Yhtiökokous

Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään vähintään tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta ja vastuuvapaudesta hallitukselle ja toimitusjohtajalle, sekä valitaan tarvittaessa hallitus ja tilintarkastaja. Kokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylimääräinen yhtiökokous voidaan pitää milloin tahansa, esimerkiksi kun tarvitaan päätös osakeannista tai yhtiöjärjestyksen muutoksesta. Kokouskutsu on toimitettava osakkaille yhtiöjärjestyksen mukaisesti, jos kokous pidetään.

Yhden omistajan osakeyhtiössä yhtiökokousta ei tarvitse järjestää kokouksena. Päätös voidaan tehdä kirjallisesti ilman kokousta, ja se kirjataan päivättyyn ja allekirjoitettuun pöytäkirjaan. Kun omistajia on useita, sama käy, jos kaikki osakkaat hyväksyvät päätöksen ja allekirjoittavat sen. Pöytäkirjaan kirjataan päivämäärä, läsnä olevat osakkaat, tehdyt päätökset ja allekirjoitukset. Sähköinen allekirjoitus riittää.

Pöytäkirja on tärkeämpi kuin moni ajattelee. Ilman yhtiökokouksen päätöstä osingon maksaminen on laitonta varojenjakoa, ja verottaja voi kohdella sitä peiteltynä osinkona tai osakaslainana. Pöytäkirja on myös kirjanpidon tosite osingonmaksusta. Samoin palkkioista hallitukselle päätetään yhtiökokouksessa. Yhtiökokous päättää myös yhtiöjärjestyksen muutoksista, osakeanneista ja yhtiön purkamisesta.

Yleisin virhe on maksaa osinko ensin ja kirjoittaa pöytäkirja jälkikäteen, tai jättää se kokonaan kirjoittamatta. Toinen virhe on päättää osingosta ennen kuin tilinpäätös on valmis, jolloin jakokelpoisen oman pääoman määrä ei ole tiedossa. Pöytäkirja kannattaa säilyttää kirjanpitoaineiston mukana, koska sitä kysytään myös pankissa ja verotarkastuksessa.