Insinööritoimiston kirjanpito: tuntilaskutus, projektit, ulkomaiset asiakkaat ja komennusten päivärahat

Insinööritoimiston kirjanpidossa tärkeintä on kirjata tunti- ja projektilaskutus oikeille kausille, laskuttaa ulkomaiset asiakkaat oikealla ALV-käsittelyllä ja maksaa työmatkoista verovapaat korvaukset matkalaskujen perusteella. Insinööripalvelut ovat 25,5 %:n ALV:n alaisia, mutta EU-yritysasiakkaille laskutetaan yleensä käännetyllä verovelvollisuudella. Kun tunnit ja kulut kirjataan projekteille, näet laskutusasteen ja jokaisen projektin katteen.

Miten tunti- ja projektilaskutus kirjataan?

Tuntilaskutuksessa myynti kirjataan sille kuukaudelle, jona työ tehtiin. Jos laskutat kuukauden tunnit seuraavan kuun alussa, joulukuun tunnit kirjataan tilinpäätöksessä joulukuun myynniksi ja myyntisaamiseksi. Kiinteähintaisessa projektissa myynti kirjataan, kun projekti tai sovittu vaihe luovutetaan. Siihen asti tehty työ voidaan merkitä keskeneräiseksi työksi välittömään hankintamenoon, kuten projektiin kohdistuviin palkkoihin ja alihankintaan.

Pitkissä kiinteähintaisissa projekteissa kirjanpitolain 5 luvun 4 § sallii osatuloutuksen valmistusasteen mukaan, kun erilliskate on luotettavasti ennakoitavissa. Samaa tapaa on käytettävä kaikissa vastaavissa projekteissa. Periaatteet ovat artikkelissa osatuloutus kirjanpidossa.

Milloin ulkomaisen asiakkaan laskuun ei lisätä ALV:tä?

Kun myyt insinööripalvelua toisen EU-maan ALV-rekisteröidylle yritykselle, palvelu verotetaan ostajan maassa. Laskuun ei lisätä Suomen ALV:tä, siihen merkitään ostajan ALV-tunniste ja maininta käännetystä verovelvollisuudesta, ja myynti ilmoitetaan yhteenvetoilmoituksella. EU:n ulkopuolisen yrityksen laskuun ei myöskään lisätä Suomen ALV:tä. Tarkista asiakkaan ALV-tunniste EU:n VIES-palvelusta ennen ensimmäistä laskua.

Poikkeus koskee kiinteistöön liittyviä palveluja. Jos suunnittelet tiettyä rakennusta tai rakennelmaa, palvelu verotetaan siinä maassa, jossa kiinteistö sijaitsee, riippumatta siitä, missä asiakas on. Esimerkiksi ruotsalaiselle yritykselle tehty rakennesuunnittelu Suomessa sijaitsevaan kohteeseen laskutetaan Suomen ALV:llä. Koneen tai laitteen suunnittelu ei ole kiinteistöön liittyvä palvelu. Laskumallit ovat artikkelissa laskutus ulkomaille.

Työmatkat ja komennukset: päivärahat ja kilometrikorvaukset

Insinöörit matkustavat asiakkaiden tehtaille ja työmaille kotimaassa ja ulkomailla. Yritys voi maksaa työntekijälle ja osakeyhtiön osakkaalle verovapaita matkakustannusten korvauksia Verohallinnon päätöksen mukaisesti, kun matka tehdään tilapäiselle työntekemispaikalle ja siitä on matkalasku. Toiminimen yrittäjä vähentää omien matkojensa kulut ja päivärahat elinkeinotoiminnan kuluina.

Kaikkien maiden päivärahat ovat artikkelissa ulkomaan päivärahat 2026, ja kotimaan matkat artikkeleissa kotimaan päiväraha ja kilometrikorvaus. Pitkistä komennuksista, joissa työtä tehdään ulkomailla yli kuusi kuukautta, kannattaa selvittää verotus ja sosiaaliturva erikseen ennen lähtöä.

Alihankkijat, ohjelmistot ja muut kulut

Alihankkijan lasku kirjataan projektinumerolle ostoksi, ja sen ALV vähennetään. Tarkista ennen maksua, että alihankkija on ennakkoperintärekisterissä. Ulkomaisen alihankkijan palvelusta tilitetään Suomen ALV käännetysti ja vähennetään samassa ilmoituksessa. Jos ostat työvoimaa, joka tekee työtä asiakkaan kiinteistössä Suomessa, tarkista rakentamispalvelujen käännetty verovelvollisuus.

• Suunnittelu- ja laskentaohjelmistojen lisenssit kuukausikuluina tai pitkäaikaisina hankintoina poistoina.
• Työasemat ja mittalaitteet. Alle 1 200 euron hankinnat pienhankintoina, kalliimmat poistoina enintään 25 % vuodessa.
• Konsulttivastuuvakuutus. Suunnitteluvirheestä aiheutuva vahinko voi olla moninkertainen palkkioon nähden.
• Pätevyydet, sertifikaatit ja täydennyskoulutus, jotka ylläpitävät ammattitaitoa.
• Työturvallisuuskortit ja suojavarusteet asiakkaiden työmaille ja tehtaille.

Laskutusaste ja projektikohtainen kate

Insinööritoimiston kannattavuus riippuu siitä, montako tehdyistä tunneista laskutetaan. Kun tunnit kirjataan projekteille ja sisäisille töille, laskutusaste näkyy kuukausittain. Kiinteähintaisessa projektissa näet samasta datasta, paljonko toteutunut tuntihinta jäi tavoitteesta. Tavoitetuntihinnan laskeminen on artikkelissa tuntihinnan laskeminen.

Palkat ja osakkaan palkka ja osinko

Palkattujen insinöörien palkat ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksusta, ja matkalaskujen verovapaat korvaukset ilmoitetaan samassa yhteydessä. Taukossa palkanlaskenta maksaa 19 euroa palkansaajaa kohden kuukaudessa. Osakeyhtiönä toimivan toimiston osakas päättää palkan ja osingon suhteesta. Laskelmat ja esimerkit ovat artikkeleissa konsultin verotus ja IT-yrityksen kirjanpito.

Mitä insinööritoimiston kirjanpito maksaa?

Tilitoimistoissa osakeyhtiön kirjanpito maksaa tyypillisesti 80–170 euroa kuukaudessa. Taukossa osakeyhtiön kirjanpito on kiinteähintainen ja maksaa tositemäärän mukaan 89, 109, 129, 169, 239 tai 329 €/kk, toiminimen alkaen 69 €/kk (alv 0 %). Tilinpäätös laskutetaan erikseen, ja neuvonta sisältyy hintaan. Oman hintasi näet hintalaskurista, ja vertailun markkinahintoihin sivulta kirjanpidon hinta. Mitä tilitoimistolta kannattaa vaatia ja kysyä ennen sopimusta, on koottu sivulle insinööritoimisto tilitoimisto.

Rakennusten arkkitehtisuunnittelun maksuerien kirjauksesta kerrotaan artikkelissa arkkitehdin kirjanpito.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.