Kaupparekisteriote haku: mistä saat otteen ilmaiseksi, mitä siinä näkyy ja milloin tarvitset maksullisen

Pankki pyytää kaupparekisteriotetta, kun avaat yritystilin tai haet lainaa. Isompi asiakas pyytää sitä ennen sopimusta, ja tarjouskilpailun järjestäjä liitteeksi tarjoukseen. Sitä käytetään myös silloin, kun haluat tarkistaa, kenellä on oikeus allekirjoittaa sopimus toisen yrityksen puolesta. Hyvä uutinen on, että tavallisen otteen saa muutamassa minuutissa ilmaiseksi.

Mistä saan kaupparekisteriotteen?

Kaupparekisteriotteen saat Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) Virre-tietopalvelusta. Sähköinen ote ilman edunsaajatietoja on maksuton, ja sen voi hakea kenestä tahansa kaupparekisteriin merkitystä yrityksestä, myös muusta kuin omastasi. Tämä perustuu työ- ja elinkeinoministeriön asetukseen PRH:n maksullisista suoritteista vuodelle 2026.

Jos haku ei löydä toiminimeä, se ei todennäköisesti ole kaupparekisterissä. Toiminimen rekisteröinti on yleensä vapaaehtoinen, ja pelkästään Verohallinnon rekistereissä olevan toiminimen perustiedot näet YTJ:n yrityshausta. Ohje siihen on sivulla YTJ yrityshaku Y-tunnuksella.

Onko kaupparekisteriote ilmainen?

Kyllä, kun lataat sen itse sähköisenä Virrestä ilman edunsaajatietoja. Maksullisia ovat otteet, jotka PRH muodostaa tai toimittaa erikseen tilauksesta, sekä käännökset ja todistukset.

Mitä kaupparekisteriotteessa näkyy?

Kaupparekisteriotteessa näkyvät yrityksen voimassa olevat kaupparekisteritiedot: kuka yritystä johtaa, kuka saa allekirjoittaa sen puolesta ja millä nimellä, osoitteella ja toimialalla yritys on rekisterissä. Se on virallinen todiste siitä, että yritys on olemassa ja kenellä on oikeus edustaa sitä.

Osakeyhtiön omistajat eivät näy kaupparekisteriotteessa, koska osakkeenomistajia ei merkitä kaupparekisteriin. Ne löytyvät yhtiön omasta osakasluettelosta, ja tosiasialliset edunsaajat erillisestä edunsaajaotteesta. Mitä kaikkea yrityksestä kaupparekisteriin merkitään, käydään läpi sivulla yritys kaupparekisterissä.

Kaupparekisteriote, YTJ-tuloste vai edunsaajaote?

Kaupparekisteriote, YTJ:n hakutulos ja edunsaajaote ovat kolme eri asiakirjaa, ja vastaanottaja tarkoittaa yleensä niistä yhtä tiettyä. Kysy siksi aina, mitä tarkalleen tarvitaan.

YTJ:n ja PRH:n työnjaosta, PRH:n yhteystiedoista ja omistajatietojen löytämisestä kerrotaan sivulla YTJ ja PRH.

Mikä on yrityksen rekisteriote ja mikä ote mihinkin tarpeeseen?

Yrityksen rekisteriote tarkoittaa yleensä kaupparekisteriotetta, jonka saat maksutta PRH:n Virre-palvelusta. Kun pankki, asiakas tai tarjouspyyntö pyytää "yrityksen rekisteriotetta" tai "rekisteritietoja", se voi kuitenkin tarkoittaa myös Verohallinnon rekisteritietoja tai todistuksia. Alla tavallisimmat pyynnöt ja mistä kukin asiakirja saadaan.

YTJ:n haku näyttää Verohallinnon rekisterit, ohje sivulla YTJ yrityshaku Y-tunnuksella. Verovelkatodistuksen tilaus on sivulla verovelkatodistus yritykselle ja tilaajavastuun kokonaisuus sivulla tilaajavastuu-raportti. Uuden yrityksen rekisterit ja niiden hinnat ovat sivulla yrityksen rekisteröinti.

Kuka kaupparekisteriotetta pyytää ja kuinka tuore sen pitää olla?

Kaupparekisteriotetta pyytävät tavallisimmin pankki, rahoittaja, suuri asiakas, julkisen hankinnan järjestäjä ja tilaaja, joka on tilaajavastuulain piirissä. Laki ei määrää otteelle yleistä voimassaoloaikaa, vaan vastaanottaja päättää, kuinka tuore otteen pitää olla.

• Pankki: yritystilin avaaminen ja lainahakemus. Pankki tarkistaa, kuka saa edustaa yritystä, ja pyytää usein myös edunsaajatiedot.
• Tilaajavastuu: kun yritys käyttää alihankkijaa tai vuokratyöntekijöitä, tilaajan pitää selvittää muun muassa alihankkijan merkintä kaupparekisteriin. Kokonaisuus on kerrottu sivulla tilaajavastuu-raportti.
• Tarjouskilpailut: hankintayksikkö pyytää otteen usein liitteeksi tarjoukseen tai voittajalta ennen sopimusta.
• Sopimuksen allekirjoitus: kun teet ison sopimuksen, otteesta näet, että allekirjoittajalla on oikeus edustaa yritystä.
• Ulkomainen asiakas tai pankki: pyytää usein englanninkielisen käännösotteen, joka maksaa 40 euroa.

Käytännössä moni vastaanottaja hyväksyy alle kolme kuukautta vanhan otteen, osa vaatii alle kuukauden ikäisen. Koska sähköinen ote on maksuton, tulosta uusi aina, kun joku sitä pyytää.

Miksi kaupparekisteriotteen tiedot ovat vanhentuneet?

Ote näyttää vain sen, mitä on ilmoitettu ja rekisteröity. Jos hallitus, toimitusjohtaja tai osoite on vaihtunut, mutta muutosta ei ole ilmoitettu, ote näyttää vanhat tiedot. Vireillä oleva muutosilmoitus ei vielä näy otteessa, vaan vasta kun PRH on rekisteröinyt sen.

• Tarkista oma otteesi kerran vuodessa, esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä.
• Ilmoita muutokset YTJ:ssä heti, kun hallitus, toimitusjohtaja, osoite tai toimiala muuttuu. Osoitteenmuutos on maksuton, hallituksen tai toimitusjohtajan muutos maksaa 55 euroa asialta.
• Rekisteröinnin jälkeen PRH lähettää sinulle maksutta otteen, josta näet, että muutos on tehty.

Ohje muutosten ilmoittamiseen on sivulla kaupparekisterin muutosilmoitus. Jos mietit samalla, hoitaako nykyinen kirjanpitäjäsi myös rekisteri-ilmoitukset ja muistutukset, kilpailuta tilitoimisto ja vertaa, mitä hintaan sisältyy.

Onko yrityksen pakko olla kaupparekisterissä?

Osakeyhtiön, osuuskunnan, avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön on aina oltava kaupparekisterissä, koska ne syntyvät vasta rekisteröinnillä. Toiminimen rekisteröinti on yleensä vapaaehtoinen, mutta se tuo nimelle suojan ja mahdollistaa kaupparekisteriotteen. Siksi toiminimestä ei aina löydy otetta, vaikka yritys on toiminnassa ja sillä on Y-tunnus.