Konsultin kirjanpito: projektilaskutus, matkat ja omat nostot toiminimessä ja osakeyhtiössä
Konsultin kirjanpito on tositemäärältään kevyttä, koska tuloja tulee muutamalta asiakkaalta ja kuluja on vähän. Vaikeat kohdat ovat projektien ennakkolaskut, matkat ja se, miten rahaa siirretään yrityksestä itselle. Tässä käydään läpi, miltä asiantuntijakonsultin kirjanpito näyttää käytännössä toiminimessä ja osakeyhtiössä: kirjausesimerkit, matkalaskut, kuukausirutiini ja tavallisimmat virheet.
Lyhyesti
- Konsultin kirjanpidossa on yleensä 10–30 tositetta kuukaudessa: muutama myyntilasku, ohjelmistot, puhelin ja matkat. Toiminimelle riittää usein yhdenkertainen kirjanpito, osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista.
- Projektin ennakkolasku kirjataan saaduksi ennakoksi, ja tulo kirjataan, kun työ on tehty. Tilikauden vaihteessa kesken olevat projektit pitää käydä läpi.
- Asiakasmatkat kirjataan matkalaskulla: kilometrikorvaus 0,55 €/km ja kotimaan kokopäiväraha 54 € vuonna 2026. Osakeyhtiö maksaa ne omistajalle verovapaasti, toiminimiyrittäjä vähentää ne verotuksessa.
- Osakeyhtiön rahoja ei nosteta omaan käyttöön ilman perustetta. Palkka, osinko ja matkakorvaukset kirjataan kukin omalla tavallaan, nostoja toiminimessä ei.
Konsultin kirjanpito tarkoittaa asiantuntijayrityksen myyntien, kulujen ja pankkitapahtumien kirjaamista tositteiden perusteella niin, että tulos, ALV ja verot voidaan laskea. Konsultilla tapahtumia on vähän, mutta yksittäiset summat ovat isoja: yksi väärin jaksotettu projektilasku muuttaa koko vuoden tulosta. Tämä artikkeli keskittyy kirjanpidon käytäntöön. Toiminimen ja osakeyhtiön verovertailu on artikkelissa konsultin verotus, ja tilitoimiston valinta artikkelissa konsultti tilitoimisto.
Mitä konsultin kirjanpitoon kuuluu?
Konsultin kirjanpitoon kuuluvat kaikki yrityksen myyntilaskut, ostot, pankkitapahtumat ja matkat sekä niistä lasketut ALV-ilmoitukset ja vuoden lopun tilinpäätös tai veroilmoitus. Tavallisen yhden hengen konsulttiyrityksen kuukausi näyttää suunnilleen tältä.
| Tosite | Tyypillinen määrä kuukaudessa | Huomio kirjanpidossa |
|---|---|---|
| Myyntilaskut asiakkaille | 1–5 | Projektin vaihe, ennakko vai loppulasku |
| Ohjelmistot ja pilvipalvelut | 3–8 | Ulkomaisista käännetty ALV |
| Puhelin ja liittymä | 1–2 | Työkäytön osuus |
| Matkalaskut ja matkakuitit | 0–10 | Kilometrit, päivärahat, junaliput, hotellit |
| Koulutus, kirjallisuus, jäsenmaksut | 0–2 | Liittyykö nykyiseen työhön |
| Pankin palvelumaksut ja vakuutukset | 1–3 | YEL toiminimessä omaan verotukseen, osakeyhtiössä yhtiön kulu |
Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kun enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai kolme työntekijää. Osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista kirjanpitoa ja laatii tilinpäätöksen joka vuosi.
Miten projektin ennakkolasku kirjataan?
Ennakkolasku kirjataan saaduksi ennakoksi, ja se muuttuu tuloksi, kun työ on tehty. Kuukausittain laskutettavissa toimeksiannoissa asia ei yleensä vaadi toimia, mutta kiinteähintaisissa projekteissa, joissa osa laskutetaan etukäteen, ajoitus ratkaisee, kummalle vuodelle tulo kuuluu.
Pienessä konsulttiyrityksessä yksinkertaisin tapa on laskuttaa tehty työ kuukausittain. Silloin laskutus, tulo ja ALV osuvat samaan kuukauteen, eikä vuodenvaihteessa tarvitse arvioida keskeneräisiä projekteja. Jos laskutat tunteja, tuntihinnan laskeminen on käyty läpi artikkelissa konsultti tuntihinta.
Miten konsultin matkat ja päivärahat kirjataan?
Konsultin asiakasmatkat kirjataan matkalaskulla, johon merkitään päivämäärä, lähtö- ja paluuaika, reitti, kilometrit ja matkan tarkoitus. Matkalasku on tosite, jonka perusteella kilometrikorvaus ja päiväraha kirjataan. Vuonna 2026 kilometrikorvaus on 0,55 €/km ja kotimaan kokopäiväraha 54 euroa yli 10 tunnin matkalta.
Päivärahan saa vain, kun matka suuntautuu yli 15 kilometrin päähän ja kohde on yli 5 kilometrin päässä sekä kodista että varsinaisesta työpaikasta. Jos konsultti työskentelee kuukausia saman asiakkaan tiloissa, asiakkaan toimisto voi muuttua varsinaiseksi työpaikaksi, ja päivärahaoikeus päättyy. Rajat ja tuntisäännöt ovat artikkelissa kotimaan päiväraha, ja ajojen kirjaamisesta kerrotaan artikkelissa ajopäiväkirja.
Miten konsultti siirtää rahaa yrityksestä itselleen?
Toiminimessä rahat ovat yrittäjän omia, ja siirto yritystililtä omalle tilille kirjataan yksityisnostoksi, joka ei ole kulu eikä vaikuta verotukseen. Osakeyhtiön rahat kuuluvat yhtiölle, ja jokaiselle siirrolle tarvitaan peruste: palkka, osinko, matkakorvaus tai kulukorvaus.
| Siirto omistajalle | Toiminimi | Osakeyhtiö |
|---|---|---|
| Kuukausittainen raha omaan käyttöön | Yksityisnosto, ei kirjanpidollista kulua | Palkka: ennakonpidätys ja tulorekisteri-ilmoitus |
| Voiton jakaminen | Ei erillistä päätöstä, tulos verotetaan yrittäjällä | Osinko: yhtiökokouksen päätös vahvistetusta tilinpäätöksestä |
| Matkat ja päivärahat | Vähennys omassa verotuksessa | Verovapaa korvaus matkalaskulla |
| Omalla kortilla maksettu yrityksen kulu | Yksityissijoitus yritykseen | Kulukorvaus kuittia vastaan |
| Siirto ilman perustetta | Yksityisnosto | Osakaslaina, jota ei makseta takaisin vuoden loppuun mennessä, verotetaan lainansaajan pääomatulona |
Konsulttiyhtiön tavallisin kirjanpitovirhe on nostaa rahaa yhtiön tililtä ilman päätöstä ja kirjata se myöhemmin palkaksi tai osingoksi. Palkka pitää ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä, joten jälkikäteen kirjattu palkka on jo myöhässä. Palkan ja osingon suhteesta on lasketut esimerkit artikkelissa osinko vai palkka.
Konsultin kirjanpito kuukausi kerrallaan
- 11. Laskutus kuun lopussaLaskuta tehdyt tunnit tai projektin vaihe. Merkitse ennakkolaskuun, mitä työtä se koskee.
- 22. Kuitit ja matkalaskutTallenna ohjelmistolaskut ja kuitit samalla viikolla. Tee matkalasku heti matkan jälkeen, kun kellonajat muistaa.
- 33. Pankin täsmäytysJokaiselle pankkitapahtumalle tosite. Osakeyhtiössä omistajalle maksetuille summille peruste.
- 44. ALV-ilmoitusKuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain liikevaihdon mukaan. EU-asiakkaista myös yhteenvetoilmoitus.
- 55. Vuoden lopussaKeskeneräiset projektit, saadut ennakot, tilinpäätös tai veroilmoitus ja ennakkoveron tarkistus seuraavalle vuodelle.
Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan: tositteet kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpidot sekä tilinpäätös kymmenen vuotta.
Missä konsultin kirjanpito tavallisesti menee pieleen?
- Joulukuun työ laskutetaan tammikuussa, ja tulo kirjataan väärälle vuodelle. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tehty työ kuuluu sille vuodelle, jolloin se tehtiin.
- Ulkomaisten ohjelmistojen käännetty ALV jää ilmoittamatta. Ilmoitus kuuluu tehdä, vaikka et olisi ALV-rekisterissä.
- Matkalasku puuttuu. Kuitti hotellista ei riitä päivärahaan, vaan tarvitaan matkan ajat ja tarkoitus.
- Asiakkaan maksama kulu laskulla kirjataan väärin. Edelleen laskutettu matka on myyntiä, josta peritään ALV.
- EU-asiakkaan ALV-tunniste puuttuu laskulta. Ilman sitä käännetty verovelvollisuus ei toimi, ja tunniste kannattaa tarkistaa VIES-palvelusta.
Ulkomaille laskuttavan konsultin laskumerkinnät ovat artikkelissa laskutus ulkomaille. IT-alan konsultin erityispiirteet, kuten välittäjän kautta laskuttaminen, on koottu artikkeliin IT-konsultin kirjanpito.
Paljonko konsultin kirjanpito maksaa?
Taukossa konsultin toiminimen kirjanpito maksaa alle 30 tositteen kuukaudessa 69 €/kk ja osakeyhtiön 89 €/kk (alv 0 %). Osakeyhtiön hinta nousee tositemäärän mukaan portaittain 109, 129, 169, 239 ja 329 euroon kuukaudessa, ja palkanlaskenta on 19 € palkansaajaa kohden kuukaudessa. Tilinpäätös laskutetaan erikseen. Markkinalla toiminimen kirjanpito maksaa tyypillisesti 60–120 € kuukaudessa. Oman hintasi näet hintalaskurista, ja tarjouksia voi verrata kilpailutuksessa. Toimialan yleiset tiedot ovat sivulla konsultointi.
Usein kysytyt
Voiko konsultti tehdä kirjanpidon itse?+
Voi. Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kun se pysyy kokorajoissa, ja tositteita on konsultilla vähän. Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito, tilinpäätös ja palkkailmoitukset vaativat enemmän osaamista, joten moni konsulttiyhtiö ulkoistaa ne.
Pitääkö konsultin olla ALV-rekisterissä?+
Rekisteröinti on pakollinen, kun liikevaihto ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa, ja verovelvollisuus alkaa rajan ylittävästä myynnistä. Myynti toisen EU-maan yritykselle ei kerrytä rajaa, koska myyntimaa ei ole Suomi.
Kirjataanko projektin ennakkolasku heti tuloksi?+
Ei. Ennakko kirjataan saaduksi ennakoksi, ja tulo kirjataan, kun työ on tehty. ALV ilmoitetaan kuitenkin sen kuukauden ilmoituksella, jolloin ennakko saadaan.
Voiko konsultti maksaa itselleen päivärahaa?+
Osakeyhtiö voi maksaa omistajalleen verovapaan päivärahan matkalaskua vastaan. Toiminimiyrittäjä ei maksa päivärahaa itselleen, vaan vähentää sen omassa verotuksessaan.
Miten asiakkaalta laskutettu matka kirjataan?+
Edelleen laskutettu matka on myyntiä, ja siitä peritään sama ALV kuin muusta palvelusta. Matkan kulut kirjataan omille kulutileilleen kuittien perusteella.
Paljonko konsultin kirjanpito maksaa?+
Taukossa toiminimen kirjanpito alkaa 69 €/kk ja osakeyhtiön 89 €/kk (alv 0 %), ja hinta määräytyy tositemäärän mukaan. Tilinpäätös laskutetaan erikseen.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Konsultin ja IT-asiantuntijan verotus: oy vai toiminimi, palkka ja osinko, ulkomaanlaskutus ja mitä yhden hengen asiantuntijayhtiö saa vähentää
Konsultti, koodari tai muu asiantuntija laskuttaa osaamistaan, ja sen verotus on yksinkertaista mutta optimoitavaa. Tässä yritysmuodon valinta tulotason mukaan, palkan ja osingon suhde yhden hengen oy:ssä, nettovarallisuuden rakentaminen, ulkomaisten asiakkaiden ALV 0, kotitoimisto ja työvälineet, koulutus, laskutusaste ja tuntihinta sekä yleisimmät virheet: liian pieni YEL ja osakaslaina.
Konsultti tilitoimisto: kirjanpitäjä asiantuntijalle, jolle neuvonta on tärkeämpää kuin kirjaukset
Konsultille sopiva tilitoimisto hoitaa kevyen kirjanpidon edullisesti ja antaa neuvoja, joilla on euroissa eniten merkitystä: yritysmuoto, palkan ja osingon suhde, YEL-työtulo, matkojen ja päivärahojen käsittely sekä ulkomaisten asiakkaiden ALV. Konsultilla on vähän tositteita mutta paljon verosuunnittelun paikkoja. Tässä mitä vaatia tilitoimistolta, mitä kysyä ja mitä kirjanpito maksaa.
Mainostoimisto tilitoimisto: kirjanpitäjä, joka erottaa mediaostot palkkiotyöstä ja hallitsee projektien tilikauden vaihteen
Mainostoimistolle sopiva tilitoimisto kirjaa mediaostot erilleen omasta palkkiotyöstä, ilmoittaa Googlen ja Metan laskuista käännetyn ALV:n, tarkistaa freelancereiden ennakkoperintärekisterin ja arvioi kesken olevat kampanjat tilikauden vaihteessa. Jos nämä menevät väärin, liikevaihto näyttää isolta ja kate pieneltä, eikä kukaan tiedä, tuottaako toimisto omalla työllään. Tässä mitä kysyä ennen sopimusta, laskettu esimerkki mediaostosta ja mitä kirjanpito maksaa mainostoimistolle vuonna 2026.