Yhtiökokouksen pöytäkirja pohja: varsinainen yhtiökokous Wordissä

Osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Siinä päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käyttämisestä ja vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle. Tarvittaessa valitaan hallituksen jäsenet ja tilintarkastaja ja käsitellään yhtiöjärjestyksessä määrätyt asiat. Pohjan pykälät seuraavat tätä listaa, joten yksikään pakollinen asia ei jää käsittelemättä.

Jos tilikausi päättyy 31.12., kokous on pidettävä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen pitää olla valmis ennen kokousta, joten aikataulu kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa jo alkuvuodesta. Lue lisää tilinpäätöksen vaiheista.

Kokouskutsu toimitetaan yhtiöjärjestyksen mukaan. Osakeyhtiölain pääsääntö on, että kutsu lähetetään aikaisintaan kolme kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen kokousta, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Kun kaikki osakkaat ovat paikalla ja hyväksyvät kokouksen pitämisen, kutsuajasta voidaan luopua, ja pohjan 4 §:ssä on tähän valmis vaihtoehto.

Valmistele ennen kokousta tilinpäätös, hallituksen esitys voitonkäytöstä ja osakasluettelo. Kun luvut on kirjoitettu pöytäkirjaan etukäteen, itse kokous kestää pienessä yhtiössä usein vain muutaman minuutin.

Fyysistä kokousta ei tarvita. Osakkeenomistajat voivat tehdä päätöksen yksimielisesti ilman kokousta, kun päätös kirjataan, päivätään, numeroidaan ja allekirjoitetaan. Yhden osakkaan yhtiössä tämä on tavallisin tapa, ja pohja käy siihen pienin muutoksin.

Päätös pitää silti tehdä ja kirjata. Ilman kirjattua päätöstä osinkoa ei voi maksaa, eikä tilinpäätöstä ole vahvistettu.

Käytännössä yksi osakas täyttää pohjan kuten kokouksessa: sama nimi puheenjohtajaksi ja pöytäkirjantarkastajaksi, ääniluetteloon yksi rivi ja kaikki osakkeet. Otsikoksi voit vaihtaa osakkeenomistajan päätös, jos haluat korostaa, ettei kokousta pidetty. Tärkeintä on, että päätös on päivätty, numeroitu ja allekirjoitettu ennen kuin osinko maksetaan.

Osinkoa voi jakaa vain jakokelpoisesta omasta pääomasta, eikä jako saa vaarantaa yhtiön maksukykyä. Hallitus tekee esityksen ja arvioi maksukyvyn, ja yhtiökokous päättää. Pöytäkirjaan kirjataan osinko osaketta kohden, yhteismäärä ja maksupäivä.

Osingon verotukseen vaikuttaa yhtiön nettovarallisuus. Listaamattoman yhtiön osingosta 25 prosenttia on veronalaista pääomatuloa siltä osin kuin osinko on enintään 8 prosenttia osakkeen osuudesta nettovarallisuuteen, 150 000 euroon asti. Laske oma tilanteesi osinkolaskurilla ja lue osingon maksamisesta.

Kun päätös on tehty, osinko kirjataan kirjanpitoon velaksi osakkaille ja maksetaan päätöksessä sovittuna päivänä. Yhtiö toimittaa osingosta ennakonpidätyksen ja ilmoittaa maksetut osingot Verohallinnolle vuosi-ilmoituksella. Jos osinko jaetaan useammassa erässä, kirjoita pöytäkirjaan jokaisen erän määrä ja maksupäivä erikseen.

Pöytäkirja tehdään vasta, kun pankki tai verottaja sitä kysyy. Päivämäärien pitää olla johdonmukaisia: osinkoa ei voi maksaa ennen kuin siitä on päätetty. Toinen tavallinen virhe on jättää hallituksen muutokset ilmoittamatta kaupparekisteriin.

Tavallinen tilitoimisto toimittaa tilinpäätöksen, mutta pöytäkirja jää usein yrittäjän tehtäväksi ilman neuvoja, tai kysymyksestä tulee erillinen lasku. Taukossa oma kirjanpitäjäsi vastaa arkisin alle tunnissa, joten osinkoon ja tilinpäätökseen liittyvät kysymykset voi kysyä ennen kokousta. Neuvonta kuuluu hintaan.