Sähköiset laskutusosoitteet: mistä löydät yrityksen verkkolaskuosoitteen, mitä välittäjätunnus tarkoittaa ja miten ilmoitat omasi

Sähköinen laskutusosoite on yrityksen osoite verkkolaskuverkossa. Se kertoo, mihin lasku toimitetaan, samalla tavalla kuin sähköpostiosoite kertoo, mihin viesti menee. Osoitteen lisäksi tarvitaan välittäjätunnus, joka kertoo, kenen operaattorin tai pankin kautta lasku kulkee. Molemmat löytyvät useimmiten verkkolaskuosoitteistosta tai asiakkaan omasta laskutusohjeesta.

Mikä on sähköinen laskutusosoite?

Sähköinen laskutusosoite koostuu kahdesta pakollisesta osasta ja yhdestä vapaaehtoisesta. Jos jokin näistä on väärin, lasku ei mene perille tai jää vastaanottajalla käsittelemättä.

Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus eivät ole aina sama asia. OVT-tunnus on yleisin verkkolaskuosoitteen muoto, mutta pankin kautta laskunsa vastaanottava yritys voi käyttää osoitteena myös tilinumeroaan. Mitä verkkolasku on ja mitä muita tietoja laskuun tarvitaan, on käyty läpi artikkelissa laskutustiedot ja verkkolasku.

Mistä löydät yrityksen sähköisen laskutusosoitteen?

Varmin lähde on asiakas itse. Jos asiakas ei ole antanut osoitetta, tarkista ensin sen kotisivujen laskutusohje ja sitten verkkolaskuosoitteisto. Hyvä laskutusohjelma hakee osoitteen osoitteistosta automaattisesti Y-tunnuksella.

Verkkolaskuosoitteen haku: näin luet hakutuloksen

Verkkolaskuosoitteen haku tehdään verkkolaskuosoite.fi-palvelussa kirjoittamalla hakukenttään yrityksen nimi tai Y-tunnus ja avaamalla oikea yritys listasta. Tuloksessa näkyy jokaiselle osoitteelle verkkolaskuosoite, välittäjän nimi ja välittäjätunnus sekä se, onko osoite tarkoitettu laskujen vastaanottoon vai lähettämiseen. Kopioi tiedot aina vastaanoton kohdalta, koska yrityksellä voi olla eri operaattori lähettämiseen ja vastaanottoon.

Jos hakutuloksessa on monta vastaanotto-osoitetta, eikä yhtäkään ole merkitty ensisijaiseksi, älä valitse umpimähkään. Kysy asiakkaalta, mitä osoitetta ja tarkennetta se haluaa käyttää. Konsernit ja kunnat ohjaavat laskut usein yksiköittäin.

Verkkolaskuosoitteisto: kuka sitä ylläpitää?

Verkkolaskuosoitteisto on Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus Tieken ylläpitämä keskitetty hakemisto. Verkkolaskuoperaattorit vievät sinne asiakkaidensa osoitteet. Myös Verohallinto noutaa yritysten verkkolaskuosoitteet Tieken osoitteistosta. Osoitteisto ei silti ole täydellinen: kaikkien yritysten tiedot eivät ole siellä, ja osalla yrityksistä on siellä useita osoitteita.

Joskus osoitteet ovat yrityksen omassa listassa. Esimerkiksi Kesko julkaisee K-kauppiaiden verkkolaskuosoitteet omalla sivullaan ja ohjeistaa, että laskulla pitää olla ostajan viitteenä kaupan toimipiste. Ketjuliikkeiden ja franchise-yrittäjien kohdalla kannattaa siis tarkistaa, onko yrityksellä oma ohje.

OVT-tunnuksen rakenne: miten verkkolaskuosoite luetaan

OVT-tunnus muodostuu etuliitteestä 0037, yrityksen Y-tunnuksesta ilman väliviivaa ja tarvittaessa tarkenteesta. Kun tiedät asiakkaan Y-tunnuksen, tiedät siis usein jo osoitteen alkuosan. Pelkän Y-tunnuksen perusteella ei kuitenkaan voi päätellä, käyttääkö yritys OVT-tunnusta vai muuta osoitetta, eikä sitä, mikä välittäjä sillä on.

Tarkenteen tunnistaa siitä, että osoite on pidempi kuin 12 merkkiä. Jos asiakas on antanut tarkenteen, käytä sitä. Ilman sitä lasku voi mennä organisaation yleiseen postilaatikkoon ja jäädä odottamaan käsin ohjausta, mikä hidastaa maksua.

Välittäjätunnukset: pankki vai verkkolaskuoperaattori

Välittäjätunnus kertoo, minkä palvelun kautta vastaanottaja ottaa laskunsa vastaan. Vaihtoehtoja on kaksi: pankki tai verkkolaskuoperaattori. Pankkien välisessä Finvoice-välityspalvelussa välittäjänä on rahalaitos, ja tunnuksena käytetään pankin BIC-tunnusta. Finanssialan Finvoice-soveltamisohjeen esimerkissä OP Ryhmän tunnus on OKOYFIHH. Kaupan ja teollisuuden EDI-yhteyksistä kerrotaan sivulla EDI-laskutus.

Verkkolaskuoperaattorilla on oma välittäjätunnuksensa, joka on usein samaa muotoa kuin OVT-tunnus. Operaattoreiden tunnuksia ei kannata kopioida vanhoista listoista, koska ne muuttuvat yritysostojen ja palvelumuutosten myötä. Tarkista tunnus aina verkkolaskuosoitteistosta tai asiakkaan laskutusohjeesta. Väärä välittäjätunnus on yksi yleisimmistä syistä, miksi verkkolasku ei mene perille.

Verkkolasku operaattori ja operaattoritunnus

Verkkolaskuoperaattori on yritys, joka välittää verkkolaskuja lähettäjältä vastaanottajalle, samaan tapaan kuin posti kuljettaa kirjeitä. Operaattoritunnus on sama asia kuin välittäjätunnus: se kertoo, kenen operaattorin kautta laskun vastaanottaja ottaa laskunsa vastaan. Operaattorit välittävät laskuja keskenään, joten lähettäjän ja vastaanottajan ei tarvitse käyttää samaa operaattoria.

Operaattoritunnuksella ei ole yhtä vakiomuotoa. Osalla operaattoreista se on 0037 + operaattoriyrityksen oma Y-tunnus ilman väliviivaa, pankeilla BIC-koodi ja osalla operaattorin nimi isoilla kirjaimilla. Siksi tunnus kopioidaan aina hakutuloksesta tai asiakkaan ohjeesta, ei kirjoiteta muistista.

Jos tiedot ovat verkkolaskuosoitteistossa väärin tai puuttuvat, korjauksen tekee yrityksen oma verkkolaskuvälittäjä eli operaattori tai pankki, ei Tieke eikä yritys itse. Ota siis yhteys palveluun, jonka kautta laskusi kulkevat.

Verkkolaskun vastaanottaminen: mitä tarvitset?

Verkkolaskun vastaanottaminen vaatii verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen, jotka saat ottamalla vastaanoton käyttöön operaattorilla, pankissa tai kirjanpito-ohjelmassa. Kun osoite on viety verkkolaskuosoitteistoon, toimittajat löytävät sen hakemalla Y-tunnuksellasi. Pienyrittäjälle helpoin vaihtoehto on yleensä kirjanpito-ohjelma, jossa ostolaskut tulevat suoraan kirjanpitoon.

Toimittaja voi vaatia sinulta verkkolaskun vastaanottovalmiutta vasta, kun sekä sen että sinun yrityksesi liikevaihto ylittää 10 000 euroa. Vastaavasti sinä voit vaatia toimittajalta verkkolaskua samalla rajalla. Kun vaihdat kirjanpito-ohjelmaa tai operaattoria, osoitteesi yleensä vaihtuu, joten kilpailuta nykyinen tilitoimisto ja ohjelma samalla kertaa ja ilmoita uusi osoite toimittajille ajoissa.

Miten ilmoitat oman sähköisen laskutusosoitteesi?

Oman verkkolaskuosoitteen saat operaattorilta, pankista tai laskutus- ja kirjanpito-ohjelmasta, jossa verkkolaskutus on mukana. Kun osoite on käytössä, se pitää saada näkyviin niille, jotka lähettävät sinulle laskuja.

Verohallinto ja verkkolaskuosoite

Verohallinnon mukaan yritys voi maksaa kiinteistöveron sekä ennakko- ja jäännösveron verkkolaskulla. Verkkolasku lähetetään noin kolme viikkoa ennen eräpäivää. Verohallinto noutaa osoitteen Tieken verkkolaskuosoitteistosta, mutta jos yrityksellä on siellä useita osoitteita, se noutaa osoitteen vain silloin, kun yksi on merkitty ensisijaiseksi. Muuten osoite pitää ilmoittaa OmaVerossa. Palvelu on maksuton.

Mitä teet, kun verkkolaskuosoitetta ei löydy?

Jos osoitetta ei löydy osoitteistosta, yrityksellä ei välttämättä ole verkkolaskun vastaanottoa lainkaan, tai sen tiedot puuttuvat hakemistosta. Älä arvaa osoitetta Y-tunnuksesta, vaan toimi näin.

• Kysy asiakkaalta. Pyydä laskutusohje sähköpostilla. Se on nopein tapa, ja vastaus kertoo samalla mahdollisen viitteen.
• Tarkista Y-tunnus. Konsernissa laskut voi vastaanottaa eri yhtiö kuin se, jonka kanssa teit kaupan. Hae osoitteistosta myös emoyhtiön nimellä.
• Tarkista ketjun ohje. Ketjuliikkeillä ja franchise-yrittäjillä voi olla oma osoitelista, kuten K-kauppiailla.
• Lähetä muulla tavalla. Jos asiakas ei vastaanota verkkolaskuja, lähetä lasku sähköpostilla PDF:nä tai paperilla. Myös silloin laskussa pitää olla laskun pakolliset tiedot.
• Kun lasku palautuu, tarkista ensin välittäjätunnus ja sitten tarkenne. Ne ovat yleisimmät virheet.

Yleisimmät virheet sähköisissä laskutusosoitteissa

Jos lähetät verkkolaskuja harvoin, ohjelma, joka hakee osoitteen automaattisesti, poistaa suurimman osan näistä virheistä. Ohjelmia on verrattu artikkelissa laskutusohjelmien vertailu. Verkkolaskun hinnoista ja siitä, milloin asiakas voi vaatia verkkolaskun, kerrotaan artikkelissa verkkolasku.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.