Sähköinen kuitti: mikä se on, kelpaako se kirjanpitoon ja voiko yritys antaa kuitin pelkästään sähköisesti

Sähköinen kuitti on myyjän antama todiste maksusta sähköisessä muodossa: PDF sähköpostissa, kuitti kaupan sovelluksessa tai verkkokaupan tilillä, tai koneluettava kuitti, joka siirtyy suoraan ostajan sovellukseen tai kirjanpito-ohjelmaan. Se on yhtä pätevä kuin paperikuitti. Verohallinnon mukaan kuitti voidaan tarjota myös sähköisesti, ja kirjanpidossa sähköinen kuitti on tosite sellaisenaan.

Mikä on sähköinen kuitti?

Sähköinen kuitti on kuitti, joka syntyy ja kulkee sähköisenä alusta loppuun. Se eroaa kuvatusta paperikuitista siinä, ettei mitään tarvitse skannata tai tunnistaa, eikä lämpöpaperi ehdi haalistua. Sähköisiä kuitteja on käytännössä neljää tyyppiä.

Rakenteinen kuitti on yleistymässä, mutta kaikki kassajärjestelmät eivät vielä tue sitä. Siksi useimmilla yrittäjillä on rinnakkain sähköpostikuitteja, sovelluskuitteja ja kuvattuja paperikuitteja. Paperikuittien kuvaaminen on käsitelty artikkelissa kuittisovellus.

Kelpaako sähköinen kuitti kirjanpitoon?

Kelpaa. Kirjanpitolaki ei vaadi tositteelta paperia, vaan sen, että tosite on päivätty, siitä näkyy liiketapahtuma ja se voidaan yhdistää kirjaukseen koko säilytysajan. Sähköinen kuitti täyttää nämä vaatimukset yleensä paremmin kuin paperinen, koska se ei haalistu eikä katoa taskun pohjalle.

• Säilytä alkuperäinen tiedosto, ei kuvakaappausta sähköpostista. PDF on parempi kuin kuva.
• Liitä kuitti kirjaukseen. Pelkkä sähköpostikansio ei ole kirjanpito.
• Säilytä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
• Varmista, että saat kuitit ulos sovelluksesta, jos lopetat sen käytön. Säilytysvastuu on yrityksellä, ei sovelluksen tarjoajalla.

Tositteen vaatimukset kokonaisuudessaan ovat artikkelissa tositteen vaatimukset ja säilytysajat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.

Mitä sähköisessä kuitissa pitää olla?

Sähköisessä kuitissa pitää olla samat tiedot kuin paperisessa. Kuitintarjoamisvelvollisuuden piirissä olevan myyjän kuitissa on Verohallinnon mukaan oltava viisi tietoa.

1. Elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus.
2. Kuitin antamispäivä.
3. Kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto.
4. Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji.
5. Maksettu summa ja arvonlisäveron määrä verokannoittain tai arvonlisäveron peruste verokannoittain.

Arvonlisäverovähennykseen enintään 400 euron ostoissa riittää kassakuitti yksinkertaistettuna laskuna, kun siitä näkyvät nämä tiedot. Yli 400 euron ostoissa pyydä lasku yrityksen nimellä. Jos sähköisestä kuitista puuttuu ALV-erittely, pyydä myyjältä täydellinen kuitti, sillä pelkästä loppusummasta ei voi vähentää arvonlisäveroa.

Voiko yritys antaa kuitin pelkästään sähköisesti?

Voi. Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa velvoittaa tarjoamaan kuitin, kun asiakas maksaa käteisellä tai maksukortilla, ja Verohallinnon mukaan kuitti voidaan tarjota myös sähköisesti. Velvollisuus koskee yrityksiä, joiden tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Asiakkaan ei tarvitse ottaa kuittia vastaan, mutta se on tarjottava.

Käytännössä sähköinen kuitti vaatii, että asiakas antaa sähköpostiosoitteen tai kuitti ohjautuu hänen sovellukseensa. Jos asiakas haluaa paperin, sitä kannattaa voida antaa. Kuitin sisältö ja itse tehdyn kuitin malli ovat artikkeleissa kuitti ja kuitti pohja.

Milloin ei tarvitse antaa kuittia?

Kuittia ei tarvitse tarjota, jos yrityksen liikevaihto on enintään 10 000 euroa tilikaudessa tai jos maksutilanne kuuluu lain poikkeuksiin. Verohallinnon mukaan lakia ei sovelleta:

• automaatista tapahtuvaan myyntiin
• arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan
• ulkotiloissa tapahtuvaan markkina- ja torikauppaan, paitsi alkoholijuomien vähittäismyyntiin ja anniskeluun
• sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin tilanteisiin, joissa ostaja maksaa itsenäisesti ilman myyjän läsnäoloa.

Verkkokaupan ei siis tarvitse lain mukaan tarjota kuittia, mutta käytännössä tilausvahvistus ja kuitti lähetetään sähköpostiin, ja yritysasiakas tarvitsee kuitin tai laskun kirjanpitoonsa.

Miten sähköiset kuitit saa kirjanpitoon?

Sähköiset kuitit saa kirjanpitoon luotettavimmin ohjaamalla ne kaikki yhteen paikkaan heti ostohetkellä. Hajallaan eri sähköposteissa ja sovelluksissa olevat kuitit ovat yleisin syy puuttuviin tositteisiin.

Onko lasku sama kuin kuitti?

Ei ole. Lasku on maksuvaatimus, joka lähetetään ennen maksua, ja kuitti on todiste jo tehdystä maksusta. Kirjanpidossa molemmat ovat tositteita. Sähköinen lasku eli verkkolasku on koneluettava lasku, joka kulkee verkkolaskuoperaattorin kautta suoraan ostajan ohjelmaan. PDF-lasku sähköpostissa on sähköinen lasku, mutta ei verkkolasku. Ero on selitetty artikkelissa verkkolasku.

Miten saan kuitin verkkopankista?

Verkkopankin tiliote tai korttitapahtuma ei ole kuitti. Siinä näkyvät myyjä, päivä ja summa, mutta ei sitä, mitä ostettiin, eikä arvonlisäveroa verokannoittain. Pankkitapahtuma kertoo, että rahaa maksettiin, mutta kirjanpitoon tarvitaan lisäksi kuitti tai lasku. Jos kuitti puuttuu, pyydä kopio myyjältä: kassajärjestelmistä ja verkkokaupoista saa yleensä kuittikopion päivämäärän ja summan perusteella.

Mitä jos kuitti hukkuu?

Pyydä ensin kopio myyjältä tai etsi kuitti sähköpostista ja sovelluksista. Jos kopiota ei saa, laadi korvaava tosite, johon kirjaat mitä ostettiin, keneltä, milloin ja miksi, ja liitä siihen pankkitapahtuma. Arvonlisäveroa ei voi vähentää ilman kuittia tai laskua. Ohje on artikkelissa kadonnut kuitti.

Mihin roskikseen kuitit kuuluvat?

Kassakuitit lajitellaan sekajätteeseen, ei paperinkeräykseen, koska ne on tulostettu lämpöpaperille. Esimerkiksi pääkaupunkiseudun HSY ohjeistaa näin, mutta tarkista oman alueesi jätehuollon ohje. Sähköinen kuitti ratkaisee tämänkin: lajiteltavaa ei synny lainkaan. Kirjanpitoon kuuluvan paperikuitin saa hävittää vasta, kun siitä on luettava kuva kirjanpidossa.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.