Tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:hon: ohje, määräaika ja mitä ilmoitukseen tarvitaan

Osakeyhtiö ja osuuskunta rekisteröivät vahvistetun tilinpäätöksen PRH:n kaupparekisteriin 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja määräajassa YTJ-palvelussa tehty ilmoitus on maksuton. Tässä kaksi tapaa lähettää tilinpäätös, mitä asiakirjoja tarvitaan, kuka allekirjoittaa, milloin toiminimen tai avoimen yhtiön pitää ilmoittaa ja mitä myöhästymisestä seuraa.

Tilinpäätöksen rekisteröinti tarkoittaa, että osakeyhtiö tai osuuskunta toimittaa vahvistetun tilinpäätöksensä PRH:n ylläpitämään kaupparekisteriin 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ilmoituksen voi tehdä YTJ-palvelussa tai veroilmoituksen liitteenä OmaVerossa, ja määräajassa tehtynä se on maksuton. Tämä sivu on käytännön ohje ilmoituksen tekemiseen. Tilinpäätöksen sisällöstä ja koko kevään aikataulusta kerrotaan artikkelissa tilinpäätös.

Milloin tilinpäätös pitää ilmoittaa kaupparekisteriin?

Osakeyhtiö ja osuuskunta ilmoittavat tilinpäätöksen PRH:n mukaan 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja vasta sen jälkeen, kun yhtiökokous tai osuuskunnan kokous on vahvistanut sen. Ilmoitus on tehtävä joka tilikaudelta, myös silloin, kun yhtiö on ollut toimeton eikä sillä ole ollut liiketoimintaa. Tällaisen pöytälaatikkofirman muista velvoitteista kerrotaan omassa artikkelissaan.

Pienen toiminimen ei siis tarvitse ilmoittaa tilinpäätöstä PRH:lle lainkaan. Se laatii tilinpäätöksen omaan kirjanpitoonsa vain, jos sen tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai jos vähintään kaksi mikroyrityksen rajaa (tase 450 000 €, liikevaihto 900 000 €, 10 työntekijää) ylittyy sekä päättyneellä että edellisellä tilikaudella. Veroilmoituksen se antaa Verohallinnolle joka tapauksessa. Toiminimen vaihtoehdot on käyty läpi artikkelissa toiminimen tilinpäätös.

Paljonko tilinpäätöksen rekisteröinti maksaa?

Miten lähetän tilinpäätöksen PRH:lle?

Osakeyhtiöllä ja osuuskunnalla on kaksi tapaa. PRH ohjaa tekemään ilmoituksen YTJ-palvelussa, joka opastaa lomakkeen läpi. Toinen tapa on liittää tilinpäätös veroilmoitukseen 6B OmaVerossa, jolloin Verohallinto välittää sen PRH:lle. Kumpikin tapa riittää, kunhan tilinpäätös lähtee vasta vahvistamisen jälkeen.

Verohallinnon ohjeen mukaan liitteet välitetään PRH:lle, jos veroilmoitus annetaan sähköisesti alle 10 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. OmaVeron toiminnolla Tilinpäätöstiedot ja osingonjako liitteitä voi välittää 15 kuukauteen asti. Paperilla annetun veroilmoituksen kohdalla Verohallinto ei takaa välitystä, joten paperia ei kannata käyttää tähän. Paperilomakkeella PRH:lle tehdystä tilinpäätösilmoituksesta PRH perii käsittelymaksun.

Mitä tilinpäätösilmoituksen tulee sisältää?

Ilmoituksessa pitää PRH:n mukaan olla kaikki vaadittavat tilinpäätösasiakirjat. Verohallinnon ohjeessa veroilmoituksen 6B liitteeksi luetellaan tuloslaskelma ja tase ilman tase-erittelyjä, edellisen vuoden vertailutiedot ja liitetiedot. Jos tilikausi oli voitollinen, mukaan tarvitaan yhtiökokouksen tai osuuskunnan kokouksen päätös voitonkäytöstä.

• Tuloslaskelma ja tase vertailutietoineen, ilman tase-erittelyjä.
• Liitetiedot (ilman liitetietojen erittelyjä).
• Toimintakertomus tai rahoituslaskelma, jos yhtiön on laadittava ne.
• Tilintarkastuskertomus, jos yhtiöllä on tilintarkastaja.
• Ote yhtiökokouksen pöytäkirjasta: vahvistamispäivä, voiton tai tappion käsittely ja osingonjako.
• Ei henkilötunnuksia, kotiosoitteita tai muita arkaluonteisia tietoja.

Tase-erittelyt ja liitetietojen erittelyt eivät ole julkisia, joten niitä ei lähetetä. Verohallinto pyytää lähettämään asiakirjat yhtenä tiedostona eikä PDF-salkkuna, eikä tiedostoja saa suojata salasanalla. Tilintarkastuksen rajat ovat artikkelissa tilintarkastus.

Tilinpäätösilmoitus kaupparekisteriin: mitä YTJ kysyy?

Tilinpäätösilmoitus kaupparekisteriin tehdään YTJ-palvelussa lomakkeella, joka kysyy osan tiedoista suoraan kenttiin ja osan liitteinä. Tilinpäätöksen vahvistamispäivä ja yhtiökokouksen päätös voiton käytöstä kirjoitetaan suoraan YTJ:hen, ja itse tilinpäätösasiakirjat liitetään tiedostona. PRH:n mukaan kaikki ilmoitetut tiedot ja liitteet sekä palvelun luoma ilmoitusasiakirja ovat julkisia.

PRH ei enää ota tilinpäätösilmoituksia vastaan sähköpostilla. Sähköpostin tilalla on YTJ-palvelu, ja vaihtoehtoina ovat veroilmoituksen liite tai paperilomake, josta PRH perii käsittelymaksun. Myös toimimattoman osakeyhtiön on ilmoitettava tilinpäätös: PRH:n mukaan laissa ei ole poikkeusta, vaikka yhtiöllä ei olisi ollut toimintaa tai varoja. Jos toiminta on loppunut pysyvästi, yhtiötä ei voi lopettaa vapaamuotoisesti, vaan se puretaan selvitystilamenettelyllä, joka kestää PRH:n mukaan vähintään viisi kuukautta. Siihen asti tilinpäätös ilmoitetaan joka vuosi.

Ilmoitus tehdään suomalaisella henkilötunnuksella ja verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Koska kaikki on julkista, poista liitteistä henkilötunnukset, kotiosoitteet ja liikesalaisuudet ennen lähettämistä. Jos tilikausi on muuttunut, ilmoita tilikauden muutos ensin, muuten tilinpäätösilmoitus ei vastaa rekisterin tietoja.

Tilintarkastajaa ei ilmoiteta tilinpäätösilmoituksella. Valittu tilintarkastaja ilmoitetaan kaupparekisteriin erillisellä henkilömuutosilmoituksella YTJ:ssä, ja se maksaa 55 euroa. Ilmoittaa voi vain hyväksytyn HT- tai KHT-tilintarkastajan. Henkilömuutosten ilmoittamisesta on oma ohjeensa: YTJ hallituksen muutos.

Kuka allekirjoittaa ilmoituksen?

PRH:n ohjeen mukaan ilmoituksen allekirjoittaa joku hallituksen jäsenistä tai toimitusjohtaja. Prokuristi ei voi allekirjoittaa. Hallituksen varsinainen jäsen tai toimitusjohtaja voi valtuuttaa jonkun muun, esimerkiksi kirjanpitäjän, tekemään ilmoituksen. Selvitystilassa ilmoituksen tekee selvitysmies.

Tilinpäätöksen rekisteröinti aikajanalla: esimerkki kalenterivuoden osakeyhtiöstä

Kun tilikausi päättyy 31.12., tilinpäätöksen rekisteröinnin viimeinen päivä on 31.8. Rekisteröinti on ketjun viimeinen lenkki: ennen sitä tilinpäätös laaditaan, veroilmoitus annetaan ja yhtiökokous vahvistaa tilinpäätöksen. Määräajat tulevat kirjanpitolaista, osakeyhtiölaista ja Verohallinnon ohjeista.

Käytännössä nopein tapa on hoitaa kaikki samalla kertaa: kun yhtiökokous on pidetty heti tilinpäätöksen valmistuttua, vahvistettu tilinpäätös voidaan liittää jo veroilmoitukseen PRH:lle välitettäväksi, eikä 31.8. määräpäivää tarvitse muistaa erikseen.

Milloin yritys täytyy rekisteröidä kaupparekisteriin ja paljonko se maksaa?

Osakeyhtiö ja osuuskunta syntyvät vasta, kun ne merkitään kaupparekisteriin, joten niiden rekisteröinti on aina pakollinen. Kaupparekisterilain (564/2023) 3 §:n mukaan toiminimen on rekisteröidyttävä kaupparekisteriin vain, jos sen on kirjanpitolain mukaan ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi tai yrittäjän asuinpaikka on Euroopan talousalueen ulkopuolella. Muuten toiminimelle riittää ilmoitus Verohallinnon rekistereihin, mutta kaupparekisteri antaa nimelle suojan.

PRH:n käsittelymaksu osakeyhtiön perustamisesta on 1.1.2026 alkaen 300 euroa YTJ:n ohjatussa perustamisessa ja 400 euroa muussa perustamisilmoituksessa. Tilinpäätöksen rekisteröinti määräajassa YTJ:ssä on sen sijaan maksuton, ja maksua tulee vain myöhästymisestä. Perustamisen vaiheet ovat artikkelissa osakeyhtiön perustaminen ja toiminimen rekisteröinti artikkelissa toiminimen perustaminen.

Digitaalinen eli rakenteinen tilinpäätös: pitääkö pienen yhtiön käyttää sitä?

Ei tarvitse. PRH:n mukaan osakeyhtiö voi ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin digitaalisessa eli rakenteisessa muodossa, mutta tavallinen tilinpäätös tiedostona YTJ:ssä riittää edelleen. Rakenteisessa tilinpäätöksessä luvut esitetään yhdenmukaisessa koneluettavassa muodossa (XBRL), jolloin pankit, Verohallinto ja tietopalvelut voivat lukea ne suoraan.

Digitilinpäätöksen voi lähettää kahdella tavalla. Jos yhtiön taloushallinto-ohjelmisto on liitetty PRH:n tilinpäätösrajapintaan, ohjelmisto lähettää tilinpäätöksen suoraan. PRH kehittää lisäksi muunninpalvelua pienille osakeyhtiöille, joilla tällaista ohjelmistoa ei ole: yhtiö täyttää tilinpäätöksen PRH:n vakiomuotoiseen Excel-pohjaan, palvelu muuntaa sen digitilinpäätökseksi ja yhtiö ilmoittaa sen YTJ:ssä. PRH:n mukaan palvelu julkaistaan vuonna 2026. Kysy kirjanpitäjältäsi, tukeeko käytössä oleva ohjelmisto rajapintaa. Jos teet tilinpäätöksen vielä itse ja ilmoitusten aikataulu tuntuu raskaalta, katso oma hintasi ulkoistetulle kirjanpidolle.

Kauanko tilinpäätöksen rekisteröinti kestää?

PRH ei kerro tilinpäätösilmoituksille kiinteää käsittelyaikaa, ja ilmoitus voidaan rekisteröidä myös automaattisesti. Jos tilinpäätös lähtee veroilmoituksen mukana, se välittyy PRH:n mukaan kaupparekisteriin noin viikossa. Verkkolomakkeella lähetetty kaupparekisteri-ilmoitus tulee PRH:n mukaan vireille noin 5 työpäivän kuluessa, joten jätä sille pelivaraa ennen määräpäivää. Määräajan kannalta ratkaisee, milloin ilmoitus on tehty, ei se, milloin PRH sen käsittelee. Ajantasaiset käsittelyajat näet PRH:n verkkosivuilta.

Mitä jos tilinpäätöstä ei ilmoiteta ajoissa?

Osakeyhtiöltä ja osuuskunnalta PRH perii myöhästymismaksun, kun tilinpäätös ei ole kaupparekisterissä 8 kuukauden kuluessa. Maksu koskee tilikausia, jotka ovat päättyneet 1.12.2024 tai myöhemmin. PRH kaksinkertaistaa maksun, jos tilinpäätös on myöhästynyt kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta, ja julkiselta osakeyhtiöltä ja eurooppayhtiöltä maksu on aina kaksinkertainen. Maksu kohdistuu PRH:n mukaan yritykseen, ei hallituksen jäseniin henkilökohtaisesti, eikä maksun maksaminen poista velvollisuutta ilmoittaa tilinpäätös. Maksun voi laskea etukäteen myöhästymismaksulaskurilla.

Pelkkä maksu ei ole pahin seuraus. Jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä, PRH aloittaa poistomenettelyn. Se lähettää ensin kehotuksen yhtiön YTJ:ssä olevaan postiosoitteeseen ja antaa kolme viikkoa aikaa. Sen jälkeen kehotus kuulutetaan Virallisessa lehdessä ja merkitään kaupparekisteriin, ja yhtiöllä on kolme ja puoli kuukautta aikaa. Jos tilinpäätöstä ei vieläkään tule, PRH poistaa yhtiön kaupparekisteristä tai määrää sen selvitystilaan. Mitä tapahtuu, kun yritys on poistettu kaupparekisteristä, kerrotaan osakeyhtiön lopettamisen oppaassa.

Myöhästynyttä veroilmoitusta Verohallinto käsittelee omana asianaan, ja siitä tulee erillinen myöhästymismaksu. Tilinpäätöksen myöhästyminen näkyy myös luottotietoyhtiöiden raporteissa, koska tuoreet tilinpäätöstiedot puuttuvat. Lue lisää artikkelista yrityksen maksuhäiriömerkintä.

Myöhästymismaksun laskutus, oikaisuvaatimus ja PRH:n poistomenettelyn vaiheet on käyty tarkemmin läpi artikkelissa tilinpäätöksen rekisteröinti PRH.

Onko yrityksen tilinpäätös julkinen ja mistä sen löytää?

Kaupparekisteriin ilmoitettu tilinpäätös on julkinen. Kuka tahansa voi tilata sen PRH:n Virre-tietopalvelusta: yhden tilikauden tilinpäätösasiakirjat maksavat PRH:n maksutaulukon mukaan 15 euroa. Monet luottotieto- ja yritystietopalvelut näyttävät tilinpäätöksen tunnusluvut omissa palveluissaan.

Siksi tilinpäätöksen sisällöllä on väliä myös asiakkaille ja rahoittajille. Erityisesti negatiivinen oma pääoma näkyy kaikille, jotka tilaavat tilinpäätöksen. Jos sinulla ei vielä ole kirjanpitäjää, joka hoitaa ketjun loppuun, voit kilpailuttaa tilitoimiston tai katsoa tilinpäätöksen hinnan.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.