Luo lasku netissä: neljä tapaa tehdä lasku selaimessa, mitä kenttiin kirjoitetaan ja miten viitenumero lasketaan

Laskun luominen netissä vie noin kymmenen minuuttia: valitset työkalun, täytät myyjän ja ostajan tiedot, laskurivit ja maksutiedot ja tallennat laskun PDF:nä tai lähetät sen suoraan palvelusta. Työkalun valinnalla on väliä vasta, kun laskuja tulee useampia: silloin laskunumerot, viitteet ja maksujen seuranta kannattaa antaa ohjelman hoitaa. Kun tiedot tallennetaan ohjelmaan kerran, syntyy helppo lasku, jossa viite ja ALV lasketaan automaattisesti.

Neljä tapaa luoda lasku netissä

Netissä laskun voi tehdä ilman asennettavaa ohjelmaa. Vaihtoehdot eroavat siinä, mitä ne tekevät puolestasi laskun jälkeen.

Ilmaisten ohjelmien rajat, kuten laskujen määrä kuukaudessa, ovat artikkelissa ilmainen laskutusohjelma. Jos haluat tehdä laskun kokonaan ilman maksuja, katso ilmainen lasku.

Luo lasku ilmaiseksi: mikä on maksutonta ja mistä joutuu maksamaan?

Laskun luominen ja lähettäminen PDF:nä sähköpostilla on täysin ilmaista kaikilla neljällä tavalla. Maksu tulee vasta, kun laskun pitää kulkea muuta reittiä kuin sähköpostia: verkkolaskuna yritykselle, e-laskuna kuluttajan verkkopankkiin tai paperilaskuna postissa. Myös perintä maksaa.

Sama koskee yhdistystä: yhdistys voi luoda laskun ilmaiseksi samoilla välineillä kuin yritys, kunhan laskussa on yhdistyksen nimi, Y-tunnus ja tilinumero. Yksityishenkilö voi tehdä laskun satunnaisesta työstä ilman Y-tunnusta, mutta tulo ilmoitetaan omassa verotuksessa. Vaihtoehdot on käyty läpi artikkelissa laskutus yksityishenkilönä. Jos tarvitset nopean ohjeen täytettävistä kohdista, katso myös tee lasku.

Mitä kenttiin kirjoitetaan? Lomake kenttä kentältä

Netin laskulomakkeissa on yleensä neljä osaa: myyjä, ostaja, laskun tiedot ja laskurivit. Alla jokaisen kentän sisältö ja se, onko kenttä pakollinen ALV-velvolliselle myyjälle.

Koko tarkistuslista erikoistilanteineen, kuten ALV 0 -lasku EU-asiakkaalle, on artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Näin luot laskun selaimessa

Miten viitenumero lasketaan?

Kotimainen viitenumero on perusosa ja sen perään laskettu tarkiste. Perusosaksi kelpaa esimerkiksi laskunumero. Numeroita kerrotaan oikealta vasemmalle vuorotellen painoilla 7, 3 ja 1, tulot lasketaan yhteen, ja tarkiste on luku, joka täydentää summan seuraavaan täyteen kymmeneen. Laskun 1234 viitenumero on 12344.

Viitenumero ei ole laskulla pakollinen, mutta ilman sitä joudut yhdistämään maksut laskuihin nimen ja summan perusteella. Laskutusohjelma laskee viitteen automaattisesti. Viitenumeron tarkisteen voi laskea viitenumerolaskurilla.

Mitä selaimen laskugeneraattorista puuttuu?

Laskugeneraattori tekee yhden siistin PDF:n, mutta se ei hoida laskun jälkeistä työtä. Yksittäisellä laskulla tämä ei haittaa. Kun laskuja on joka kuukausi, puutteet alkavat maksaa aikaa.

• Juokseva numerointi: laskunumeroiden pitää olla aukottomassa järjestyksessä. Pidä erillistä listaa, jos generaattori ei muista edellistä numeroa.
• Arkisto: tallenna jokainen lähetetty lasku. Myyntilasku on kirjanpidon tosite, joka säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
• Maksujen seuranta: generaattori ei kerro, onko lasku maksettu. Avoimet laskut pitää seurata tiliotteelta.
• Muistutukset: maksumuistutus tehdään käsin uudeksi PDF:ksi.
• Verkkolasku: yritys- ja julkisen sektorin asiakas voi vaatia verkkolaskun, jota ei voi tehdä PDF:nä.
• Tietosuoja: tarkista, tallentaako palvelu syöttämäsi asiakastiedot palvelimelleen, ennen kuin kirjoitat niitä lomakkeeseen.

Lasku online: tee, lähetä ja vastaanota lasku verkossa

Lasku online tarkoittaa laskua, joka tehdään, lähetetään ja maksetaan kokonaan verkossa ilman paperia. Laskun tekijälle se on selaimessa tai laskutusohjelmassa luotu lasku, joka lähtee PDF:nä sähköpostiin, verkkolaskuna yritykselle tai e-laskuna kuluttajan verkkopankkiin. Laskun saajalle se on lasku, jonka voi maksaa verkkopankissa tai mobiilisovelluksessa.

Jos olet itse laskun saaja ja haluat maksaa sen verkossa, käytä verkkopankkia tai mobiilisovellusta ja kopioi laskulta saajan tilinumero, summa ja viitenumero. Laskut voi siirtää e-laskuiksi tekemällä e-laskusopimuksen omassa verkkopankissa niiden laskuttajien kanssa, jotka tarjoavat e-laskua. Laskujen lähettämisen vaihtoehdot ja hinnat ovat artikkelissa lähetä lasku.

Mikä on sähköinen lasku ja miten se eroaa PDF-laskusta?

Sähköinen lasku tarkoittaa arkikielessä mitä tahansa laskua, joka ei kulje paperina, mutta teknisesti niitä on kolmea lajia. PDF sähköpostissa on sähköinen kopio paperilaskusta. Verkkolasku on yritysten välinen koneluettava lasku, joka kulkee operaattorien kautta suoraan ostajan järjestelmään. E-lasku on kuluttajalle lähetettävä lasku, joka saapuu hänen verkkopankkiinsa.

Verkkolaskun lähettäminen on ohjeistettu artikkelissa verkkolasku ja kuluttajien e-laskut artikkelissa e-laskutus.

Meneekö e-lasku suoraan tililtä?

Ei mene, ellei maksaja ole itse ottanut verkkopankissaan käyttöön e-laskujen automaattista maksua. Tavallisesti e-lasku saapuu verkkopankkiin hyväksyttäväksi, ja maksaja hyväksyy sen tai muuttaa summaa tai päivää. E-lasku ei siis ole suoraveloitus, jossa laskuttaja veloittaa maksun maksajan tililtä.

Laskuttajalle tämä tarkoittaa, että e-laskukaan ei takaa maksua. Seuraa eräpäivää samalla tavalla kuin muissakin laskuissa, ja lähetä tarvittaessa maksumuistutus.

Voiko laskun luoda ilman Y-tunnusta?

Yksityishenkilö voi tehdä laskun esimerkiksi myydessään käytetyn tavaran, mutta jatkuvaa työtä ei voi laskuttaa ilman Y-tunnusta, ellei käytä laskutuspalvelua, jolloin lasku lähtee palvelun Y-tunnuksella. Vaihtoehdot on käyty läpi artikkelissa laskutus yksityishenkilönä.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.