Verkkokauppias: tuhansia tapahtumia, yksi kiinteä hinta.

Miksi verkkokaupan kirjanpito on erilaista

Kivijalkakaupassa on kassa ja tiliote. Verkkokaupassa on Shopify tai WooCommerce, Stripe, Klarna, PayPal ja pankki, ja jokainen tilittää rahat eri tahtiin ja eri palkkiolla. Yhden päivän myynti voi olla 80 tilausta, joiden rahat tulevat tilille neljässä erässä kolmen viikon aikana. Perinteinen tilitoimisto kirjaa myynnin tiliotteen perusteella, ja siitä syntyy kirjanpito, josta et opi mitään hyödyllistä.

Oikein tehtynä myynti kirjataan tilausten mukaan bruttona, ja maksunvälittäjän palkkiot ja palautukset kirjataan erikseen. Taukossa kirjanpitäjä tuntee alustojen ja maksunvälittäjien tilitykset, ja neuvonta sisältyy kiinteään hintaan.

EU-myynti ja ALV ilman päänsärkyä

Kun myyt kuluttajille muihin EU-maihin ja myynti ylittää 10 000 euroa vuodessa, ALV maksetaan ostajan maan verokannalla. Se hoidetaan OSS-järjestelmän kautta, ja juuri tässä verkkokauppiaan kirjanpito menee useimmin pieleen.

Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältä, milloin raja tulee vastaan ja mitä OSS-rekisteröinti vaatii. OSS-ilmoitus maksaa 39 euroa neljännekseltä.

Mitä tunnet arjessa

Verkkokauppiaat kertovat kolmesta muutoksesta.

• Kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi ja tuntee verkkokauppa-alustojen ja maksunvälittäjien tilitykset.
• Palautuksista, alennuksista ja EU-myynnin ALV:stä voit kysyä ennen kuin virhe ehtii toistua. Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään hintaan.
• Hinta on kiinteä eikä nouse tilausten mukaan. Tilinpäätös ja varaston arvostus laskutetaan erikseen kerran vuodessa.

Esimerkki: Sofia, sisustusverkkokauppa

Sofian osakeyhtiö myy sisustustuotteita Shopifyssa noin 400 000 euron vuosiliikevaihdolla, josta noin viidennes menee Ruotsiin ja Saksaan. Tilauksia on noin 500 kuukaudessa. Työntekijöitä on hän itse ja yksi osa-aikainen. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 822 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 380 euroa, palkanlaskenta 91 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 60 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 128 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 1,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 163 euroa.

Taukossa Sofia maksaa 180 euroa kuukaudessa: kirjanpito 129 euroa, kaksi palkansaajaa 38 euroa ja EU-kuluttajamyynnin OSS-ilmoitus 13 euroa. Tilausten määrä ei nosta hintaa, koska hinta lasketaan käsin käsiteltävistä kuiteista ja ostolaskuista. Se on 78 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 7 704 euroa vuodessa.

Sofian mukaan suurin muutos ei ollut hinta. Hän näki ensimmäistä kertaa, että kolmen suosituimman tuotteen kate oli toimituskulujen jälkeen käytännössä nolla. Hän nosti hintoja, ja tulos parani yhdessä kuukaudessa enemmän kuin koko vuoden kirjanpitomaksun verran.

Mainoskulut, ohjelmistot ja ulkomaiset laskut

Verkkokauppiaan kulut ovat pääosin ulkomaisia laskuja Metalta, Googlelta, Klaviyolta ja Shopifylta, ja niissä ALV käsitellään käännetysti. Perinteisessä mallissa ne kirjataan usein väärin, jolloin ALV jää ilmoittamatta tai vähentämättä. Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältä, miten ulkomainen lasku käsitellään, eikä se maksa erikseen.

Seuraa myös mainoskulujen suhdetta myyntiin. Jos mainosbudjetti kasvaa mutta kate ei, se pitää huomata mahdollisimman pian.

Kasvu ja rahoitus

Kun verkkokauppa kasvaa, tarvitset rahoitusta varastoon tai markkinointiin. Rahoittaja haluaa nähdä ajantasaiset luvut eikä viime vuoden tilinpäätöstä. Ajantasainen kirjanpito nopeuttaa rahoituspäätöstä, ja Taukossa kirjanpitäjä auttaa kokoamaan luvut rahoittajaa varten.

Kolme virhettä, jotka näemme verkkokaupoilla useimmin

Verkkokaupan kirjanpidon virheet hukkuvat määrään. Kun tapahtumia on tuhansia, yksi virhe toistuu tuhat kertaa.

• Myynti kirjataan tilitysten eikä tilausten mukaan. Stripen tilitys on myynti, josta on vähennetty palkkiot ja palautukset. Jos se kirjataan yhtenä summana, liikevaihto, kulut ja ALV menevät kaikki väärin.
• EU-myynnin raja ylittyy huomaamatta. Kuluttajamyynnin kymmenentuhannen euron raja muihin EU-maihin täyttyy nopeammin kuin luulisi. Jos se huomataan vasta jälkikäteen, ALV on maksettu väärään maahan.
• Ulkomaisten mainos- ja ohjelmistolaskujen ALV jää käsittelemättä. Meta ja Google laskuttavat Irlannista ilman ALV:tä. Vero pitää ilmoittaa käännetysti ja vähentää samalla, mutta moni jättää molemmat tekemättä.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Aloitus on tehty yksinkertaiseksi.

• Alussa käyt kirjanpitäjän kanssa läpi alustan, maksunvälittäjät, myyntimaat ja varaston.
• Ensimmäisinä viikkoina ensimmäiset tilitykset kirjataan. Kirjanpitäjä käy kanssasi läpi palkkiot, palautukset ja maakohtaiset ALV-kannat ja kertoo, jos OSS-rekisteröinti on ajankohtainen.
• Sen jälkeen kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi, ja voit kysyä aina, kun tarvitset. Kysyminen ei maksa erikseen.

Mitä hinta sisältää

Verkkokaupan hinta ei nouse tilausten mukaan, koska se lasketaan käsin käsiteltävistä kuiteista ja ostolaskuista. EU-kuluttajamyynnin OSS-ilmoitus maksaa 39 euroa neljännekseltä.

• Juokseva kirjanpito, alustan ja maksunvälittäjien tilitykset
• ALV-ilmoitukset Suomeen ja OSS-ilmoitukset EU-myynnistä
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, varaston arvostus
• Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään hintaan
• Palkanlaskenta, jos sinulla on työntekijöitä

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Verkkokaupassa itsepalveluohjelma kompastuu määrään ja täsmäytykseen. Stripen tilitys ei ole sama asia kuin myynti, eikä ohjelma tiedä, paljonko palkkioita ja palautuksia sen sisällä on. Ohjelma ei seuraa EU-myynnin ALV-rajaa eikä OSS-ilmoituksia. Kun mainoskulut kasvavat, kukaan ei kerro, kasvaako kate samaa tahtia.

Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa joka kuukausi, että EU-myynti ja ulkomaiset laskut menevät oikein. Hinta on kiinteä, ja neuvonta sisältyy siihen.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Mikä on katteesi tuotteittain toimituskulujen ja palkkioiden jälkeen?" Lähes jokainen verkkokauppias tietää liikevaihtonsa, mutta harva tietää katteensa tuotteittain, koska perinteinen kirjanpito ei kerro sitä. Kirjanpitäjäsi auttaa laskemaan sen.

Kun tiedät tuotekohtaisen katteen, tiedät, mitä mainostaa, mitä hinnoitella uudelleen ja mistä luopua. Se on verkkokaupan tärkein luku.

Mitä et enää tee

Verkkokauppias kilpailee katteella ja nopeudella, eikä kirjanpidon pidä hidastaa kumpaakaan.

• Et mieti yksin, miten Metan lasku käsitellään ALV:ssä
• Et selvitä EU-myynnin ALV-rajaa yksin
• Et odota vastausta päiviä
• Et maksa tuntilaskua siitä, että kysyit jotain

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Kerro, mitä alustaa ja maksunvälittäjiä käytät, niin kirjanpitäjä käy ne läpi kanssasi.

Usein kysytyt