Stripe kirjanpito: näin kirjaat Stripen, PayPalin, Klarnan ja MobilePayn tilitykset oikein

Stripen tilitys kirjataan kirjanpitoon bruttona: myynti koko asiakkaan maksamalla summalla ja oikealla ALV-kannalla, Stripen palkkio kuluksi ja palautukset myynnin oikaisuksi. Pankkiin tullut summa kirjataan siirtona Stripen välitililtä pankkitilille. Maksunkäsittelyn palkkioissa ei yleensä ole ALV:tä, koska maksunvälitys on verotonta rahoituspalvelua. Sama malli toimii PayPalissa, Klarnassa ja MobilePayssa.

Miksi tilitystä ei saa kirjata myynniksi?

Kun Stripe maksaa tilillesi 2 923,60 euroa, se on jäännös: asiakkaiden maksut miinus palautukset miinus palkkiot. Jos kirjaat vain tämän summan myynniksi, kolme asiaa menee pieleen. Myynti näkyy liian pienenä, palkkiot katoavat kuluista ja ALV lasketaan väärästä summasta. Arvonlisävero lasketaan siitä, mitä asiakas maksoi, ei siitä, mitä sinulle jäi.

Kirjanpidon perusperiaate on bruttoperiaate: tuottoja ja kuluja ei kirjata toisistaan vähennettyinä. Sama periaate koskee kaikkia maksupalveluita. Laajempi kuva verkkokaupan kirjanpidosta, varastosta ja katteesta on artikkelissa verkkokaupan kirjanpito. Tässä keskitytään pelkkiin maksupalveluihin.

Miten Stripen tilitys kirjataan käytännössä?

Toimiva malli on käsitellä maksupalvelua kuin pankkitiliä. Kirjanpitoon avataan tili, esimerkiksi Stripe-välitili, jolle myynnit kirjataan rahana sisään ja josta tilitykset siirtyvät pankkiin. Palkkiot ja palautukset vähentävät välitilin saldoa. Samalla mallilla toimivat PayPal, Klarna ja Vipps MobilePay.

Onko maksupalvelun palkkiossa ALV?

Tässä kohdassa netin ohjeet ovat eniten ristiriidassa keskenään. Verohallinnon ohjeen mukaan maksuliikkeeksi katsottava palvelu on arvonlisäverotonta rahoituspalvelua. Korkein hallinto-oikeus katsoi ratkaisussa KHO 2017:18, että korttimaksujen käsittely oli verotonta maksuliikettä, koska palvelu muodosti tilisiirtojen toteuttamiseen tarvittavat tiedot. Saman ohjeen mukaan pelkkä tekninen palvelu ei ole verotonta rahoituspalvelua.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että maksunkäsittelyn palkkioissa ei ole ALV:tä eikä niistä lasketa käännettyä verovelvollisuutta, koska veroton palvelu ei muutu verolliseksi ostajan kirjanpidossa. Jos maksupalvelu myy sinulle lisäksi verollista palvelua, kuten ohjelmistoa tai analytiikkaa, ja laskuttaa sen ulkomailta ilman ALV:tä, siitä lasketaan vero käännetysti. Ulkomaisten palveluostojen yleiset säännöt löytyvät artikkelista ulkomaiset laskut ja ALV.

Miten palautukset ja takaisinveloitukset kirjataan?

Palautus on myynnin oikaisu. Se kirjataan samalle myyntitilille miinusmerkkisenä ja ALV oikaistaan samalla verokannalla kuin alkuperäinen myynti. Jos alkuperäinen myynti oli EU-kuluttajalle OSS-järjestelmässä, oikaisu tehdään myös siellä. Hyvityksen tositteeksi kelpaa maksupalvelun raportti ja verkkokaupan tilausnäkymä. Laskulla myydessä tarvitaan hyvityslasku.

Takaisinveloitus (chargeback) tarkoittaa, että asiakas riitauttaa korttimaksun pankissaan ja raha palautetaan hänelle ilman sinun päätöstäsi. Kirjanpidossa se on kuin palautus: myynti ja ALV oikaistaan, jos kauppa todella peruuntui. Takaisinveloituksesta perittävä erillinen maksu on kulu. Jos riita ratkeaa sinun hyväksesi ja raha palaa, oikaisu peruutetaan.

Miten täsmäytys tehdään kuukauden lopussa?

Täsmäytys tarkoittaa, että kirjanpidon välitilin saldoa verrataan maksupalvelun omaan raporttiin. Kun ne ovat samat, kaikki myynnit, palautukset ja palkkiot on kirjattu. Ero kertoo, että jotain puuttuu tai on kirjattu kahdesti.

• Välitilin saldo = palvelun saldo kuukauden viimeisenä päivänä. Saldo on rahaa, joka on vielä maksupalvelussa matkalla pankkiin.
• Kuun vaihteen myynnit kuuluvat sille kuukaudelle, jolloin kauppa tehtiin, vaikka tilitys tulisi vasta seuraavassa kuussa. Tämä on suoriteperuste.
• Valuutat: PayPalissa voi olla saldoa dollareina. Myynti muunnetaan euroiksi kauppapäivän kurssilla ja saldo tilinpäätöspäivän kurssilla.
• Pidätetyt varat: jos palvelu pitää osan rahoista vakuutena, ne ovat yrityksen saamista eivätkä kulua.
• Tilitysraportti tositteeksi: tallenna kuukauden raportti PDF- tai CSV-muodossa kirjanpitoaineistoon.

Riittääkö pankkitiliote tositteeksi?

Ei riitä. Tiliotteella näkyy yksi rivi, esimerkiksi STRIPE 2 923,60, eikä siitä selviä, mitä myyntejä, palautuksia tai palkkioita summa sisältää. Tositteeksi tarvitaan maksupalvelun tilitysraportti, josta erittely näkyy. Raportti säilytetään kuten muukin kirjanpitoaineisto. Tositteen vaatimuksista lisää artikkelissa tositteen vaatimukset.

Jos tilauksia on paljon, kirjanpitoon ei kannata viedä jokaista tilausta erikseen. Riittää kuukauden tai tilityksen yhteenveto, joka on eritelty verokannoittain ja josta pääsee tarvittaessa yksittäiseen tilaukseen. Näin tositemäärä pysyy pienenä, ja se näkyy suoraan verkkokaupan kirjanpidon hinnassa.

Yleisimmät virheet maksupalveluiden kirjanpidossa

• Tilitys kirjataan myynniksi, jolloin ALV lasketaan liian pienestä summasta.
• Sama myynti kirjataan kahdesti: verkkokaupan raportista ja pankin tilityksestä.
• Palkkioista lasketaan käännetty ALV, vaikka maksunkäsittely on verotonta.
• PayPal-saldo unohtuu taseesta, vaikka se on yrityksen rahaa.
• Joulukuun myynnit kirjataan tammikuulle, koska tilitys tuli vasta silloin.

Nämä virheet näkyvät yleensä vasta ALV-ilmoituksen tai tilinpäätöksen kohdalla, jolloin korjattavaa on monelta kuukaudelta. Kun välitilit täsmäytetään kerran kuussa, ero löytyy samana kuukautena.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.