Yrityksen laskutusohjelma: mitä laki ja asiakkaat vaativat, miten valitset sen asiakkaidesi mukaan ja mitä se maksaa
Yrityksen laskutusohjelma ei ole lakisääteinen, mutta lähes jokainen yritys tarvitsee sellaisen: laskussa on oltava arvonlisäverolain vaatimat merkinnät, yritysasiakas voi vaatia verkkolaskun, kun sekä sen että laskuttajan liikevaihto on yli 10 000 euroa, ja laskut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Hyvä ohjelma tekee nämä automaattisesti ja siirtää laskut suoraan kirjanpitoon. Tällä sivulla on tarkistuslista lain vaatimuksista, valintataulukko asiakastyypin mukaan, sähköisen laskutusohjelman ja ilmaisen sähköisen laskutuksen vaihtoehdot sekä laskettu vuosihinta 10 laskulle kuukaudessa.
Lyhyesti
- Laki ei vaadi laskutusohjelmaa, mutta se vaatii laskulta tietyt merkinnät (arvonlisäverolaki 209 e §), verkkolaskun yritysasiakkaalle, joka sitä pyytää, kun sekä sinun että asiakkaan liikevaihto on yli 10 000 €, ja laskujen säilyttämisen vähintään 6 vuotta.
- Valitse asiakkaiden mukaan: yritys- ja julkisen sektorin asiakkaille ohjelman pitää lähettää verkkolaskuja, kuluttajille e-laskuja tai sähköpostilaskuja viitenumerolla.
- Sähköinen laskutus ilmaiseksi onnistuu pienillä määrillä: Finago Isoltan Starter on maksuton 10 laskuun vuodessa, mutta verkkolaskut maksavat kappalehinnan (0,67 €).
- Esimerkki: 10 laskua kuussa, joista 6 verkkolaskuina, maksaa vuodessa noin 216 € Isolta Prolla ja noin 262 € Verkkolaskut.fi:n kappalehinnoilla (alv 0 %).
- Kun laskutus on samassa järjestelmässä kuin kirjanpito tai siirtyy sinne automaattisesti, myyntejä ei tarvitse kirjata kahteen kertaan.
Laskutusohjelma eli lasku-ohjelma on ohjelma, jolla yritys tekee, lähettää ja seuraa myyntilaskujaan. Pienimmälle toiminimelle riittää maksuton ohjelma, mutta kun asiakkaina on yrityksiä ja julkinen sektori, ohjelman pitää osata verkkolasku. Tällä sivulla valitaan ohjelma sen mukaan, mitä sinun asiakkaasi ja laki vaativat.
Jos haluat suoraan tuotevertailun, katso paras laskutusohjelma. Maksuttomat vaihtoehdot rajoineen ovat artikkelissa ilmainen laskutusohjelma ja hinnastot rinnakkain artikkelissa laskutusohjelma hinta.
Onko laskutusohjelma pakollinen yritykselle?
Ei ole. Laskun saa tehdä myös laskupohjalla tai taulukkolaskennalla, kunhan siinä ovat lain vaatimat merkinnät ja lasku säilytetään. Käytännössä laskutusohjelmasta tulee kuitenkin välttämätön kolmesta syystä: yritysasiakas voi vaatia verkkolaskun, käsin numerointi ja viitenumerot menevät helposti sekaisin, ja avoimien laskujen seuranta vie aikaa.
| Vaatimus | Mistä se tulee | Mitä ohjelman pitää tehdä |
|---|---|---|
| Laskun pakolliset merkinnät | Arvonlisäverolaki 209 e § | Päiväys, juokseva numero, myyjän ja ostajan tiedot, Y-tunnus, verokannat ja vero eriteltynä |
| Verkkolasku pyydettäessä | Laki sähköisestä laskutuksesta 241/2019 | Lähettää verkkolaskun, kun yritysasiakas pyytää sitä. Ei koske, jos myyjän tai ostajayrityksen liikevaihto on enintään 10 000 €/v |
| Julkisen sektorin laskut | Sama laki, hankintayksiköt | Lähettää verkkolaskun valtiolle, kunnille ja hyvinvointialueille |
| Säilytys | Kirjanpitolaki 2 luku 10 § | Säilyttää laskut ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta |
| Kirjanpito | Kirjanpitolaki | Myynnit kirjataan kirjanpitoon, ohjelmasta siirtyy tieto kirjanpitäjälle |
Kaikki laskuun tulevat tiedot listana ovat artikkelissa yrityksen laskutustiedot. Säilytysajat ja säilytystavat ovat artikkelissa kirjanpidon säilytysaika.
Miten valitset yrityksen laskutusohjelman asiakkaidesi mukaan?
Tärkein valintakysymys on, kenelle laskutat. Asiakastyyppi ratkaisee, mitä lähetyskanavia ohjelmalta tarvitaan, ja kanavat ratkaisevat suurimman osan hinnasta.
| Asiakkaasi | Tarvittava kanava | Mitä ohjelmalta vaaditaan |
|---|---|---|
| Pienet yritykset ja yhdistykset | Sähköposti-PDF, osa verkkolaskuna | Verkkolasku kappalehinnalla, osoitteen haku, viitenumero |
| Isot yritykset | Verkkolasku | Verkkolasku ja ostajan viite (tilausnumero) laskulle |
| Julkinen sektori | Verkkolasku | Verkkolasku ja hankintayksikön vaatimat viitetiedot |
| Kuluttajat | E-lasku tai sähköposti, joskus paperi | E-laskutus pankkiin tai sähköpostilasku viitteellä, kotitalousvähennyksen erittely tarvittaessa |
| Ulkomaiset yritykset | Sähköposti tai Peppol-verkkolasku | Englanninkielinen lasku, käännetty verovelvollisuus ja asiakkaan ALV-tunniste |
| Toistuvat asiakkaat | Mikä tahansa | Toistuva laskutus ja muistutukset |
Kuluttajalaskutuksen kanavasta lisää artikkelissa e-laskutus, ja ulkomaankaupan merkinnöistä artikkelissa laskutus ulkomaille.
Mikä on sähköinen laskutusohjelma?
Sähköinen laskutusohjelma on laskutusohjelma, joka lähettää laskut sähköisesti, eli verkkolaskuina yrityksille ja e-laskuina kuluttajille, eikä vain PDF-tiedostoina. Lähes kaikki nykyiset laskutusohjelmat ovat selainpohjaisia, mutta kaikki eivät lähetä verkkolaskuja tai sisällä sitä maksuttomaan versioon. Tarkista siksi aina, onko verkkolasku mukana ja mitä se maksaa kappaleelta.
- Verkkolaskun lähetys operaattorin kautta verkkolaskuosoitteeseen, ei vain sähköpostiin
- Verkkolaskuosoitteen haku asiakkaan Y-tunnuksella
- Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuina, jos haluat myös ostot sähköisesti
- Viitenumerot ja suoritusten seuranta pankkiyhteydellä, jolloin maksetut laskut kuittautuvat itsestään
- Siirto kirjanpitoon joko samassa järjestelmässä tai automaattisena aineistona
Miten sähköinen laskutus otetaan käyttöön vaihe vaiheelta, on artikkelissa sähköinen laskutus.
Saako sähköisen laskutuksen ilmaiseksi?
Saa, pienillä laskumäärillä ja usein ilman verkkolaskuja. Ilmaiset versiot rajaavat tyypillisesti laskujen määrää, ja verkkolasku maksaa niissäkin kappalehinnan, koska lasku kulkee maksullisen operaattorin kautta.
| Vaihtoehto | Mikä on ilmaista | Mikä maksaa |
|---|---|---|
| Finago Isolta Starter | Ohjelma ja 10 laskua vuodessa | Verkkolasku 0,67 €, maksuhäiriötarkistus 2,00 € |
| Verkkolaskut.fi | Tili, ei kuukausimaksua | Laskun luonti 1,59 € (1–10 laskua/kk), verkkolaskun tai sähköpostin lähetys 0,59 € |
| Laskupohja ja sähköposti | Kaikki | Oma aika, ei verkkolaskua eikä automaattista seurantaa |
| Kirjanpito-ohjelman laskutus | Usein sisältyy kuukausihintaan | Verkkolaskut tyypillisesti kappalehinnalla |
Kaikki maksuttomat tavat lähettää verkkolasku ovat artikkelissa ilmainen verkkolaskutus.
Laskettu esimerkki: mitä 10 laskua kuukaudessa maksaa vuodessa?
Vertailu kolmella eri laskumäärällä on artikkelissa laskutusohjelma hinta ja halvimmat vaihtoehdot artikkelissa edullinen laskutusohjelma.
Erillinen laskutusohjelma vai kirjanpito-ohjelman laskutus?
Erillinen laskutusohjelma on yleensä helpompi ja halvempi aloittaa, mutta silloin myynnit pitää siirtää kirjanpitoon. Kirjanpito-ohjelman oma laskutus kirjaa myyntisaamiset ja suoritukset suoraan, mikä vähentää virheitä ALV-ilmoituksessa. Kysy kirjanpitäjältäsi, mitä aineistoa hän tarvitsee: monelle riittää ohjelman myyntiraportti ja laskujen PDF-kopiot kuukausittain.
Laskutusjärjestelmien tyypit erillisistä ohjelmista toiminnanohjaukseen on käyty läpi artikkelissa laskutusjärjestelmä.
Miten teet sähköisen laskun laskutusohjelmalla?
Sähköinen lasku tehdään laskutusohjelmassa samoin kuin PDF-lasku, mutta lähetyskanavaksi valitaan verkkolasku tai e-lasku. Ohjelma muodostaa laskusta konekielisen aineiston, joka kulkee operaattorin tai pankin kautta suoraan asiakkaan järjestelmään tai verkkopankkiin. Sähköisten laskujen lajit on eritelty artikkelissa sähköiset laskut.
- 1Lisää asiakasYritysasiakkaalta Y-tunnus, verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus, jotka ohjelma usein hakee itse. Kuluttajalta nimi ja osoite, ja e-laskua varten asiakkaan oma vastaanottoilmoitus pankissa.
- 2Kirjoita laskurivitTuote tai palvelu, määrä, yksikköhinta ja ALV-kanta. Ohjelma laskee veron ja summat ja antaa laskulle juoksevan numeron.
- 3Maksuehto ja viiteOhjelma luo viitenumeron. Lisää asiakkaan antama tilausnumero tai viite, jos yritysasiakas sitä vaatii.
- 4Valitse lähetyskanavaVerkkolasku yritykselle, e-lasku kuluttajan verkkopankkiin, muuten sähköposti-PDF. Verkkolasku maksaa yleensä kymmeniä senttejä kappaleelta.
- 5Seuraa maksuaKun ohjelmassa on pankkiyhteys, viitteellä maksetut laskut kuittautuvat maksetuiksi, ja myöhässä olevista voi lähettää muistutuksen.
Laskun pakolliset merkinnät ja malliesimerkki ovat artikkelissa tee lasku, ja e-laskutuksen käyttöönotto kuluttaja-asiakkaille artikkelissa e-laskutus.
Miten laskuttaa yritystä?
Yritystä laskutetaan laskulla, jossa on ostajan virallinen nimi ja Y-tunnus, ostajan antama viite tai tilausnumero sekä arvonlisäverolain vaatimat merkinnät. Jos asiakas antaa verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen, lähetä lasku verkkolaskuna. Muuten sovi kanava, yleensä sähköposti-PDF. Maksuehto sovitaan, ja yritysten välillä yleinen on 14 päivää netto.
Laskun tekeminen vaihe vaiheelta on artikkelissa tee lasku.
Usein kysytyt
Mikä on hyvä ilmainen laskutusohjelma?+
Sellainen, jonka laskuraja riittää sinulle ja josta verkkolaskun saa kappalehinnalla. Esimerkiksi Finago Isoltan Starter on maksuton 10 laskuun vuodessa, ja verkkolasku maksaa 0,67 €. Vertailu: ilmainen laskutusohjelma.
Mikä on 100-prosenttisesti ilmainen laskutusohjelma?+
Täysin ilmaista ohjelmaa, joka sisältää myös verkkolaskut, ei käytännössä ole, koska verkkolaskut kulkevat maksullisten operaattoreiden kautta. Sähköpostilla lähetettävät PDF-laskut onnistuvat maksutta laskupohjalla tai ilmaisversioilla.
Paljonko laskutuspalvelu maksaa?+
Laskutusohjelma maksaa pienyritykselle tyypillisesti 0–25 €/kk alv 0 %, ja verkkolaskut noin 0,6–0,7 €/kpl. Kevytyrittäjän laskutuspalvelu on eri asia: se perii prosenttiosuuden laskusta.
Mikä on halvin laskutuspalvelu?+
Pienillä laskumäärillä ilmaisversio tai kappalehinnoiteltu palvelu, säännöllisellä laskutuksella kiinteä kuukausimaksu. Esimerkissämme 10 laskua kuussa maksoi vuodessa noin 216 € Isolta Prolla ja 262 € Verkkolaskut.fi:llä.
Pitääkö yrityksen lähettää verkkolaskuja?+
Jos yritysasiakas pyytää verkkolaskua, sinun on lähetettävä se lain 241/2019 mukaan, ellei sinun tai asiakkaan liikevaihto ole enintään 10 000 euroa vuodessa. Julkinen sektori ottaa käytännössä vastaan vain verkkolaskuja.
Voiko yksityishenkilö laskuttaa yritystä?+
Voi, mutta yksityishenkilö ei ole elinkeinonharjoittaja, joten maksaja voi joutua käsittelemään korvauksen palkkana tai työkorvauksena. Säännölliseen laskutukseen tarvitaan toiminimi tai laskutuspalvelu. Lisää artikkelissa laskutus yksityishenkilönä.
Mikä on sähköinen laskutus?+
Sähköinen laskutus tarkoittaa, että lasku lähetetään konekielisenä aineistona verkkolaskuna yritykselle tai e-laskuna kuluttajan verkkopankkiin. Sähköpostilla lähetetty PDF ei ole verkkolasku, vaikka se kulkee sähköisesti.
Meneekö e-lasku suoraan tililtä?+
Ei automaattisesti. E-lasku tulee kuluttajan verkko- tai mobiilipankkiin, jossa hän hyväksyy sen maksuun. Jos asiakas on valinnut pankissa automaattisen veloituksen, lasku maksetaan eräpäivänä ilman erillistä hyväksyntää.
Miten laskut maksetaan?+
Lasku maksetaan pankkisiirtona laskun tilinumeroon viitenumerolla, e-laskuna verkkopankissa tai yrityksissä ostolaskujärjestelmän kautta. Viitenumero kohdistaa maksun oikeaan laskuun laskuttajan kirjanpidossa.
Milloin viimeistään pitää laskuttaa?+
Kotimaan myynnissä laki ei aseta tarkkaa määräaikaa, joten laskutusaika sovitaan asiakkaan kanssa. Tavaran yhteisömyynnistä toiseen EU-maahan lasku on annettava viimeistään toimituskuukautta seuraavan kuukauden 15. päivänä.
Miten tehdä sähköinen lasku?+
Lisää asiakas ja tämän verkkolasku- tai e-laskuosoite laskutusohjelmaan, kirjoita laskurivit ALV-kantoineen, valitse maksuehto ja lähetyskanavaksi verkkolasku tai e-lasku. Ohjelma lähettää laskun operaattorin tai pankin kautta.
Kuinka kauan laskut pitää säilyttää?+
Kirjanpitolain mukaan tositteet, kuten myyntilaskut, vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Säilytä ne sähköisesti niin, että ne saa tarvittaessa luettavaan muotoon.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Paras laskutusohjelma 2026: valinta käyttötarpeen mukaan ja seitsemän kriteeriä, joilla vertaat
Paras laskutusohjelma on se, joka osaa asiakkaidesi vaatiman laskutustavan ja on halvin sinun laskumäärälläsi. Julkisten hinnastojen perusteella edullisin täysi laskutusohjelma pienyrittäjälle on Laskuguru Basic (5,90 €/kk + 0,60 € verkkolaskulta), paljon verkkolaskuja lähettävälle Holvi Pro, jossa verkkolaskut sisältyvät pakettiin, ja kirjanpidon itse tekevälle ohjelma, jossa laskutus ja kirjanpito ovat samassa, kuten Procountor Solo. Tässä vertailu kuudesta ohjelmasta seitsemällä kriteerillä, vastaukset siihen, mikä on aidosti ilmainen laskutusohjelma, mitä laskutustietoja tarvitaan ja miten teet laskun itse.
Sähköinen laskutus 2026: näin otat sen käyttöön, mitä se maksaa ja milloin se on pakollinen
Sähköinen laskutus tarkoittaa, että lasku lähetetään ja vastaanotetaan sähköisesti: yrityksille ja julkiselle sektorille verkkolaskuna, kuluttajille e-laskuna verkkopankkiin ja muille PDF-laskuna sähköpostissa. Se on käytännössä pakollinen, kun asiakkaasi on julkinen organisaatio tai yritys, joka vaatii verkkolaskua, ja verkkolaskun lähettäminen maksaa tavallisesti 0,30–1,00 euroa laskulta. Tässä oppaassa käydään läpi, miten sähköinen laskutus toimii, mitä sen aloittamiseen tarvitaan, käyttöönotto kuudessa vaiheessa, laskettu esimerkki kustannuksista ja yleisimmät virheet.
Ilmainen verkkolaskutus 2026: mistä verkkolaskun saa lähetettyä maksutta, mitkä ovat rajat ja mitä halvin maksullinen maksaa
Täysin ilmainen verkkolaskutus on mahdollista vain rajatusti: valtion virastoille voi lähettää verkkolaskuja maksutta Valtiokonttorin ohjeistamien toimittajaportaalien kautta, ja muutama palvelu, kuten Invoicer, lupaa pienen määrän maksuttomia verkkolaskuja. Muuten verkkolaskusta maksetaan aina välittäjälle, mutta ilman kuukausimaksua lähetys maksaa esimerkiksi Nettilaskut.comissa alkaen 0,29 euroa laskulta. Tällä sivulla ovat maksuttomat ja kuukausimaksuttomat tavat, niiden rajat ja laskelma siitä, milloin ilmainen lakkaa olemasta halvin.