IT-konsultin kirjanpito: yksi kuukausi kirjauksina, laitteet, ohjelmistojen ALV ja oma palkka

IT-konsultin kirjanpito tarkoittaa käytännössä kolmea asiaa: kuukauden laskutus kirjataan oikealle kuukaudelle, ulkomaisista ohjelmistoista ilmoitetaan käännetty ALV ja omistajan palkka tai nostot kirjataan oikein. Kun nämä ovat kunnossa, yhden hengen IT-yhtiön kirjanpito on tositemäärältään kevyimpiä. Tilitoimiston valintaan keskittyy artikkeli IT-konsultti tilitoimisto, ja yleiset konsultin asiat, kuten matkalaskut ja projektien ennakot, artikkeli konsultin kirjanpito.

Miltä IT-konsultin kuukausi näyttää kirjanpidossa?

Alla on laskennallinen esimerkki yhden hengen IT-osakeyhtiön tavallisesta kuukaudesta. Konsultti laskuttaa välittäjää 150 tuntia 95 euron tuntihinnalla, ostaa kehitystyökaluja EU:sta ja EU:n ulkopuolelta ja maksaa itselleen palkkaa.

Esimerkissä tositteita on kuusi, ja niistä vain myyntilasku vaikuttaa ALV:n maksuun. Kuukauden maksettava ALV on 3 633,75 euroa vähennettynä puhelimen verolla, koska käännetyt verot kumoavat toisensa. Jos laskutat EU-yritystä suoraan ilman välittäjää, myyntilaskuun ei tule Suomen ALV:tä, ja myynti ilmoitetaan myös yhteenvetoilmoituksella.

Miten ulkomaiset ohjelmistolaskut kirjataan?

Ulkomaiset ohjelmisto- ja pilvipalvelulaskut kirjataan kuluksi ilman ALV:tä, ja ALV-ilmoitukselle ilmoitetaan käännetty vero: 25,5 % ostosta myyntiveroksi ja sama summa vähennettäväksi. EU:sta ja EU:n ulkopuolelta ostetut palvelut ilmoitetaan eri kohtiin. Jos yhtiö ei ole ALV-rekisterissä, vero pitää silti ilmoittaa ja maksaa, mutta sitä ei saa vähentää.

• Anna ALV-tunniste palvelun laskutustietoihin. Muuten moni palvelu veloittaa Suomen ALV:n tai oman maansa veron, ja lasku menee kirjanpidossa väärään kohtaan.
• Tallenna lasku, ei pelkkää korttiveloitusta. Pankin tiliotteen rivi ei ole tosite. Lataa kuukausilasku palvelun hallintapaneelista.
• Dollarilaskut kirjataan euroiksi laskun päivän tai veloituspäivän kurssilla. Valitse yksi tapa ja noudata sitä.
• Kokeilujaksot ja henkilökohtaiset tilaukset pidetään erillään. Yhtiön kortilla maksettu oma suoratoistopalvelu ei ole yhtiön kulu.

Palvelukohtainen taulukko yleisimmistä ohjelmistoista on artikkelissa ulkomaiset laskut ja ALV, ja käsitteen selitys sanastossa käännetty verovelvollisuus.

Kirjataanko läppäri kerralla kuluksi vai poistetaanko se?

Läppäri, näyttö tai puhelin, jonka hankintameno on enintään 1 200 euroa, voidaan kirjata kerralla kuluksi pienhankintana. Pienhankintoja saa vähentää kerralla yhteensä enintään 3 600 euroa vuodessa. Kalliimpi laite kirjataan koneisiin ja kalustoon, ja siitä tehdään vuosittain enintään 25 prosentin poisto jäljellä olevasta menojäännöksestä.

Toiminimessä sama raja ja poistoprosentti pätevät, kun laite on pääosin työkäytössä. Jos sama kone on myös perheen kotikone, vähennä vain työkäytön osuus. Poistojen laskeminen on käyty läpi artikkelissa poistot, ja voit kokeilla lukuja poistolaskurilla.

Mihin kuukauteen joulukuun tunnit kirjataan?

Joulukuussa tehdyt tunnit ovat joulukuun tuloa, vaikka välittäjä hyväksyisi tuntiraportin ja lasku lähtisi vasta tammikuussa. Osakeyhtiö pitää kahdenkertaista kirjanpitoa suoriteperusteella, joten tilinpäätöksessä laskuttamaton työ kirjataan siirtosaamiseksi ja tuloksi päättyvälle tilikaudelle.

Toiminimi, joka pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kirjaa tulot ja menot maksun mukaan, mutta verotuksessa elinkeinotoiminnan tulo kuuluu silti sille vuodelle, jona se on kertynyt. Siksi vuoden lopun laskuttamattomat ja maksamattomat myynnit otetaan veroilmoituksella huomioon saamisina.

Toiminimi vai osakeyhtiö IT-konsultin kirjanpidon kannalta?

Kirjanpidon määrä on IT-konsultilla lähes sama yritysmuodosta riippumatta. Ero tulee raportoinnista: osakeyhtiö laatii tilinpäätöksen joka vuosi, ilmoittaa sen kaupparekisteriin ja hoitaa omistajan palkan tulorekisteriin. Toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa ja ilmoittaa tuloksen pelkällä veroilmoituksella, kun se pysyy kokorajoissa.

Verotuksen vertailu eri tulotasoilla on artikkelissa konsultin verotus, ja tuntihinnan mitoitus artikkelissa IT-konsultin tuntihinta. Kevytyrittäjänä IT-konsultti ei tarvitse omaa kirjanpitoa, mutta laskutuspalvelun palkkio menee jokaisesta laskusta, eikä laitteita vähennetä samalla tavalla kuin yrityksessä.

Mitkä virheet IT-konsultin kirjanpidossa ovat yleisimpiä?

• Käännetty ALV puuttuu ulkomaisista ohjelmistolaskuista. Virhe toistuu joka kuukausi ja korjataan lopulta kaikille kausille kerralla.
• Läppäri kirjataan kuluksi, vaikka hinta ylittää 1 200 euroa. Verotuksessa kulu muutetaan poistoiksi.
• Joulukuun tunnit jäävät jaksottamatta, ja tilikauden tulos on väärä.
• Omistaja siirtää rahaa yhtiön tililtä ilman päätöstä. Siirto muuttuu osakaslainaksi, ellei sitä kirjata palkaksi, josta ennakonpidätys ja tulorekisteri-ilmoitus on tehty ajallaan.
• EU-asiakkaan lasku ilman ostajan ALV-tunnistetta. Tarkista tunniste VIES-palvelusta ja liitä tulos tositteeseen.

Toimialan yleiset tiedot ovat sivulla IT ja ohjelmistot. Oman hintasi näet hintalaskurista, ja nykyisen kirjanpitolaskusi voit verrata muiden tarjouksiin kilpailutuksessa.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.