehty. Asiakas haetaan nimellä YTJ:stä, ja lasku lähtee sähköpostilla tai verkkolaskuna.
• Ajon kirjaus vie 10 s jokaisen työajon jälkeen: lähtö, määränpää, reitti kartalta ja tarkoitus.
• Työmatkan kirjaus vie 15 s matkan jälkeen. Kirjaat lähtö- ja paluuajan, ja päivärahat lasketaan.
• Ostolaskun hyväksyntä vie 5 s, kun lasku saapuu: ilmoitus, katso, hyväksy.
• Tilanteen tarkistus vie 10 s, kun mietit rahaa: saldo, verovaraus, avoimet laskut ja ennuste.
• Kysymys kirjanpitäjälle vie 30 s viestinä sovelluksessa.
• Palkan hyväksyntä vie 30 s kerran kuussa, jos maksat palkkoja.

Yhteensä tähän menee tyypillisesti 15:stä 30 minuuttiin kuussa. Perinteisessä mallissa tositteiden kokoaminen ja toimittaminen vie kahdesta viiteen tuntia.

Kelpaako puhelimella kuvattu kuitti kirjanpitoon?

Kelpaa. Sähköinen tosite on yhtä pätevä kuin paperinen, kunhan kuvasta näkyvät päivämäärä, myyjä, mitä ostettiin, summa ja arvonlisävero. Kuvaa koko kuitti tasaisella alustalla ja tarkista, että teksti on luettavissa. Sen jälkeen paperikuitin voi hävittää. Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätös kymmenen vuotta. Sovelluksessa säilytys hoituu ilman pahvilaatikkoa. Säilytysajat ovat artikkelissa Kirjanpitoaineiston säilytys, ja kuittisovellusten erot artikkelissa Kuittisovellus.

Mitä puhelimella ei tehdä?

Puhelin ei tee kirjanpitoa, se kerää ja näyttää. Kirjaus tapahtuu taustalla automaattisesti, ja ihminen tarkistaa sen. Täsmäytys tehdään pankkiyhteyden ja kuittien välillä. Kirjanpitäjä tarkistaa ALV:n ennen ilmoitusta ja laatii tilinpäätöksen tilikauden lopussa. Neuvonta tulee ihmiseltä, joka tuntee tilanteesi. Jos sovellus lupaa tehdä kaiken tämän ilman kirjanpitäjää, päätökset ja vastuu jäävät sinulle.

Siksi tärkeintä on, kuka on sovelluksen toisessa päässä. Kun sinulla ja kirjanpitäjällä on sama näkymä, hän näkee saman kassavirran ja verovarauksen kuin sinä. Kun kysyt, kannattaako auto ostaa nyt, hänen ei tarvitse pyytää sinulta mitään. Kirjaajan ja neuvonantajan erosta kerrotaan artikkelissa Hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle.

Mitä kirjanpitosovellukselta pitää vaatia?

• Kuitin tunnistus kuvasta, ei pelkkä tallennus. Summa, päivä, myyjä ja ALV täyttyvät itse, ja sinä tarkistat.
• Pankkiyhteys, joka hakee tapahtumat päivittäin ja yhdistää ne kuitteihin ja laskuihin. Ilman sitä täsmäytys tehdään käsin.
• Laskutus samassa sovelluksessa: YTJ-haku, viitenumero, verkkolasku ja automaattinen muistutus.
• Ajopäiväkirja ja matkalaskut, jotka laskevat kilometrit kartalta ja päivärahat ajoista. Ilman työkalua juuri nämä isot vähennykset jäävät hakematta.
• Tilannenäkymä: saldo, verovaraus erikseen, avoimet myynti- ja ostolaskut ja seuraavien kuukausien ennuste. Jos sovellus näyttää vain kuittilistan, se on skanneri.
• Kirjanpitäjä sovelluksessa, jolta voit kysyä ja joka näkee saman kuin sinä. Henkilö, ei sähköpostiosoite.
• Palkanlaskenta, jos maksat palkkoja: verokortti, sivukulut, lomakertymä ja tulorekisteri-ilmoitus.
• Aineiston vienti standardimuodossa, jos vaihdat palvelua. Aineisto on sinun.

Onko ilmaista kirjanpitosovellusta puhelimeen?

On. Ilmaiset ja halvat kuitti- ja laskutussovellukset riittävät, jos teet kirjanpidon itse ja osaat kirjata. Kirjausten osaaminen, ALV-ilmoitukset ja tilinpäätös jäävät silloin sinulle. Ilmaisuus loppuu yleensä, kun tarvitset pankkiyhteyden, verkkolaskut tai useamman käyttäjän. Vaihtoehdot ja niiden rajat on koottu artikkeliin Ilmainen kirjanpito-ohjelma. Esimerkiksi pelkkä Holvi-tili ei tee tilinpäätöstä, veroilmoitusta eikä ALV-ilmoitusta. Siitä lisää artikkelissa Holvi vai tilitoimisto.

Onko kirjanpito puhelimella turvallista, ja mitä tapahtuu, jos puhelin katoaa?

Kirjanpitosovellus käsittelee yrityksesi rahaliikennettä, joten tietoturvan pitää olla kunnossa. Kysy näistä:

• Pankkiyhteys on lukuoikeus. EU:n maksupalvelusääntelyn (PSD2) mukainen yhteys antaa sovellukselle oikeuden lukea tilitapahtumat, ei tehdä maksuja. Lupa annetaan pankin vahvalla tunnistautumisella, se uusitaan määräajoin, ja sen voi perua pankista milloin vain.
• Tiedot säilyvät palvelussa, eivät puhelimessa. Kysy, missä palvelimet ovat, miten varmuuskopiointi hoidetaan ja saatko aineiston ulos, jos vaihdat palvelua.
• Sovellukseen kirjaudutaan vahvasti: pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella käyttöönotossa, biometrialla tai PIN-koodilla arjessa. Kadonneen puhelimen pääsyn voi sulkea toiselta laitteelta.

Puhelimen katoaminen on pienempi riski kuin paperikuittien katoaminen. Autossa oleva kansio voi palaa, kastua tai jäädä kahvilaan, ja sen sisältö on poissa. Sovellukseen kuvattu kuitti on tallessa riippumatta siitä, missä puhelin on. Jos kuitti on jo ehtinyt kadota, ohjeet ovat artikkelissa Kadonnut kuitti.

Miten arki muuttuu, kun kirjanpito kulkee taskussa?

Työtä on vähemmän, mutta isompi ero on tieto. Kun jokainen tapahtuma on kirjanpidossa heti, näet tilanteesi milloin tahansa: paljonko on rahaa, paljonko siitä on veroa, mitkä laskut ovat auki ja mitä ensi kuussa lähtee. Päätät autosta, palkasta tai hankinnasta numeroiden perusteella etkä muistin varassa. Ja kirjanpitäjä, joka näkee saman, ehtii sanoa jotain ennen kuin päätös on tehty.

Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi, ja neuvonta kuuluu kiinteään kuukausihintaan. Sähköisestä kirjanpidosta kerrotaan artikkelissa Sähköinen kirjanpito ja kirjanpidon sisällöstä artikkelissa Mitä kirjanpito sisältää. Hinnan näet laskurista ja valmiit esimerkit hinnastosta.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.