Ajopäiväkirja:Onko se pakollinen, mitä Verohallinto vaatii ja miten se täyttyy ilman, että ajattelet sitä

Ajopäiväkirja on käytännössä pakollinen, jos haluat verovapaan kilometrikorvauksen, teet toiminimessä oman auton ajokuluista vähennyksen tai sinun pitää osoittaa yrityksen auton yksityisajojen määrä. Jokaisesta työajosta merkitään päivä, lähtö- ja määräpaikka, mittarilukemat tai kilometrit, ajon tarkoitus ja kuljettaja. Ilman ajopäiväkirjaa Verohallinto ei hyväksy arviota, ja korvaus voidaan katsoa palkaksi.

Milloin ajopäiväkirja tarvitaan

• Osakeyhtiö maksaa kilometrikorvauksen omistajalle tai työntekijälle: tarvitaan. Ajopäiväkirja todistaa korvauksen perusteena olevat työajot. Ilman sitä korvaus on palkkaa.
• Toiminimi, auto yksityisvaroissa: tarvitaan. Ajopäiväkirja todistaa ajokulujen lisävähennyksen kilometrit (0,55 €/km).
• Toiminimen tai yhtiön oma auto: tarvitaan. Ajopäiväkirja osoittaa työajojen ja yksityisajojen osuuden. Ilman sitä yksityiskäyttöä oletetaan.
• Työntekijällä vapaa autoetu tai käyttöetu: edun laskemiseen ei tarvita, koska etu lasketaan kaavalla. Ajopäiväkirja todistaa, jos autolla ei ajeta yksityisajoja lainkaan.
• Taksi: tarvitaan omin säännöin. Kuukauden kilometrit jaetaan ammattiajoihin ja muihin ajoihin. Vaatimukset ovat Verohallinnon päätöksessä ajoneuvon käytöstä pidettävästä ajopäiväkirjasta (VH/7370/00.01.00/2020).

Mitä ajopäiväkirjaan merkitään

Verohallinnon hyväksymässä ajopäiväkirjassa on jokaisesta työajosta alla olevat tiedot. Sovellusta tai kaupasta ostettavaa vihkoa ei vaadita, kunhan tiedot ovat mukana.

• Ajon alkamis- ja päättymisaika (päivämäärä, tarvittaessa kellonaika)
• Ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä reitti, jos se poikkeaa tavallisesta
• Matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa sekä matkan pituus
• Ajon tarkoitus: asiakkaan nimi, työmaa, tapaaminen tai tavaranhaku
• Auton käyttäjä, jos autoa käyttää useampi henkilö
• Vuoden kokonaiskilometrit eli mittarilukema vuoden alussa ja lopussa, jotta työajojen osuus voidaan laskea

Yksityisajoja ei tarvitse eritellä reiteittäin, mutta niiden määrä pitää olla laskettavissa: kokonaiskilometrit miinus työajot. Kodin ja vakituisen työpaikan väliset matkat ovat yksityisajoja. Kotitoimistolta lähtevät asiakaskäynnit ovat työajoja.

Valmis malli on ajopäiväkirjapohjassa, ja kilometrilaskun malli Excel-kaavoineen artikkelissa kilometrikorvaus pohja. Työsuhdeautolla ajopäiväkirjan avulla voi myös alentaa autoedun verotusarvoa, kun työajoja on paljon tai yksityisajoja vähän. Katso autoedun arvon alentaminen.

Ajopäiväkirja ja matkalasku

Osakeyhtiössä ajopäiväkirja on matkalaskun liite. Omistaja tai työntekijä tekee matkalaskun, johon kilometrit tulevat ajopäiväkirjasta, ja yhtiö maksaa korvauksen. Toiminimessä korvausta ei makseta itselle, vaan kilometrit vähennetään veroilmoituksella. Vaatimukset ovat samat myös silloin, kun työntekijä ajaa omalla autollaan työnantajan asioissa.

Matkalaskun teko on artikkelissa Matkalasku, ja korvauksen ehdot artikkelissa Kilometrikorvaus 2026. Kilometrikorvaus on vuonna 2026 0,55 €/km, joten 10 000 työkilometriä on 5 500 euroa verovapaata korvausta tai vähennystä.

Mikä muoto kelpaa: vihko, taulukko, sovellus vai GPS

GPS-ajopäiväkirja tallentaa kaikki ajot automaattisesti, mutta laite ei tiedä, mikä ajo oli työajo ja mikä yksityinen. Tarkoitus pitää siis merkitä joka tapauksessa. Pienyrittäjälle riittää yleensä sovellus, johon ajo merkitään lähtiessä tai perillä.

Kun ajopäiväkirja ja kuitit menevät kirjanpitäjälle, kuukausihinta riippuu tositemäärästä. Hinnat portaittain ovat artikkelissa kirjanpito hinta kuukaudessa.

Virheet, jotka johtavat hylkäykseen

1. Ajopäiväkirja on tehty jälkikäteen. Tammikuussa täytetyn vuoden ajopäiväkirjan tunnistaa tasaisista luvuista ja siitä, ettei se täsmää kalenteriin tai laskutukseen.
2. Kilometrit on pyöristetty. Jos jokainen ajo on 20, 30 tai 50 kilometriä, ne on arvioitu.
3. Tarkoitus puuttuu tai on epämääräinen, esimerkiksi asiakaskäynti ilman asiakkaan nimeä tai työajo ilman kohdetta.
4. Vuoden mittarilukemat puuttuvat. Ilman niitä työajojen osuutta ei voi laskea.
5. Kodin ja työpaikan välit on merkitty työajoiksi. Jos sinulla on vuokrattu toimitila, matka kotoa sinne on yksityisajo.
6. Ajot eivät täsmää muuhun aineistoon, esimerkiksi ajo Ouluun päivänä, jona korttiostot ovat Helsingissä.

Yrityksen auto ja ajopäiväkirja

Toiminimessä auto kuuluu elinkeinotoimintaan, kun se on hankittu yrityksen käyttöön ja yli puolet ajokilometreistä on työajoja. Ajopäiväkirja osoittaa tämän ja yksityisajojen määrän. Yksityisajojen osuus kuluista lisätään tuloksi. Osakeyhtiön autolla yksityisajot synnyttävät autoedun, jonka verotusarvo lasketaan Verohallinnon kaavalla. Ilman ajopäiväkirjaa oletetaan yksityiskäyttöä.

Laskelma on artikkelissa Auto yrityksen nimiin vai oma auto, ja autoedun arvo luontoisedut-artikkelissa.

Säilytä ajopäiväkirja kuten muutkin tositteet, vähintään kuusi vuotta. Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa, että ajopäiväkirja täyttää vaatimukset ja ajot päätyvät oikein matkalaskulle tai vähennykseen. Taksiyrittäjän erityiskysymykset ovat artikkelissa Taksiyrittäjän kirjanpito, ja hinnan näet laskurista. Opetusautoista kerrotaan artikkelissa autokoulun kirjanpito, ja hinnat ovat sivulla autokoulun kirjanpidon hinta.

Kirjoittaja

Pekka Saarinen

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.