Välittäjätunnus: mikä se on, mistä sen löytää ja mihin kenttään se laskulle kirjoitetaan

Mikä on välittäjätunnus?

Välittäjätunnus on verkkolaskun välittäjän eli operaattorin tai pankin yksilöivä tunnus. Se kertoo lähettäjän operaattorille, mihin verkkoon ja kenelle välittäjälle lasku pitää ohjata, jotta se päätyy vastaanottajan osoitteeseen. Tieken mukaan välittäjätunnus ilmaisee, minkä välittäjän kautta verkkolaskut lähetetään. Verkkolaskuosoite yksin ei riitä, koska samalla yrityksellä voi olla osoitteita usealla välittäjällä.

Vertaa kirjeeseen: verkkolaskuosoite on vastaanottajan katuosoite, välittäjätunnus taas kertoo, mikä kuljetusyhtiö jakaa kirjeen perille. Jos kuljetusyhtiö on väärä, kirje ei löydä perille, vaikka osoite olisi oikein.

Mitä eroa on välittäjätunnuksella, verkkolaskuosoitteella ja OVT-tunnuksella?

Verkkolaskuosoite kertoo, kuka laskun vastaanottaa, ja välittäjätunnus, kenen kautta. OVT-tunnus on yleisin verkkolaskuosoitteen muoto (0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa + mahdollinen tarkenne), mutta operaattorien välittäjätunnukset näyttävät usein samalta, koska nekin ovat OVT-muotoisia. Siksi kaksi samannäköistä numerosarjaa menee helposti väärin päin.

OVT-tunnuksen rakenne on selitetty sanastossa OVT-tunnus. Osoitteiden haku vaiheittain ja pankkien BIC-koodit taulukkona ovat artikkelissa sähköiset laskutusosoitteet.

Mistä löydän asiakkaan välittäjätunnuksen?

Asiakkaan välittäjätunnus löytyy varmimmin asiakkaan omasta laskutusohjeesta, joka on usein yrityksen verkkosivujen alalaidassa tai tilausvahvistuksessa. Toinen lähde on Tieken ylläpitämä maksuton verkkolaskuosoitteisto verkkolaskuosoite.fi, jossa haetaan yrityksen nimellä tai Y-tunnuksella. Hakutuloksessa jokaisen osoitteen vieressä on välittäjän nimi ja välittäjätunnus.

Mihin kenttään välittäjätunnus kirjoitetaan laskulle?

Välittäjätunnus kirjoitetaan laskutusohjelman asiakastietoihin kenttään, jonka nimi on ohjelmasta riippuen välittäjätunnus, operaattoritunnus, operaattori tai välittäjä. Verkkolaskuosoite menee omaan kenttäänsä. Kun tiedot on tallennettu asiakkaalle kerran, ohjelma käyttää niitä jokaisessa seuraavassa laskussa.

Jotkin laskutusohjelmat osaavat hakea osoitteen ja välittäjän pelkällä Y-tunnuksella. Se on kätevää, mutta jos asiakkaalla on useita osoitteita, ohjelma voi valita väärän. Siksi osoite ja välittäjätunnus kannattaa tallentaa asiakkaalle itse.

Mitä tapahtuu, jos välittäjätunnus on väärä?

Jos välittäjätunnus on väärä, lasku ohjautuu välittäjälle, jolla vastaanottajaa ei ole asiakkaana, ja lasku palautuu tai jää matkalle. Tieken välittäjäkriteerien mukaan vastaanottava välittäjä saa hylätä laskun, jos vastaanottaja ei ole sen asiakas, ja kuittaus on lähetettävä 24 tunnin kuluessa. Käytännössä saat siis tiedon virheestä yleensä vuorokauden sisällä, mutta maksu viivästyy.

Palautunutta laskua ei tarvitse hyvittää, jos se ei koskaan mennyt perille: korjaa tiedot ja lähetä sama lasku uudelleen. Jos lasku ehti asiakkaalle väärin tiedoin, tee hyvityslasku ja uusi lasku. Laskun pakolliset tiedot ovat artikkelissa laskutustiedot ja verkkolasku.

Mikä on verkkolaskuoperaattori ja mitä välittäjältä vaaditaan?

Verkkolaskuoperaattori on yritys, joka välittää verkkolaskuja lähettäjältä vastaanottajalle ja muiden välittäjien kanssa. Suomessa välittäjät noudattavat Tieken Verkkolaskufoorumin yhteisiä välittäjäkriteerejä, jotka takaavat, että lasku kulkee operaattorista toiseen samalla tavalla kuin puhelu operaattorista toiseen.

• Välittäjän on oltava Verkkolaskufoorumin jäsen ja liikennöitävä muiden välittäjien kanssa.
• Laskuaineisto on välitettävä eteenpäin 24 tunnin kuluessa vastaanotosta, ja siitä on lähetettävä kuittaus 24 tunnissa.
• Laskuaineistot säilytetään vähintään 3 kuukautta ja käsittelytiedot 6 kuukautta.
• Välittäjä pitää asiakkaidensa osoitteet ja oman välittäjätunnuksensa ajan tasalla verkkolaskuosoitteistossa.
• Pankit välittävät laskuja Finvoice-välityspalvelussa omien ehtojensa mukaan.

Ulkomaille laskutettaessa käytetään usein Peppol-verkkoa. Siinä osoitteen eteen tulee tunnistekoodi, joka kertoo osoitteen tyypin: suomalaiselle OVT-tunnukselle se on 0216 ja Y-tunnukselle 0212. Verkkolaskun lähettämisen vaiheet ovat artikkelissa verkkolaskun lähettäminen.

Operaattoritunnukset: yleisimpien välittäjien tunnukset

Operaattoritunnukset ovat verkkolaskuoperaattorien ja pankkien välittäjätunnuksia. Alla on yleisimmät tunnukset, jotka näkyvät suomalaisten yritysten laskutusohjeissa. Pankkien tunnukset ovat BIC-koodeja Finanssiala ry:n luettelosta, ja operaattoreiden tunnukset on tarkistettu operaattorien asiakkaiden julkisista laskutusohjeista.

Taulukko auttaa tunnistamaan, mitä asiakkaan ohjeessa lukee, mutta älä täytä tunnusta sen perusteella, millä pankilla tai ohjelmalla asiakas luulee olevansa. Sama yritys voi vastaanottaa laskuja usean välittäjän kautta, ja operaattorit vaihtavat tunnuksiaan yrityskauppojen yhteydessä. Kopioi tunnus aina samalta riviltä kuin verkkolaskuosoite.

Mistä tiedät, mikä operaattori asiakkaalla on? Hae asiakkaan nimellä tai Y-tunnuksella verkkolaskuosoite.fi-palvelusta: hakutuloksessa näkyy välittäjän nimi ja tunnus. Jos tulosta ei löydy, asiakas ei ehkä vastaanota verkkolaskuja lainkaan, ja silloin kysy laskutustapa suoraan.

Mistä saan oman välittäjätunnukseni?

Oma välittäjätunnuksesi on sen palvelun tunnus, jonka kautta otat verkkolaskut vastaan: pankin BIC, jos vastaanotat laskut verkkopankkiin, tai operaattorin tunnus, jos käytät kirjanpito- tai laskutusohjelman verkkolaskupalvelua. Saat tunnuksen ja verkkolaskuosoitteen palveluntarjoajalta, ja se vie ne verkkolaskuosoitteistoon. Kirjoita molemmat laskupohjaan ja kotisivujen laskutusohjeeseen, jotta toimittajat löytävät ne.

Jos kirjanpitosi on tilitoimistossa, ostolaskut kannattaa ohjata suoraan kirjanpito-ohjelmaan. Silloin välittäjätunnus on ohjelman operaattorin tunnus, ja kuitit ja laskut ovat samassa paikassa. Jos mietit samalla, mitä kirjanpito maksaa, katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.