Kahdenkertainen kirjanpito Excel-pohja: 6 välilehteä, valmiit kaavat ja 12 kirjausesimerkkiä
Kahdenkertaisen kirjanpidon Excel-pohja rakennetaan kuudesta välilehdestä: tilikartta, viennit eli päiväkirja, tositteiden tasapainotarkistus, tilien saldot eli pääkirja, tuloslaskelma ja tase, ja kaikki luvut lasketaan vientiriveistä SUMMA.JOS-kaavoilla. Tältä sivulta saat pohjan rakenteen, kaavat suoraan kopioitaviksi suomen- ja englanninkieliseen Exceliin sekä 12 kirjanpidon esimerkkiä debet- ja kredit-vienteineen, joilla voit testata pohjasi. Ladattavaa kahdenkertaista pohjaa emme tarjoa, mutta yhdenkertaisen kirjanpidon valmis Excel löytyy pohjasivulta.
Lyhyesti
- Kahdenkertaisen kirjanpidon Excel-pohjassa on 6 välilehteä: Tilikartta, Viennit, Tarkistus, Saldot, Tuloslaskelma ja Tase.
- Jokainen vienti on oma rivinsä: tosite, päivä, selite, tili, debet ja kredit. Saman tositteen debetit ja kreditit ovat aina yhtä suuret.
- Saldot lasketaan kaavalla =SUMMA.JOS(tili; debet) − SUMMA.JOS(tili; kredit). Tuloslaskelma ja tase kootaan saldoista tilinumeroiden perusteella.
- Alla 12 kirjausesimerkkiä myynnistä ALV-tilitykseen. Jos tase ei täsmää, vika on yleensä tositteessa, jonka tarkistus ei ole nolla.
Kahdenkertaisen kirjanpidon voi tehdä Excelillä, kunhan pohja on rakennettu niin, että jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille ja kaikki raportit lasketaan samoista vientiriveistä. Silloin pääkirja, tuloslaskelma ja tase päivittyvät itsestään, ja virhe näkyy heti tasapainotarkistuksessa. Debetin ja kreditin periaatteet on selitetty sivulla kahdenkertainen kirjanpito. Tällä sivulla rakennetaan pohja.
Mitä kahdenkertaisen kirjanpidon Excel-pohjassa pitää olla?
Pohjassa pitää olla tililuettelo, aikajärjestyksessä oleva päiväkirja, tileittäin koottu pääkirja sekä tuloslaskelma ja tase. Kirjanpitolain mukaan jokaisen viennin pitää perustua tositteeseen ja vientien pitää olla jäljitettävissä tositteesta raporttiin ja takaisin. Siksi tositenumero on pohjan tärkein sarake.
| Välilehti | Sarakkeet | Tehtävä |
|---|---|---|
| 1. Tilikartta | Tilinumero, nimi, ryhmä (vastaavaa, vastattavaa, tulot, kulut), ALV-kanta | Kaikki käytössä olevat tilit |
| 2. Viennit | Tosite, päivä, selite, tili, debet, kredit | Päiväkirja: yksi rivi jokaista vientiä kohden |
| 3. Tarkistus | Tosite, debet yhteensä, kredit yhteensä, erotus | Jokaisen tositteen erotus on 0,00 |
| 4. Saldot | Tili, nimi, debet, kredit, saldo, kuukaudet sarakkeina | Pääkirja ja kuukausiseuranta |
| 5. Tuloslaskelma | PMA:n rivit, summa tilivälien mukaan | Liikevaihdosta tilikauden tulokseen |
| 6. Tase | Vastaavaa ja vastattavaa | Täsmäytys: vastaavaa = vastattavaa |
| Tili | Nimi | Ryhmä |
|---|---|---|
| 1100 | Koneet ja kalusto | Vastaavaa |
| 1700 | Myyntisaamiset | Vastaavaa |
| 1763 | ALV-saaminen | Vastaavaa |
| 1765 | Verotilisaaminen | Vastaavaa |
| 1910 | Pankkitili | Vastaavaa |
| 2000 | Oma pääoma (toiminimellä sijoitukset ja yksityisotot) | Vastattavaa |
| 2400 | Lainat rahoituslaitoksilta | Vastattavaa |
| 2871 | Ostovelat | Vastattavaa |
| 2939 | ALV-velka | Vastattavaa |
| 3000 | Myynti 25,5 % | Tulot |
| 4000 | Ostot | Kulut |
| 7680 | Puhelin ja internet | Kulut |
| 8050 | Edustuskulut | Kulut |
| 9400 | Korkokulut | Kulut |
Kaavat: pääkirja, tarkistus, tuloslaskelma ja tase
Laajempi esimerkkitilikartta ja numeroinnin logiikka ovat sivulla tilikartta.
Kaikki raportit lasketaan Viennit-välilehden sarakkeista: A tosite, B päivä, C selite, D tili, E debet, F kredit. Suomenkielisessä Excelissä erotin on puolipiste ja funktiot ovat suomeksi, englanninkielisessä ja Google Sheetsissä pilkku ja englanninkieliset nimet.
| Mitä lasketaan | Suomenkielinen Excel | Englanninkielinen Excel / Sheets |
|---|---|---|
| Tilin saldo (Saldot, tili A2) | =SUMMA.JOS(Viennit!$D:$D;$A2;Viennit!$E:$E)-SUMMA.JOS(Viennit!$D:$D;$A2;Viennit!$F:$F) | =SUMIF(Viennit!$D:$D,$A2,Viennit!$E:$E)-SUMIF(Viennit!$D:$D,$A2,Viennit!$F:$F) |
| Tositteen tarkistus (Tarkistus, tosite A2) | =PYÖRISTÄ(SUMMA.JOS(Viennit!$A:$A;$A2;Viennit!$E:$E)-SUMMA.JOS(Viennit!$A:$A;$A2;Viennit!$F:$F);2) | =ROUND(SUMIF(Viennit!$A:$A,$A2,Viennit!$E:$E)-SUMIF(Viennit!$A:$A,$A2,Viennit!$F:$F),2) |
| Tilin nimi vientiriville | =PHAKU(D2;Tilikartta!$A:$B;2;EPÄTOSI) | =VLOOKUP(D2,Tilikartta!$A:$B,2,FALSE) |
| Liikevaihto (tilit 3000–3999) | =-SUMMA.JOS.JOUKKO(Saldot!$E:$E;Saldot!$A:$A;">=3000";Saldot!$A:$A;"<4000") | =-SUMIFS(Saldot!$E:$E,Saldot!$A:$A,">=3000",Saldot!$A:$A,"<4000") |
| Tilikauden tulos (tilit 3000–9999) | =-SUMMA.JOS.JOUKKO(Saldot!$E:$E;Saldot!$A:$A;">=3000") | =-SUMIFS(Saldot!$E:$E,Saldot!$A:$A,">=3000") |
| Vastaavaa yhteensä (1000–1999) | =SUMMA.JOS.JOUKKO(Saldot!$E:$E;Saldot!$A:$A;"<2000") | =SUMIFS(Saldot!$E:$E,Saldot!$A:$A,"<2000") |
| Vastattavaa yhteensä (2000–2999 + tulos) | =-SUMMA.JOS.JOUKKO(Saldot!$E:$E;Saldot!$A:$A;">=2000";Saldot!$A:$A;"<3000")+[tulos] | =-SUMIFS(Saldot!$E:$E,Saldot!$A:$A,">=2000",Saldot!$A:$A,"<3000")+[tulos] |
Kirjanpito esimerkkejä: 12 vientiä pohjan testaamiseen
Kirjaa nämä 12 tositetta Viennit-välilehdelle. Jokaisen tositteen tarkistuksen pitää olla 0,00, ja lopuksi taseen pitää täsmätä. Esimerkkiyritys on ALV-rekisterissä oleva toiminimi, joka pitää kahdenkertaista kirjanpitoa.
| Tosite | Tapahtuma | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1 | Oma sijoitus pankkitilille 2 000 € | 1910 Pankkitili 2 000,00 | 2000 Oma pääoma 2 000,00 |
| 2 | Myyntilasku 1 255 € (1 000 + ALV 25,5 %) | 1700 Myyntisaamiset 1 255,00 | 3000 Myynti 1 000,00 ja 2939 ALV-velka 255,00 |
| 3 | Asiakas maksaa laskun | 1910 Pankkitili 1 255,00 | 1700 Myyntisaamiset 1 255,00 |
| 4 | Ostolasku tarvikkeista 627,50 € | 4000 Ostot 500,00 ja 1763 ALV-saaminen 127,50 | 2871 Ostovelat 627,50 |
| 5 | Ostolasku maksetaan | 2871 Ostovelat 627,50 | 1910 Pankkitili 627,50 |
| 6 | Puhelinlasku kortilla 37,65 € | 7680 Puhelin 30,00 ja 1763 ALV-saaminen 7,65 | 1910 Pankkitili 37,65 |
| 7 | Asiakaslounas 50,00 € (edustus) | 8050 Edustuskulut 50,00 | 1910 Pankkitili 50,00 |
| 8 | Tietokone 2 510 € (2 000 + ALV) | 1100 Koneet ja kalusto 2 000,00 ja 1763 ALV-saaminen 510,00 | 1910 Pankkitili 2 510,00 |
| 9 | Yksityisotto 600 € | 2000 Oma pääoma 600,00 | 1910 Pankkitili 600,00 |
| 10 | Pankkilainan nosto 5 000 € | 1910 Pankkitili 5 000,00 | 2400 Lainat 5 000,00 |
| 11 | Lainan lyhennys 400 € ja korko 50 € | 2400 Lainat 400,00 ja 9400 Korkokulut 50,00 | 1910 Pankkitili 450,00 |
| 12 | Kuukauden ALV-tilitys: vero 255,00 − vähennettävä 645,15 | 2939 ALV-velka 255,00 ja 1765 Verotilisaaminen 390,15 | 1763 ALV-saaminen 645,15 |
Tarkista laskelma pohjallasi. Tilikauden tulos on myynti 1 000 − ostot 500 − puhelin 30 − edustus 50 − korot 50 = 370 euroa. Pankkitili: 2 000 + 1 255 − 627,50 − 37,65 − 50 − 2 510 − 600 + 5 000 − 450 = 3 979,85 euroa. Vastaavaa on kone 2 000 + pankki 3 979,85 + verotilisaaminen 390,15 = 6 370 euroa, ja vastattavaa oma pääoma 2 000 − 600 + tulos 370 = 1 770 sekä laina 4 600, yhteensä 6 370 euroa. Tase täsmää.
Miksi tase ei täsmää? Viisi yleisintä syytä
- Tositteen tarkistus ei ole nolla. Etsi Tarkistus-välilehdeltä rivi, jonka erotus poikkeaa nollasta. Yleensä ALV-rivi puuttuu.
- Tilinumero puuttuu Tilikartasta. Vienti näkyy päiväkirjassa, mutta ei pääkirjassa. Lisää tarkistussarake, joka näyttää, löytyykö tili.
- Debet ja kredit väärin päin. Kulu kreditiin tai tulo debetiin kääntää etumerkin ja kaksinkertaistaa virheen.
- Pyöristys. ALV lasketaan sentin tarkkuudella. Käytä PYÖRISTÄ-funktiota ALV-rivillä, älä pelkkää muotoilua.
- Tulos puuttuu vastattavaa-puolelta. Tase täsmää vasta, kun tilikauden tulos lisätään omaan pääomaan.
Kuka tarvitsee kahdenkertaisen kirjanpidon?
Osakeyhtiö, avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö pitävät aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Toiminimi saa pitää yhdenkertaista, kun enintään yksi seuraavista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai kolme työntekijää. Moni toiminimi pitää silti kahdenkertaista, koska siitä saa taseen ja ALV-täsmäytys on helpompi. Erot on käyty läpi sivulla yhdenkertainen kirjanpito.
Riittääkö Excel osakeyhtiölle?
Laki ei kiellä Exceliä, mutta osakeyhtiön tilinpäätös vaatii lisäksi liitetiedot, tase-erittelyt, poistolaskelman ja muuttamattoman kirjausketjun. Excelissä rivejä voi muuttaa jälkikäteen ilman jälkeä, joten kuukauden lopussa kannattaa tallentaa lukittu kopio, esimerkiksi PDF:nä. Tositteet säilytetään kuusi vuotta ja kirjanpito ja tilinpäätös kymmenen vuotta. Käytännön vinkit Excel-kirjanpitoon ovat sivulla kirjanpito Excelillä, ja tilinpäätöksen vaiheet sivulla tilinpäätöksen tekeminen.
Usein kysytyt
Miten tehdä kahdenkertainen kirjanpito Excelillä?+
Tee välilehdet Tilikartta, Viennit, Tarkistus, Saldot, Tuloslaskelma ja Tase. Kirjaa jokainen vienti omalle rivilleen tositenumeron, tilin, debetin ja kreditin kanssa, ja laske saldot SUMMA.JOS-kaavoilla.
Millä kaavalla tilin saldo lasketaan Excelissä?+
=SUMMA.JOS(Viennit!D:D;tili;Viennit!E:E)-SUMMA.JOS(Viennit!D:D;tili;Viennit!F:F), kun D on tili, E debet ja F kredit. Englanninkielisessä Excelissä SUMIF ja pilkku erottimena.
Onko Taukolla ladattava kahdenkertainen Excel-pohja?+
Ei. Ladattava pohja on yhdenkertaiselle kirjanpidolle. Kahdenkertaisen pohjan voit rakentaa tämän sivun ohjeella.
Miten myyntilasku kirjataan kahdenkertaisessa kirjanpidossa?+
1 255 euron lasku, jossa on 25,5 % ALV: debet myyntisaamiset 1 255, kredit myynti 1 000 ja ALV-velka 255. Kun asiakas maksaa, debet pankkitili ja kredit myyntisaamiset.
Voiko osakeyhtiön kirjanpidon tehdä Excelillä?+
Laki ei kiellä sitä, mutta tilinpäätös, liitetiedot ja tase-erittelyt tekevät siitä työlästä. Kirjausketjun pitää olla jäljitettävä ja aineisto säilytettävä 6–10 vuotta.
Miksi Excel-kirjanpidon tase ei täsmää?+
Yleensä jonkin tositteen debet ja kredit eivät ole yhtä suuret, tili puuttuu tilikartasta tai tilikauden tulosta ei ole lisätty omaan pääomaan.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kahdenkertainen kirjanpito: esimerkki, debet ja kredit arkikielellä ja kuka sitä tarvitsee
Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitolain pääsäännön mukainen menetelmä, jossa jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdelle tilille samalla summalla, toiselle debetiin ja toiselle kreditiin. Osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö ja osuuskunta pitävät sitä aina. Toiminimi siirtyy siihen, kun kaksi rajoista ylittyy jommallakummalla kahdesta viimeisimmästä tilikaudesta: tase 100 000 €, liikevaihto 200 000 € tai 3 työntekijää.
Toiminimen vakuutukset 2026: mitä vakuutuksia toiminimi tarvitsee alan mukaan, miksi kotivakuutus ei riitä ja mitä ne maksavat
Toiminimen vakuutukset ovat pakollisina vain yrittäjän eläkevakuutus YEL, kun työtulo on Työeläke.fi:n mukaan vuonna 2026 vähintään 9 423,09 euroa vuodessa ja toiminta jatkuu vähintään neljä kuukautta, ja lisäksi pakollisia ovat liikennevakuutus ajoneuvolle sekä työntekijöiden vakuutukset, kun palkkaat. Koska toiminimiyrittäjä vastaa yrityksen veloista ja vahingoista koko henkilökohtaisella omaisuudellaan, vapaaehtoiset vakuutukset suojaavat toiminimessä suoraan omaa kotitaloutta. Tällä sivulla näet, mitä vakuutuksia toiminimi tarvitsee alan mukaan, missä järjestyksessä ne otetaan ja mitä ne maksavat.
Toiminimi konkurssi: mitä toiminimen konkurssissa tapahtuu veloille, omaisuudelle ja yrittäjälle
Toiminimen konkurssi on käytännössä yrittäjän henkilökohtainen konkurssi: toiminimi ei ole yrittäjästä erillinen henkilö, joten konkurssipesään kuuluu sekä yrityksen että yksityistalouden omaisuus, ja velat, joihin pesän varat eivät riitä, jäävät yrittäjän maksettaviksi konkurssin jälkeenkin. Tältä sivulta näet, miten toiminimen konkurssi etenee, mitä se maksaa, mitä pesään kuuluu ja mitä ei, miten se eroaa osakeyhtiön konkurssista ja mitä kannattaa harkita ennen hakemusta.