Yritys kaupparekisterissä: mitä yrityksestä merkitään, kenen on pakko rekisteröityä ja mitä tiedot maksavat 2026

Yritys kaupparekisterissä tarkoittaa, että Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on merkinnyt yrityksen perustiedot ja vastuuhenkilöt julkiseen rekisteriin, josta kuka tahansa voi tarkistaa ne. Osakeyhtiölle merkintä on syntymisen ehto. Toiminimelle se on yleensä vapaaehtoinen lisä, joka tuo nimelle yksinoikeuden. Otteen saa ilmaiseksi, ks. kaupparekisteriotteen haku.

Tämä sivu kokoaa yhteen, mitä rekisteröinti tarkoittaa yrityksen kannalta: mitä tietoja rekisteriin menee, mitä niistä näkyy muille ja mitä kaupparekisterin asiakirjat maksavat. Yksittäisten ilmoitusten tekemisestä on omat ohjeensa, joihin linkitämme kunkin osion kohdalla.

Mikä on kaupparekisteri?

Kaupparekisteri on PRH:n ylläpitämä rekisteri, johon yritykset ilmoittavat perustamisen, muutokset ja lopettamisen. PRH:n mukaan se on yleiseen käyttöön tarkoitettu rekisteri, ja jokaisella on oikeus saada tietoja rekisteriin merkityistä asioista ja ilmoituksista liitteineen.

Kaupparekisteri ja YTJ eivät ole sama asia. YTJ on PRH:n ja Verohallinnon yhteinen palvelu, jonka kautta ilmoitukset tehdään ja jonka yrityshaku näyttää myös verorekisterit. Kaupparekisteri on näistä rekistereistä se, joka kertoo yhtiön vastuuhenkilöt ja nimenkirjoitusoikeudet. Erot on käyty tarkemmin läpi sivulla YTJ ja kaupparekisteri. Lyhyt määritelmä löytyy myös sanastosta: kaupparekisteri.

Onko yrityksen pakko olla kaupparekisterissä?

Riippuu yritysmuodosta. Osakeyhtiö, osuuskunta, avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö on aina rekisteröitävä, koska ne syntyvät oikeushenkilöinä vasta kaupparekisteriin merkitsemisellä. Toiminimen eli yksityisen elinkeinonharjoittajan rekisteröinti on PRH:n mukaan yleensä vapaaehtoinen.

Toiminimi, joka ei ole kaupparekisterissä, toimii täysin laillisesti pelkällä Y-tunnuksella. Sen nimellä ei vain ole rekisteröintiin perustuvaa yksinoikeutta. Toiminimen vaihtoehdot ja hyödyt on avattu sivulla kaupparekisteri ja toiminimi.

Mitä yrityksestä merkitään kaupparekisteriin?

Kaupparekisteriin merkitään tiedot, joiden perusteella ulkopuolinen voi tunnistaa yrityksen ja tietää, kuka sitä edustaa. Osakeyhtiöltä tietoja on enemmän kuin toiminimeltä, koska yhtiöllä on hallitus, nimenkirjoittajat ja vuosittain julkistettava tilinpäätös.

Rekisterin tiedot pitää pitää ajan tasalla. Kun hallitus, toimitusjohtaja, osoite tai yhtiöjärjestys muuttuu, muutoksesta tehdään ilmoitus YTJ-palvelussa. Osoitteenmuutos ja edunsaajailmoitus ovat maksuttomia, henkilömuutos maksaa 55 euroa asialta. Ilmoitettavat muutokset ja niiden hinnat ovat sivulla kaupparekisterin muutosilmoitus. Muuton vaiheet ovat artikkelissa yrityksen muuttoilmoitus.

Mitä henkilötietoja kaupparekisterissä näkyy?

Kaupparekisteriin ilmoitetaan jokaisesta vastuuhenkilöstä täydellinen nimi, suomalainen henkilötunnus, kansalaisuus ja kotikunta sekä rooli yrityksessä, esimerkiksi hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja. PRH:n mukaan rekisterissä on lähes 1,6 miljoonan henkilön henkilötiedot. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan syntymäaika, ja ulkomailla asuvalta kotikunnan sijaan kotiosoite.

PRH korostaa, että ilmoitukseen ei pidä laittaa mitään ylimääräistä, koska kaupparekisterin asiakirjat ovat julkisia. Henkilötunnus ja kotiosoite annetaan vain, kun lomake nimenomaan pyytää niitä.

Uutena asiana PRH kertoo, että asiamiehen tai muun yhteyshenkilön yhteystiedot eivät ole julkisia 1.1.2025 jälkeen vireille tulleissa ilmoituksissa. Jos kirjanpitäjäsi tekee ilmoituksen valtuutuksella, hänen yhteystietonsa eivät siis näy otteessa.

Toiminimiyrittäjälle julkisuus on henkilökohtaisempaa, koska yritys on yrittäjä itse. Jos et halua kotiosoitettasi näkyviin, ilmoita yrityksen osoitteeksi esimerkiksi toimitila tai postilokero.

Mistä saa kaupparekisteriotteen ja paljonko se maksaa?

Sähköisen kaupparekisteriotteen saa maksutta PRH:n Virre-tietopalvelusta. Hae yritys nimellä tai Y-tunnuksella ja lataa ote PDF-tiedostona, kirjautumista ei tarvita. Maksullisia ovat vasta paperiset asiakirjatilaukset ja erikoisotteet.

Pankki, rahoittaja tai julkisen tarjouskilpailun järjestäjä pyytää usein tuoretta otetta, esimerkiksi alle kuukauden vanhaa. Lataa se siis vasta, kun tarvitset sitä. Virren käyttö vaiheittain on kuvattu sivulla YTJ ja PRH.

Mistä näen osakeyhtiön omistajat?

Et kaupparekisteristä. Osakeyhtiön omistajia ei merkitä kaupparekisteriin, joten Virre ja YTJ eivät kerro, kuka omistaa yhtiön. Omistajat ovat yhtiön omassa osakasluettelossa, joka on osakeyhtiölain mukaan pidettävä jokaisen nähtävänä yhtiön pääkonttorissa.

Tosiasialliset edunsaajat eli yli 25 prosenttia omistavat tai määräysvaltaa käyttävät henkilöt ilmoitetaan PRH:lle erikseen, mutta ne eivät ole vapaasti haettavissa. Kuka saa edunsaajaotteen ja mistä osakasluettelon voi pyytää, on kerrottu sivulla YTJ ja PRH.

Miten yritys merkitään kaupparekisteriin?

Yritys viedään kaupparekisteriin perustamisilmoituksella YTJ-palvelussa. Sama ilmoitus rekisteröi yrityksen tarvittaessa myös Verohallinnon rekistereihin, kuten ennakkoperintä- ja arvonlisäverorekisteriin.

Ilmoitustyypit, käsittelyajat ja niiden hinnat on koottu sivulle kaupparekisteri-ilmoitus. Osakeyhtiön perustamisen liitteet ja määräajat yritysmuodoittain löydät sivulta yrityksen perustaminen PRH.

Esimerkki: mitä kaupparekisteri maksaa osakeyhtiölle ensimmäisenä vuonna?

Laskennallinen esimerkki: kahden osakkaan osakeyhtiö perustetaan YTJ:n ohjatussa palvelussa keväällä. Syksyllä toimitusjohtaja vaihtuu ja yhtiö muuttaa uuteen toimitilaan. Ensimmäinen tilinpäätös ilmoitetaan ajoissa. Pankki pyytää kaupparekisteriotteen yritystiliä varten.

Esimerkistä näkyy, että rekisterin ylläpito on edullista, kun ilmoitukset tehdään ajallaan ja samalla kertaa. Kallista siitä tulee, jos tilinpäätös jää ilmoittamatta tai rekisteriin jää vanhentuneita tietoja.

Miten yrityksen nimi rekisteröidään?

Yrityksen nimi saa yksinoikeuden, kun yritys merkitään kaupparekisteriin. Osakeyhtiön nimi rekisteröityy perustamisen yhteydessä, toiminimen nimi vain, jos toiminimi liitetään kaupparekisteriin 75 euron ilmoituksella. PRH tutkii, ettei nimi ole harhaanjohtava eikä sekoitu jo rekisteröityihin nimiin.

Jos haluat käyttää osasta toimintaa toista nimeä, voit rekisteröidä aputoiminimen. Se maksaa 75 euroa nimeltä, ja sen voi rekisteröidä vain kaupparekisteriin merkitty yritys. Lisää sivulla aputoiminimi.

Milloin yritys poistuu kaupparekisteristä?

Yritys poistuu kaupparekisteristä, kun se tekee lopettamisilmoituksen tai kun PRH poistaa sen. Toiminimen lopettamisilmoitus on maksuton. Osakeyhtiö lopetetaan selvitystilan, rekisteristä poistamisen tai konkurssin kautta.

PRH voi poistaa osakeyhtiön tai osuuskunnan rekisteristä tai määrätä sen selvitystilaan, jos tilinpäätös on ollut ilmoittamatta yli vuoden tilikauden päättymisestä eikä yhtiö reagoi kehotuksiin. Poistetulla yrityksellä ei ole enää yksinoikeutta nimeensä. Toiminnan tilapäistä keskeytystä ei ilmoiteta kaupparekisteriin lainkaan. Osakeyhtiön vaihtoehdot on vertailtu sivulla osakeyhtiön lopettaminen.