Laskutusjärjestelmä: viisi järjestelmätyyppiä vertailussa, mitä ominaisuuksia tarvitset ja mitä se maksaa (2026)

Laskutusjärjestelmä on ohjelmisto, jolla yritys tekee myyntilaskut, lähettää ne oikeassa muodossa ja seuraa, mitkä on maksettu. Pienimmillään se on selainpohjainen laskutusohjelma muutaman euron kuukausihintaan, suurimmillaan osa toiminnanohjausjärjestelmää, jossa lasku syntyy automaattisesti tilauksesta. Pienyritykselle oikea valinta riippuu kolmesta asiasta: kuinka monta laskua teet, kenelle laskutat ja kuka tekee kirjanpitosi.

Mikä on laskutusjärjestelmä?

Laskutusjärjestelmä on ohjelmisto, joka hoitaa laskun koko elinkaaren: laskun luomisen, numeroinnin, viitenumeron ja ALV:n laskemisen, lähettämisen paperina, PDF:nä, verkkolaskuna tai e-laskuna, maksujen kohdistamisen ja muistutukset. Laskutusohjelma on arkikielessä sama asia pienemmässä mittakaavassa. Järjestelmästä puhutaan yleensä, kun laskutus on kytketty muihin toimintoihin, kuten kirjanpitoon, tilauksiin tai tuntiseurantaan.

Sähköinen laskutusjärjestelmä: mitä sähköinen tarkoittaa?

Sähköinen laskutusjärjestelmä lähettää laskut sähköisessä muodossa joko verkkolaskuna yrityksille, e-laskuna kuluttajien verkkopankkiin tai PDF-liitteenä sähköpostiin. Vain verkkolasku ja e-lasku ovat rakenteisia laskuja, jotka vastaanottajan järjestelmä lukee ilman käsityötä. PDF sähköpostissa on sähköinen, mutta vastaanottaja joutuu silti tallentamaan sen käsin.

Sähköinen laskutus tehdään käytännössä näin: valitset laskutusohjelman, joka tukee verkkolaskuja, saat sen kautta oman verkkolaskuosoitteen, tallennat asiakkaiden verkkolaskuosoitteet asiakasrekisteriin ja lähetät laskut ohjelmasta. Kuluttajille lähtevät e-laskut vaativat lisäksi e-laskusopimuksen, ja asiakas ottaa e-laskun vastaan omassa verkkopankissaan. Vaiheet ovat artikkeleissa verkkolasku ja e-laskutus.

Onko sähköinen laskutus pakollinen?

Ei kaikille, mutta yritysasiakas voi vaatia sitä. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa julkiselle hankintayksikölle ja yritykselle, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa, oikeuden saada laskunsa verkkolaskuna. Vaatimus ei koske myyjää, jonka liikevaihto on enintään 10 000 euroa vuodessa. Kuluttajalle saat lähettää paperi-, PDF- tai e-laskun. EU:n ViDA-uudistus tekee sähköisestä laskusta pakollisen EU:n sisäisessä yritysmyynnissä 1.7.2030 alkaen, kerromme artikkelissa Peppol-laskutus.

Viisi laskutusjärjestelmän tyyppiä

Kevytyrittäjän laskutuspalvelut on vertailtu artikkelissa kevytyrittäjä laskutuspalvelu, ja laskutuksen ulkoistaminen artikkelissa laskutuspalvelut.

Erillinen laskutusohjelma vai kaikki samassa järjestelmässä?

Pienyrityksen tärkein päätös ei ole ohjelman merkki, vaan se, tehdäänkö laskutus samassa järjestelmässä kuin kirjanpito. Erillinen ohjelma on halvin ja helpoin, mutta laskut pitää siirtää kirjanpitoon. Taloushallinnon ohjelmistossa myyntilasku kirjautuu suoraan kirjanpitoon, ja maksu kohdistuu laskuun pankkiyhteyden kautta.

Mitä ominaisuuksia laskutusjärjestelmältä kannattaa vaatia?

Laskutusjärjestelmän pitää ensin tehdä lainmukainen lasku ja sen jälkeen säästää työtä. Alla on kaksitoista ominaisuutta, joista kuusi ensimmäistä ovat lähes jokaiselle yritykselle välttämättömiä.

• Laskun pakolliset merkinnät ja katkeamaton laskunumerointi.
• ALV-käsittely: useat verokannat, ALV 0 -merkinnät ja käännetty verovelvollisuus.
• Verkkolasku: Finvoice tai TEAPPS, ja ulkomaille Peppol. Yritysasiakas voi vaatia verkkolaskun lain 241/2019 perusteella, kun sekä sen että sinun liikevaihtosi on yli 10 000 euroa.
• Viitenumerot ja maksujen kohdistus laskuihin.
• Myyntireskontra: näkymä avoimista ja erääntyneistä laskuista.
• Liittymä kirjanpitoon tai mahdollisuus antaa kirjanpitäjälle pääsy.
• E-lasku kuluttaja-asiakkaiden verkkopankkiin.
• Toistuvat laskut kuukausisopimuksille.
• Maksumuistutukset ja siirto perintään.
• Tuntiseuranta tai projektilaskutus, jos laskutat tunteja.
• Rajapinta verkkokauppaan, kassajärjestelmään tai CRM:ään.
• Käyttöoikeudet, jos laskuja tekee useampi henkilö.

Verkkolaskun formaatit ja lähettäminen on selitetty artikkelissa verkkolasku, ja laskun pakolliset merkinnät artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Paljonko laskutusjärjestelmä maksaa?

Pienyrityksen laskutusohjelma maksaa 0–50 euroa kuukaudessa ilman ALV:tä, ja verkkolaskut maksavat kappalehinnoittelussa noin 0,65–0,67 euroa kappaleelta. Laskelmassamme vuosihinta oli 12 laskulla kuussa, joista 3 verkkolaskuja, 106–192 euroa ilman ALV:tä. Toiminnanohjausjärjestelmät hinnoitellaan yleensä käyttäjäkohtaisesti ja käyttöönottoprojektina, joten ne ovat eri hintaluokassa.

Ohjelmakohtaiset hinnastot ja laskelmat ovat artikkelissa laskutusohjelma hinta, ja ilmaisten ohjelmien rajat artikkelissa ilmainen laskutusohjelma.

Näin valitset laskutusjärjestelmän

Miten laskutusjärjestelmä vaihdetaan?

Laskutusjärjestelmän voi vaihtaa kesken tilikauden, kun kolme asiaa hoidetaan: laskunumerointi jatkuu katkeamatta, avoimet laskut seurataan loppuun vanhassa tai siirretään uuteen, ja vanhan järjestelmän laskut tallennetaan ennen kuin sopimus päättyy.

1. Vie asiakas- ja tuoterekisteri vanhasta järjestelmästä tiedostona ja tuo se uuteen.
2. Jatka laskunumerointia seuraavasta vapaasta numerosta, tai aloita selvästi eri sarja, josta näkyy vaihto.
3. Päätä avoimista laskuista: seuraa ne loppuun vanhassa järjestelmässä tai kirjaa ne uuteen.
4. Tallenna vanhat laskut PDF-muodossa ja tarvittaessa koneluettavana. Myyntilaskut ovat tositteita, jotka säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
5. Ilmoita asiakkaille uusi verkkolaskuosoite tai lähettäjä, jos ne muuttuvat.
6. Kerro kirjanpitäjälle vaihdon päivä, jotta saman kuukauden laskut eivät kirjaudu kahteen kertaan.

Tarvitseeko pieni yritys laskutusjärjestelmää?

Jos laskuja on muutama vuodessa, laskun voi tehdä pohjalla tai selaimen laskugeneraattorilla, kunhan numerointi ja arkisto hoidetaan itse. Ohje siihen on artikkelissa luo lasku. Kun laskuja on joka kuukausi, laskutusohjelma maksaa itsensä takaisin jo maksujen seurannassa ja muistutuksissa. Laskutuksen käytännöt, kuten maksuehdot ja laskutusväli, ovat artikkelissa laskuttaminen.